Chúng tôi đã xem xét toàn bộ chức năng xuất của Hướng dẫn thực hiện công việc. Chúng tôi đã thêm chức năng xuất Word và thiết kế lại PDF tiêu chuẩn thành dạng gần giống như biểu mẫu giấy tờ. Tính năng Định dạng xuất được phát hành vào ngày 21 tháng 8 (xuất theo định dạng của công ty bạn) hiện cho phép bạn đăng ký các mẫu Word và PowerPoint ngoài Excel.

① Định dạng xuất hiện hỗ trợ các mẫu Word và PowerPoint

Tính năng Định dạng xuất được phát hành vào ngày 21 tháng 8 trước đây chỉ cho phép bạn đăng ký các mẫu Excel (.xlsx / .xlsm). Với bản phát hành này, bạn hiện có thể đăng ký các mẫu Word (.docx / .docm) và PowerPoint (.pptx / .pptm). Cách viết thẻ hợp nhất giống nhau bất kể định dạng.

Khi bạn đăng ký một mẫu, tên của nó sẽ xuất hiện cùng với tùy chọn Tiêu chuẩn dưới Xuất > Excel, Word và PowerPoint trên màn hình chi tiết SOP. Khi có mẫu được đăng ký, cả mẫu Tiêu chuẩn và mẫu tùy chỉnh của bạn sẽ xuất hiện ở cùng một cấp độ.

● Cách các Bước mở rộng khác nhau theo định dạng

• Word: Chỉ đặt một khung Bước. Các hàng tăng theo số lượng Bước. Bạn không cần phải nhập số Bước.
• PowerPoint: Nếu mẫu của bạn hiển thị một Bước trên mỗi slide với một khung trên mỗi slide, các slide tăng theo số lượng Bước. Nếu mẫu của bạn sử dụng hai hoặc nhiều slide cho mỗi Bước, hãy đặt thẻ bắt đầu trên slide đầu tiên và thẻ kết thúc trên slide cuối cùng, và chuỗi đó sẽ tăng. Nếu mẫu của bạn đặt một bảng danh sách trên một slide, việc làm cho hàng bảng trở thành khung sẽ làm tăng các hàng.
• Excel: Như trước đây, bạn xếp chồng lên nhau bao nhiêu khung tùy ý. Để bảo tồn công thức, cài đặt in và tham chiếu macro mà không thay đổi số hàng, định dạng này chỉ khác biệt với hai định dạng khác ở điểm này.

● Lưu ý khi tạo các mẫu PowerPoint

• Đặt các thẻ Bước và Lịch sử sửa đổi trên slide đó, không phải trong Slide Master hoặc Bố cục
• Các thẻ được viết bên trong các placeholder "Nhấp để thêm" sẽ không được phản ánh. Vẽ một hộp văn bản và viết các thẻ bên trong nó
• Đối với các thẻ ảnh, hãy đặt chúng riêng lẻ trong một hộp văn bản được định kích thước cho nơi bạn muốn ảnh xuất hiện. Nếu bạn viết chúng vào cùng một hình dạng với nội dung văn bản, ảnh sẽ trùng lặp với các ký tự

● Chúng tôi đã chuẩn bị các mẫu mẫu trong Excel, Word và PowerPoint

Từ "Cách tạo mẫu" trong màn hình cài đặt, bạn có thể Tải xuống các mẫu mẫu cho cả ba định dạng. Bạn không cần phải tạo từ đầu - bạn chỉ có thể thêm các thẻ hợp nhất vào các mẫu bạn đã sử dụng.

● Điều khoản sử dụng

• Có sẵn trên gói Enterprise
• Các định dạng tệp có thể đăng ký là .xlsx / .xlsm / .docx / .docm / .pptx / .pptm, lên tới 50 MB cho mỗi tệp
• Đăng ký và xóa mẫu có thể được thực hiện bởi Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn; xuất có thể được thực hiện bởi bất kỳ ai có quyền xuất SOP
• Vị trí cài đặt là menu bên Từ điển / Mẫu > Mẫu > Định dạng xuất

Để được hướng dẫn cách tạo, đăng ký và danh sách đầy đủ các thẻ, xem Xuất SOP của bạn theo định dạng của công ty (Định dạng xuất).

② PDF tiêu chuẩn được thiết kế lại để phù hợp với các biểu mẫu giấy tờ

PDF tiêu chuẩn trước đây có trang bìa làm trang đầu tiên, tiếp theo là một Bước trên một trang. Vì số lượng trang tăng lên cùng với số lượng Bước, một SOP có 20 Bước sẽ trở thành 21 trang, quá dày để in ra giấy và khó quét qua. Chúng tôi nhận được phản hồi rằng cần cải thiện.

Với bản phát hành này, chúng tôi đã thiết kế lại nó thành một định dạng danh sách tương tự như các tiêu chuẩn công việc thực tế.

● Không có trang bìa; nội dung bắt đầu từ trang 1

Tổng quan (mô tả ở bên trái, hình ảnh bìa ở bên phải) xuất hiện ở đầu trang 1 và danh sách Bước bắt đầu ngay bên dưới. Chúng tôi đã loại bỏ thực hành chèn trang bìa yêu cầu lật qua trước khi công việc có thể bắt đầu.

● Tên tài liệu, Rev và số trang xuất hiện ở đầu tất cả các trang có đường viền

Điều này đảm bảo rằng bất kỳ ai cũng có thể xác định SOP nào và bản sửa đổi nào mà một trang thuộc về, ngay cả khi nó bị loại bỏ khỏi tài liệu. Chân trang được hiển thị trước đó ở phía dưới và dấu "Bí mật" màu đỏ đã bị dừng. Phân loại xử lý được xác định bởi mỗi khách hàng, và điều này không chính xác để Dive in đồng nhất nó trên tất cả các SOP. Nếu bạn cần hiển thị thông báo bảo mật, hãy thêm nó vào phía Định dạng xuất (mẫu tùy chỉnh) và sử dụng điều đó.

● Các Bước được hiển thị trong một bảng ba cột, một Bước cho mỗi hàng

• Ba cột từ trái sang phải là Ảnh thu nhỏ, Các Bước công việc và Thông tin an toàn quan trọng / Cảnh báo
• URL nhảy tới và Mã QR cho mỗi Bước được xếp chồng lên nhau theo chiều dọc trong cột Ảnh thu nhỏ (chúng xuất hiện trong cột Bước công việc khi không hiển thị ảnh thu nhỏ)
• Tiêu đề cột lặp lại ở đầu mỗi trang
• Chiều cao hàng thay đổi tùy theo lượng nội dung cho mỗi Bước, với các đường ngang đánh dấu các phân chia Bước
• Kích thước ảnh được thiết kế sao cho khoảng 4 Bước vừa vặn trên một trang

● Lịch sử sửa đổi được hợp nhất trên trang cuối cùng

● Bạn hiện có thể chọn những mục nào cần xuất

Trước đây, chỉ Excel cho phép bạn chọn các mục xuất. Bây giờ PDF và Word cũng cho phép lựa chọn này. Bạn có thể chọn những mục nào cần đưa vào từ Ảnh thu nhỏ, Tiêu đề của bước, Chi tiết Bước, Mẹo làm việc / Lưu ý chất lượng / Thông tin an toàn quan trọng, Bài kiểm tra, Âm thanh (phụ đề) và Lịch sử sửa đổi (trang cuối cùng). Khi bạn bỏ chọn một mục, cột đó bị xóa khỏi trang in.

● Phông chữ Noto Sans JP được nhúng

Phông chữ PDF được nhúng, do đó văn bản sẽ hiển thị với cùng một vẻ ngoài trên bất kỳ thiết bị nào, bất kể nó có phông chữ đó hay không.

③ Xuất Word đã được thêm vào

Trước đây, Dive có thể xuất các tệp ở định dạng PDF, Excel, PowerPoint và MP4, nhưng không phải Word. Các khách hàng quản lý các tiêu chuẩn công việc trong Word không có lựa chọn nào khác ngoài việc sao chép thủ công nội dung từ PDF hoặc Excel.

Với bản phát hành này, "Word" đã được thêm vào menu Xuất trên màn hình chi tiết SOP. Chọn nó và bạn có thể xuất trực tiếp dưới dạng tệp .docx. Vì bạn có thể chỉnh sửa tệp được xuất trực tiếp trong Word, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh để phù hợp với định dạng của công ty bạn và dán nội dung vào các tài liệu khác.

● Bố cục giống như PDF tiêu chuẩn

Cấu trúc giống như PDF: tổng quan trên trang đầu tiên, danh sách Bước sau đó và Lịch sử sửa đổi trên trang cuối cùng. Cả PDF và Word sẽ có cùng một vẻ ngoài khi in.

● Điều khoản sử dụng

• Có sẵn trên các gói Core, Pro và Enterprise (điều khoản giống như xuất PDF và xuất Excel)
• Thực hiện từ Xuất > Word trên màn hình chi tiết SOP
• Bạn có thể chọn những mục nào cần xuất và liệu có bao gồm URL nhảy tới và Mã QR cho mỗi Bước tại thời điểm xuất

Tác động đến cách sử dụng hiện tại

Nội dung của các SOP đã Đã tạo trước đây không có thay đổi. Không ảnh hưởng đến các tệp đã xuất trước đây.

Bố cục PDF tiêu chuẩn thay đổi kể từ bản xuất này. Nó không còn ở định dạng một Bước trên một trang và không còn bao gồm trang bìa hoặc dấu "Bí mật" và số trang ở phía dưới. Nếu bạn cần bố cục trước đó, hãy đăng ký định dạng của công ty bạn trong Định dạng xuất (gói Enterprise) và sử dụng cách đó. Các bố cục Excel và PowerPoint tiêu chuẩn chưa thay đổi.

Thông tin liên quan

• Xuất SOP của bạn theo định dạng của công ty (Định dạng xuất)
• PDF / Excel / Word / PowerPoint xuất / Thêm URL nhảy tới cho mỗi Bước
• Quy trình phê duyệt

Cảm ơn bạn đã tiếp tục sử dụng Dive ◎