Chúng tôi đã thực hiện một cuộc xem xét toàn diện về các tính năng xuất SOP. Chúng tôi đã thêm tính năng xuất Word và thiết kế lại PDF tiêu chuẩn để trông giống như một biểu mẫu in ấn. Tính năng Định dạng xuất (mà chúng tôi phát hành vào ngày 21 tháng 8, cho phép bạn xuất theo định dạng của công ty) bây giờ hỗ trợ các Mẫu Word và PowerPoint ngoài Excel.

Xuất Định Dạng Tùy Chỉnh bây giờ hỗ trợ Word và PowerPoint

Tính năng Định dạng xuất được phát hành vào ngày 21 tháng 8 chỉ hỗ trợ các Mẫu Excel (.xlsx / .xlsm). Trong bản phát hành này, bạn bây giờ có thể đăng ký các Mẫu Word (.docx / .docm) và PowerPoint (.pptx / .pptm). Cách bạn viết các thẻ hợp nhất giống nhau trên tất cả các định dạng.

Các Mẫu đã đăng ký của bạn xuất hiện với các tên của chúng trong "Xuất" → "Excel", "Word", và "PowerPoint" trong màn hình chi tiết SOP. Khi bạn đăng ký một Mẫu, nó xuất hiện ở cùng một cấp với "Tiêu chuẩn".

●Cách các khung Bước mở rộng khác nhau tùy theo định dạng

• Word: chỉ đặt một khung Bước. Các hàng tăng theo số lượng các Bước. Bạn không cần phải viết các số
• PowerPoint: nếu định dạng của bạn đặt một Bước trên một slide, việc đặt một khung trên slide sẽ làm tăng các slide theo số lượng các Bước. Nếu định dạng của bạn sử dụng hai hoặc nhiều slide cho mỗi Bước, hãy đặt thẻ bắt đầu trên slide đầu tiên và thẻ kết thúc trên slide cuối cùng, và chuỗi sẽ mở rộng. Nếu định dạng của bạn đặt một bảng Danh sách trên một slide, hãy đặt một khung trong một hàng của bảng và các hàng sẽ mở rộng
• Excel: như trước đây, bạn xếp các khung nhiều như bạn cần. Điều này khác với hai định dạng khác vì chúng tôi giữ nguyên số hàng để bảo tồn các công thức, cài đặt in, và tham chiếu macro

●Những lưu ý quan trọng khi tạo các Mẫu PowerPoint

• Đặt các thẻ Bước và Lịch sử sửa đổi trên chính slide đó, không phải trong các slide master hoặc bố cục
• Các thẻ được viết trong các placeholder "Nhấp để thêm" không có hiệu lực. Vẽ một hộp Văn bản và viết các thẻ bên trong nó
• Đặt các thẻ ảnh trong hộp Văn bản riêng có kích thước phù hợp với các ảnh. Nếu bạn đặt chúng cùng hình dạng với văn bản thân, văn bản sẽ trùng lặp

●Chúng tôi đã chuẩn bị các Mẫu mẫu trong Excel, Word, và PowerPoint

Từ "Cách tạo mẫu" trong màn hình cài đặt, bạn có thể tải các mẫu trong cả ba định dạng. Bạn không phải xây dựng từ đầu — bạn chỉ có thể thêm các thẻ hợp nhất vào các Mẫu bạn đã sử dụng.

●Điều kiện sử dụng

• Có sẵn trên gói Enterprise
• Các định dạng tệp được hỗ trợ là .xlsx / .xlsm / .docx / .docm / .pptx / .pptm, tối đa 50 MB mỗi tệp
• Quản trị viên Nhóm và những người ở trên có thể đăng ký và xóa các Mẫu; những người dùng có quyền xuất SOP có thể xuất
• Điều hướng đến "Từ điển / Mẫu" trong menu bên, sau đó "Mẫu", sau đó "Định dạng xuất"

Để biết cách tạo các Mẫu, các bước đăng ký, và danh sách các thẻ, hãy xem Xuất các SOP theo định dạng công ty của bạn (Định dạng xuất).

PDF Tiêu chuẩn bây giờ có bố cục giống biểu mẫu

Trước đây, PDF Tiêu chuẩn có trang bìa đầu tiên, tiếp theo là một Bước trên mỗi trang. Vì các trang tăng theo số lượng các Bước, một SOP 20 Bước trở thành 21 trang, quá dày để phân phối trong trường và khó quét. Chúng tôi đã nghe được phản hồi này và thiết kế lại nó để trông giống như một tài liệu tiêu chuẩn công việc thực tế.

Chúng tôi đã thiết kế lại PDF Tiêu chuẩn để sử dụng một định dạng gần hơn với các tài liệu tiêu chuẩn công việc thực tế.

●Nội dung bắt đầu ở trang 1 mà không có trang bìa riêng biệt

Trang 1 bắt đầu với một tổng quan (mô tả ở bên trái, hình ảnh bìa ở bên phải), tiếp theo ngay là danh sách Bước. Chúng tôi đã loại bỏ nhu cầu xoay trang trước khi bắt đầu công việc.

●Mỗi trang hiển thị tên tài liệu, Rev, và số trang trong một hộp ở đầu trang

Bây giờ bất kỳ trang nào bạn kéo ra đều rõ ràng cho thấy SOP nào và phiên bản nào của nó. Chúng tôi đã loại bỏ phần chân trang và dấu "Bí mật" xuất hiện ở dưới cùng trước đây. Phân loại bí mật là dành riêng cho từng khách hàng — chúng tôi không thể áp dụng nó thống nhất trên tất cả các SOP. Nếu bạn cần đánh dấu một bản xuất là bí mật, hãy thêm nó trong mẫu Định dạng xuất tùy chỉnh của bạn.

●Các Bước xuất hiện trong một bảng 3 cột với một Bước trên mỗi hàng

• Từ trái sang phải, các cột là "Ảnh thu nhỏ", "Quy trình làm việc", và "Lưu ý quan trọng về an toàn / Ghi chú"
• Các URL nhảy và Mã QR cho mỗi Bước xếp chồng theo chiều dọc trong cột Ảnh thu nhỏ (hoặc trong cột Quy trình làm việc nếu không hiển thị các Ảnh thu nhỏ)
• Tiêu đề cột lặp lại ở đầu mỗi trang
• Chiều cao hàng điều chỉnh theo lượng nội dung cho mỗi Bước, và các đường ngang tách biệt mỗi Bước
• Kích thước ảnh được thiết kế để khoảng 4 Bước phù hợp trên một trang

●Lịch sử sửa đổi được biên soạn trên trang cuối cùng

●Bạn bây giờ có thể chọn những mục nào để xuất

Trước đây chỉ Excel cho phép bạn chọn các mục xuất. Bây giờ PDF và Word cũng vậy. Bạn có thể chọn những mục nào để đưa vào: Ảnh thu nhỏ / Tiêu đề Bước / Chi tiết Bước / Mẹo làm việc / Lưu ý chất lượng / Lưu ý quan trọng về an toàn / Câu hỏi / Âm thanh (phụ đề) / Lịch sử sửa đổi (trang cuối cùng). Khi bạn loại trừ một mục, toàn bộ cột đó sẽ biến mất khỏi bản in.

●Phông chữ Noto Sans JP được nhúng

Các phông chữ được nhúng trong PDF nên nó hiển thị giống hệt trên bất kỳ thiết bị nào, ngay cả khi thiết bị đó không có phông chữ được cài đặt.

Thêm tính năng xuất Word

Trước đây, Dive có thể xuất sang PDF, Excel, PowerPoint, và MP4. Word không được hỗ trợ. Các khách hàng sử dụng Word để quản lý các tài liệu tiêu chuẩn công việc phải sao chép thủ công nội dung từ các bản xuất PDF hoặc Excel.

Với bản phát hành này, "Word" đã được thêm vào menu "Xuất" trong màn hình chi tiết SOP. Chọn nó và xuất dưới dạng .docx ngay lập tức. Vì tệp được xuất có thể chỉnh sửa được trong Word, bạn có thể thực hiện điều chỉnh để phù hợp với định dạng công ty của bạn hoặc dán nó vào các tài liệu khác.

●Bố cục giống PDF Tiêu chuẩn

Cấu trúc giống nhau: tổng quan ở trang 1, tiếp theo là danh sách Bước, và Lịch sử sửa đổi ở trang cuối cùng. Các bản xuất PDF và Word trông giống hệt nhau nên bạn sẽ nhận được cùng một bản in theo cách này.

●Điều kiện sử dụng

• Có sẵn trên các gói Core, Pro, và Enterprise (điều kiện tương tự như Xuất PDF và Xuất ra Excel)
• Chạy từ "Xuất" → "Word" trong màn hình chi tiết SOP
• Bạn có thể chọn những mục nào để xuất và có nên bao gồm các URL nhảy và Mã QR khi bạn xuất

Tác động đến việc sử dụng hiện tại

Nội dung của các SOP đã được tạo chưa thay đổi. Các tệp bạn đã xuất không bị ảnh hưởng.

Bố cục PDF Tiêu chuẩn đã thay đổi kể từ bản xuất này trở đi. Nó không còn là một Bước trên mỗi trang nữa, và nó không còn có trang bìa, phần chân trang, hoặc dấu bí mật. Nếu bạn cần bố cục cũ, hãy đăng ký định dạng công ty của bạn trong tính năng Định dạng xuất (gói Enterprise) và sử dụng điều đó. Bố cục của các bản xuất Excel và PowerPoint Tiêu chuẩn chưa thay đổi.

Thông tin liên quan

• Xuất các SOP theo định dạng công ty của bạn (Định dạng xuất)
• Xuất PDF / Excel / Word / PowerPoint / Gắn URL nhảy tới cho mỗi Bước
• Quy trình phê duyệt

Cảm ơn bạn đã sử dụng Dive.