Từ nút Chia sẻ trong SOP của bạn, bạn có thể phát hành một "URL chia sẻ bên ngoài đã phát hành" mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập mà không cần đăng nhập. Sử dụng tính năng này để chia sẻ các SOP với nhà cung cấp, đối tác kinh doanh, những người tham dự sự kiện và những người khác không có tài khoản Dive.
💡 Không chắc chắn về "URL chia sẻ bên ngoài so với lời mời khách"? Trước tiên, hãy đọc Hướng dẫn chia sẻ SOP bên ngoài: phương pháp sử dụng nào. Một trang bao gồm cây quyết định và bảng so sánh.
URL bạn phát hành được bảo vệ bằng một hoặc cả hai cách sau:
- Đặt thời hạn hiệu lực: Sau khi ngày được chỉ định trôi qua, không thể truy cập URL nữa
- Mật khẩu: Người xem phải nhập mật khẩu khi truy cập
Sau khi phát hành, bạn có thể thay đổi ngày hết hạn, xoay mật khẩu, vô hiệu hóa hoặc kích hoạt lại URL. Lịch sử được giữ lại cho biết ai phát hành SOP nào và khi nào.
Trước khi bắt đầu: cần kích hoạt nhóm
Chia sẻ bên ngoài bị tắt theo mặc định vì lý do bảo mật. Để sử dụng nó, Chủ sở hữu phải bật nó trong cài đặt nhóm.
- Để biết các bước kích hoạt, hãy xem Hạn chế chia sẻ bên ngoài (bật/tắt chia sẻ bên ngoài)
Sau khi kích hoạt, những người dùng có vai trò thích hợp có thể sử dụng tính năng này.
Phát hành URL chia sẻ bên ngoài
- Mở SOP bạn muốn chia sẻ bên ngoài
- Nhấp vào nút Chia sẻ ở đầu trang
- Trong modal xuất hiện, mở tab Chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập)
- Bật tắt Đặt thời hạn hiệu lực ON và chọn ngày hết hạn (thời hạn là 23:59 vào ngày được chỉ định)
- Nếu cần, bật tắt Bảo vệ bằng mật khẩu ON và nhập mật khẩu (chi tiết bên dưới)
- Nếu cần, bật tắc Mở từ bước được chỉ định ON và chọn một bước (người nhận sẽ bắt đầu xem từ bước được chọn, không phải từ đầu SOP)
- Nếu cần, bật tắc Mở với chuyển tiếp tự động đang bật ON (khi người nhận mở URL, phát lại trong bước sẽ bị tắt theo mặc định, và khi phát lại bước kết thúc, nó sẽ tự động chuyển đến bước tiếp theo)
- Nếu cần, nhập Bình luận (ví dụ: "Cho Công ty ABC", "Cho buổi thông tin", v.v. Nó sẽ vẫn còn trong lịch sử phát hành và nhật ký kiểm toán)
- Nhấp Phát hành URL. URL được sao chép vào clipboard của bạn và mã QR được hiển thị
Từ Hiển thị màn hình in bên dưới mã QR, bạn cũng có thể in theo bố cục in QR.
Các quy tắc bắt buộc để phát hành (hết hạn HOẶC mật khẩu)
Khi phát hành URL, nó phải đáp ứng ít nhất một trong những điều sau:
- Đặt thời hạn hiệu lực ON với ngày hôm nay hoặc sau đó
- Bảo vệ bằng mật khẩu ON và mật khẩu được nhập
Bạn không thể phát hành URL vĩnh viễn trần trụi với cả hai tùy chọn OFF. Nếu bạn muốn tắt hết hạn (làm cho nó trở thành URL vĩnh viễn), bảo vệ mật khẩu trở thành bắt buộc.
Bảo vệ bằng mật khẩu
- Nhập thủ công: Đặt bất kỳ mật khẩu nào bạn thích (tối đa 64 ký tự)
- Tự động tạo: Nhấp nút Tự động tạo bên cạnh trường nhập để tức thì tạo mật khẩu 8 ký tự ngẫu nhiên được tạo từ các ký tự dễ phân biệt (không bao gồm 0/O, 1/l/I, v.v.)
- Thông báo cho người nhận qua kênh riêng biệt: Vì lý do bảo mật, chúng tôi khuyên bạn nên gửi mật khẩu qua một đường khác với URL (không phải email giống nhau). Mật khẩu được lưu trữ dưới dạng băm PBKDF2 và không được giữ dưới dạng văn bản thuần túy nơi khách (người nhận) có thể đọc trực tiếp
- Sau khi phát hành, "URL này được bảo vệ bằng mật khẩu. Mật khẩu: XXXX" xuất hiện bên dưới URL, và bạn có thể sao chép chỉ mật khẩu bằng nút sao chép
Hành động ngay sau khi phát hành
- URL tự động được sao chép vào clipboard của bạn. Dán nó trực tiếp vào email hoặc trò chuyện để chia sẻ
- Mã QR được hiển thị ngay tức thì. Bạn cũng có thể sử dụng nó để quét tại chỗ trong các buổi thông tin và các sự kiện tương tự
- Nếu bảo vệ mật khẩu ON, đừng quên thông báo cho người nhận qua kênh riêng biệt về mật khẩu
Mở với ngôn ngữ được chỉ định
Nếu bạn bật tắc Mở với ngôn ngữ được chỉ định ON trong modal chia sẻ, URL và mã QR bạn phát hành sẽ cho phép bạn chỉ định ngôn ngữ hiển thị (29 ngôn ngữ) và bản dịch SOP khi mở. Bạn có thể phân phối các URL mở dưới dạng ngôn ngữ đó ngay từ đầu cho các địa điểm nước ngoài hoặc nhân viên không nói tiếng Nhật.
Thông số này chỉ áp dụng khi URL đó được mở. Người nhận có thể chọn ngôn ngữ khác sau khi mở, và cài đặt ngôn ngữ thông thường của họ sẽ không được thay đổi. Để biết chi tiết, hãy xem Tôi muốn in mã QR / sao chép URL chia sẻ.
Mở với chuyển tiếp tự động đang bật
Nếu bạn bật tắc Mở với chuyển tiếp tự động đang bật ON trong modal chia sẻ, khi URL đó được mở, phát lại bắt đầu với phát lại trong bước bị tắt (tự động chuyển sang bước tiếp theo). Khi phát lại bước kết thúc, nó tự động chuyển sang bước tiếp theo. Sử dụng điều này cho các mã QR được đăng, xem trong khi tay bạn bận rộn, và các tình huống tương tự.
Thông số này chỉ áp dụng khi URL đó được mở. Người nhận có thể chuyển đổi phát lại trong bước sau khi mở, và cài đặt thông thường của họ được lưu trữ trên thiết bị của họ sẽ không được thay đổi. Để biết các điều kiện tự động chuyển sang bước tiếp theo, hãy xem Cách sử dụng phát lại liên tục và nâng cao bước tự động.
Trải nghiệm của người nhận
- Người nhận có thể xem SOP mà không cần tài khoản Dive hoặc đăng nhập bằng cách đơn giản mở URL
- Đối với các URL được bảo vệ bằng mật khẩu, màn hình nhập Được bảo vệ bằng mật khẩu xuất hiện ngay sau khi mở. SOP được hiển thị sau khi nhập mật khẩu chính xác. Mật khẩu không chính xác sẽ không mở nó
- Sau khi ngày và thời gian hết hạn (23:59 vào ngày được chỉ định) trôi qua, URL không thể truy cập được nữa
- URL bị vô hiệu hóa không thể truy cập được
Xem và quản lý lịch sử phát hành
Trong SOP giống nhau của bạn, tab Chia sẻ > Chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập), bên dưới bạn sẽ thấy lịch sử (danh sách mini) các URL được phát hành cho SOP đó.
- Sao chép URL: Sao chép lại URL giống nhau từ mỗi hàng trong lịch sử
- Cũng hiển thị đã vô hiệu hóa / hết hạn: Bật tắc để chuyển đổi (mặc định chỉ hiển thị những cái hoạt động)
- Chỉ mình tôi / Toàn bộ Nhóm bật tắc: Chủ sở hữu và quản trị viên nhóm có thể xem các URL do tất cả các thành viên nhóm phát hành
- Chỉnh sửa / Chi tiết: Từ phía trên bên phải của danh sách mini, danh sách "URL chia sẻ bên ngoài đã phát hành" có đầy đủ tính năng mở ra
Danh sách đầy đủ các URL chia sẻ bên ngoài đã phát hành
Trong danh sách đầy đủ, bạn có thể thực hiện những điều sau:
- Sao chép URL: Sao chép URL hiện có để chia sẻ lại
- Thay đổi ngày hết hạn: Chọn ngày và giờ mới để kéo dài hoặc rút ngắn hết hạn (để làm cho nó vĩnh viễn, bảo vệ mật khẩu là bắt buộc)
- Xoay mật khẩu: Giữ URL giống nhau nhưng thay thế mật khẩu bằng mật khẩu mới. Thuận tiện khi người nhận thay đổi hoặc nếu có nguy hiểm bị rò rỉ
- Loại bỏ bảo vệ mật khẩu: Bạn chỉ có thể loại bỏ bảo vệ mật khẩu từ các URL có thời hạn (các URL vĩnh viễn không thể loại bỏ nó vì mật khẩu là giá trị duy nhất của nó)
- Vô hiệu hóa: URL không thể truy cập được nữa (sử dụng này cho phát hành ngẫu nhiên hoặc khi đối tác kinh doanh rời đi)
- Kích hoạt lại: Kích hoạt lại URL bị vô hiệu hóa (kết hợp với thay đổi ngày hết hạn nếu thời hạn đã qua)
- Xác nhận chuyển tiếp tự động: Trong cột Chuyển tiếp tự động của danh sách, bạn có thể thấy cài đặt (bật/tắt) cho khi URL đó được phát hành
- Lọc: Tìm kiếm theo tên SOP, người phát hành hoặc bình luận; lọc theo trạng thái; chuyển đổi phạm vi giữa chỉ mình tôi và toàn bộ nhóm
Lưu ý: Người phát hành, chủ sở hữu và quản trị viên nhóm có thể thấy mật khẩu được đặt (văn bản thuần túy) từ danh sách đầy đủ (để chia sẻ lại nội bộ và sửa các thông báo bị bỏ sót). Token mà khách (người nhận) đọc trực tiếp không chứa văn bản thuần túy - chỉ có bám PBKDF2 được lưu trữ.
Kiểm toán và dấu vết
Tất cả phát hành, vô hiệu hóa, kích hoạt lại, thay đổi ngày hết hạn và thay đổi mật khẩu cho các URL chia sẻ bên ngoài được ghi lại trong Nhật ký kiểm toán. Ghi lại cho biết ai phát hành hoặc vận hành SOP nào và khi nào với bình luận nào, vì vậy bạn có thể sử dụng nó để đáp ứng các quy tắc hoạt động nội bộ và yêu cầu kiểm toán.
Mẹo sử dụng hiệu quả
- Giữ hết hạn ngắn: Đặt hết hạn tối thiểu cần thiết cho trường hợp sử dụng của bạn (mặc định là 7 ngày)
- Sử dụng bảo vệ mật khẩu cho chia sẻ nhạy cảm: Kết hợp với hết hạn, bảo vệ mật khẩu có nghĩa là chỉ URL sẽ không bị rò rỉ nội dung nhạy cảm. Chìa khóa là gửi mật khẩu qua kênh khác với URL
- Luôn bảo vệ các URL có thể sử dụng lại dài hạn bằng mật khẩu: Các URL vĩnh viễn yêu cầu bảo vệ mật khẩu. Bạn có thể duy trì bảo mật bằng cách xoay chỉ mật khẩu thường xuyên trong khi giữ nguyên phân phối URL
- Sử dụng bình luận cho hoạt động: Bao gồm tên người nhận và mục đích trong bình luận phát hành giúp dễ dàng xác định các URL trong danh sách lịch sử
- Vô hiệu hóa khi không còn cần: Sau buổi thông tin hoặc khi hợp đồng kết thúc, vô hiệu hóa URL để giảm nguy hiểm rò rỉ
- Cẩn thận với các SOP nhạy cảm: Tính năng này cho phép bất kỳ ai có URL truy cập nó. Trước khi phát hành, xác nhận rằng nội dung thích hợp để chia sẻ bên ngoài