手順書を「作る前に決める」ところから、作ったあとに「決めたこととの差分で点検する」ところまでを一本につなぎました。あわせて、社内規定のファイルをまとめて取り込めるようにしています。
いちばんの変わり目は、この一本を回すほど手順書作成方針そのものが育っていくことです。書いて終わりの決まりごとではなく、現場での判断が毎日たまって方針に積み上がり、次に作る手順書の基準が少しずつ現場に近づきます。
①手順書を作る前に決められます
これまで、手順書は「動画から作成」「ファイルから作成」など作り方を選ぶところから始まっていました。そのため、目的・読む人・置き場所・出力する様式は、作りながら決めるか、作ったあとに直すことになっていました。
手順書の作成画面（作成方法を選択してください）の下に、「何を作るか決まっていないときは、AIと決められます」を追加しました。ここから「作る前に決める」が開き、作り方を選ぶ前に、AIとの会話で決めるべきことを整理できます。
本機能はβ版として試験公開しています。聞き方や様式の選び方は改善中です。うまくいった例・ずれた例など、お気づきの点をフィードバックいただけますと幸いです。
●決められること
- 目的：何のための手順書か
- 種別：作業手順書、点検表、教育資料など
- 読む人：新人か、経験者か、社外か
- 含める範囲：どこからどこまでを1本にするか
- 作成先：どのフォルダーに置くか
- ファイル出力の様式：どの様式で出力するか
- 公開時の承認ルート：公開を依頼するときの既定
会話は白紙からは始まりません。すでに登録されている社内規定・ファイル出力の様式・手順書作成方針を読んだ状態で始まるので、貴社の決まりに沿った形で整理されます。
ひととおり決まると「この内容で作成にすすむ」から、決めた内容に合った作成方法へそのまま進めます。決めた内容は手順書に残り、あとから「履歴」で見返せます。
Pro、Enterpriseプランのお客様がご利用いただけます。Free、Lite、Coreプランでは入口のみ表示されます。
②「方針チェック」を「整合性チェック」に作り直しました
これまでの「方針チェック」は、手順書の中身が手順書作成方針に沿っているかだけを見るものでした。名前を「整合性チェック」に変え、見る軸を5つに増やしています。編集画面の右上「・・・」メニューから開きます。
●5つのタブ
- 方針：各手順を手順書作成方針と照らします
- ファイル出力の様式：いまの中身に合う様式か、その様式で出すと落ちる内容がないかを見ます
- 置き場所：似た手順書が多くあるフォルダーを示します
- 改訂と承認：前の版からの変更点と改訂理由を照らします
- タグ：付けるべきタグの不足を示します
開いたタブだけを実行します。すべてを一度に走らせないので、見たい軸だけを短時間で確認できます。
①で作成前に決めた内容がある手順書では、「作成時に決めた内容」との差分で判定します。決めた内容がない手順書では、これまでどおり手順書の中身から推測して判定します。どちらで判定しているかは画面に表示されます。
タブの中身は、そのチームでご利用中の機能に応じて動きます（手順書作成方針・ファイル出力の様式はEnterpriseプラン、改訂と承認はPro、Enterpriseプランです）。
③手順書作成方針が現場の記録から育ちます
これまで、手順書作成方針は管理者が手で書いて、手で直すものでした。実際の現場では「整合性チェックで指摘されたが採用しなかった」「承認で差し戻された」といった判断が日々起きていますが、それが方針に戻ることはありませんでした。
整合性チェックの採否と、承認の差し戻し理由を記録し、そこから方針の更新案を作るようにしました。更新は1日1回、サーバー側で自動的に行われます。
手順書を作って点検して公開する、という普段の流れを回しているだけで方針が育ちます。方針を書き直すための時間を別に取っていただく必要はありません。
●動き方
- 入るのは追記だけです。すでに書かれている内容を書き換えることはありません
- 管理設定の「現場の記録から、手順書作成方針を育てる」で、自動で更新するか提案だけ出す（確認して採用する）かを選べます（既定は自動）
- 手順書作成方針がまだ無いチームでは、公開済みの手順書から初版を作ります。公開済みが1本も無いチームでは何もしません
●更新履歴と復元
方針のパネルに更新履歴を追加しました。いつ・誰が・何を変えたかが1行ずつ並び、各行からその時点の内容に戻せます。自動更新による変更は「システム（自動更新）」と表示され、人の変更と見分けが付きます。
手順書作成方針はEnterpriseプランの機能です。
④社内規定をまとめて取り込めます
［辞書・テンプレート］→［テンプレート］→［社内規定］から、手順書の書き方を定めた社内文書を複数まとめて読み取れるようにしました。PDF・Word・Excel を読めます。読み取った内容は下書きとして並び、確認したうえで保存します。
●読み取るもの
- 種別カタログ：社内にどんな文書種別があり、どれに様式が対応しているか
- 必ず書く項目／禁止事項／言い回し・書き方／粒度
複数の規定のあいだで食い違っているところは、丸めずに「規定が食い違っているところ」として、どのファイルのどこにそう書いてあるかと一緒に出します。1件ずつ「こちらにする」で決めていけますが、未決着のまま運用を始めることもできます。すべて決めきらないと使えない、という作りにはしていません。
読み取った社内規定は、①の「作る前に決める」と②の整合性チェックが参照します。
Enterpriseプランのお客様がご利用いただけます。
⑤用語の変更
手順書作成方針の「べからず集」を「禁止事項」に改めました。書かれている内容と、AIへの渡し方は変わりません。
既存のデータへの影響
これまでに作成した手順書と手順書作成方針は、そのままご利用いただけます。設定のやり直しは不要です。
手順書作成方針の自動更新は既定で有効です。提案だけを受け取りたい場合は、管理設定から「提案だけ出す（確認して採用する）」に変更してください。自動更新が入ったあとでも、更新履歴からその前の内容に戻せます。
関連情報
手順書作成方針を定める（組織の言い回し・基準をAIに反映させる）
今後ともDiveをよろしくお願いいたします◎