Từ [Chia sẻ] trong SOP, bạn có thể phát hành URL chia sẻ bên ngoài mà người nhận có thể mở không cần đăng nhập. Tính năng này hữu ích khi bạn muốn chia sẻ SOP cho những người chưa có tài khoản Dive, chẳng hạn như nhà thầu, đối tác kinh doanh hoặc người tham dự buổi thuyết minh.

💡 Nếu bạn còn băn khoăn “URL chia sẻ bên ngoài và lời mời khách có gì khác nhau?”, hãy đọc trước Chia sẻ SOP ra bên ngoài: Hướng dẫn chọn cách phù hợp. Trên một trang, bạn có thể xem sơ đồ quyết định và bảng so sánh.

URL bạn phát hành sẽ được bảo vệ bằng một trong các cách sau (hoặc cả hai).

Hạn hiệu lực: Sau ngày đã chỉ định, sẽ không thể truy cập được nữa.
Mật khẩu: Khi xem, người xem phải nhập mật khẩu.

Sau khi phát hành, bạn có thể thay đổi hạn, đổi mật khẩu (xoay vòng), vô hiệu hóa hoặc khôi phục URL. Lịch sử sẽ ghi lại ai đã phát hành SOP nào và vào lúc nào.

Trước khi dùng: Cần kích hoạt cho Nhóm

Tính năng chia sẻ bên ngoài được tắt theo mặc định vì lý do bảo mật. Để sử dụng, Chủ sở hữu cần cấu hình cài đặt cho Nhóm.

Về cách kích hoạt, xem Cài đặt cấm chia sẻ bên ngoài (bật/tắt chia sẻ bên ngoài)

Sau khi kích hoạt, người dùng có vai trò phù hợp sẽ có thể sử dụng tính năng này.

Phát hành URL chia sẻ bên ngoài

Mở SOP bạn muốn công khai ra bên ngoài
Nhấp vào nút [Chia sẻ] ở phía trên
Trong cửa sổ hiện ra, mở thẻ [Chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập)]
Bật công tắc [Đặt thời hạn hiệu lực], rồi chọn ngày hết hạn (URL sẽ hết hạn lúc 23:59 của ngày đã chọn)
Nếu cần, bật công tắc [Bảo vệ bằng mật khẩu] và nhập mật khẩu (xem chi tiết bên dưới)
Nếu cần, mở [Tùy chọn cách mở], bật [Mở từ bước được chỉ định], rồi chọn bước (người nhận sẽ bắt đầu xem từ bước bạn chọn, không phải từ đầu SOP)
Nếu cần, bật [Mở với chuyển tiếp tự động đang bật] (khi người nhận mở, phát sẽ bắt đầu ở trạng thái Lặp lại trong bước đang tắt, và khi phát xong mỗi bước thì tự động chuyển sang bước tiếp theo)
Nếu cần, bật [Mở bằng phát liên tục] (khi người nhận mở, sẽ bắt đầu ở chế độ phát liên tục và phát từ bước 1 liên tiếp như một video. Các câu hỏi sẽ được bỏ qua. Xem chi tiết tại Phát SOP liên tục như video (Phát liên tục))
Nếu cần, nhập Bình luận (ví dụ: “Dành cho Công ty XX” hoặc “Dùng cho buổi thuyết minh”. Nội dung này được ghi lại trong lịch sử phát hành và nhật ký kiểm toán)
Nhấp [Phát hành URL]. URL sẽ được sao chép vào clipboard, và mã QR sẽ được hiển thị

Bạn cũng có thể in mã QR theo bố cục in QR từ [Hiển thị màn hình in] nằm bên dưới mã QR.

Quy tắc bắt buộc khi phát hành (Hạn hiệu lực hoặc Mật khẩu)

Để phát hành URL, bạn phải đáp ứng ít nhất một trong các điều kiện sau.

[Đặt thời hạn hiệu lực] đang bật, và ngày được chọn là từ hôm nay trở đi
[Bảo vệ bằng mật khẩu] đang bật, và mật khẩu đã được nhập

Không thể phát hành URL khi cả hai tùy chọn đều tắt (“URL vĩnh viễn không được bảo vệ”). Nếu tắt hạn hiệu lực (biến thành URL không thời hạn), bắt buộc phải bảo vệ bằng mật khẩu.

Bảo vệ bằng mật khẩu

Nhập thủ công: Bạn có thể đặt mật khẩu tùy ý (tối đa 64 ký tự).
Tự động tạo: Nhấp nút [Tự động tạo] bên cạnh ô nhập, bạn có thể tạo ngay một mật khẩu ngẫu nhiên gồm 8 ký tự chỉ với một lần nhấp. Các ký tự dễ nhầm lẫn (0/O, 1/l/I, v.v.) đã được loại trừ.
Gửi mật khẩu cho người nhận riêng với URL: Để bảo mật, chúng tôi khuyến nghị không gửi mật khẩu qua cùng kênh với URL (ví dụ: cùng một email). Mật khẩu được lưu dưới dạng băm PBKDF2, và văn bản thuần (plaintext) không được lưu ở bất kỳ nơi nào khách (người nhận) có thể đọc trực tiếp.
Sau khi phát hành, bên dưới URL sẽ hiển thị “URL này được bảo vệ bằng mật khẩu. Mật khẩu: XXXX”, và bạn có thể dùng nút sao chép để chỉ sao chép mật khẩu.

Hoạt động ngay sau khi phát hành

URL sẽ được tự động sao chép vào clipboard. Hãy dán thẳng vào email hoặc chat để chia sẻ.
Mã QR được hiển thị ngay tại chỗ. Bạn cũng có thể dùng khi cần người khác quét tại hiện trường, như trong buổi thuyết minh.
Khi bật bảo vệ bằng mật khẩu, nhớ thông báo mật khẩu qua một kênh riêng.

Mở với ngôn ngữ được chỉ định

Mở [Tùy chọn cách mở] trong cửa sổ chia sẻ và bật ô chọn [Mở với ngôn ngữ được chỉ định]. Khi đó, bạn có thể chỉ định Ngôn ngữ hiển thị (29 ngôn ngữ) và ngôn ngữ dịch SOP cho URL và mã QR bạn phát hành. Bạn có thể gửi cho các cơ sở ở nước ngoài và nhân viên người nước ngoài những URL mở ngay từ đầu bằng ngôn ngữ đó.

Cài đặt này chỉ có hiệu lực khi URL được mở. Người xem có thể chọn lại ngôn ngữ sau khi mở, và cài đặt ngôn ngữ thông thường của họ sẽ không bị thay đổi. Xem chi tiết tại In mã QR hoặc sao chép URL chia sẻ.

Mở với chuyển tiếp tự động đang bật

Mở [Tùy chọn cách mở] trong cửa sổ chia sẻ và bật ô chọn [Mở với chuyển tiếp tự động đang bật]. Khi người xem mở URL đó, phát sẽ bắt đầu ở trạng thái Lặp lại trong bước đang tắt (trạng thái tự động chuyển sang bước tiếp theo). Khi phát xong một bước, hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo. Hãy dùng trong các tình huống như xem từ mã QR đã dán ở nơi công khai, hoặc xem khi đang bận tay với công việc.

Cài đặt này chỉ có hiệu lực khi URL được mở. Người xem có thể chuyển đổi Lặp lại trong bước sau khi mở, và các cài đặt thông thường được lưu trên thiết bị của họ sẽ không bị thay đổi. Về điều kiện để tự động chuyển sang bước tiếp theo, xem Cách dùng phát liên tục và chuyển bước tự động.

Trải nghiệm của người nhận

Người nhận chỉ cần mở URL là có thể xem SOP, không cần tài khoản Dive hay đăng nhập.
Với URL được bảo vệ bằng mật khẩu, ngay sau khi mở sẽ hiện màn hình nhập có nhãn [Được bảo vệ bằng mật khẩu]. Nhập đúng mật khẩu để xem SOP. Nhập sai mật khẩu thì không thể mở.
Khi truy cập URL sau thời hạn (23:59 của ngày đã chỉ định), sẽ không thể xem được nữa.
Ngay cả khi truy cập URL đã bị vô hiệu hóa, cũng không thể xem.
URL của người phát hành đã rời khỏi nhóm (ví dụ: đã bị vô hiệu hóa) thì không thể xem cho đến khi được tiếp quản.

Xem và quản lý lịch sử phát hành

Ở phía dưới thẻ [Chia sẻ] → [Chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập)] của cùng SOP, sẽ hiển thị lịch sử các URL đã phát hành cho SOP đó (danh sách rút gọn).

Sao chép URL: Bạn có thể sao chép lại cùng URL từ từng dòng của lịch sử.
Hiển thị cả URL đã vô hiệu hóa / đã hết hạn: Chuyển bằng công tắc (mặc định chỉ hiển thị các URL còn hiệu lực).
Chỉ mình tôi / Toàn bộ Nhóm chuyển đổi: Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm còn có thể xem các URL do toàn bộ nhóm phát hành.
[Chỉnh sửa / Chi tiết]: Từ góc trên bên phải của danh sách rút gọn, danh sách đầy đủ “URL chia sẻ bên ngoài đã phát hành” sẽ mở ra.

Danh sách URL chia sẻ bên ngoài đã phát hành (đầy đủ chức năng)

Trong danh sách đầy đủ, bạn có thể thực hiện các việc sau.

Sao chép URL: Sao chép URL hiện có để chia sẻ lại.
Thay đổi hạn: Chọn lại ngày và giờ để kéo dài hoặc rút ngắn hạn hiệu lực (nếu muốn không có thời hạn thì cần bảo vệ bằng mật khẩu).
Đổi mật khẩu (xoay vòng): Chỉ thay mật khẩu bằng giá trị mới mà không đổi URL. Hữu ích khi người nhận thay đổi hoặc có nguy cơ rò rỉ.
Hủy bảo vệ bằng mật khẩu: Chỉ được hủy bảo vệ bằng mật khẩu đối với URL có thời hạn. URL không có thời hạn không thể hủy vì mật khẩu là rào cản duy nhất.
Vô hiệu hóa: Từ đó trở đi, không cho phép truy cập URL này nữa. Dùng khi phát hành nhầm hoặc với đối tác đã ngừng giao dịch.
Khôi phục: Bật lại URL đã vô hiệu hóa. (Nếu URL đã hết hạn, hãy dùng cùng với việc thay đổi hạn hiệu lực.)
Tiếp quản: Khi người đã phát hành URL rời khỏi nhóm (ví dụ: bị vô hiệu hóa), URL đó sẽ chuyển thành “Tạm ngưng” và không thể mở. Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể chuyển danh sách sang [Toàn bộ Nhóm] rồi nhấp [Tiếp quản] để tiếp tục sử dụng URL như thể chính mình đã phát hành, giữ nguyên URL và mã QR. Nếu người đã phát hành được đưa trở lại nhóm, URL cũng sẽ mở lại được.
Kiểm tra chuyển tiếp tự động: Trong cột [Chuyển tiếp tự động] của danh sách, bạn có thể kiểm tra thiết lập (bật/tắt) đã có khi URL đó được phát hành.
Lọc: Tìm kiếm theo tên SOP, người phát hành hoặc bình luận, lọc theo trạng thái, và chuyển phạm vi giữa Chỉ mình tôi và Toàn bộ Nhóm.

※ Người phát hành, Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể xem mật khẩu đã đặt (văn bản thuần) từ danh sách đầy đủ (để chia sẻ lại nội bộ và xử lý các trường hợp không được chuyển tiếp thông tin mật khẩu). Token mà khách (người nhận) đọc trực tiếp không chứa văn bản thuần; chỉ lưu băm PBKDF2.

Kiểm toán và lưu vết

Các thao tác phát hành, vô hiệu hóa, khôi phục, thay đổi hạn hiệu lực và đổi mật khẩu của URL chia sẻ bên ngoài đều được ghi vào Nhật ký kiểm toán. Nhật ký lưu lại ai đã phát hành hoặc thao tác với SOP nào, vào lúc nào và với bình luận gì, nên bạn có thể dùng để đáp ứng các quy định vận hành nội bộ và yêu cầu kiểm toán.

Mẹo sử dụng hiệu quả

Đặt hạn ngắn: Đặt hạn hiệu lực ngắn nhất cần thiết theo mục đích sử dụng (mặc định là 7 ngày sau).
Chia sẻ có độ mật cao thì kết hợp mật khẩu: Nếu bảo vệ bằng mật khẩu cùng với hạn hiệu lực, SOP sẽ không thể xem được ngay cả khi chỉ có URL bị rò rỉ. Mẹo là hãy chuyển mật khẩu qua một đường khác với URL.
URL dùng lâu dài luôn phải bảo vệ bằng mật khẩu: URL không có thời hạn bắt buộc phải có bảo vệ bằng mật khẩu. Nếu thường xuyên chỉ xoay vòng mật khẩu, bạn có thể giữ nguyên việc phân phát URL mà vẫn an toàn.
Cách ghi bình luận: Khi phát hành, nếu ghi “Tên đối tác” và “Mục đích” vào bình luận thì sẽ dễ phân biệt trong danh sách lịch sử.
Vô hiệu hóa khi hết mục đích: Vô hiệu hóa ngay khi không còn cần, ví dụ sau buổi thuyết minh hoặc khi hợp đồng kết thúc, để giảm nguy cơ rò rỉ.
Lưu ý với SOP có độ mật cao: Bất kỳ ai biết URL đều có thể truy cập. Trước khi phát hành, hãy kiểm tra xem nội dung có thật sự được phép chia sẻ ra bên ngoài hay không.

Cách sử dụng tính năng Chia sẻ bên ngoài