Lưu ý quan trọng: Có 2 cách để chia sẻ SOP bên ngoài

Dive cung cấp hai phương pháp để chia sẻ SOP với các bên bên ngoài, nhà thầu, đối tác kinh doanh và những người khác không phải là phần của hoạt động Dive thông thường của bạn. Chọn phương pháp phù hợp nhất với mục đích của bạn.

• Tùy chọn 1: URL Chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập): Phát hành URL chỉ xem được bảo vệ bằng ngày hết hạn hoặc mật khẩu. Những người nhận chỉ cần mở URL để xem SOP - không cần đăng nhập hoặc chuẩn bị từ phía họ. Vì bạn phát hành một URL cho mỗi SOP, phương pháp này hoạt động tốt nhất cho việc chia sẻ một lần, được chỉ định.
• Tùy chọn 2: Lời mời khách (hạn ngạch lời mời khách): Phát hành quyền dựa trên đăng nhập, chỉ chia sẻ thông tin (chỉ xem / không được bao gồm trong đào tạo, phát triển hoặc Báo cáo sử dụng) hoạt động dưới cùng một kiểm soát như những người dùng khác (giới hạn thư mục, nhật ký kiểm toán, giới hạn IP, SSO). Vì bạn chia sẻ theo thư mục, phương pháp này phù hợp với những người xem lâu dài hoặc liên tục.

Lưu ý: Từ góc độ bảo mật, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Tùy chọn 2 (lời mời khách) làm thực hành tiêu chuẩn. Để chia sẻ chỉ một lần, hãy bảo vệ Tùy chọn 1 (URL bên ngoài) với cả ngày hết hạn và mật khẩu.

Lưu ý: Có thể thay đổi lời mời khách thành bất kỳ mức quyền nào khác (người xem hoặc cao hơn) bất kỳ lúc nào. Hạn ngạch được sử dụng tự động chuyển đổi giữa hạn ngạch lời mời khách và hạn ngạch quyền chủ sở hữu đến người xem. Không cần phải mời lại.

Làm thế nào để chọn (hướng dẫn quyết định nhanh)

Trả lời 3 câu hỏi này để xác định phương pháp sử dụng:

1. Người nhận sẽ xem SOP giống nhau nhiều lần, dài hạn? (Bạn muốn hiển thị nhiều SOP cùng một lúc?)
   • Có -> Lời mời khách (chia sẻ theo thư mục)
   • Không (một lần / ngắn hạn / một SOP tại một thời điểm) -> URL Chia sẻ bên ngoài
2. Bạn có cần nhật ký kiểm toán, giới hạn IP hoặc kiểm soát SSO?
   • Có -> Lời mời khách (cùng một kiểm soát như những người dùng khác)
   • Không -> Phương pháp nào cũng được
3. Bạn muốn tránh sử dụng hạn ngạch?
   • Có -> URL Chia sẻ bên ngoài
   • Không -> Lời mời khách (sử dụng một khe, nhưng các gói Core trở lên bao gồm 3 lần số lượng tài khoản trong hạn ngạch lời mời khách: Core = 75 / Pro = 150 / Enterprise = 300)

Bảng so sánh (khác nhau ở đâu?)

Hướng dẫn sử dụng chi tiết cho mỗi phương pháp

• Tùy chọn 1: URL Chia sẻ bên ngoài: Cách sử dụng chia sẻ bên ngoài (phát hành, bảo vệ mật khẩu, lịch sử, hết hạn)
• Tùy chọn 1: Kích hoạt / Vô hiệu hóa URL chia sẻ bên ngoài (dành cho quản trị viên): Cài đặt cấm chia sẻ ra ngoài (kích hoạt / vô hiệu hóa chia sẻ bên ngoài)
• Tùy chọn 2: Lời mời khách: Lời mời khách là gì (chi tiết, mời, cấp quyền truy cập)

Tham khảo

• Cách in mã QR / sao chép URL chia sẻ
• Cài đặt hạn chế truy cập thư mục (bao gồm cài đặt quyền người dùng khách)
• Hiểu vai trò người dùng và hạn ngạch quyền
• Cách chia sẻ các tài liệu video được tải lên