มีหลายวิธีในการนำไฟล์ที่คุณมีอยู่แล้ว เช่น Excel, Word, PowerPoint และ PDF มาใช้งานใน Dive บทความนี้จะอธิบายว่าควรเลือกวิธีใดโดยพิจารณาจากรูปแบบไฟล์และวิธีใช้งานของแต่ละวิธี

取り込み方法の選び方フロー

เริ่มจากดูรูปแบบของไฟล์

AI สามารถอ่านเนื้อหาและแบ่งออกเป็นขั้นตอนได้สำหรับรูปแบบไฟล์ต่อไปนี้:

PDF
Excel (.xlsx, .xlsm, .xls)
Word (.docx, .doc)
PowerPoint (.pptx, .ppt)
OpenDocument (.odt, .ods, .odp)
รูปภาพ (JPEG, PNG, WebP, HEIC) รูปภาพ 1 รูปจะเป็น 1 ขั้นตอน และคุณสามารถนำภาพถ่ายการทำงานมาเรียงรวมเป็น SOP ฉบับเดียวได้เช่นกัน

หากต้องการแบ่งเนื้อหาของไฟล์รูปแบบนี้เป็นขั้นตอนและทำให้เป็น SOP บน Dive ให้ใช้ วิธีแบ่งเป็นขั้นตอนด้วย AI ([ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่] → [เลือกจากสื่อ]) AI จะสร้างชื่อเรื่อง ภาพรวม และขั้นตอนให้โดยอัตโนมัติ และคุณสามารถแก้ไขและแชร์บนหน้าจอเดียวกับ SOP แบบวิดีโอได้

หากต้องการแจกจ่ายไฟล์ในรูปแบบเดิมโดยไม่แบ่งเป็นขั้นตอน หรือไฟล์อยู่นอกรูปแบบข้างต้น (เช่น ไฟล์บีบอัดอย่าง zip ไฟล์ CAD หรือ URL ของพอร์ทัลภายในองค์กร) ให้ ลงทะเบียนเป็น SOP แบบไฟล์ ซึ่งทำให้จัดการไฟล์ในรูปแบบเดิมเป็น SOP ของ Dive ได้

แบ่งเป็นขั้นตอนด้วย AI (สำหรับรูปแบบที่รองรับ)

เมื่ออัปโหลดไฟล์ AI จะสร้างชื่อเรื่อง ภาพรวม และขั้นตอนขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ เนื่องจากไฟล์ถูกแบ่งเป็นขั้นตอนแล้ว ภายหลังคุณจึงสามารถแทรกวิดีโอหรือรูปภาพในแต่ละขั้นตอน เพิ่มคำถาม หรือส่งออกในรูปแบบอื่นได้ หากต้องการเริ่มจากเอกสารที่มีอยู่แล้วและพัฒนาเป็น SOP ให้เลือกวิธีนี้

วิธีเข้าถึง: ที่แถบด้านข้าง กด [+] → [ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่] → [เลือกจากสื่อ] → เลือกไฟล์ แล้วเลือกวิธีนำเข้า (ภายใต้ “ดูเป็น SOP ของ Dive”: ทั้งไฟล์เป็น 1 ขั้นตอน / 1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์ / เลือกสไลด์) ตัวเลือกทั้งสามนี้ใช้ได้กับไฟล์ที่ประมวลผล AI เสร็จแล้วเท่านั้น

สำหรับวิธีนำเข้าเนื้อความ คุณสามารถเลือกได้ระหว่าง “เรียบเรียง (สรุป)” กับ “คัดลอกข้อความ (ตามต้นฉบับ)” หากต้องการคงถ้อยคำภายในองค์กรไว้ตามเดิม ให้ใช้ “คัดลอกข้อความ”

รายละเอียดเพิ่มเติมดูได้ที่ สร้าง SOP จากไฟล์ (รองรับ Excel / Word / PowerPoint) ส่วนรายละเอียดกรณีนำเข้าเฉพาะไฟล์ PDF อยู่ที่ สร้าง SOP จาก PDF

ลงทะเบียนเป็น SOP แบบไฟล์ (ใช้ไฟล์ตามเดิม)

เป็น SOP ที่ไม่แบ่งไฟล์เป็นขั้นตอน แต่จะเปิดและแสดงไฟล์ที่ลงทะเบียนไว้ตามเดิม การจัดระเบียบในโฟลเดอร์ การตั้งค่าสิทธิ์การดู การค้นหา (รวมถึงเนื้อหาไฟล์) การอนุมัติและแก้ไข บันทึกการดู และรายงานเสร็จสิ้น ใช้ได้เหมือน SOP ทั่วไป

วิธีเข้าถึง: ที่แถบด้านข้าง กด [+] → [ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่] → ลากไฟล์มาวางเพื่อเลือก (PDF, Word, Excel, PowerPoint เลือกได้หลายไฟล์พร้อมกัน และยังเลือกจาก [Teams / SharePoint] หรือ [Google Drive] ได้ด้วย) สำหรับ URL และไฟล์ zip เป็นต้น ให้ลงทะเบียนจากแท็บ [รายละเอียดขั้นตอน] ในหน้าแก้ไข SOP → [การตั้งค่า SOP แบบไฟล์] → [เลือกจากสื่อ]

ไฟล์ที่แสดงบนหน้าจอตามเดิม ได้แก่ PDF และ URL รวมถึง Excel, Word และ PowerPoint (เมื่อลงทะเบียน ระบบจะสร้างไฟล์ PDF สำหรับแสดงผลขึ้นมา และเมื่อดาวน์โหลดจะได้ไฟล์ต้นฉบับ) ส่วนไฟล์ zip เป็นต้น จะถูกดาวน์โหลดและเปิดเมื่อดู

รายละเอียดเพิ่มเติมดูได้ที่ ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่ตามไฟล์เดิม (SOP แบบไฟล์)

กรณีที่ SOP แบบไฟล์เหมาะกว่า แม้รูปแบบไฟล์จะรองรับ

แม้รูปแบบไฟล์จะรองรับ SOP แบบไฟล์ก็เหมาะกับกรณีต่อไปนี้

ต้องการแจกจ่ายแบบฟอร์มหรือเลย์เอาต์ให้หน้างานในรูปแบบเดิม โดยไม่ให้รูปแบบเปลี่ยนไป
ต้องการรวบรวมเอกสารที่มีอยู่ไว้ใน Dive และแจกจ่ายก่อน แล้วค่อย ๆ ทำเป็น SOP ทีละฉบับตามลำดับความสำคัญ
ต้องการจัดการเอกสารอ้างอิงที่ไม่จำเป็นต้องแบ่งเป็นขั้นตอน (เช่น ระเบียบ หรือชุดแบบแปลน) ไว้ในที่เดียวกับ SOP

อย่างไรก็ตาม ใน SOP แบบไฟล์ ฟังก์ชันต่อไปนี้ใช้งานไม่ได้: การส่งออก SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4) คำถามในแต่ละขั้นตอน และซับไตเติลกับเสียงอ่านออกเสียง (การแปลสามารถทำได้โดยแปลไฟล์ด้วยเครื่อง ในแพ็กเกจ Pro, Enterprise) หากต้องการสิ่งเหล่านี้ ให้เลือกวิธีแบ่งเป็นขั้นตอนด้วย AI

วิธีใช้เอกสารเป็นข้อมูลอ้างอิงโดยไม่ทำเป็น SOP

นอกจากนี้ยังมีวิธีใช้เอกสารที่มีอยู่เป็นเอกสารสนับสนุน SOP แทนที่จะทำให้เอกสารนั้นกลายเป็น SOP โดยตรงด้วย

แนบเป็นไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับ SOP

คุณสามารถแนบมาตรฐานการทำงาน แบบแปลน เช็กชีต และอื่น ๆ ไว้กับ SOP ได้ นอกจากนี้ AI ยังสามารถดึง “เคล็ดลับการทำงาน” “ข้อควรระวังคุณภาพ” และ “ข้อสำคัญด้านความปลอดภัย” จากเอกสารที่แนบ แล้วนำไปใช้กับขั้นตอนที่ตรงกันได้ด้วย

สกัดด้วย AI จากไฟล์ที่เกี่ยวข้องแล้วนำไปใช้กับ SOP

เพิ่มลิงก์ไปยังขั้นตอนในไฟล์ที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ

ใช้ไฟล์ Excel, Word, PowerPoint และ PDF ที่มีอยู่ต่อไปตามเดิม และฝังลิงก์ไปยังขั้นตอนของ Dive ไว้ในไฟล์เหล่านั้น เหมาะกับกรณีที่ต้องการให้ผู้ใช้เปิดไปดูขั้นตอนแบบวิดีโอเฉพาะเมื่อจำเป็น โดยไม่ต้องเปลี่ยนแบบฟอร์มที่ใช้อยู่

เพิ่มลิงก์ไปยังขั้นตอนในไฟล์ Excel, Word, PowerPoint และ PDF ที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ

กำหนด SOP อ้างอิงสำหรับการวิเคราะห์วิดีโอ (เบต้า)

เมื่อสร้าง SOP จากวิดีโอ คุณสามารถกำหนดเอกสารที่จัดเตรียมไว้แล้วเป็นข้อมูลอ้างอิงได้ เพื่อให้การวิเคราะห์เป็นไปตามการแบ่งช่วงและถ้อยคำของเอกสารนั้น

กำหนด SOP อ้างอิงในการวิเคราะห์วิดีโอ (เบต้า)

ใช้ไฟล์บนคลาวด์ (Microsoft 365, Google Drive)

ไฟล์บนคลาวด์ เช่น Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) หรือ Google Drive (รวมถึงไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน) สามารถนำเข้าสู่ Dive ได้โดยตรง โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแล้วอัปโหลดใหม่ เลือกแหล่งที่มาได้ที่ “นำเข้าจากระบบคลาวด์” ในหน้าเพิ่มสื่อ เมื่อนำเข้าแล้ว การจัดการจะเหมือนกันทุกวิธีข้างต้น และหากลงทะเบียนเป็น SOP แบบไฟล์ คุณก็สามารถเลือกได้โดยตรงจาก [Teams / SharePoint] หรือ [Google Drive] ในหน้า [ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่]

สำหรับไฟล์ที่นำเข้าแล้ว คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังขั้นตอนลงในไฟล์ต้นฉบับ ณ ตำแหน่งเดิมได้ด้วย (แพ็กเกจ Pro, Enterprise)

นำเข้าไฟล์จากคลาวด์ (Microsoft 365, Google Drive)

แนวทางเมื่อไม่แน่ใจ

ต้องการแสดงเนื้อหาของเอกสารเป็นขั้นตอน และจะเพิ่มวิดีโอภายหลัง → แบ่งเป็นขั้นตอนด้วย AI ([ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่] → [เลือกจากสื่อ])
รูปแบบที่ AI อ่านไม่ได้ (zip, CAD, URL เป็นต้น) → ลงทะเบียนเป็น SOP แบบไฟล์
ต้องการแจกจ่ายแบบฟอร์มในรูปแบบเดิม → ลงทะเบียนเป็น SOP แบบไฟล์
ต้องการเก็บเอกสารไว้ที่เดิมและนำผู้ใช้ไปยัง Dive จากตรงนั้น → เพิ่มลิงก์ไปยังขั้นตอนในไฟล์ที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ
เอกสารอยู่บนคลาวด์ เช่น Microsoft 365 หรือ Google Drive → นำเข้าจากคลาวด์ แล้วเลือกหนึ่งในวิธีข้างต้น
ต้องการใช้เอกสารเป็นหลักฐานสนับสนุน SOP → แนบเป็นไฟล์ที่เกี่ยวข้อง

คำถามที่พบบ่อย

Q. ภายหลังเปลี่ยนวิธีได้ไหม
A. ได้ แม้จะลงทะเบียนเป็น SOP แบบไฟล์ไปแล้ว คุณก็สามารถอัปโหลดไฟล์เดียวกันไปที่ [สื่อ] และประมวลผลด้วย AI ได้ จากนั้นจึงสร้าง SOP ที่แบ่งเป็นขั้นตอนได้จาก [ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่] → [เลือกจากสื่อ] (ไฟล์ที่ลงทะเบียนโดยตรงจาก [ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่] จะไม่แสดงใน [สื่อ])

Q. ใช้เอกสารหนึ่งฉบับได้หลายวิธีไหม
A. ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแบ่งมาตรฐานการทำงานเป็นขั้นตอนด้วย AI เพื่อสร้าง SOP และในขณะเดียวกันก็แนบไฟล์เดียวกันนั้นไปยัง SOP อีกฉบับหนึ่งในฐานะไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้

หน้าที่เกี่ยวข้อง