Có nhiều cách để sử dụng tài liệu bạn đã có trong Excel, Word, PowerPoint, PDF và các định dạng khác trong Dive. Bài viết này sẽ giúp bạn quyết định phương pháp nào phù hợp nhất dựa trên định dạng tệp và cách bạn dự định sử dụng nó.

Luồng quyết định cho các phương pháp nhập

Bắt đầu bằng cách kiểm tra định dạng tệp

AI có thể đọc nội dung và chia nhỏ thành các bước cho các định dạng tệp sau:

PDF
Excel (.xlsx / .xlsm / .xls)
Word (.docx / .doc)
PowerPoint (.pptx / .ppt)
OpenDocument (.odt / .ods / .odp)
Hình ảnh (JPEG / PNG / WebP / HEIC). Mỗi hình ảnh trở thành một bước. Bạn cũng có thể sắp xếp các ảnh công việc để tạo một SOP duy nhất.

Đối với những định dạng này, hãy sử dụng Tạo từ tệp. AI sẽ xây dựng tiêu đề, tóm tắt và các bước, mà bạn có thể chỉnh sửa và chia sẻ trên cùng một màn hình như các SOP video.

Đối với các định dạng khác (tệp nén như zip, tệp CAD, URL cổng thông tin nội bộ, v.v.), AI không thể chia nhỏ chúng thành các bước. Thay vào đó, bạn có thể đăng ký chúng dưới dạng SOP dựa trên tệp, cho phép bạn sử dụng tệp như bình thường trong Dive dưới dạng SOP.

Tạo từ tệp (cho các định dạng được hỗ trợ)

Khi bạn tải lên một tệp, AI sẽ tự động tạo tiêu đề, tóm tắt và các bước. Vì nội dung được tổ chức thành các bước, bạn có thể sau đó thêm video hoặc hình ảnh vào mỗi bước, bao gồm các câu hỏi hoặc xuất sang các định dạng khác. Phương pháp này là tốt nhất nếu bạn muốn phát triển SOP của mình từ các tài liệu hiện có.

Đường dẫn: Thanh bên [+] → [Tạo từ tệp] → Chọn một tệp và chọn một phương pháp nhập (Giữ nguyên (1 bước) / 1 bước 1 slide / Chọn slide)

Đối với nội dung của phần thân, bạn có thể chọn giữa "Định dạng (tóm tắt)" và "Sao chép (văn bản gốc)". Sử dụng "Sao chép" nếu bạn muốn giữ thuật ngữ nội bộ của mình chính xác như cũ.

Để biết chi tiết, hãy xem Tạo SOP từ tệp (Excel / Word / PowerPoint được hỗ trợ). Để biết chi tiết cụ thể về nhập chỉ PDF, hãy xem Tạo SOP từ PDF.

Đăng ký dưới dạng SOP dựa trên tệp (cho các định dạng không được hỗ trợ)

Đây là một loại SOP không chia nhỏ thành các bước, nó chỉ đơn giản mở và hiển thị tệp như được đăng ký. Tổ chức thư mục, quyền truy cập, tìm kiếm, lịch sử xem và báo cáo hoàn thành hoạt động giống như các SOP thông thường.

Đường dẫn: Thanh bên [+] → [Tạo từ tệp] → Chọn một tệp và chọn [Dựa trên tệp] làm phương pháp nhập (cho PDF, Excel, Word, PowerPoint). Hoặc: Màn hình chỉnh sửa SOP [Thông tin cơ bản] → [Cài đặt SOP dựa trên tệp]

PDF và URL hiển thị trực tiếp trên màn hình, cũng như các tệp Excel, Word và PowerPoint đã được xử lý bởi AI (hiển thị dưới dạng PDF, với tệp gốc có sẵn để tải xuống). Các tệp Office và tệp như zip chưa được xử lý bởi AI sẽ yêu cầu tải xuống trước khi mở.

Để biết chi tiết, hãy xem Đăng ký các tệp hiện có dưới dạng SOP (SOP dựa trên tệp).

Khi nào chọn dựa trên tệp ngay cả cho các định dạng được hỗ trợ

Ngay cả khi định dạng được hỗ trợ, SOP dựa trên tệp có thể tốt hơn trong những trường hợp sau:

Bạn muốn phân phối tài liệu như bình thường mà không thay đổi bố cục hoặc giao diện của biểu mẫu
Bạn muốn trước tiên tập hợp các tài liệu hiện có của bạn trong Dive để phân phối, sau đó chuyển đổi những tài liệu quan trọng nhất thành SOP sau
Bạn muốn quản lý tài liệu tham khảo (quy định, bộ bản vẽ, v.v.) không cần phải chia nhỏ thành các bước ở cùng một nơi với các SOP của bạn

Tuy nhiên, SOP dựa trên tệp không hỗ trợ xuất SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4), câu hỏi cho mỗi bước, phụ đề, đọc văn bản hoặc tự động dịch. Nếu bạn cần các tính năng này, hãy chọn Tạo từ tệp thay thế.

Sử dụng tài liệu mà không tạo SOP

Bạn cũng có thể sử dụng các tài liệu hiện có để hỗ trợ các SOP của mình thay vì biến chúng thành SOP.

Đính kèm dưới dạng tệp liên quan vào SOP

Bạn có thể đính kèm tiêu chuẩn thao tác, bản vẽ, danh sách kiểm tra và các tài liệu khác vào SOP. AI có thể trích xuất "Mẹo làm việc", "Lưu ý chất lượng" và "Lưu ý quan trọng về an toàn" từ các tài liệu đính kèm và áp dụng chúng vào các bước liên quan.

Trích xuất từ tệp liên quan bằng AI và áp dụng cho SOP

Tự động thêm liên kết đến các bước trong các tệp hiện có

Giữ các tệp Excel, Word, PowerPoint và PDF hiện tại của bạn như hiện tại và nhúng liên kết đến các bước Dive trong chúng. Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn giữ định dạng hiện có không thay đổi nhưng cần hướng người dùng đến các bước video khi cần.

Tự động thêm liên kết bước vào các tệp Excel, Word, PowerPoint và PDF hiện có

Chỉ định làm SOP tham khảo khi phân tích video (beta)

Khi tạo SOP từ video, bạn có thể chỉ định một tài liệu hiện có làm tài liệu tham khảo và yêu cầu phân tích theo các bước và cách diễn đạt của nó.

Chỉ định SOP tham khảo khi phân tích video (beta)

Sử dụng tệp trên đám mây (Microsoft 365 và Google Drive)

Các tệp trên đám mây, chẳng hạn như Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) và Google Drive (bao gồm các ổ chia sẻ), có thể được nhập trực tiếp vào Dive mà không cần tải xuống và tải lên lại. Trên màn hình thêm tài liệu, hãy chọn nguồn nhập của bạn từ "Lấy từ trên mây". Cách bạn làm việc với các tệp đã nhập giống như với bất kỳ phương pháp nào ở trên.

Bạn cũng có thể thêm liên kết đến các bước ở vị trí gốc của các tệp đã nhập (Gói Pro và Enterprise).

Nhập tệp đám mây (Microsoft 365 và Google Drive)

Hướng dẫn nhanh khi nghi ngờ

Bạn muốn hiển thị tài liệu dưới dạng các bước và có thể thêm video sau → Tạo từ tệp
Định dạng mà AI không thể đọc (zip, CAD, URL, v.v.) → Đăng ký dưới dạng SOP dựa trên tệp
Bạn muốn phân phối tài liệu chính xác như được định dạng → Đăng ký dưới dạng SOP dựa trên tệp
Bạn muốn giữ tài liệu trong tay và hướng từ đó đến Dive → Tự động thêm liên kết bước vào các tệp hiện có
Tài liệu của bạn nằm trên đám mây trong Microsoft 365 hoặc Google Drive → Nhập từ đám mây sử dụng một trong các phương pháp ở trên
Bạn muốn sử dụng tài liệu làm tài liệu hỗ trợ cho SOP → Đính kèm dưới dạng tệp liên quan

Các câu hỏi thường gặp

Q. Tôi có thể thay đổi phương pháp sau không?
A. Có thể. Các tệp được tải lên [Tài liệu] vẫn còn trên tệp, vì vậy sau khi đăng ký dưới dạng SOP dựa trên tệp, bạn có thể sử dụng cùng một tệp để [Tạo từ tệp] và xây dựng SOP mới.

Q. Tôi có thể sử dụng một tài liệu theo nhiều cách không?
A. Có thể. Ví dụ: bạn có thể tạo SOP bằng cách tạo từ tệp tiêu chuẩn thao tác, đồng thời cũng đính kèm cùng một tệp dưới dạng tệp liên quan vào SOP khác.

Các trang liên quan