ฟีเจอร์นี้จะค้นหาไฟล์ที่เชื่อมโยงเป็น "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง" กับ SOP ของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อหาข้อความที่ตรงกับชื่อขั้นตอน แล้วแทรกลิงก์ที่เปิดขั้นตอนเหล่านั้นโดยตรงโดยอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องระบุเซลล์หรือแถวใดๆ ด้วยตนเอง ข้อความและเลย์เอาต์ดั้งเดิมของคุณจะยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้ไฟล์ในรูปแบบปัจจุบันได้
หากคุณทำเช่นนี้ด้วยตนเอง คุณจะต้องค้นหารายการแต่ละรายการในเอกสารทีละรายการ ค้นหา URL สำหรับแต่ละขั้นตอน และวาง มะเดื่อสำหรับเช็กลิสต์ที่มีรายการหลายสิบรายการ สิ่งนี้ไม่ใช่เรื่องจริง ฟีเจอร์นี้จะทำการจับคู่และแทรกในขั้นตอนเดียว และให้คุณตรวจสอบรายชื่อ "ขั้นตอนใดเชื่อมโยงกับตำแหน่งใดในไฟล์" ก่อนที่จะเพิ่มลิงก์
ไม่เหมือนกับการส่งออก PDF Excel หรือ PowerPoint ซึ่งสร้างไฟล์ใหม่จากเนื้อหา Dive ฟีเจอร์นี้จะเพิ่มเฉพาะลิงก์ไปยังไฟล์ที่มีอยู่ของคุณและส่งคืน ใช้ฟีเจอร์นี้เมื่อคุณต้องการเชื่อมต่อเช็กลิสต์หรือมาตรฐานการทำงานที่ใช้งานอยู่ทุกวันที่ไซต์ของคุณกับวิดีโอ SOP โดยไม่ต้องสร้างเอกสารใหม่.
การส่งออกมีให้ใช้งานในแผน Pro และ Enterprise PC ผ่านเบราว์เซอร์โดยผู้ที่มีสิทธิ์ในการแก้ไข SOP คุณต้องมีสิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบด้วย
ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง
ไฟล์ที่มีสิทธิ์คือไฟล์ที่เชื่อมโยงในบานหน้าต่าง "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง" ในแท็บ [ข้อมูลพื้นฐาน] ของหน้าจอแก้ไข SOP และตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้ ปุ่ม [เพิ่มลิงก์ Dive] จะปรากฏเฉพาะในแถวของไฟล์ที่ตรงตามเงื่อนไขเหล่านี้เท่านั้น
- Excel (.xlsx / .xlsm) Word (.docx / .docm) PowerPoint (.pptx / .pptm) หรือ PDF (.pdf)
- รูปแบบเดิม (.doc / .xls / .ppt) ไม่มีสิทธิ แม้ว่าสามารถอ่านเป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับการวิเคราะห์ AI แต่ไม่รองรับการแทรกลิงก์ เนื่องจากฟีเจอร์นี้จะคืนไฟล์ดั้งเดิมที่ไม่เปลี่ยนแปลง โปรดบันทึกไฟล์ของคุณในรูปแบบใหม่
- ไฟล์ต้องอัปโหลดไปยัง Dive (ไฟล์ภายนอกที่ลงทะเบียนเป็น URL ไม่มีสิทธิ)
- สำหรับ PDF ไฟล์จะต้องไม่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน PDF ที่ไม่ต้องใช้รหัสผ่านในการเปิดแต่มีการจำกัดการพิมพ์ การแก้ไขหรือการคัดลอก ก็ไม่มีสิทธิเช่นเดียวกัน (ต้องแทรกลิงก์ซึ่งต้องแก้ไขไฟล์) โปรดให้ไฟล์ที่มีการป้องกันถูกลบออก
ไม่ใช่แค่ SOP ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ AI แต่เช็กลิสต์และแบบตรวจสอบที่เชื่อมโยงในภายหลังก็มีสิทธิเช่นกัน การตั้งค่า "บทบาท" ของไฟล์ไม่สำคัญ
เพิ่มลิงก์
- เปิดแท็บ [ข้อมูลพื้นฐาน] ในหน้าจอแก้ไข SOP และเปิดบานหน้าต่าง "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง"
- คลิก [เพิ่มลิงก์ Dive] ในแถวของไฟล์ที่คุณต้องการแก้ไข
- ระบบจะจับคู่ข้อความในไฟล์กับชื่อขั้นตอนโดยอัตโนมัติ และหน้าจอยืนยันจะปรากฏขึ้น
- หากมีขั้นตอนใดที่คุณไม่ต้องการเพิ่มลิงก์ ให้ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายทางซ้าย
- คลิก [ดาวน์โหลดพร้อมลิงก์] หรือ [บันทึกไว้ใน Dive] สำหรับไฟล์ที่นำเข้าจากคลาวด์ ปุ่มสำหรับการเพิ่มไปยังไฟล์ดั้งเดิม ([เพิ่มไปยังไฟล์ Microsoft 365] / [เพิ่มลงในไฟล์ใน Google Drive]) ปรากฏแทน [บันทึกไว้ใน Dive]
วิธีการอ่านหน้าจอยืนยัน
ผลการจับคู่แบ่งออกเป็นสามประเภทตามประเภทของการจับคู่
- ตรงกันอย่างแน่นอน — ชื่อขั้นตอนจะเหมือนกับข้อความในไฟล์ (การเปรียบเทียบจะละเว้นความแตกต่างของอักษรเต็มความกว้าง/ครึ่งความกว้าง ช่องว่าง และตัวเลขหรือสัญลักษณ์ที่จุดเริ่มต้นของบรรทัด)
- การจับคู่บางส่วน — ข้อความในไฟล์มีชื่อขั้นตอนตามที่เป็นอยู่
- ประมาณการ — ข้อความไม่ตรงกันโดยสิ้นเชิง สิ่งนี้ปรากฏขึ้นเมื่อข้อความเสื่อมลง เช่น ในเอกสารสแกน ระดับการจับคู่จะแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์
[ตำแหน่งข้ามไป] และ [ข้อความ ณ ตำแหน่งนั้น] แสดงตำแหน่งที่แน่นอนที่จะเพิ่มลิงก์และข้อความที่เขียนไว้ที่นั่น หากนี่ไม่ใช่ตำแหน่งที่ตั้งใจไว้ ให้ยกเลิกการเลือก ลิงก์จะไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในขั้นตอนที่ไม่ได้เลือก
สำหรับ PDF รูปภาพของเพจจะแสดงทางด้านขวา คลิกแถวในตารางเพื่อข้ามไปยังตำแหน่งนั้น และเฟรมจะกะพริบ เฟรมสีส้มบ่งชี้ถึง [ประมาณการ] การจับคู่ คุณสามารถลากเส้นขอบระหว่างตารางและรูปภาพเพจเพื่อเปลี่ยนความกว้าง
ขั้นตอนที่ไม่สามารถเพิ่มลิงก์ได้จะแสดงรวมกันที่ด้านบนของหน้าจอ
- ขั้นตอนที่ไม่พบในไฟล์
- ขั้นตอนที่ไม่มีสิทธิ — ขั้นตอนที่มีชื่อมีตัวอักษรน้อยกว่า 3 ตัวหรือขั้นตอนที่มีชื่อซ้ำกัน
ความแตกต่างระหว่างการดาวน์โหลดและการแทนที่
ดาวน์โหลด
ไฟล์ที่มีลิงก์แทรกจะถูกดาวน์โหลดทันที ชื่อไฟล์คือ "ชื่อไฟล์ดั้งเดิม_พร้อมลิงก์.ส่วนขยาย" ใช้สิ่งนี้เมื่อแจกจ่ายไฟล์นอก Dive
บันทึกไว้ใน Dive (แทนที่ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง)
ไฟล์ที่มีลิงก์แทรกจะบันทึกไว้ใน Dive และแทนที่ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง ไฟล์ที่สามารถเข้าถึงได้จาก SOP คือเวอร์ชันล่าสุดพร้อมลิงก์เสมอ
หลังจากการแทนที่ ไฟล์ดั้งเดิมก่อนการเพิ่มลิงก์จะถูกเก็บไว้ ครั้งต่อไปที่คุณคลิก [เพิ่มลิงก์ Dive] จะถูกสร้างจากดั้งเดิมเสมอ ดังนั้นลิงก์จะไม่ถูกเพิ่มสองครั้ง
เพิ่มไปยังไฟล์คลาวด์ดั้งเดิม
สำหรับไฟล์ที่นำเข้าจากคลาวด์เช่น Microsoft 365 หรือ Google Drive ปุ่มสำหรับการเพิ่มไปยังแหล่งที่มา ([เพิ่มไปยังไฟล์ Microsoft 365] / [เพิ่มลงในไฟล์ใน Google Drive]) ปรากฏแทน [บันทึกไว้ใน Dive] เนื้อหาที่มีลิงก์แทรกจะถูกเขียนกลับไปยัง ไฟล์ดั้งเดิมในตำแหน่งนั้น โดยไม่ต้องดาวน์โหลดและแจกจ่ายใหม่ ใครก็ตามที่เปิดเช็กลิสต์ในตำแหน่งดั้งเดิมจะสามารถข้ามไปยัง SOP ได้โดยตรง
สำหรับแหล่งคลาวด์ใด ๆ หากไฟล์ดั้งเดิมเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ Dive มองเห็นเป็นครั้งสุดท้าย การเขียนกลับจะไม่เกิดขึ้น (เพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนทับการแก้ไขของผู้อื่น) เมื่อต้องการทราบวิธีการนำเข้าและเชื่อมต่อไฟล์ โปรดดู นำเข้าไฟล์คลาวด์ (Microsoft 365 และ Google Drive) คุณสามารถตั้งค่าการเชื่อมต่อจากเมนูผู้ใช้มุมบนขวาของหน้าจอ → "การเชื่อมต่อบริการภายนอก"
หมายเหตุเฉพาะสำหรับแต่ละแหล่งคลาวด์มีดังนี้
Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive)
ครั้งแรกที่คุณเรียกใช้สิ่งนี้ หน้าจอจะปรากฏขึ้นขอให้อนุญาตให้เขียนไปยัง Microsoft 365 เมื่อคุณยอมรับ มันจะไม่ปรากฏอีก หากผู้ดูแลระบบต้องการการอนุมัติ โปรดติดต่อแผนกไอทีของคุณ
หากไฟล์ดั้งเดิมเปิดใน Excel Word PowerPoint หรือ SharePoint การเขียนกลับจะไม่เกิดขึ้น ปิดมันและรอสักครู่ แล้วลองอีกครั้ง หากไฟล์ถูกตรวจสอบออก คุณต้องตรวจสอบก่อน
Google Drive
สำหรับไฟล์ที่นำเข้าจาก Google Docs Sheets หรือ Slides ลิงก์จะถูกเพิ่มโดยตรงไปยัง Google Docs Sheets หรือ Slides ต้นฉบับ ไฟล์ไม่ได้ถูกแปลงเป็นรูปแบบ Office และอัปโหลดใหม่ ดังนั้นความเห็น ข้อเสนอ และการจัดรูปแบบจึงยังคงไม่เสียหาย ในกรณีนี้ ปุ่มเดียวบนหน้าจอยืนยันคือ [เพิ่มลงในไฟล์ใน Google Drive] หากคุณต้องการบันทึกเวอร์ชันที่มีลิงก์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้ส่งออกจาก "ดาวน์โหลด" ของ Google Drive
ลิงก์จะไม่ถูกเพิ่มในกรณีต่อไปนี้
- ย่อหน้าหรือเซลล์ที่มีลิงก์ที่วางของคุณเอง ข้อเสนอการเปลี่ยนแปลง ชิป Smart หรือรูปภาพ
- เซลล์ที่มีสูตร เซลล์ที่มีการจัดรูปแบบที่แตกต่างกันบางส่วน แผ่นงานที่ซ่อน
- หากไฟล์ดั้งเดิมเปลี่ยนแปลงตั้งแต่คุณเห็นในหน้าจอยืนยัน (เริ่มต้นใหม่จากขั้นตอนการยืนยัน)
ลิงก์สามารถเพิ่มได้เฉพาะเมื่อคุณเชื่อมต่อด้วยบัญชี Google ที่ใช้ในการเลือกไฟล์ในหน้าจอเพิ่มวัสดุ หากผู้อื่นทำการดำเนินการหรือคุณเชื่อมต่อใหม่ด้วยบัญชี Google อื่น "โปรดให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์นี้" จะแสดงขึ้น เลือกไฟล์จาก [เลือกไฟล์และให้สิทธิ์การเข้าถึง] แล้วคุณสามารถดำเนินการต่อได้ คุณต้องมีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์ใน Google Drive ด้วย
ลิงก์ที่แทรก
ลิงก์ที่ฝังตัวคือ URL ของ Dive ที่เปิดขั้นตอนโดยตรง เมื่อคลิก หน้าจอเล่นของ Dive จะเริ่มจากขั้นตอนนั้น
URL นั้นเองไม่มีสิทธิ์ในการดู ว่าสามารถเปิดได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับการเข้าสู่ระบบ Dive และสิทธิ์การเข้าถึงของคุณต่อโฟลเดอร์ หากใครบางคนที่ไม่ได้เข้าสู่ระบบหรือไม่มีสิทธิ์ในการดูโฟลเดอร์นั้นคลิก SOP จะไม่แสดง ไม่สามารถฝังลิงก์ URL การแชร์ภายนอก
เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีแชร์ SOP กับผู้นอกองค์กรของคุณ โปรดดู การแชร์ SOP ภายนอก: คู่มือการใช้งาน (URL การแชร์ภายนอก / การเชิญแขก)
สิ่งที่เปลี่ยนแปลงและสิ่งที่ยังคงเป็นไฟล์ดั้งเดิม
ข้อความที่มีลิงก์จะแสดงเป็นสีน้ำเงินโดยมีขีดเส้นใต้เพื่อให้ผู้รับสามารถเห็นว่าสามารถคลิกได้ (ยกเว้นใน PDF) เนื้อหาข้อความ เลย์เอาต์ และการจัดรูปแบบยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
- Excel — ไฮเปอร์ลิงก์ถูกตั้งค่าในเซลล์ที่เกี่ยวข้อง และข้อความจะแสดงเป็นสีน้ำเงินโดยมีขีดเส้นใต้ เส้นขอบ การเติมสี การจัดตำแหน่ง และรูปแบบตัวเลขอยู่ภายใต้การจัดรูปแบบดั้งเดิม ค่าเซลล์ สูตร ขนาดแถว และคอลัมน์ รูปร่าง และช่องทำเครื่องหมายไม่ได้รับการแก้ไข
- Word — ข้อความในย่อหน้าที่เกี่ยวข้องจะกลายเป็นลิงก์ และนำใช้สไตล์ตัวอักษร "ไฮเปอร์ลิงก์" มาตรฐาน Word การจัดรูปแบบย่อหน้าและเลย์เอาต์จะไม่เปลี่ยนแปลง
- PowerPoint — ข้อความในย่อหน้าที่เกี่ยวข้องจะกลายเป็นลิงก์ สีและขีดเส้นใต้ตามรูปแบบไฮเปอร์ลิงก์ของธีม ตำแหน่งรูปร่าง ขนาด และขนาดตัวอักษรไม่เปลี่ยนแปลง
- PDF — พื้นที่ลิงก์จะถูกเพิ่มไปยังเพจ เนื้อหาเพจไม่ได้รับการแก้ไข ดังนั้นลักษณะที่ปรากฏจึงยังคงเหมือนเดิม (ลิงก์มองไม่เห็น)
เมื่อไม่มีการเพิ่มลิงก์
เพื่อหลีกเลี่ยงการแชร์ลิงก์ขั้นตอนที่ไม่ถูกต้อง เราจะไม่เพิ่มลิงก์เมื่อไม่มีความแน่นอน ลิงก์จะไม่ถูกเพิ่มในกรณีต่อไปนี้
- เมื่อการใช้ถ้อยคำหรือการสิ้นสุดแตกต่างกัน ("ยึดเครื่องมือ" และ "ยึดเครื่องมือ" ถือเป็นข้อความที่แตกต่างกัน)
- เมื่อชื่อขั้นตอนมีตัวอักษรน้อยกว่า 3 ตัว
- เมื่อขั้นตอนหลายขั้นมีชื่อเดียวกัน (ลิงก์จะไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในขั้นตอนใด ๆ เนื่องจากเราไม่สามารถกำหนดได้ว่าขั้นตอนใดที่ตั้งใจไว้)
- เมื่อข้อความเดียวกันปรากฏในตำแหน่งหลายแห่งในไฟล์ เช่น ทั้งในสารบัญและเนื้อหา ลิงก์จะถูกเพิ่มเฉพาะเมื่อข้อความสามารถ จำกัด ให้เหลือตำแหน่งเดียวระหว่างขั้นตอนที่อยู่ติดกัน
- ใน Excel จะพิจารณาเฉพาะเซลล์ที่มีข้อความเท่านั้น ลิงก์หนึ่งต่อเซลล์ ตำแหน่งหนึ่งต่อขั้นตอน
- ใน Word และ PowerPoint ย่อหน้าที่มีลิงก์อยู่แล้วไม่มีสิทธิ (เพื่อหลีกเลี่ยงการทำลายลิงก์ที่มีอยู่) ขั้นตอนที่มีชื่อขยายหลายย่อหน้าไม่สามารถเพิ่มได้
- ใน Word ข้อความในกล่องข้อความหรือรูปร่างและย่อหน้าที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามไม่มีสิทธิ
- ใน PDF ข้อความที่หมุนไม่มีสิทธิ
หากไม่พบการจับคู่ "ไม่พบชื่อขั้นตอนที่ตรงกันในไฟล์" จะแสดงขึ้นและไม่มีไฟล์ใดถูกสร้าง การเปลี่ยนชื่อขั้นตอนเพื่อให้ตรงกับการใช้ถ้อยคำในเอกสารต้นฉบับทำให้ง่ายต่อการค้นหาการจับคู่
เมื่อคุณแก้ไข SOP
ลิงก์ที่แทรกชี้ไปยังหมายเลขขั้นตอน หากคุณเปลี่ยนชื่อขั้นตอนหรือจัดเรียงขั้นตอนใหม่หลังจากเพิ่มลิงก์ ลิงก์ในไฟล์ที่ส่งออกจะชี้ไปยังขั้นตอนที่ผิด
เมื่อคุณพยายามเผยแพร่ในสถานะนี้ การยืนยันจะปรากฏขึ้นพร้อมข้อความ "ไฟล์ที่ส่งออกพร้อมลิงก์จะหมดอายุ" หลังจากเผยแพร่ ให้เรียกใช้ [เพิ่มลิงก์ Dive] อีกครั้งจาก [ข้อมูลพื้นฐาน] → "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง" แล้วส่งออกไฟล์อีกครั้ง
หากชื่อขั้นตอนและคำสั่งไม่เปลี่ยนแปลงในการแก้ไข การยืนยันนี้จะไม่ปรากฏขึ้น ลิงก์ในไฟล์ที่ส่งออกสามารถใช้ได้อย่างต่อเนื่อง
เกี่ยวกับการจับคู่ชื่อขั้นตอน
เรากำลังปรับปรุงการจับคู่ชื่อขั้นตอนอยู่เรื่อย ๆ โปรดให้ทราบหากคุณสังเกตเห็นกรณีใด ๆ ที่ลิงก์ถูกวางไว้อย่างดีหรือในตำแหน่งที่ไม่ต้องการ
บทความที่เกี่ยวข้อง
- ส่งออก PDF Excel Word PowerPoint / เพิ่ม URL ข้ามไปยังแต่ละขั้นตอน
- สกัดจากไฟล์ที่เกี่ยวข้องและนำไปใช้กับ SOP
- ระบุ SOP อ้างอิงโดยการวิเคราะห์วิดีโอ (β)
- นำเข้าไฟล์คลาวด์ (Microsoft 365 และ Google Drive)
- สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์ (การจำกัดบทบาทสำหรับการดาวน์โหลด การส่งออก และการแชร์)