Bạn có thể đăng ký các tệp hiện có như PDF hoặc URL dưới dạng SOP trong Dive mà không cần chia nhỏ thành các bước, giữ nguyên bố cục của chúng. Bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng quản lý SOP như tổ chức theo thư mục, thiết lập quyền truy cập, tìm kiếm và ghi lại lịch sử xem, vì vậy bạn có thể phân phối các tệp đang được sử dụng tại trang web mà không cần thay đổi giao diện của chúng.

Cài đặt được định cấu hình từ màn hình chỉnh sửa SOP. Người dùng có thể chỉnh sửa SOP sẽ thực hiện các thay đổi từ trình duyệt PC.

SOP dựa trên tệp là gì

SOP tiêu chuẩn được tạo bằng cách gán video, hình ảnh và văn bản cho các bước. SOP dựa trên tệp không có các bước và là định dạng hiển thị một tệp đã đăng ký duy nhất.

Nếu bạn muốn chia nhỏ nội dung tệp thành các bước bằng cách sử dụng AI, vui lòng xem Tạo SOP từ tệp (hỗ trợ Excel, Word, PowerPoint). Để biết cách lựa chọn giữa hai loại này, hãy xem "Bạn muốn nhập tệp như thế nào" trong bài viết này.

Định dạng tệp được chấp nhận

Khi bạn nhấp vào "Chọn tệp", ba tab xuất hiện: "PDF", "URL" và "Excel, v.v., Khác". Chọn từ các tài liệu đã được tải lên hoặc tải lên ngay tại chỗ. Gần như không có hạn chế về định dạng tệp, nhưng cách tệp xuất hiện khi xem tùy thuộc vào định dạng.

PDF

PDF được hiển thị nguyên trạng trên màn hình Dive. PDF là định dạng phù hợp nhất để xem tại trang web.

URL

Bạn có thể đăng ký các trang từ cổng thông tin nội bộ và các nguồn tương tự. Nếu trang khác cho phép nhúng, trang sẽ được hiển thị trong màn hình; nếu không, nó sẽ được hiển thị bằng "Mở trong cửa sổ mới".

Excel, v.v., Khác

Ngoài Excel, Word và PowerPoint, bạn có thể đăng ký các tệp nén như zip, tệp CAD và tệp văn bản (txt, csv, md, v.v.).

Tuy nhiên, video, hình ảnh, PDF và mô hình 3D (fbx) không thể được tải lên "Khác" vì chúng được xử lý trong các tab chuyên dụng của riêng chúng (bạn sẽ thấy thông báo "Không thể tải loại tệp này lên dưới dạng 'Khác'"). Nếu bạn muốn tạo video hoặc hình ảnh thành SOP, vui lòng tạo nó dưới dạng SOP tiêu chuẩn.

Vì các tệp "Khác" không thể được hiển thị trong trình duyệt, nút "Tải xuống" sẽ được hiển thị khi xem và người dùng sẽ tải xuống và mở tệp (tệp văn bản như txt và csv có thể được hiển thị trong màn hình trong một số trường hợp).

Tuy nhiên, đối với các tệp Excel, Word và PowerPoint đã hoàn thành xử lý AI, phiên bản được chuyển đổi thành PDF được hiển thị trong màn hình. Khi bạn tải xuống, bạn nhận được tệp gốc (.xlsx, v.v.). Các tệp chưa được xử lý bởi AI sẽ được tải xuống và mở.

Việc tải xuống có sẵn hay không tùy thuộc vào quyền dựa trên vai trò. Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng (Tải xuống, xuất và chia sẻ hạn chế vai trò).

Cách đăng ký

Có hai cách để đăng ký. Nếu bạn đang tạo SOP mới từ tệp, hãy sử dụng "Đăng ký từ Tạo từ tệp". Nếu bạn đang chuyển SOP hiện có sang định dạng dựa trên tệp, hãy sử dụng "Đăng ký từ tab Thông tin cơ bản".

Đăng ký bằng cách Tạo từ tệp

Từ thanh bên, chọn [+] → [Tạo từ tệp]
Chọn tệp cần đăng ký (PDF, Excel, Word, PowerPoint. Chỉ các tệp đã hoàn thành xử lý AI mới có thể chọn)
Trong "Bạn muốn nhập tệp như thế nào?", hãy chọn "Dựa trên tệp" bên dưới đường chia ngăn
Trong "Cài đặt chuyển thành bước", nhấp vào "Xác nhận với nội dung này"
Màn hình chỉnh sửa mở ra và SOP được tạo dưới dạng SOP dựa trên tệp. Tiêu đề, tổng quan và hình thu nhỏ chứa nội dung được AI đọc và bìa tệp. Xem lại và xuất bản

Đăng ký từ tab Thông tin cơ bản

Tạo SOP mới. Trong lựa chọn phương pháp tạo, chọn "Tạo từ đầu"
Khi màn hình chỉnh sửa SOP mở, hãy mở tab "Thông tin cơ bản"
Mở "Cài đặt SOP dựa trên tệp" và chuyển sang "Được phép"
Nhấp vào "Chọn tệp"
Chọn từ các tab "PDF", "URL" hoặc "Excel, v.v., Khác". Nếu bạn không có tài liệu, bạn có thể tải lên từ màn hình này
Nhập tiêu đề, tổng quan, hình thu nhỏ, v.v., lưu và xuất bản

Khi bạn đặt thành "Được phép", tab "Nội dung bước" trở thành chỉ đọc và một thông báo được hiển thị cho biết "SOP này được định cấu hình dưới dạng 'SOP dựa trên tệp'". Nếu bạn muốn chuyển trở lại định dạng tạo bước, hãy chuyển "Cài đặt SOP dựa trên tệp" tương tự trở lại "Không được phép".

Thay thế hoặc loại bỏ tệp đã đăng ký

Từ tab "Thông tin cơ bản" của "Cài đặt SOP dựa trên tệp", bạn có thể thay thế tệp từ "Đổi tệp". Bạn có thể loại bỏ tệp đã đăng ký bằng biểu tượng thùng rác bên phải.

Khi bạn chọn tệp, "Áp dụng nội dung của tệp cho cả SOP?" xuất hiện. Các mục bạn chọn sẽ được thay thế bằng nội dung của tệp đã chọn (ban đầu tất cả các mục đều được chọn).

Ảnh thu nhỏ
Tiêu đề
Mô tả tổng quan
Tài liệu được sử dụng (được thêm vào tài liệu hiện đang sử dụng)
Tệp liên quan (tệp gốc được thêm vào)

Các mục không thể đọc từ tệp sẽ không được hiển thị. Nhấp vào "Áp dụng" để thay thế hoặc nhấp vào "Nguyên trạng" để thay thế chỉ tệp.

Cách hiển thị tại trang web

Khi bạn mở SOP từ thư mục hoặc tìm kiếm, tệp đã đăng ký sẽ được hiển thị trên toàn màn hình. Phía trên cùng của màn hình có các hoạt động sau.

Tệp đính kèm: Mở danh sách các tệp liên quan được liên kết với SOP này (chỉ được hiển thị khi có tệp liên quan)
Tải xuống / Mở trong cửa sổ mới: Lấy tệp. Khi Excel, Word hoặc PowerPoint được chuyển đổi thành PDF để hiển thị, bạn nhận được tệp gốc (.xlsx, v.v.) (khi ngoại tuyến, bạn nhận được PDF đang được hiển thị). Nếu URL được đăng ký, nó sẽ mở trong cửa sổ mới
Báo cáo hoàn thành: Ghi lại rằng công việc đã hoàn thành, kèm theo bình luận

Bản ghi mở vẫn giữ nguyên như với SOP tiêu chuẩn, vì vậy bạn có thể kiểm tra ai đã mở nó và khi nào. Bạn cũng có thể xem nó từ kính thông minh hoặc thiết bị di động (trên kính thông minh, các nút tệp đính kèm và tải xuống sẽ không được hiển thị).

Cách phân biệt trong thư mục và tìm kiếm

SOP dựa trên tệp có nhãn "Dựa trên tệp" trong danh sách thư mục. Trên màn hình tìm kiếm, có điều kiện lọc "Dựa trên tệp", vì vậy bạn có thể trích xuất và liệt kê chỉ SOP dựa trên tệp.

Sự khác biệt trong tính năng giữa SOP dựa trên tệp và SOP tiêu chuẩn

Vì không có các bước, các tính năng sau không khả dụng.

Xuất SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4)
Câu hỏi và kiểm tra theo từng bước
Phụ đề, chuyển đổi văn bản thành giọng nói, dịch tự động (nội dung của tệp đã đăng ký được hiển thị nguyên trạng)
Tìm kiếm trong SOP, URL nhảy theo mức bước

Các tính năng sau hoạt động giống như với SOP tiêu chuẩn.

Tổ chức và giới hạn truy cập theo thư mục
Chia sẻ bên ngoài công ty thông qua URL chia sẻ và lời mời khách
Các bản ghi xem và báo cáo hoàn thành
Đính kèm các tệp liên quan

Cách lựa chọn giữa SOP dựa trên tệp và tạo từ tệp

Tôi muốn phân phối và quản lý tệp hiện tại nguyên trạng mà không cần thay đổi giao diện → Đăng ký dưới dạng SOP dựa trên tệp
Tôi muốn chia nhỏ nội dung tệp thành các bước và thêm video hoặc câu hỏi sau → Tạo SOP từ tệp
Tôi muốn giữ tệp hiện tại trong tay và nhảy từ nó đến các bước Dive → Tự động thêm liên kết đến SOP trong các tệp Excel, Word, PowerPoint và PDF hiện có

Câu hỏi thường gặp

Q. Tôi đã đăng ký tệp Excel, nhưng nó không được hiển thị trên màn hình và thay vào đó được tải xuống.
A. Các tệp Excel, Word và PowerPoint chưa được xử lý bởi AI không thể được hiển thị trong trình duyệt, vì vậy chúng được cung cấp dưới dạng tải xuống. Nếu bạn muốn hiển thị nó trên màn hình, hãy chạy "Chạy xử lý AI" trên tệp trong [Tài liệu], sau đó chọn lại nó bằng [Đổi tệp]. Phiên bản được chuyển đổi thành PDF sẽ được hiển thị và các tải xuống sẽ nhận được tệp gốc.

Q. Tôi có thể chuyển đổi nó thành SOP tiêu chuẩn sau này không?
A. Bạn có thể chuyển "Cài đặt SOP dựa trên tệp" trở lại "Không được phép" và tab "Nội dung bước" sẽ trở thành có thể chỉnh sửa được. Tuy nhiên, các bước không được tạo tự động, vì vậy bạn sẽ cần tạo các bước hoặc sử dụng Tạo SOP từ tệp để tạo lại.

Q. Tôi có thể thay thế tệp đã đăng ký bằng phiên bản mới không?
A. Bạn có thể thay thế nó từ "Đổi tệp" trong tab "Thông tin cơ bản". URL của SOP không thay đổi.

Q. Tôi có thể đăng ký tệp zip không?
A. Có, bạn có thể đăng ký nó. Tải lên từ tab "Excel, v.v., Khác" của [Chọn tệp]. Khi xem, nó không được hiển thị trong màn hình và phải được tải xuống và mở. Lưu ý rằng zip không phải là mục tiêu trong Tạo SOP từ tệp.

Q. Tôi có thể đăng ký trang từ cổng thông tin nội bộ không?
A. Bạn có thể đăng ký nó từ tab "URL" của [Chọn tệp]. Tùy thuộc vào cài đặt ở phía bên kia, trang có thể không thể được nhúng vào màn hình, trong trường hợp đó nó sẽ được hiển thị bằng [Mở trong cửa sổ mới].

Các trang liên quan