Bằng cách đăng ký tệp tiêu chuẩn thao tác mà công ty bạn đang sử dụng, bạn có thể xuất SOP Dive theo định dạng đó. Đăng ký định dạng mà nhóm của bạn sử dụng trong "Từ điển / Mẫu" và chọn nó từ menu "Xuất" trên màn hình chi tiết SOP.
Bạn có thể đăng ký các tệp Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm) và PowerPoint (.pptx / .pptm).
Có sẵn với gói Enterprise. Đăng ký và xóa định dạng với quyền Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn; xuất được thực hiện bởi bất kỳ ai có quyền xuất SOP. Điều này được thực hiện từ trình duyệt PC.
Định dạng xuất là gì
Xuất tiêu chuẩn của Dive xuất theo thứ tự mà Dive chỉ định. Khi bạn sử dụng Định dạng xuất, các đường lưới, độ rộng cột, logo, tiêu đề, phông chữ, cài đặt in ấn, công thức và macro vẫn nguyên vẹn khi nội dung SOP của bạn được chuyển sang định dạng của công ty.
Trong tệp, hãy viết "thẻ nhập" trong các vị trí nơi bạn muốn nội dung được chuyển. Nội dung tương ứng với mỗi thẻ sẽ xuất hiện ở vị trí bạn viết thẻ. Các tệp chứa macro (.xlsm / .docm / .pptm) được xuất với các macro được bảo tồn.
Sự khác biệt duy nhất theo định dạng là "cách các khung phát triển"
Các bước được đặt trong khoảng từ {{step_begin}} đến {{step_end}} làm một "khung". Phương pháp viết là giống nhau cho cả ba định dạng, với sự khác biệt chỉ trong cách các khung hoạt động khi bước được thêm.
| Định dạng | Vị trí khung | Khi thêm bước |
|---|---|---|
| Word | Chỉ đặt một khung | Khung tăng theo số lượng bước |
| PowerPoint | Nếu bạn đặt một bước trên một slide, chỉ đặt một khung trên slide đó. Nếu bạn đặt bảng danh sách trên một slide, hãy làm cho một hàng của bảng trở thành khung | Slide hoặc hàng bảng tăng |
| Excel | Xếp hàng nhiều khung theo nhu cầu, viết một số như {{step_begin:1}} trong thẻ bắt đầu | Không tăng. Các khung chưa sử dụng vẫn trống, và thông báo lỗi xuất hiện nếu các bước vượt quá số lượng khung |
Khung Excel không tăng vì việc thêm hoặc xóa hàng sẽ làm dịch chuyển các tham chiếu ô được sử dụng bởi công thức, định dạng có điều kiện, hàng tiêu đề in ấn và macro. Cấu trúc được thiết kế để không bao giờ di chuyển hàng.
Chuẩn bị mẫu
Tạo từ mẫu
Khi tạo lần đầu tiên, bạn có thể tạo nhanh hơn bằng cách sử dụng mẫu mà Dive cung cấp làm nền tảng.
- Mở thanh bên "Từ điển / Mẫu"
- Tab "Mẫu" → Mở "Định dạng xuất"
- Từ "Mẫu Excel ví dụ", "Mẫu Word ví dụ", "Mẫu PowerPoint ví dụ (1 bước 1 slide)" và "Mẫu PowerPoint ví dụ (2 bước trên 1 slide)", hãy nhấp vào định dạng bạn muốn tạo. Các mẫu là các tệp hoàn chỉnh sẵn sàng sử dụng như vậy cho xuất
- Tùy chỉnh tệp đã tải xuống để phù hợp với định dạng của công ty bạn
Nếu bạn đã có tệp tiêu chuẩn thao tác đang sử dụng, bạn cũng có thể sử dụng nó bằng cách chỉ cần thêm thẻ nhập vào tệp đó.
Thẻ nhập
Nhập trực tiếp thẻ cho nội dung bạn muốn chuyển ở vị trí nơi bạn muốn nó. Bạn có thể nhấp vào thẻ trong danh sách trên màn hình để sao chép chúng. Nếu bạn gõ theo cách thủ công, một lỗi sẽ chỉ để khung đó trống, vì vậy hãy sao chép và dán thay thế.
●Bìa và dùng chung
| Thẻ | Nội dung được chèn |
|---|---|
| {{title}} | Tiêu đề của SOP |
| {{description}} | Mô tả của SOP |
| {{rev}} | Số sửa đổi (Rev mới nhất) |
| {{cover_photo}} | Hình ảnh bìa SOP. Nó dán ở kích thước phù hợp với vị trí bạn đặt thẻ |
●Bắt đầu và kết thúc của một bước
| Thẻ | Nội dung được chèn |
|---|---|
| {{step_begin}} | Thẻ bắt đầu. Một bước bắt đầu từ đây (sử dụng cái này cho Word và PowerPoint) |
| {{step_begin:1}} | Thẻ bắt đầu để xếp hàng các khung. Số đó là số bước sẽ được chuyển ở đó (sử dụng cái này cho Excel) |
| {{step_end}} | Thẻ kết thúc. Từ thẻ bắt đầu đến đây là một bước |
●Các bước (thẻ đặt giữa thẻ bắt đầu và kết thúc)
| Thẻ | Nội dung được chèn |
|---|---|
| {{step_no}} | Số bước (đánh số liên tiếp từ 1) |
| {{step_title}} | Tiêu đề của bước |
| {{step_detail}} | Nội dung công việc |
| {{step_tips}} | Mẹo làm việc |
| {{step_note}} | Lưu ý chất lượng |
| {{step_safety}} | Lưu ý quan trọng về an toàn |
| {{step_question}} | Câu hỏi. Loại (chọn một v.v.), nội dung câu hỏi và các lựa chọn |
| {{step_subtitles}} | Phụ đề cho bước đó (phụ đề ẩn không được tính) |
| {{step_url}} | URL để mở bước đó. Nó trở thành một liên kết có thể nhấp |
| {{step_photo}} | Hình ảnh bước. Nó dán ở kích thước phù hợp với vị trí bạn đặt thẻ |
| {{step_qr}} | Mã QR để mở bước đó. Nó dán ở kích thước phù hợp với vị trí bạn đặt thẻ |
●Lịch sử sửa đổi (1, 2, 3... mới nhất trước)
| Thẻ | Nội dung được chèn |
|---|---|
| {{rev_begin}} | Thẻ bắt đầu. Cách viết giống như với các bước |
| {{rev_begin:1}} | Thẻ bắt đầu để xếp hàng các khung. Số đó là số thứ tự từ mới nhất trước (sử dụng cái này cho Excel) |
| {{rev_end}} | Thẻ kết thúc. Từ thẻ bắt đầu đến đây là một mục lịch sử |
| {{rev_no}} | Số Rev (kèm hiển thị bản mới nhất / đang chỉnh sửa) |
| {{rev_comment}} | Chi tiết sửa đổi |
| {{rev_drafter}} | Người soạn thảo |
| {{rev_started}} | Ngày đề xuất |
| {{rev_approved}} | Ngày phê duyệt |
| {{rev_approvers}} | Những người phê duyệt |
Xác định nơi một bước bắt đầu và kết thúc
Từ {{step_begin}} đến {{step_end}} là một bước. Một bước có thể trải dài bất kỳ số hàng hoặc đoạn nào. Thẻ kết thúc có thể được viết liên tiếp với các thẻ khác trong cùng một ô hoặc đoạn. Bạn không cần một hàng hoặc cột dành riêng cho thẻ kết thúc.
Đối với Word, chỉ đặt một khung. Vì các khung tăng theo số bước, không cần đánh số.
Đối với PowerPoint, nếu bạn đặt một bước trên một slide, chỉ đặt một khung trên slide đó. Nếu bạn đặt bảng danh sách trên một slide, làm cho một hàng của bảng trở thành khung sẽ làm tăng hàng. Chỉ khi bạn muốn xếp hàng hai hoặc nhiều mục trên một slide, hãy viết một số như trong Excel và xếp hàng các khung.
Đối với Excel, xếp hàng nhiều khung theo nhu cầu và viết một số trong thẻ bắt đầu. Nếu bạn xuất một SOP với 15 bước, xếp hàng 15 bộ khung {{step_begin:1}} đến {{step_end}}, thay đổi các số.
Lịch sử sửa đổi sử dụng cùng một khái niệm, với {{rev_begin}} đến {{rev_end}} là một mục.
Mẹo tạo mẫu
Phổ biến cho cả ba định dạng
- Thứ tự cột, chiều rộng, đường lưới, tiêu đề, phông chữ và màu sắc vẫn nguyên vẹn. Tự do tùy chỉnh để phù hợp với định dạng của công ty bạn
- Giữ các thẻ bước ở một vị trí. Nếu bạn đặt chúng ở cả phần thân và tiêu đề, phía tiêu đề sẽ trống
- Không sao chép thẻ nhập vào văn bản giải thích trong mẫu. Các thẻ được xem như các thẻ thực ở bất kỳ nơi nào chúng xuất hiện trong tài liệu, và văn bản giải thích đó trở thành khung thứ hai
- Để lặp lại trang và đánh số trang, hãy dựa vào hàng tiêu đề bảng Word và số trang, hoặc hàng tiêu đề in ấn Excel và &P / &N. Điều này ngăn chặn bố cục bị hỏng khi số bước thay đổi
Excel
- Tạo một khung hoàn chỉnh, sau đó sao chép nó thay đổi các số để xếp hàng - điều này nhanh hơn
- Các khung chưa sử dụng vẫn là các hàng trống (đường lưới không biến mất). Quyết định bao nhiêu để xếp hàng dựa trên không gian giấy
- Một thẻ vừa vào một ô và không chảy sang hàng tiếp theo. Đối với các mục trở nên dài như nội dung công việc, hãy hợp nhất ô theo chiều dọc hoặc tăng chiều cao hàng
- Hình ảnh và mã QR dán ở kích thước phù hợp với ô nơi bạn đặt thẻ (hoặc phạm vi hợp nhất nếu được hợp nhất). Không chồng các hình dạng khác lên ô chứa ảnh
- Nhập thẻ trực tiếp vào các ô. Các thẻ bên trong hộp văn bản hoặc hình dạng không được bao gồm
Word
- Chỉ đặt một khung. Các hàng tăng theo số bước
- Văn bản dài tự động ngắt dòng, vì vậy không cần điều chỉnh chiều cao
- Bạn có thể viết thẻ trong tiêu đề và chân trang. Tuy nhiên, nếu bạn đặt nội dung như lịch sử sửa đổi (phát triển theo số lượng) ở chân trang, phía dưới tất cả các trang sẽ mở rộng. Chúng tôi khuyên bạn nên đặt lịch sử sửa đổi ở cuối phần thân
PowerPoint
- Giữ các khung bước nhất quán về thiết kế. Trộn "một bước trên một slide" và "hàng bảng" trong một mẫu sẽ làm cho nó không rõ mục thứ hai và các mục sau đi đâu
- Đối với thẻ ảnh, đặt chúng một mình trong hộp văn bản dành riêng cho ảnh. Vì nó dán để khớp với vị trí và kích thước của hình dạng, nếu đặt nó trong cùng một hộp với nội dung chính, nó sẽ chồng lên chữ
- Các thẻ chỉ có một giá trị cho mỗi tài liệu, chẳng hạn như tên tài liệu, mô tả, sửa đổi và ảnh bìa, cũng có thể được đặt trong slide master hoặc bố cục. Bạn có thể sử dụng chúng cho tiêu đề biểu mẫu in trên tất cả các trang. Các thẻ bước và lịch sử sửa đổi không thể được đặt vì một master được chia sẻ bởi tất cả các slide và không có cách nào để xác định mục nào sẽ sử dụng
- Khi viết trong slide master, hãy vẽ một hộp văn bản thay vì sử dụng placeholder (khung "Nhấp để nhập"). Văn bản bên trong placeholder sẽ không hiển thị trên slide
- Nếu bạn sử dụng hàng bảng làm khung cho danh sách, bảng có thể mở rộng vượt ra ngoài phía dưới của slide với nhiều bước. SOP có nhiều mục phù hợp hơn với cấu trúc "một bước trên một slide"
Đăng ký định dạng xuất
- Mở thanh bên "Từ điển / Mẫu"
- Tab "Mẫu" → Mở "Định dạng xuất"
- Nhấp vào "Đăng ký định dạng xuất"
- Nhập tên mẫu (ví dụ: Định dạng tiêu chuẩn thao tác của công ty). Tên này xuất hiện trong menu xuất
- Thả tệp bạn đã tạo hoặc nhấp để chọn nó
- Nhấp vào "Đăng ký"
Các định dạng đã đăng ký có sẵn cho mọi người trong nhóm. Trong danh sách, bạn có thể xác nhận tên mẫu, tên tệp, định dạng, ngày đăng ký và người đăng ký, cũng như tải xuống tệp gốc từ "Mở". Tên mẫu có thể được thay đổi sau từ [Đổi tên] trong danh sách (cần quyền Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn).
Tiêu đề mục
Trong danh sách dưới "Tiêu đề mục", bạn có thể bật / tắt việc thêm tiêu đề như "Mẹo làm việc:" trước văn bản phần thân khi chuyển Mẹo làm việc / Lưu ý chất lượng / Lưu ý quan trọng về an toàn. Nếu cột định dạng của bạn đã có tiêu đề, chọn "Không thêm" sẽ giúp nó dễ đọc hơn.
Xuất SOP
- Mở màn hình chi tiết của SOP bạn muốn xuất
- "Xuất" → Mở định dạng ("Excel", "Word" hoặc "PowerPoint")
- "Tiêu chuẩn" (thứ tự tiêu chuẩn của Dive) và tên của các định dạng xuất đã đăng ký xuất hiện
- Chọn tên định dạng bạn muốn sử dụng
Nếu không có định dạng xuất nào cho định dạng đó được đăng ký, "Excel", "Word" và "PowerPoint" sẽ hiển thị làm các mục riêng lẻ như trước đây, và sẽ được xuất theo thứ tự tiêu chuẩn của Dive.
Khi chuyển không hoạt động chính xác
| Triệu chứng | Những gì cần kiểm tra |
|---|---|
| Thông báo "Không có chỗ để chèn bước ◯ trong mẫu" xuất hiện và xuất không thành công | Không có đủ khung cho số lượng bước. Thêm khung vào mẫu cho số được hiển thị trong thông báo. Nếu các khung được xếp hàng trên một slide trong PowerPoint, đặt nó thành chỉ một khung sẽ tăng slide theo số bước |
| Thông báo "Không tìm thấy thẻ nhập trong mẫu" xuất hiện | Kiểm tra xem các thẻ có được nhập trực tiếp vào các ô, nội dung chính hoặc slide không. Trong Excel, các thẻ bên trong hộp văn bản hoặc hình dạng không được bao gồm |
| Chỉ có một khung cụ thể trống | Một lỗi trong thẻ có khả năng xảy ra. Sao chép từ danh sách trên màn hình và dán lại |
| Thông báo "Có lỗi trong kết hợp thẻ bắt đầu và kết thúc" xuất hiện | Có một vị trí chỉ có thẻ bắt đầu hoặc chỉ có thẻ kết thúc. Luôn bao quanh một khung với cả hai |
| Thông báo "Có hai hoặc nhiều khung có cùng số, vì vậy nội dung giống nhau được chuyển đến nhiều vị trí" xuất hiện | Các số bị trùng lặp khi xếp hàng các khung. Đánh số lại chúng |
| Thông báo "Có các thẻ bước trong tiêu đề và chân trang, vì vậy những cái đó được để trống" xuất hiện | Các thẻ bước được chia giữa nội dung chính và tiêu đề / chân trang. Hợp nhất các bước ở một vị trí |
| Thông báo "Các thẻ bước và lịch sử sửa đổi không thể được đặt trong slide master hoặc bố cục" xuất hiện | Trong PowerPoint, đặt các thẻ bước và lịch sử sửa đổi trên slide. Chỉ có các thẻ tên tài liệu, mô tả, sửa đổi và ảnh bìa có thể được đặt trong master hoặc bố cục |
| Thông báo "Các thẻ được viết trong placeholder sẽ không hiển thị trên slide" xuất hiện | Trong slide master, hãy vẽ một hộp văn bản thay vì sử dụng placeholder (khung "Nhấp để nhập"). Viết thẻ trong hộp văn bản đó |
| Ảnh không vừa hoặc vị trí thay đổi | Trong PowerPoint, đặt các thẻ ảnh một mình trong hộp văn bản dành riêng cho ảnh. Trong Excel, không chồng các hình dạng khác lên ô chứa ảnh |
| Lịch sử sửa đổi chỉ xuất hiện một phần | Không có đủ khung lịch sử sửa đổi. Chỉ số lượng phù hợp được chuyển theo thứ tự mới nhất trước, và thông báo xuất hiện lúc xuất |
| Văn bản bị cắt tắt | Chiều cao ô trong Excel không đủ. Đối với các mục trở nên dài, hãy hợp nhất ô theo chiều dọc hoặc tăng chiều cao hàng |