คุณสามารถเปิดไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint ของ SOP แบบไฟล์ด้วย Office บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แก้ไขได้โดยตรง และบันทึกลงฉบับร่างของ Dive ได้ทันที คุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ แก้ไข แล้วอัปโหลดใหม่ ไฟล์ที่บันทึกจะกลายเป็นไฟล์ของฉบับร่างการแก้ไขปรับปรุง และขั้นตอนการอนุมัติและการเผยแพร่เหมือนกับ SOP อื่น ๆ
ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะลูกค้าที่ใช้แพ็กเกจ Pro และ Enterprise เท่านั้น ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ Windows และต้องติดตั้ง Office (Word, Excel และ PowerPoint) บนคอมพิวเตอร์
หากต้องการดูเฉพาะ SOP แบบไฟล์ที่เผยแพร่แล้วใน Office คุณสามารถเปิดแบบอ่านอย่างเดียวด้วย [เปิดบนเดสก์ท็อป] ในตัวดูได้ (อ้างอิง: เปิดและดู SOP แบบไฟล์ที่เผยแพร่แล้วใน Office (เปิดบนเดสก์ท็อป)).
เงื่อนไขที่ใช้ได้
- ไฟล์ของ SOP แบบไฟล์ต้องเป็น Word, Excel หรือ PowerPoint (ไฟล์ PDF, URL และอื่น ๆ จะแสดงเป็น ไม่ใช่เป้าหมาย)
- ต้องเป็นคอมพิวเตอร์ Windows โดย [แก้ไขบนเดสก์ท็อป] จะไม่แสดงบน Mac สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต
- ฉบับร่างการแก้ไขปรับปรุงต้องถูกเปิดโดยผู้สร้างฉบับร่างนั้น (ผู้สร้าง) ไม่สามารถแก้ไขเวอร์ชันที่เผยแพร่แล้วหรือฉบับร่างของผู้ใช้คนอื่นได้
- ฉบับร่างต้องยังไม่ถูกส่งเข้าขั้นตอนการอนุมัติ
- บทบาทของคุณต้องเป็นผู้สร้างขึ้นไป
สำหรับแพ็กเกจ Free, Lite และ Core เมื่อกด [แก้ไขบนเดสก์ท็อป] จะมีข้อความแนะนำแพ็กเกจแสดงขึ้นมา
วิธีแก้ไข
- ในหน้าจอแก้ไข SOP ให้เปิดแท็บ [รายละเอียดขั้นตอน] แล้วกด [แก้ไขบนเดสก์ท็อป] ในหัวข้อ [การตั้งค่า SOP แบบไฟล์] สำหรับ SOP ที่เผยแพร่แล้ว ให้สร้างการแก้ไขปรับปรุงก่อนเพื่อสร้างฉบับร่าง
- หากเบราว์เซอร์ถามว่าจะเปิด Office หรือไม่ ให้เลือกเปิด ไฟล์จะเปิดขึ้นใน Word, Excel หรือ PowerPoint
- หากด้านบนของ Office แสดง "มุมมองที่ได้รับการป้องกัน" และ [เปิดใช้งานการแก้ไข] ให้กด [เปิดใช้งานการแก้ไข]
- แก้ไขไฟล์แล้วบันทึก (Ctrl+S) ทุกครั้งที่บันทึก ไฟล์ในฉบับร่างของ Dive จะถูกอัปเดต
- เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว ให้ปิด Office เมื่อปิดแล้ว ระบบจะสร้าง PDF สำหรับแสดงผลขึ้นใหม่ ซึ่งใช้แสดง SOP บนหน้าจอ
- ตรวจสอบรายละเอียดในหน้าจอแก้ไขของ Dive แล้วส่งเข้าขั้นตอนการอนุมัติหรือเผยแพร่ เช่นเดียวกับ SOP อื่น ๆ
หากมีการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้บันทึกในหน้าจอแก้ไข ให้บันทึกก่อนแล้วจึงเปิด Office
การแสดงผลขณะแก้ไข
ขณะแก้ไข [การตั้งค่า SOP แบบไฟล์] จะแสดงข้อความ "กำลังแก้ไขบนเดสก์ท็อป (ตั้งแต่ [เวลา])" และบนหน้าจอของผู้ใช้อื่นที่สามารถแก้ไข SOP นี้ได้ จะแสดงข้อความ "[ชื่อ] กำลังแก้ไขบนเดสก์ท็อป"
ขณะกำลังแก้ไข และขณะที่กำลังสร้าง PDF สำหรับแสดงผล คุณจะไม่สามารถแทนที่ไฟล์ เปลี่ยนวิธีการแปลง ส่งคำขออนุมัติ หรือกู้คืนจากประวัติการแก้ไขปรับปรุงได้ ระบบจะแสดงข้อความ "กำลังแก้ไขบนเดสก์ท็อปอยู่ กรุณาปิด Office ก่อนดำเนินการ" ให้ปิด Office และทำรายการเหล่านี้หลังจาก PDF สำหรับแสดงผลพร้อมแล้ว
หลังจากปิด Office ขณะที่กำลังสร้าง PDF สำหรับแสดงผล จะแสดงข้อความ "กำลังสร้าง PDF สำหรับแสดงผล" หากสร้างไม่สำเร็จ ระบบจะแสดงสาเหตุ ดังนั้นให้กด [สร้างใหม่]
เมื่อ Office ปิดไปกลางคัน (จบการแก้ไข)
หาก Office ปิดไปกลางคัน ข้อความ "กำลังแก้ไขบนเดสก์ท็อป" อาจยังค้างอยู่ บนหน้าจอของผู้ที่กำลังแก้ไขจะแสดง [จบการแก้ไข] ก่อนกดให้ตรวจสอบว่าไฟล์ไม่ได้ค้างเปิดอยู่ใน Office หากยังไม่มี PDF สำหรับแสดงผล คุณสามารถสร้างได้ด้วย [สร้าง PDF สำหรับแสดงผล]
ไม่ต้องทำอะไรเลย ข้อความกำลังแก้ไขจะหายไปเองภายในไม่เกิน 10 นาทีหลังจากปิด Office
คำถามที่พบบ่อย
ถาม: [แก้ไขบนเดสก์ท็อป] ไม่แสดงขึ้นมา
ตอบ: จะแสดงบนคอมพิวเตอร์ Windows เมื่อฉบับร่างของไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint ถูกเปิดอยู่โดยผู้ที่สร้างฉบับร่างนั้น จะไม่แสดงบน Mac หรือสมาร์ทโฟน สำหรับไฟล์ PDF สำหรับเวอร์ชันที่เผยแพร่แล้ว หรือสำหรับฉบับร่างของผู้ใช้คนอื่น
ถาม: เปิดไฟล์จาก "ล่าสุด" ใน Office ไม่ได้
ตอบ: ลิงก์สำหรับเปิดไฟล์ใน Office มีระยะเวลาที่ใช้ได้ (1 ชั่วโมงหลังจากปิด Office หรือ 12 ชั่วโมงหลังจากเปิดครั้งแรก) กรุณาลองอีกครั้งจาก [แก้ไขบนเดสก์ท็อป] ใน Dive
ถาม: บันทึกไฟล์แล้ว แต่หน้าจอดูยังแสดงเนื้อหาเก่าอยู่
ตอบ: PDF สำหรับแสดงผลจะถูกสร้างใหม่เมื่อคุณปิด Office กรุณารอสักครู่หลังปิด Office แล้วโหลดหน้าจอใหม่ เนื้อหาของฉบับร่างจะไม่แสดงบนหน้าจอดูของผู้อื่นจนกว่าจะเผยแพร่
ถาม: ต้องการกลับไปใช้ไฟล์ของเวอร์ชันที่เผยแพร่แล้ว ทำอย่างไร
ตอบ: ในหน้าจอแก้ไข ให้เปิด [ดูประวัติการปรับปรุง] แล้วกด [ดาวน์โหลดไฟล์ของ Rev นี้] ที่ Rev ที่ต้องการกลับไป เพื่อดึงไฟล์ออกมา จากนั้นอัปโหลดใหม่ด้วย [แทนที่] → [อัปโหลดจากคอมพิวเตอร์] ในหัวข้อ [การตั้งค่า SOP แบบไฟล์]