Izin yang telah diberikan kepada pengguna dapat diubah kapan saja. Perubahan dilakukan dari [Manajemen pengguna], dengan 3 cara: mengubah satu per satu, mengubah beberapa pengguna sekaligus, dan mengubah secara massal menggunakan Excel.
Untuk daftar yang menjelaskan apa saja yang bisa dilakukan setiap izin, lihat Izin pengguna dan jumlah akun. Operasi ini dilakukan dari browser di PC.
Siapa yang dapat mengubah izin
- Pemilik／Admin Tim: dapat mengubah izin semua pengguna dalam tim
- Admin Grup: hanya dapat mengubah pengguna di bawah grupnya sendiri. Jika pengguna sasaran juga tergabung dalam grup di luar wewenangnya, pengguna tersebut tidak dapat diubah
- Pengguna pembuat / Pengguna hanya-lihat / Tamu: tidak dapat mengubah izin (menu [Manajemen pengguna] tidak ditampilkan)
Selain itu, berlaku aturan berikut.
- Anda tidak dapat mengubah izin Anda sendiri (nama tampilan dan Grup Afiliasi dapat Anda ubah sendiri)
- Anda tidak dapat memberikan peran yang lebih tinggi dari milik Anda. Hanya pemilik yang dapat memberikan peran pemilik
Mengubah satu per satu
- Buka [Manajemen pengguna] di bilah sisi
- Klik pengguna yang dituju untuk membuka [Rincian pengguna]
- Klik ikon pensil di sebelah kanan [Izin]
- Pilih izin baru dari menu drop-down
- Klik [Simpan]
Menu drop-down dibagi menjadi Anggota organisasi (Pemilik／Admin Tim, Admin Grup, Pengguna pembuat, Pengguna hanya-lihat) dan Pengguna eksternal (Tamu). Setiap pilihan menampilkan penjelasan izin tersebut. Izin yang tidak dapat dipilih akan berwarna abu-abu, dan alasannya ditampilkan di sebelahnya.
Saat mencabut izin admin
Jika izin Pemilik, Admin Tim, atau Admin Grup diubah menjadi izin yang lebih rendah, dialog konfirmasi akan muncul. Periksa isi izin yang akan hilang, lalu klik [Ubah].
Mengubah beberapa pengguna sekaligus
- Pilih pengguna yang dituju dengan kotak centang di ujung kiri Daftar pengguna
- Klik [Ubah izin] pada bilah yang muncul di bagian atas layar
- Pilih izin baru, lalu klik [Ubah]
Jika Admin Grup yang melakukan operasi ini, pengguna di luar wewenangnya akan otomatis dikeluarkan dari sasaran, dan jumlah pengguna yang dikeluarkan akan ditampilkan di bilah.
Perubahan massal dengan Excel
Pemilik／Admin Tim dapat mengubah izin banyak pengguna sekaligus menggunakan file Excel. Gunakan cara ini jika jumlah penggunanya banyak, atau jika izin ditinjau bersamaan dengan perubahan organisasi.
- Klik [Perubahan massal] di bagian atas layar [Manajemen pengguna]
- Unduh file templat
- Di tab "Daftar pengguna", ubah kolom C "Izin" menggunakan menu drop-down
- Unggah file yang sudah disimpan, periksa isinya, lalu impor
Jika hanya ingin meninjau izin, gunakan mode tambah selisih (pengguna yang tidak tercantum di lembar kerja akan tetap dibiarkan). Cara mengisi file dijelaskan di tab "Cara pakai" dalam templat.
Dampak terhadap jumlah akun
Pemilik／Admin Tim, Admin Grup, Pengguna pembuat, dan Pengguna hanya-lihat dihitung bersama dalam jumlah akun yang sama. Meskipun izin diubah di antara kelima peran ini, jumlah akun yang terpakai tidak berubah.
Tamu dihitung terpisah dari jumlah akun. Jika anggota organisasi diubah menjadi tamu, atau sebaliknya, cara penghitungannya ikut berpindah. Jika tujuan perubahan sudah mencapai batas jumlah akun, perubahan tidak dapat dilakukan dan panduan paket akan ditampilkan.
Cara penghitungannya dapat dilihat di Batas jumlah akun dan cara penghitungannya, sedangkan untuk tamu lihat Apa itu undangan tamu?
Jika tidak dapat mengubah
Ikon pensil tidak muncul di sebelah izin
Hal ini terjadi jika Anda membuka [Rincian pengguna] milik sendiri, atau (untuk Admin Grup) jika pengguna sasaran tergabung dalam grup di luar wewenang Anda. Untuk mengubah izin Anda sendiri, mintalah bantuan Pemilik atau Admin Tim.
Ikon pensil juga tidak muncul untuk pengguna yang izinnya ditentukan dari jabatan melalui Pemetaan pada sinkronisasi daftar SDM (paket Enterprise). Izin pengguna ini juga tidak berubah dengan perubahan massal maupun Excel. Untuk mengubahnya, periksa jabatan di sistem SDM atau pengaturan Pemetaan (Sinkronisasi daftar otomatis dari sistem SDM (SCIM)).
"* Anda tidak dapat memilih tingkat izin yang lebih tinggi dari Anda" muncul
Anda tidak dapat memberikan izin yang lebih tinggi dari izin Anda sendiri. Untuk memberikan izin pemilik, mintalah pemilik yang melakukan operasi tersebut.
"*Tidak dapat diturunkan karena ini pemilik terakhir" muncul
Tim harus memiliki minimal 1 pemilik. Ubah pengguna lain menjadi pemilik terlebih dahulu, baru kemudian turunkan pengguna ini.
"※ Akun tanpa email tidak dapat dijadikan owner" muncul
Akun tanpa email tidak dapat diberi izin pemilik. Jika ingin menjadikannya pemilik, beralihlah dulu ke akun yang masuk dengan alamat email (Cara mengubah informasi akun).
Pengguna yang sedang diundang tidak dapat dijadikan pemilik
Izin pemilik tidak dapat diberikan kepada pengguna yang sedang diundang dan belum masuk. Ubah izin setelah pengguna tersebut masuk dan bergabung ke tim.
Waktu perubahan berlaku
Izin diperbarui begitu Anda mengklik [Simpan] atau [Ubah]. Jika pengguna sasaran sedang masuk, izin baru akan berlaku setelah ia memuat ulang layar.
Perubahan izin dicatat di log audit (Ekspor log audit ke CSV).