Bạn có thể kiểm soát thư mục nào mà người dùng khách được mời có thể xem bằng cách chỉ định thư mục ở cấp độ thư mục. Bằng cách thêm khách vào một nhóm, rồi bật "Cho phép người dùng khách truy cập" chỉ cho những thư mục bạn muốn hiển thị trong các thư mục được lọc theo nhóm đó, bạn có thể kiểm soát khả năng hiển thị thư mục cho từng khách. Ví dụ: bạn có thể chỉ hiển thị các thư mục được phê duyệt từ Bộ phận Sản xuất cho khách từ Công ty đối tác A, trong khi ẩn các thư mục mà các bộ phận khác đã chia sẻ với khách.
Mời khách hàng có sẵn trong các gói Core, Pro và Enterprise. Để biết thêm thông tin về lời mời khách nói chung, hãy xem Lời mời khách là gì?
Cách khả năng hiển thị hoạt động
Khách chỉ xem các thư mục khi "Cho phép người dùng khách truy cập" được bật. Khả năng hiển thị sau đó thay đổi tùy thuộc vào việc liệu lọc thư mục có được áp dụng hay không:
- Thư mục không được lọc: hiển thị cho tất cả khách
- Thư mục có lọc: chỉ hiển thị cho khách thuộc về "nhóm có thể truy cập"
Các thư mục với "Cho phép người dùng khách truy cập" bị tắt sẽ không được hiển thị cho bất kỳ khách nào, ngay cả khi khách thuộc về một nhóm. Để kiểm soát khả năng hiển thị cho từng khách, hãy kết hợp các thư mục được lọc với tư cách thành viên nhóm.
Ví dụ về cấu hình
Dưới đây là một ví dụ về việc chỉ hiển thị các thư mục Bộ phận Sản xuất được phê duyệt cho khách từ Công ty đối tác A:
- Thêm khách của Công ty A vào nhóm "Bộ phận Sản xuất"
- Bật "Cho phép người dùng khách truy cập" chỉ cho các thư mục bạn muốn chia sẻ (ví dụ: "Cho các đối tác") trong các thư mục được lọc theo Bộ phận Sản xuất
Với cấu hình này, khách từ Công ty A sẽ chỉ xem SOP "Cho các đối tác". Các thư mục Bộ phận Sản xuất khác và các thư mục được lọc theo các bộ phận khác (ngay cả những thư mục bật "Cho phép người dùng khách truy cập") sẽ không được hiển thị.
Lưu ý: Khi một khách được thêm vào một nhóm, họ cũng sẽ kế thừa quyền truy cập từ các nhóm cha. Nếu có một nhóm cha ở trên Bộ phận Sản xuất (ví dụ: Trụ sở chính), khách từ Công ty A cũng sẽ xem các thư mục được lọc theo Trụ sở chính với "Cho phép người dùng khách truy cập" được bật.
Cách cấu hình
1. Thêm khách vào một nhóm
Thêm khách vào nhóm lọc các thư mục bạn muốn hiển thị (ví dụ: Bộ phận Sản xuất). Để có hướng dẫn, hãy xem Chỉnh sửa Nhóm trực thuộc của người dùng.
Bạn cũng có thể tạo một nhóm con dành riêng cho khách bên dưới nhóm đó (ví dụ: Bộ phận Sản xuất → Khách đối tác) và thêm khách vào đó. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để giữ cho các thành viên nội bộ và khách được tổ chức riêng biệt. Để có hướng dẫn về cách tạo nhóm, hãy xem Bước 5: Thiết lập nhóm (dành cho quản trị viên).
2. Bật quyền truy cập khách cho các thư mục bạn muốn hiển thị
- Mở thư mục bạn muốn hiển thị cho khách từ các thư mục được lọc theo Bộ phận Sản xuất
- Nhấp vào biểu tượng menu [...] ở phía trên cùng bên phải, rồi nhấp vào "Cài đặt hạn chế truy cập" → "Chỉnh sửa"
- Bật "Cho phép người dùng khách truy cập" và nhấp vào "Lưu"
[Hình ảnh: Hộp thoại Cài đặt hạn chế truy cập với "Cho phép người dùng khách truy cập" được bật cho thư mục được lọc theo Bộ phận Sản xuất]
Khi bạn bật cài đặt này cho một thư mục cha, tất cả các thư mục con sẽ được tự động chia sẻ với khách (bạn không thể tắt nó cho các thư mục con riêng lẻ). Chỉ bật tính năng này cho các thư mục bạn muốn hiển thị.
Cũng hãy xác minh rằng các thư mục bạn đang bật có áp dụng lọc nhóm (hoặc là các thư mục con của các thư mục được lọc). Nếu bạn bật tính năng này cho các thư mục chưa lọc, tất cả khách sẽ thấy chúng.
Phân tách quyền truy cập khách trong cùng một nhóm
Nếu bạn muốn chỉ hiển thị các thư mục "Cho Công ty A" cho khách từ Công ty A và chỉ "Cho Công ty B" cho khách từ Công ty B, hãy tạo các nhóm dành riêng cho khách cho mỗi công ty.
- Tạo một nhóm "Khách Công ty A" và thêm khách của Công ty A vào đó. Tạo đây là một nhóm riêng biệt, không phải là một nhóm con dưới Bộ phận Sản xuất
- Đối với thư mục "Cho Công ty A", bật "Áp dụng bộ lọc" trong Cài đặt hạn chế truy cập và chỉ định cả "Bộ phận Sản xuất" và "Khách Công ty A" làm các nhóm có thể truy cập
- Bật "Cho phép người dùng khách truy cập" và nhấp vào "Lưu"
- Lặp lại quy trình tương tự cho Công ty B với một nhóm "Khách Công ty B" và thư mục "Cho Công ty B"
Nếu bạn tạo các nhóm khách dưới dạng các nhóm con dưới Bộ phận Sản xuất, khách trong các nhóm con này sẽ kế thừa tư cách thành viên Bộ phận Sản xuất, điều này có nghĩa là họ sẽ xem tất cả các thư mục được lọc theo Bộ phận Sản xuất với "Cho phép người dùng khách truy cập" được bật (bao gồm cả thư mục "Cho Công ty B").
Tạo các thư mục "Cho Công ty A" ở cấp độ trang chủ hoặc trong các thư mục chưa lọc. Nếu thư mục cha chỉ được lọc theo Bộ phận Sản xuất, khách không thể truy cập các thư mục con được tạo trong đó.
Xác minh cấu hình
Ở mức cao nhất của màn hình khách hàng, các thư mục hàng đầu mà khách có thể xem sẽ được hiển thị. Các thư mục bên ngoài phạm vi này và các thư mục khách không thể xem sẽ không được liệt kê. Các thư mục con và SOP được hiển thị khi khách mở một thư mục. Sau khi cấu hình, hãy đăng nhập bằng tài khoản khách và xác minh rằng chỉ các thư mục dự định mới xuất hiện trong Danh sách SOP.
[Hình ảnh: Danh sách SOP chỉ hiển thị các thư mục khi truy cập khách được bật khi đăng nhập dưới dạng khách]
Ghi chú quan trọng
Khả năng hiển thị được kiểm soát ở cấp độ thư mục, không phải cho mỗi SOP. Bạn không thể hiển thị một số SOP và ẩn những SOP khác trong cùng một thư mục.
Câu hỏi thường gặp
Q. Nếu tôi thêm khách vào một nhóm, họ có thể xem tất cả các thư mục trong nhóm đó không?
A. Không. Khách chỉ xem các thư mục trong lọc của nhóm đó khi "Cho phép người dùng khách truy cập" được bật.
Q. Tôi có thể hiển thị cùng một thư mục cho khách từ nhiều công ty không?
A. Có. Bạn có thể thêm khách của mỗi công ty vào cùng một nhóm, hoặc chỉ định tất cả các nhóm khách cho mỗi công ty trong các nhóm có thể truy cập của thư mục.
Q. Điều gì xảy ra nếu tôi chỉ muốn chia sẻ một SOP với người dùng bên ngoài?
A. Bạn cũng có thể sử dụng URL Chia sẻ bên ngoài. Sự khác biệt được giải thích trong Chia sẻ SOP bên ngoài: hướng dẫn sử dụng (URL Chia sẻ bên ngoài / Mời khách).