Chúng tôi đã thêm các trường tồn tại trong hướng dẫn công việc tiêu chuẩn của bạn nhưng bị thiếu trong SOP của Dive. Chúng tôi cũng cung cấp chức năng để xác định SOP nào cần được cập nhật khi các bộ phận hoặc vật liệu thay đổi, cũng như để yêu cầu sửa đổi với phân công và thời hạn.

1. Số Tài Liệu, Vật Dụng Sử Dụng, và Thời Gian Tiêu Chuẩn Được Thêm vào SOP

Chúng tôi đã so sánh hướng dẫn công việc tiêu chuẩn từ các khách hàng sản xuất, bảo trì và chế biến thực phẩm. Mặc dù các ngành khác nhau, nhưng định dạng là như nhau trên tất cả các ngành. Ba trường này đã thiếu trong SOP của Dive. Tất cả các cấp độ gói có thể sử dụng tính năng này.

Số tài liệu — Số tham chiếu của bạn để quản lý. Nhập nguyên trạng trong thông tin cơ bản của SOP. Nếu SOP có cùng số đã tồn tại, bạn sẽ nhận được thông báo.
Vật dụng sử dụng — Đăng ký theo loại, tên, số bộ phận và số lượng. Các công cụ, vật liệu, hàng tiêu hao, thiết bị bảo vệ và các vật dụng khác được sử dụng trong công việc xuất hiện trên bìa SOP.
Thời gian tiêu chuẩn — Giá trị cơ bản cho mỗi bước. Tổng cộng xuất hiện trong thông tin cơ bản.

●Nhóm của bạn xác định các nhãn loại

Trường "Loại" cho các vật dụng sử dụng (công cụ, vật liệu, thiết bị bảo vệ, v.v.) có thể được chỉnh sửa bởi nhóm của bạn trong màn hình Từ điển / Mẫu. Bạn cũng có thể nhập từ các cài đặt ngành. Chỉ những mục bị thiếu mới được thêm, vì vậy bạn có thể nhập nhiều lần mà không tạo bản sao.

●Những nơi các trường này xuất hiện

Trình phát — Hiển thị số tài liệu, vật dụng sử dụng, và thời gian tiêu chuẩn tổng cộng trên màn hình khởi động và danh sách bước. Thời lượng tính bằng giây cho mỗi bước cũng xuất hiện.
Danh sách SOP và thẻ — Hiển thị số tài liệu và vật dụng sử dụng.
Tìm kiếm — Tìm kiếm theo số tài liệu (khớp hoàn toàn) và theo tên cũng như số bộ phận của các vật dụng sử dụng. Số tài liệu chỉ sử dụng khớp hoàn toàn để tránh chọn các bộ phận khác từ các kết quả khớp một phần của số bộ phận.
Xuất — Đưa vào PDF, Word, Excel và xuất dạng tùy chỉnh. Các tùy chọn xuất cho phép bạn chọn có đưa từng trường hay không.

●Các giá trị được giữ lại theo phiên bản

Ba trường này được giữ lại cho mỗi phiên bản của SOP. Khi bạn xuất một phiên bản trước đó, bạn sẽ thấy các giá trị của phiên bản đó. Bạn có thể theo dõi những gì đã thay đổi giữa các bản sửa đổi. Điều này ngăn chặn những thay đổi nội dung thực chất vượt qua phê duyệt.

●Về thời gian tiêu chuẩn

Thời gian tiêu chuẩn là giá trị cơ bản được đặt bởi con người. Độ dài video chỉ được sử dụng làm "đề xuất giá trị ban đầu" và không thay đổi tự động khi bạn thay thế video. Nếu giá trị cơ bản thay đổi mỗi lần bạn quay lại, nó sẽ mất giá trị của nó như một cơ sở cho giờ làm việc. Các giá trị thay đổi hàng loạt chỉ khi bạn nhấn "Khớp tất cả các bước với độ dài video."

Tổng cộng là tổng của chỉ những bước có giá trị được nhập. Thậm chí nếu bạn nhập giá trị chỉ cho một số bước, tổng cộng không biến mất. Trình phát hiển thị tổng cộng này cùng với số bước có giá trị được đặt.

2. AI Trích Xuất Vật Dụng Sử Dụng từ Video và Tài Liệu

Khi bạn sử dụng phân tích video AI hoặc tạo SOP từ các tài liệu hiện có, bạn có thể chọn trích xuất các vật dụng được sử dụng. AI xác định các công cụ và vật liệu được sử dụng trong công việc và liệt kê chúng trên bìa SOP.

Bạn có thể sử dụng trích xuất khi chèn video hoặc tài liệu vào SOP hiện có, không chỉ khi tạo mới. Chèn thêm các bước, vì vậy các vật dụng được sử dụng trên bìa được nối thêm, không được thay thế. Các mục có cả tên và số bộ phận giống nhau được coi là bản sao và không được thêm. Thứ tự hiện có được giữ lại.

3. Tìm Bản Sửa Đổi — Xác Định SOP Bị Ảnh Hưởng và Yêu Cầu Cập Nhật

Khi các bộ phận hoặc vật liệu thay đổi, bạn có thể không biết SOP nào cần được cập nhật. Chúng tôi đã thêm "Tìm bản sửa đổi" vào màn hình Kế hoạch Tạo. Kế hoạch Tạo có sẵn với gói Pro và cao hơn.

●Cách tìm kiếm

Nhập những gì đã thay đổi (tên bộ phận, số bộ phận, tên vật liệu, tên công cụ, số tài liệu, v.v.) và nhấn "Tìm". Danh sách các SOP bị ảnh hưởng xuất hiện. Nếu có nhiều mục, hãy phân tách chúng bằng dấu ngắt dòng hoặc dấu phẩy.

Kết quả cho thấy nơi kết quả khớp xảy ra. Các kết quả khớp với các giá trị được đăng ký cho vật dụng sử dụng hoặc số tài liệu xuất hiện trước, theo sau là các kết quả khớp trong văn bản của các bước. Số bước được hiển thị. Bạn cũng có thể sử dụng cùng một lọc như trong màn hình tìm kiếm SOP.

●Yêu cầu sửa đổi trực tiếp

Chọn một SOP từ danh sách và nhấn "Gửi yêu cầu" để yêu cầu hàng loạt các bản sửa đổi với nội dung sửa đổi, phân công, thời hạn và lý do sửa đổi. Các yêu cầu xuất hiện trong "Việc tôi phụ trách" của người được giao việc. Khi bạn công bố SOP đích, yêu cầu sẽ tự động đóng lại. SOP đích và các vị trí khớp được tự động ghi lại cho mỗi yêu cầu.

Lý do sửa đổi mà bạn chọn ở đây sẽ trở thành mặc định khi người được giao việc công bố. Nếu bạn đã ánh xạ một quy trình phê duyệt với lý do sửa đổi, quy trình đó cũng được chọn (có thể ưu tiên hơn các mặc định của nhóm; người tạo yêu cầu vẫn có thể thay đổi nó).

●Cải thiện bổ sung

Danh sách Kế hoạch Tạo hiện cho thấy ai giao việc và khi nào.
Nếu ai đó ngoài nhóm của bạn được giao việc, bạn không thể thay đổi phân công (bạn không thể tự giao lại việc). Màn hình vẫn hiển thị với một nhãn "(Ngoài nhóm của bạn)".
Email nhắc nhở về thời hạn hiện sử dụng cách diễn đạt cụ thể cho các yêu cầu sửa đổi.

4. Tìm Từ Điểm Thay Đổi — Xác Định SOP Cần Sửa Đổi Bằng Cách So Sánh Bảng Kế Toán Excel tại Hai Thời Điểm

Nếu bạn có bảng tính Excel ghi lại các thay đổi (chẳng hạn như nhật ký thay đổi bộ phận hoặc nhật ký sửa đổi bản vẽ), bạn có thể so sánh nó tại hai thời điểm, trích xuất các giá trị đã thay đổi và chuyển chúng trực tiếp đến "Tìm bản sửa đổi" (mục 3 ở trên). Sử dụng "Tìm theo điểm thay đổi" từ màn hình Tìm bản sửa đổi.

●Cách sử dụng

Đăng ký một bảng kế toán. Bạn có thể sử dụng tệp Excel cục bộ (.xlsx / .xlsm) hoặc tệp trên Teams, SharePoint hoặc OneDrive.
Thêm các thời điểm. Nếu bạn chỉ định tệp Microsoft 365, bạn có thể sau đó nhấn "Nhập bản mới nhất của tệp gốc" để thêm các thời điểm mới (không thêm nếu nội dung không thay đổi).
Chọn hai thời điểm để so sánh. Các hàng đã thay đổi, thêm hoặc xóa xuất hiện.
Chọn hộp cho các từ được tạo từ những hàng đó và tìm kiếm SOP trực tiếp.

●Theo dõi các thay đổi ngay cả khi các hàng được thêm

Bảng kế toán phát triển theo thời gian. Nếu bạn chỉ so sánh các vị trí hàng tương tự, việc thêm một hàng khiến mọi thứ sau đó xuất hiện là "đã thay đổi". Dive khớp hàng trước, sau đó so sánh ô, vì vậy "chỉ giá trị torque đã thay đổi" xuất hiện là một thay đổi duy nhất. Chỉ định cột khóa (chẳng hạn như số bộ phận) cho bảng kế toán của bạn làm cho sự khớp chính xác hơn.

5. Thời Gian Tiêu Chuẩn Được Điền Tự Động Khi Tạo SOP từ Video Phân Tích Công Việc

Khi bạn tạo SOP từ video mẫu được lắp ráp trong Phân Tích Công Việc (Phân Tích Thời Gian), giá trị ban đầu cho thời gian tiêu chuẩn hiện được tự động điền cho mỗi bước. Thời gian tiêu chuẩn sử dụng các thời gian được xác nhận cho công việc yếu tố trong phân tích công việc.

Nếu bạn chia các bước để khớp công việc yếu tố, thời gian tính bằng giây được điền như hiện tại.
Nếu bạn kết hợp các bước, thời gian tổng cộng được điền.
Các phần cắt không trở thành bước, vì vậy chúng không được tính.

Tự động điền hoạt động cho dù bạn tạo từ trang tài liệu, tạo mới từ "Tạo từ video" của modal tạo mới, hay thêm video vào SOP hiện có. Tự động điền chỉ áp dụng khi tạo; sau đó, thay thế hoặc tạo lại video không cập nhật thời gian tiêu chuẩn.

Tác Động đến Khách Hàng Hiện Tại

SOP mà bạn đã tạo tiếp tục hoạt động như hiện tại. Số tài liệu, vật dụng sử dụng, và thời gian tiêu chuẩn bắt đầu trống. Bạn chỉ điền các giá trị cho SOP cần chúng. Không cần thay đổi cài đặt từ phía bạn.

Thông Tin Liên Quan

Lập Kế Hoạch Bảo Trì và Quản Lý Tiến Độ

Tôi có thể sửa đổi một hướng dẫn hiện có một phần không? Tôi có thể giữ lịch sử sửa đổi không?

Tích Hợp Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive)

Cảm ơn bạn vì sử dụng Dive liên tục.