ก่อนเริ่มสร้าง SOP คุณสามารถใช้การสนทนากับ AI เพื่อจัดระเบียบ “SOP นี้ใช้ทำอะไร” “ใครจะเป็นผู้อ่าน” “จะเก็บไว้ที่ไหน” และ “ส่งออกในรูปแบบใด” ได้ เนื้อหาที่จัดระเบียบแล้วจะถูกเก็บไว้กับ SOP และเป็นเกณฑ์สำหรับดูความแตกต่างจากสิ่งที่ตัดสินใจไว้ในการตรวจสอบก่อนเผยแพร่หลังจากสร้าง SOP แล้ว นอกจากนี้ หากดำเนินการต่อไปยังการวิเคราะห์เอกสารต้นฉบับด้วย AI วัตถุประสงค์ ผู้อ่าน และขอบเขตที่ตัดสินใจไว้ จะถูกส่งต่อไปยังช่อง “คำอธิบาย” ของการวิเคราะห์ AI โดยอัตโนมัติ
สำหรับลูกค้าของแพ็กเกจ Core, Pro และ Enterprise สามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้ ใช้งานได้จากเบราว์เซอร์บนพีซีและสมาร์ตโฟน ฟีเจอร์นี้อยู่ในช่วงทดลองใช้ (เบต้า) เนื้อหาที่การสนทนาอ่าน และรายการที่ตัดสินใจในการสนทนา จะแตกต่างกันไปตามแพ็กเกจที่คุณสมัครใช้
วิธีเปิด
- เริ่มสร้าง SOP จาก [สร้างใหม่] ในแถบด้านข้าง
- ใต้การ์ดวิธีการสร้าง ให้คลิก [หากต้องการเริ่มจากวัตถุประสงค์และผู้อ่าน ปรึกษา AI ก่อนสร้าง]
หน้าจอ “ปรึกษา AI ก่อนสร้าง” จะเปิดขึ้น ทางเข้าอยู่ใต้การ์ดวิธีการสร้าง หากเลือกการ์ดวิธีการสร้างก่อน (สร้างจากวิดีโอ / ลงทะเบียน SOP ที่มีอยู่ / สร้างจากศูนย์) คุณจะไม่ผ่านหน้าจอนี้
สิ่งที่สามารถตัดสินใจได้
เมื่อสนทนากับ AI ทางด้านซ้าย สิ่งที่ตัดสินใจจะถูกเติมลงใน “สิ่งที่ตัดสินใจแล้ว” ทางด้านขวาทีละรายการตามลำดับ
- วัตถุประสงค์: SOP นี้ใช้ทำอะไร
- ประเภท: เช่น SOP งาน SOP ตรวจสอบ ฯลฯ หากกำลังอ่านระเบียบภายในอยู่ ประเภทจะถูกเลือกจากระเบียบนั้น
- ผู้อ่าน: พนักงานที่เพิ่งได้รับมอบหมายใหม่ ผู้ที่มีประสบการณ์ หรือบุคคลภายนอกบริษัท
- ขอบเขตที่รวม: ตั้งแต่จุดไหนถึงจุดไหนที่จะรวมเป็น SOP เดียว
- โฟลเดอร์จัดเก็บ: จะเก็บไว้ในโฟลเดอร์ใด
- รูปแบบการส่งออก: หากลงทะเบียนรูปแบบการส่งออกไว้ จะส่งออกในรูปแบบใด
- เหตุผลในการเผยแพร่: เลือกจากเหตุผลในการเผยแพร่ที่ลงทะเบียนไว้สำหรับทีม ขั้นตอนการอนุมัติจะถูกกำหนดจากเหตุผลนั้น AI จึงไม่ได้ระบุขั้นตอนการอนุมัติโดยตรง คุณสามารถเปลี่ยนได้เมื่อขอเผยแพร่
การสนทนาไม่ได้เริ่มจากหน้ากระดาษเปล่า แต่เริ่มหลังจากอ่านระเบียบภายใน รูปแบบการส่งออก วิธีการเขียน และเหตุผลในการเผยแพร่ที่ลงทะเบียนไว้แล้ว แม้ทีมที่ยังไม่ได้ลงทะเบียนบางรายการ ก็ยังสนทนาต่อได้ เพียงแต่ไม่มีข้อมูลส่วนนั้น ทั้งนี้ สิ่งที่ลงทะเบียนได้ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ (ดู “สิ่งที่เปลี่ยนไปตามแพ็กเกจ” ด้านล่าง)
คุณสามารถตอบด้วยเสียงได้โดยใช้ไอคอนไมโครโฟนในช่องป้อนข้อความ
หลังจากตัดสินใจแล้ว
เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์และประเภทแล้ว คุณจะไปขั้นตอนถัดไปได้ และเมื่อตัดสินใจครบทุกอย่างแล้ว จะแสดงข้อความ “ตัดสินใจเสร็จแล้ว”
ที่มุมขวาล่าง ภายใต้ “สิ่งที่จะทำต่อไป” จะแสดงวิธีการสร้างที่เหมาะกับสิ่งที่ตัดสินใจไว้ พร้อมเหตุผล บางครั้งยังมีคำแนะนำเกี่ยวกับฉากที่ควรถ่ายด้วยวิดีโอ กด [ดำเนินการสร้างด้วยเนื้อหานี้] เพื่อไปยังวิธีการสร้างนั้น
เนื้อหาที่ตัดสินใจจะถูกเก็บไว้ในแต่ละเวอร์ชันของ SOP การตรวจสอบก่อนเผยแพร่จะตัดสินโดยเทียบเนื้อหานี้กับเนื้อหาของ SOP
ลองใหม่หรือย้อนดูการสนทนา
- [ประวัติ]: เปิดการสนทนาที่ผ่านมาได้อีกครั้ง ตัวเลขในวงเล็บคือจำนวนการสนทนาที่ยังเหลืออยู่
- [เริ่มใหม่]: เริ่มการสนทนาใหม่สำหรับ SOP อื่น โดยยังคงการสนทนาปัจจุบันไว้
สิ่งที่เปลี่ยนไปตามแพ็กเกจ
ตัวการสนทนาเองใช้ได้กับแพ็กเกจ Core, Pro และ Enterprise สำหรับแพ็กเกจ Free และ Lite จะแสดงทางเข้า แต่เมื่อคลิกจะมีการแจ้งว่าไม่สามารถใช้ได้กับแพ็กเกจที่กำลังใช้อยู่
เนื้อหาที่การสนทนาอ่านจะมีเฉพาะรายการที่ลงทะเบียนได้ตามแพ็กเกจของคุณ รายการที่ไม่ได้ลงทะเบียนจะถูกตัดออกจากการสนทนา ทำให้การสนทนาถามมากขึ้น แต่การปรึกษายังใช้ได้ตามปกติ
- ระเบียบภายใน: แพ็กเกจ Enterprise เมื่อลงทะเบียนแล้ว ประเภทจะถูกเลือกจากประเภท SOP ที่ดึงมาจากระเบียบภายใน และรายการที่จำเป็นกับระดับความละเอียดก็จะตรวจสอบตามข้อกำหนดนั้น เมื่อพบประเด็นที่ระเบียบภายในขัดแย้งกัน AI จะไม่ตัดสินเอง แต่จะถามว่าต้องการสร้างตามแบบใด
- วิธีการเขียน: แพ็กเกจ Enterprise เมื่อลงทะเบียนแล้ว จะถูกนำไปใช้ในการสนทนาเป็นข้อกำหนดขององค์กร หากยังไม่ได้ลงทะเบียน หน้าจอจะแสดงข้อความว่า “หากตั้งค่า SOP วิธีการเขียน คุณจะตรวจสอบได้ตามระเบียบภายในขององค์กร”
- รูปแบบการส่งออก: แพ็กเกจ Enterprise หากยังไม่ได้ลงทะเบียน หน้าจอจะแสดงข้อความว่า “ไม่มีการลงทะเบียนรูปแบบการส่งออก (จะส่งออกด้วยรูปแบบมาตรฐานของ Dive)” และรูปแบบจะไม่ถูกกำหนด
- เหตุผลในการเผยแพร่: แพ็กเกจ Pro และ Enterprise ขั้นตอนการอนุมัติถูกกำหนดจากเหตุผลในการเผยแพร่ ทั้งสองอย่างจึงเปลี่ยนไปพร้อมกัน หากยังไม่ได้ลงทะเบียน หน้าจอจะแสดงข้อความว่า “ไม่มีการลงทะเบียนเหตุผลในการเผยแพร่ (เลือกได้เมื่อขอเผยแพร่)”
- วัตถุประสงค์ ผู้อ่าน ขอบเขตที่รวม โฟลเดอร์จัดเก็บ: เหมือนกันในทุกแพ็กเกจที่ใช้การปรึกษาได้
สำหรับประเภทที่กำหนดไว้ในระเบียบภายใน รูปแบบจะถูกกำหนดตามระเบียบนั้น สำหรับทีมที่ยังไม่ได้ลงทะเบียนระเบียบภายใน AI จะเลือกรูปแบบที่เหมาะกับเนื้อหาการสนทนาจากรูปแบบการส่งออกที่ลงทะเบียนไว้ สำหรับทีมที่ไม่ได้ลงทะเบียนทั้งสองอย่าง รูปแบบจะยังไม่ถูกกำหนดและดำเนินการต่อไป
การส่งต่อเนื้อหาที่ตัดสินใจไปยังช่อง “คำอธิบาย” ของการวิเคราะห์เอกสารต้นฉบับด้วย AI เหมือนกันในทุกแพ็กเกจที่ใช้การปรึกษาได้ ส่วนที่เทียบเนื้อหาที่ตัดสินใจไว้กับการตรวจสอบก่อนเผยแพร่ ต้องใช้แพ็กเกจที่แตกต่างกันไปตามแต่ละมุมมอง ว่ามุมมองใดใช้แพ็กเกจใด ดูที่ ตรวจสอบ SOP ที่กำลังแก้ไขตาม 7 มุมมอง (การตรวจสอบก่อนเผยแพร่) การทบทวนสิ่งที่ตัดสินใจไว้ในการสนทนา (ตัดสินใจใหม่) ใช้ได้ในแพ็กเกจเดียวกับการปรึกษานี้
คำถามที่พบบ่อย
●สามารถเปลี่ยนสิ่งที่ตัดสินใจไว้ทีหลังได้หรือไม่
หลังจากสร้าง SOP แล้ว คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งการสร้างหรือรูปแบบได้โดยไม่มีปัญหา การตรวจสอบก่อนเผยแพร่จะแสดงข้อความ “แตกต่างจากที่ตัดสินใจไว้ตอนสร้าง” จึงเลือกได้ว่าจะดำเนินการต่อเหมือนเดิม หรือปรับให้ตรงกับสิ่งที่ตัดสินใจไว้
●ใช้บนสมาร์ตโฟนได้หรือไม่
ใช้ได้ บนสมาร์ตโฟน การสนทนาจะขยายเต็มหน้าจอ และสิ่งที่ตัดสินใจไว้จะรวมอยู่ในแถบด้านล่าง เมื่อแตะที่แถบ จะเปิดแผ่นข้อมูลจากด้านล่างขึ้นมา และยืนยันได้จากตรงนั้นเช่นกัน
●หยุดกลางคันได้หรือไม่
สิ่งที่ตัดสินใจไว้จนถึงจุดนั้นจะยังคงอยู่ในรูปของการสนทนา คุณสามารถกลับมาทำต่อจาก [ประวัติ] ได้
●ในแพ็กเกจ Free และ Lite ก็แสดงทางเข้าด้วย
ทางเข้าจะแสดงอยู่ แต่เมื่อคลิกจะมีการแจ้งว่าไม่สามารถใช้ได้กับแพ็กเกจที่กำลังใช้อยู่
ที่เกี่ยวข้อง
กำหนดวิธีการเขียน SOP (ให้ AI สะท้อนสำนวนและมาตรฐานขององค์กร)
ส่งออก SOP ตามรูปแบบเดิมของบริษัท (รูปแบบการส่งออก)
วิธีเลือกวิธีการนำไฟล์ของคุณเข้าสู่ Dive
ตรวจสอบ SOP ที่กำลังแก้ไขตาม 7 มุมมอง (การตรวจสอบก่อนเผยแพร่)