Tính năng này tự động tìm kiếm các ký tự trong tệp được liên kết với "Tệp liên quan" trong SOP để khớp với tên bước Dive, sau đó chèn các liên kết để mở trực tiếp từng bước cùng lúc. Bạn không cần chỉ định hàng hoặc ô nào để chèn. Vì nội dung và bố cục không thay đổi, bạn có thể sử dụng tệp với định dạng ban đầu.
Nếu thực hiện thủ công, bạn sẽ phải tìm kiếm từng mục trong tài liệu, tra cứu URL cho mỗi bước và chèn chúng. Điều này không thực tế với các biểu mẫu kiểm tra có hàng chục mục. Tính năng này thực hiện so khớp và chèn cùng một lần, cho phép bạn xác minh danh sách "bước nào khớp ở vị trí nào trong tệp" trước khi chèn.
Không giống như tính năng xuất PDF, Excel, PowerPoint tạo tệp mới từ nội dung Dive, tính năng này chỉ thêm liên kết vào tệp bạn đã có và trả về. Sử dụng tính năng này khi bạn muốn kết nối các bảng kiểm tra hoặc tiêu chuẩn thao tác được sử dụng hàng ngày tại hiện trường trực tiếp với SOP video mà không cần tạo lại chúng.
Tính năng xuất này có sẵn trong các gói Pro và Enterprise. Nó được thực hiện từ trình duyệt máy tính bởi người có thể chỉnh sửa SOP. Ngoài ra, bạn cần quyền người dùng cho phép tải xuống tệp đính kèm.
Tệp được chỉ định
Tệp được liên kết trong bảng điều khiển "Tệp liên quan" trên tab "Thông tin cơ bản" của màn hình chỉnh sửa SOP phải đáp ứng các điều kiện sau. Nút "Thêm liên kết Dive" sẽ chỉ được hiển thị trên hàng của tệp đáp ứng các điều kiện này.
- Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm), hoặc PDF (.pdf)
- Các định dạng cũ .doc / .xls / .ppt không được hỗ trợ. Mặc dù có thể tải chúng lên làm tài liệu tham khảo cho tính năng Trích xuất AI, nhưng chèn liên kết không được hỗ trợ vì cần phải trả về tệp gốc như cũ. Vui lòng chuẩn bị lại tệp đã lưu ở định dạng mới
- Phải là tệp được tải lên Dive (tệp bên ngoài được đăng ký dưới dạng URL không được hỗ trợ vì không thể truy xuất)
- PDF không được bảo vệ bằng mật khẩu
Nó không chỉ áp dụng cho SOP được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho tính năng Trích xuất AI, mà còn áp dụng cho các bảng kiểm tra và biểu mẫu kiểm tra được liên kết sau này. Cài đặt "Vai trò" của tệp không quan trọng.
Thêm liên kết
- Mở tab "Thông tin cơ bản" trên màn hình chỉnh sửa SOP và mở bảng điều khiển "Tệp liên quan"
- Nhấp vào "Thêm liên kết Dive" trên hàng của tệp mục tiêu
- So khớp các ký tự trong tệp với tên bước bắt đầu tự động và màn hình xác nhận mở
- Nếu có bất kỳ bước nào bạn không muốn thêm, hãy bỏ chọn hộp kiểm ở bên trái
- Nhấp vào "Tải xuống" hoặc "Thay thế tệp liên quan trong Dive"
Cách đọc màn hình xác nhận
Kết quả so khớp được chia thành ba loại dựa trên mức độ khớp.
- Khớp hoàn toàn — Tên bước và ký tự trong tệp giống nhau (so sánh bỏ qua kích thước ký tự toàn và nửa chiều, khoảng trắng, số và ký hiệu ở đầu dòng)
- Khớp một phần — Tên bước được chứa đúng như vậy trong ký tự của tệp
- Ước tính — Các ký tự không hoàn toàn khớp. Điều này xảy ra khi ký tự bị hỏng trong các tài liệu được quét. Mức độ khớp được hiển thị dưới dạng %
Trong "Vị trí chèn" và "Chữ tại vị trí đó", hiển thị vị trí liên kết thực tế được thêm vào và ký tự được viết ở đó. Nếu không phải là vị trí dự kiến, hãy bỏ chọn. Bạn sẽ không thêm liên kết vào các bước bị bỏ chọn.
Đối với PDF, các hình ảnh trang được xếp chồng lên nhau ở bên phải. Nhấp vào một hàng trong bảng để điều hướng đến vị trí đó và khung sẽ nhấp nháy. Khung màu cam là "Ước tính". Bạn có thể kéo để đổi chiều rộng của đường ranh giới giữa bảng và hình ảnh trang.
Các bước không thể thêm liên kết được liệt kê cùng lúc ở đầu màn hình.
- Bước không tìm thấy trong tệp
- Ngoài phạm vi — Bước với tên bước dưới 3 ký tự hoặc bước có tên bước giống nhau nhiều lần
Sự khác biệt giữa tải xuống và thay thế
Tải xuống
Tải xuống tệp với các liên kết được chèn ngay lập tức. Tên tệp sẽ là "tên_tệp_gốc_with_links.extension". Sử dụng cái này nếu bạn phân phối nó bên ngoài Dive.
Thay thế tệp liên quan trong Dive
Lưu tệp có các liên kết được chèn vào Dive và thay thế nội dung tệp liên quan. Tệp được truy cập từ SOP luôn là phiên bản mới nhất với các liên kết.
Ngay cả sau khi thay thế, tệp gốc trước khi thêm liên kết sẽ được giữ lại. Khi bạn chạy "Thêm liên kết Dive" lần tiếp theo, nó luôn được tạo lại từ bản gốc, vì vậy các liên kết sẽ không bị chèn gấp đôi.
Liên kết được chèn
Những gì được nhúng là URL Dive để mở trực tiếp bước đó. Khi bạn nhấp vào nó, màn hình phát lại Dive sẽ bắt đầu từ bước đó.
URL bản thân nó không có quyền xem. Việc có thể mở hay không được xác định bởi quyền truy cập thư mục sau khi đăng nhập vào Dive. Nếu bạn chưa đăng nhập hoặc không có quyền xem thư mục đó, SOP sẽ không hiển thị ngay cả khi bạn nhấp vào. Không thể nhúng URL chia sẻ bên ngoài.
Để biết cách chia sẻ SOP với những người bên ngoài công ty, hãy xem "Chia sẻ SOP bên ngoài: Hướng dẫn sử dụng (URL chia sẻ bên ngoài / mời khách)".
Những gì thay đổi và những gì không thay đổi trong tệp gốc
Các ký tự có liên kết được hiển thị bằng màu xanh và gạch chân để cho người nhận biết rằng chúng có thể bấm (ngoại trừ PDF). Nội dung, bố cục và định dạng tài liệu không thay đổi.
- Excel — Đặt siêu liên kết vào ô tương ứng và làm cho ký tự có màu xanh và gạch chân. Đường kẻ, tô màu, căn chỉnh và định dạng hiển thị kế thừa định dạng gốc. Giá trị ô, công thức, kích thước hàng/cột, hình dạng và hộp kiểm không bị ảnh hưởng
- Word — Tạo các ký tự trong đoạn văn tương ứng thành liên kết và áp dụng kiểu ký tự "Siêu liên kết" tiêu chuẩn của Word. Định dạng đoạn và bố cục không thay đổi
- PowerPoint — Tạo các ký tự trong đoạn văn tương ứng thành liên kết. Màu và gạch chân tuân theo định dạng siêu liên kết của chủ đề. Vị trí, kích thước hình dạng và kích thước ký tự không thay đổi
- PDF — Thêm vùng liên kết vào trang. Vì nội dung trang không bị ảnh hưởng, hình thức ban đầu được bảo toàn (liên kết không nhìn thấy được)
Khi không thêm được liên kết
Để tránh phân phối các liên kết đến bước sai, chúng tôi áp dụng chính sách không thêm những thứ không thể xác định được. Các liên kết sẽ không được thêm trong các trường hợp sau.
- Khi cách diễn đạt hoặc kết thúc khác nhau (ví dụ, "Khóa đạo cụ" và "Khóa đạo cụ" được coi là ký tự khác nhau)
- Khi tên bước dưới 3 ký tự
- Khi có nhiều bước có cùng tên bước (không thể xác định bước nào, vì vậy chúng tôi không thêm vào cả hai)
- Khi cùng một ký tự xuất hiện ở nhiều vị trí trong tệp. Ví dụ, khi tên bước xuất hiện cả trong mục lục và nội dung chính. Chúng tôi chỉ thêm khi có thể thu hẹp thành một vị trí trong phạm vi bị giới hạn bởi các bước xung quanh
- Trong Excel, chúng tôi chỉ xem các ô chứa ký tự. Một liên kết trên mỗi ô và một vị trí trên mỗi bước
- Trong Word và PowerPoint, các đoạn có liên kết đã được đặt trước đó không được chỉ định (để tránh phá vỡ các liên kết gốc). Nếu tên bước trải dài trên nhiều đoạn, cũng không thể thêm
- Trong Word, các đoạn bên trong hộp văn bản hoặc hình dạng, hoặc các đoạn có lịch sử thay đổi còn lại cũng không được chỉ định
- Trong PDF, ký tự được xoay không được chỉ định
Nếu không khớp được bất kỳ cái nào, sẽ hiển thị "Không tìm thấy tên bước khớp trong tệp" và tệp sẽ không được tạo. Tên bước sẽ dễ khớp hơn nếu bạn làm cho chúng gần với cách viết trong tài liệu gốc hơn.
Khi SOP được sửa đổi
Các liên kết được chèn trỏ đến số thứ tự của bước. Nếu bạn thay đổi tên bước hoặc sắp xếp lại các bước sau khi thêm liên kết, các liên kết trong tệp đã xuất sẽ tiếp tục trỏ đến các bước bị lệch.
Khi bạn cố gắng xuất bản ở trạng thái này, xác nhận "Tệp đã xuất kèm liên kết sẽ trở nên lỗi thời" sẽ xuất hiện. Sau khi xuất bản, chạy "Thêm liên kết Dive" một lần nữa từ "Thông tin cơ bản" → "Tệp liên quan" để xuất tệp lại.
Nếu tên bước và thứ tự không thay đổi trong bản sửa đổi, xác nhận này sẽ không xuất hiện. Các liên kết trong tệp đã xuất cũng có thể được sử dụng như hiện tại.
Về so khớp tên bước
So khớp tên bước đang được cải thiện liên tục. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn nhận thấy các trường hợp được dán tốt hoặc các trường hợp được dán ở những nơi không mong muốn.