Trước hết, hãy biết: có hai cách để chia sẻ SOP bên ngoài tổ chức của bạn
Dive cung cấp hai phương pháp để chia sẻ SOP với các bên bên ngoài, công ty đối tác, đối tác kinh doanh và những người khác mà bạn không muốn trộn lẫn vào các hoạt động Dive bình thường của mình. Hãy chọn phương pháp phù hợp với mục đích của bạn.
- ① Chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập): Phát hành một URL chỉ xem được bảo vệ bằng ngày hết hạn hoặc mật khẩu, và cho phép mọi người xem SOP chỉ bằng cách mở liên kết. Không cần đăng nhập và người nhận không cần chuẩn bị gì. Vì một URL được phát hành cho từng SOP riêng lẻ, phương pháp này phù hợp nhất cho việc chia sẻ một lần hoặc có mục đích cụ thể.
- ② Lời mời khách: Phát hành thông tin đăng nhập với quyền chia sẻ thông tin chỉ (chỉ xem, không bao gồm trong theo dõi đào tạo hoặc Báo cáo sử dụng), và vận hành họ dưới cùng một quản lý như các người dùng khác (Hạn chế Thư mục, Nhật ký kiểm toán, Giới hạn địa chỉ IP, SSO). Vì SOP được chia sẻ theo Thư mục, phương pháp này phù hợp nhất cho những người xem dài hạn hoặc liên tục.
Từ quan điểm bảo mật, chúng tôi khuyến nghị ② Lời mời khách là thực hành tiêu chuẩn. Nếu bạn chỉ cần chia sẻ một lần, hãy sử dụng ① Chia sẻ bên ngoài được bảo vệ bằng ngày hết hạn và mật khẩu.
Lời mời khách có thể được thay đổi thành bất kỳ cấp quyền nào khác (Người xem hoặc cao hơn) bất kỳ lúc nào. Khi bạn làm, số lượng sẽ tự động chuyển đổi giữa Lời mời khách và Số lượng tài khoản. Không cần mời lại.
Bạn nên chọn cái nào? (Quyết định nhanh)
Trả lời ba câu hỏi này và bạn sẽ biết phương pháp nào để sử dụng.
-
Người nhận sẽ xem cùng một SOP lặp đi lặp lại và dài hạn? (Bạn có muốn hiển thị nhiều SOP cùng nhau?)
- Có → Lời mời khách (bạn có thể chia sẻ nhiều SOP cùng nhau theo Thư mục)
- Không (một lần, chỉ vài ngày, hoặc một SOP tại một thời điểm) → Chia sẻ bên ngoài
-
Bạn có cần Nhật ký kiểm toán, Giới hạn địa chỉ IP, hoặc kiểm soát SSO?
- Có → Lời mời khách (cùng một kiểm soát áp dụng như những người dùng khác)
- Không → Bất kỳ phương pháp nào cũng được
-
Bạn có muốn tránh sử dụng Số lượng tài khoản?
- Có → Chia sẻ bên ngoài
- Không → Lời mời khách (bạn sử dụng lời mời khách theo số người, nhưng các gói Core và cao hơn cung cấp gấp 3 lần Số lượng tài khoản: Core 75, Pro 150, Enterprise 300)
Bảng so sánh (Khác nhau ở đâu?)
| ① Chia sẻ bên ngoài | ② Lời mời khách | |
|---|---|---|
| Đơn vị chia sẻ | Một URL cho mỗi SOP | Nhiều SOP cùng nhau theo Thư mục |
| Chuẩn bị cần thiết từ người nhận | Không cần (chỉ cần mở URL) | Cần đăng nhập (thông tin đăng nhập Dive) |
| Số lượng tài khoản | Không tiêu thụ | Sử dụng một khe Lời mời khách trên mỗi người (không được tính là Số lượng tài khoản. Miễn phí/Lite không khả dụng, Core hoặc cao hơn cung cấp 3x Số lượng tài khoản: Core 75, Pro 150, Enterprise 300) |
| Gói có sẵn | Lite hoặc cao hơn (Miễn phí không khả dụng). Tắt theo mặc định; Chủ sở hữu phải Kích hoạt | Core hoặc cao hơn (Miễn phí/Lite không khả dụng) |
| Ngày hết hạn và mật khẩu | Đặt cho mỗi URL (ngày hết hạn hoặc mật khẩu là bắt buộc) | Giống như những người dùng khác (không giới hạn, mật khẩu được quản lý) |
| Độ chi tiết truy cập | Cho mỗi URL của SOP | Đặt quyền bằng Thư mục hoặc Nhóm |
| Nhật ký kiểm toán | Ghi lại phát hành URL, hết hạn, kích hoạt lại, và thay đổi ngày hết hạn hoặc mật khẩu | Ghi lại các lần đăng nhập giống như những người dùng khác (lượt xem SOP không được ghi lại) |
| Giới hạn địa chỉ IP | Ngoài phạm vi | Được tính vào thống kê (Cài đặt bảo mật của Nhóm áp dụng) |
| Kiểm soát SSO | Ngoài phạm vi | Được tính vào thống kê |
| Cách danh sách SOP xuất hiện | Chỉ SOP cho URL đó | Thư mục được phép xuất hiện ở đầu danh sách (mục phụ xuất hiện khi bạn mở Thư mục đó. Tên Thư mục bên ngoài hoặc không thể xem không xuất hiện) |
| Theo dõi đào tạo và phát triển | Ngoài phạm vi | Ngoài phạm vi (không bao gồm trong Phân công Khóa học hoặc Bản đồ kỹ năng) |
| Tổng hợp Báo cáo sử dụng | Ngoài phạm vi | Ngoài phạm vi tổng hợp (khách vẫn có thể sử dụng Lịch sử xem và Yêu thích bình thường) |
| Tạo và chỉnh sửa SOP | Không thể (chỉ xem) | Không thể (chỉ xem) |
| Thay đổi quyền | — | Có thể được thay đổi thành bất kỳ quyền nào khác bất kỳ lúc nào (số lượng tự động chuyển đổi giữa Lời mời khách và Số lượng tài khoản) |
| Dùng tốt nhất cho | Họp báo cáo một lần, gửi báo giá cho đối tác kinh doanh, chia sẻ vật liệu tạm thời, chỉ hiển thị một SOP này | Công ty đối tác dài hạn, nhân viên tại chỗ, hiển thị nhiều SOP theo thời gian |
| Cẩn thận | Nếu URL bị rò rỉ, có thể bị xem (khuyến nghị bảo vệ bằng mật khẩu) | Yêu cầu cùng một nỗ lực quản lý như những người dùng khác (Cài đặt Nhóm, v.v.) |
Hướng dẫn sử dụng chi tiết cho mỗi loại
- ① Chia sẻ bên ngoài: Cách sử dụng Chia sẻ bên ngoài (các bước phát hành, bảo vệ bằng mật khẩu, quản lý lịch sử, hết hạn)
- ① Kích hoạt/Vô hiệu hóa Chia sẻ bên ngoài (dành cho quản trị viên): Cài đặt hạn chế chia sẻ bên ngoài (kích hoạt/vô hiệu hóa Chia sẻ bên ngoài)
- ② Lời mời khách: Lời mời khách là gì? (chi tiết, lời mời, quyền truy cập)