Khi ai đó hoàn thành khóa đào tạo, có được chứng chỉ hợp lệ, hoặc hoàn thành tất cả các SOP liên quan đến một kỹ năng, Dive sẽ tự động cập nhật cấp độ kỹ năng của người đó. Không cần ai phải thủ công điều chỉnh từng cấp độ cá nhân—Bản đồ kỹ năng của bạn luôn ở trạng thái mới nhất.

Có sẵn trên các gói Core, Pro và Enterprise. Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm và Quản trị viên Nhóm có thể cấu hình các cài đặt liên kết. Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể cấu hình các cài đặt đánh giá tự động toàn nhóm.

Để điều chỉnh cấp độ thủ công, hãy xem Đặt cấp độ kỹ năng thành viên nhóm. Ngay cả khi sử dụng bản cập nhật tự động, những thay đổi thủ công vẫn hoạt động như trước.

Để được hướng dẫn về thời điểm đánh giá bằng câu hỏi trong SOP so với bài kiểm tra xác nhận trong khóa học, hãy xem Sử dụng câu hỏi SOP và bài kiểm tra xác nhận để đánh giá kỹ năng.

Cách hoạt động của bản cập nhật tự động

Khi bạn liên kết "Khóa học giúp đạt được kỹ năng này" hoặc "Chứng chỉ chứng minh kỹ năng này" với một kỹ năng, cấp độ kỹ năng sẽ tăng lên đến cấp độ mục tiêu mà bạn đã đặt khi ai đó hoàn thành khóa học đó hoặc có được chứng chỉ đó.

Liên kết được duy trì như một mối quan hệ duy nhất. Chỉnh sửa từ phía khóa học hoặc kỹ năng sẽ cập nhật cùng một liên kết. Bạn không cần phải đăng ký lại trên cả hai phía.

Bản cập nhật tự động được bật theo mặc định. Nếu bạn chưa cấu hình bất kỳ liên kết nào, sẽ không có điều gì xảy ra—các nhóm không sử dụng tính năng này sẽ không có cấp độ thay đổi một cách bất ngờ.

Ngoài ra còn có một đường dẫn để tăng cấp độ khi ai đó hoàn thành tất cả "SOP liên quan" được liên kết với một kỹ năng. Điều này hoạt động ngay cả khi không có khóa học hoặc chứng chỉ (được mô tả sau dưới dạng "Nâng theo kết quả SOP liên quan").

Liên kết khóa học với kỹ năng

Có hai điểm vào; kết quả là như nhau bất kể cách nào.

Cấu hình từ khóa đào tạo

1. Từ thanh bên, mở [Quản lý Đào tạo] > [Đào tạo] và chỉnh sửa khóa học đích.
2. Trong [Kỹ năng đạt được], chọn kỹ năng.
3. Đối với mỗi kỹ năng, chọn [Cấp độ đạt được] (Lv1–Lv4). Đây là cấp độ mà kỹ năng sẽ tăng lên khi hoàn thành.
4. Lưu.

Cấu hình từ kỹ năng

1. Từ thanh bên, vào [Quản lý Đào tạo] → [Đào tạo], mở Bản đồ kỹ năng cho nhóm đích và nhấp [Chỉnh sửa bản đồ kỹ năng].
2. Chọn kỹ năng và mở tab [Tham chiếu].
3. Trong [Khóa học giúp đạt được kỹ năng này], chọn khóa học và cấp độ đạt được, rồi lưu.

Để biết cách tạo khóa học và gán khóa học, hãy xem Tính năng đào tạo: Cách tạo khóa học, gán khóa học và xem trạng thái hoàn thành.

Liên kết chứng chỉ với kỹ năng

Đăng ký mối quan hệ "sở hữu chứng chỉ này có nghĩa là kỹ năng này đã được đạt." Sử dụng cái này khi bằng cấp hoặc chứng chỉ nội bộ trực tiếp chứng minh năng lực.

1. Từ thanh bên, mở [Quản lý Đào tạo] > [Chứng chỉ] và chỉnh sửa chứng chỉ đích.
2. Trong [Kỹ năng được chứng chỉ này chứng minh], chọn kỹ năng và cấp độ đạt được, rồi lưu.

Từ phía kỹ năng, cài đặt tương tự có sẵn trong chỉnh sửa định nghĩa kỹ năng, dưới tab [Tham chiếu] > [Chứng chỉ chứng minh kỹ năng này].

[Chứng chỉ để liên kết] trong cùng tab [Tham chiếu] có chiều ngược lại: "chứng chỉ này cần thiết để thực hiện kỹ năng này"—một điều kiện tiên quyết không thay đổi cấp độ. Nó chỉ hiển thị trạng thái sở hữu. Để quản lý thời gian hết hạn chứng chỉ, hãy xem Quản lý ngày hết hạn chứng chỉ (bằng cấp, chứng chỉ nội bộ, kiểm tra sức khỏe).

Nâng theo kết quả SOP liên quan

Cấu hình kỹ năng để tăng cấp độ khi ai đó hoàn thành tất cả SOP liên quan được liên kết với kỹ năng đó. Điều này hoạt động ngay cả không có khóa học hoặc chứng chỉ—bạn có thể vận hành chỉ sử dụng các bản ghi thực thi SOP.

Cấu hình được chia thành hai vị trí. Nếu một trong hai chưa được đặt, sẽ không có gì xảy ra.

1. Cấp độ để nâng lên (trên mỗi kỹ năng): Mở tab [Tham chiếu] trong chỉnh sửa định nghĩa kỹ năng và chọn [Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả] dưới các thủ tục liên quan. Các kỹ năng không được đặt sẽ không nâng lên.
2. Những gì được tính là hoàn thành (toàn nhóm): Vào [Đào tạo] → [Cài đặt chung] → [Đánh giá tự động] và chọn dưới "Nâng theo kết quả SOP liên quan".

• Chỉ khi hoàn thành ở chế độ Tự làm độc lập (mặc định): Người đó hoàn thành đến cuối và trả lời tất cả các câu hỏi một cách chính xác. Điều này gần nhất với "có thể thực hiện một mình." Các SOP không có câu hỏi có câu trả lời chính xác được tính nếu hoàn thành đến cuối ở phiên bản mới nhất. Những bản hoàn thành được gửi mà không trả lời câu hỏi không được tính.
• Nếu đã thực hiện đến cuối: Được tính nếu hoàn thành đến cuối, ngay cả khi các câu hỏi được trả lời không chính xác.
• Không nâng theo kết quả SOP: Chọn cái này nếu bạn không sử dụng đường dẫn này.

Số lần để được coi là tự làm độc lập

Dưới cùng một phần, [Số lần để được coi là tự làm độc lập] đặt bao nhiêu lần điều kiện "tự làm độc lập" phải được đáp ứng.

• Một lần là đủ (mặc định): Tự làm độc lập được đạt nếu có một trường hợp hoàn thành đến cuối mà không có lỗi nào trên các câu hỏi có câu trả lời chính xác được đặt.
• Các lần liên tiếp trên các ngày khác nhau (2–5): Tự làm độc lập được đạt nếu có bao nhiêu trường hợp liên tiếp hoàn thành đến cuối mà không có lỗi, xảy ra trên các ngày khác nhau. Nhiều lần thực hiện cùng ngày được tính là một ngày. Một lỗi làm lại bộ đếm. (Lỗi trong Chế độ tham khảo nơi các câu hỏi bị bỏ qua cũng được bao gồm.) Khoảng cách giữa các ngày không sao, miễn là không có lỗi nào giữa các ngày. Đối với các SOP không có phân nhánh nơi các câu hỏi bị bỏ qua và được gửi đầy đủ, những trường hợp đó không được tính.

Đối với các SOP không có câu hỏi có câu trả lời chính xác, tự làm độc lập được đạt nếu tất cả các câu hỏi phiên bản hiện tại được trả lời và SOP được hoàn thành đến cuối, bất kể bao nhiêu lần.

Số lần cũng ảnh hưởng đến hiển thị "Tự làm độc lập" trong Chi tiết kỹ năng và bản ghi xem SOP. (Số lần này được sử dụng ngay cả khi "Đánh giá tự động" bị tắt hoặc chọn một điều kiện khác cho "Nâng theo kết quả SOP liên quan".) Khi bạn chọn "Chỉ khi hoàn thành ở chế độ Tự làm độc lập" và giảm số lần, xác nhận được hiển thị trước khi lưu và được áp dụng toàn nhóm. Tăng số lần không làm giảm các cấp độ đã nâng lên.

Nếu thậm chí một trong những thủ tục được liên kết không đáp ứng điều kiện, cấp độ sẽ không nâng lên. Cho phép hoàn thành một phần sẽ làm suy yếu tiêu chuẩn khi thêm nhiều SOP hơn.

Phán xét xảy ra khi ai đó hoàn thành SOP. Nếu giao tiếp không thành công vào thời điểm đó, phán xét được thực hiện khi trang kỹ năng của người đó được mở (từ [Đào tạo], mở màn hình của người đó). Bản ghi phát triển cho thấy lý do: "Hoàn thành tất cả X SOP liên quan…"

Những người bị ẩn trong Bản đồ kỹ năng không được phán xét theo bản ghi SOP liên quan.

Chọn cách cập nhật

Chọn ở mức nhóm cho dù cấp độ được xác nhận tự động hay chỉ các bản ghi được giữ lại để xác nhận thủ công.

1. Từ thanh bên, mở [Quản lý Đào tạo] > [Đào tạo], sau đó nhấp [Cài đặt chung].
   
2. Mở tab [Đánh giá tự động].
   

Trong tab [Đánh giá tự động], chọn dưới [Cách cập nhật]. Cài đặt này áp dụng cho dù cấp độ tăng từ hoàn thành khóa học, lấy được chứng chỉ hay bản ghi SOP liên quan.

Chọn [Tự động xác định luôn cả cấp độ] (mặc định) cập nhật cấp độ kỹ năng mà không cần xem xét của con người. Lịch sử thay đổi được ghi lại dưới dạng bản cập nhật tự động.

Chọn [Chỉ lưu hồ sơ đào tạo, còn cấp độ do con người xác định] sẽ tự động lưu giữ hoàn thành khóa học, lấy được chứng chỉ và hoàn thành SOP liên quan trong hồ sơ phát triển, nhưng những người quản trị phải xác nhận cấp độ. Chọn cái này nếu bạn yêu cầu một người được ghi lại là người đánh giá.

Để dừng bản cập nhật tự động hoàn toàn, tắt [Dùng đánh giá tự động] trên cùng một màn hình.

Điều kiện để bản cập nhật tự động được áp dụng

Bản cập nhật xảy ra khi tất cả những điều sau đây đều đúng:

• Khóa học có "Kỹ năng đạt được" hoặc chứng chỉ có "Kỹ năng được chứng minh" được cấu hình.
• Đối với bản ghi SOP, kỹ năng phải có "Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả" được đặt và tất cả các thủ tục được liên kết phải đáp ứng điều kiện.
• Các khóa học có bài kiểm tra xác nhận phải vượt qua. Các khóa học không có bài kiểm tra xác nhận phải hoàn thành tất cả SOP có trong đó.
• Chứng chỉ phải có một chứng chỉ có sẵn hiện tại (bao gồm cả những chứng chỉ sắp hết hạn). Các đơn xin phép đợi phê duyệt hoặc các chứng chỉ hết hạn không kích hoạt các bản cập nhật.
• Người phải thuộc về một nhóm có kỹ năng này.
• Kỹ năng phải được đánh dấu để đánh giá. Cấp độ không được thay đổi đối với những người được đánh dấu nằm ngoài phạm vi.
• Người đó chưa đặt cấp độ theo cách thủ công sau bản ghi này (đặt, thay đổi hoặc hoàn tác sang chưa được đánh giá; các cấp độ được nhập qua Excel được loại trừ). Nếu được đặt thủ công, bản ghi được giữ nhưng cấp độ không được thay đổi.

Nếu người đó đã ở cùng cấp độ hoặc cao hơn, cấp độ không giảm. Bản cập nhật tự động chỉ tăng cấp độ.

Cùng một bản ghi (cùng khóa học, chứng chỉ hoặc SOP liên quan) kích hoạt bản cập nhật tự động chỉ một lần. Một cấp độ giảm hoặc hoàn tác bởi một người không được nâng lại từ cùng một bản ghi. Dấu thời gian so sánh là: đối với các khóa học, khi được vượt qua/hoàn thành; đối với các SOP liên quan, khi tất cả các thủ tục được liên kết được hoàn thành; đối với các chứng chỉ, khi chứng chỉ được đăng ký hoặc phê duyệt (không phải ngày lấy).

Khi bạn liên kết sau hoặc thay đổi cài đặt

Lưu các cài đặt sau cũng sẽ áp dụng cho những người đã đáp ứng các điều kiện vào thời điểm đó. Số lượng trường hợp được áp dụng xuất hiện sau khi lưu. Những người có cấp độ được đặt thủ công sau bản ghi không được thay đổi—chỉ bản ghi được giữ lại.

• Thay đổi [Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả] hoặc SOP liên quan của một kỹ năng.
• Thay đổi [Kỹ năng đạt được] của khóa học hoặc điều kiện hoàn thành (sự có mặt của SOP, bài kiểm tra xác nhận, kiểm tra hoàn thành nghiêm ngặt).
• Thay đổi [Kỹ năng được chứng chỉ này chứng minh] của chứng chỉ.
• Bật đánh giá tự động hoặc nới lỏng điều kiện cho "Nâng theo kết quả SOP liên quan" (bao gồm cả giảm số lần để được coi là tự làm độc lập).

Khi bật đánh giá tự động hoặc nới lỏng điều kiện, xác nhận được hiển thị trước khi lưu vì toàn bộ nhóm bị ảnh hưởng. Vì bản cập nhật tự động chỉ tăng cấp độ, nên hoàn tác các cài đặt sau không tự động hạ các cấp độ đã nâng lên.

Ứng dụng trên mỗi kỹ năng, khóa học hoặc chứng chỉ xảy ra tuần tự trên màn hình nơi bạn đã lưu. Khi toàn bộ nhóm bị ảnh hưởng (bật đánh giá tự động hoặc nới lỏng điều kiện), máy chủ áp dụng tuần tự để công việc tiếp tục ngay cả khi bạn đóng màn hình. Tiến trình và kết quả xuất hiện ở đầu tab [Đánh giá tự động]. Nếu quá trình dừng ở giữa, nhấp [Tiếp tục áp dụng] để tiếp tục. Một số người không thể áp dụng mặc dù đã cố gắng nhiều lần xuất hiện nếu một số người không thể được cập nhật. Bạn có thể thử lại từ [Áp dụng lại theo thiết lập hiện tại].

Khi bạn muốn áp dụng lại toàn bộ nhóm với các cài đặt không thay đổi, nhấp [Áp dụng lại theo thiết lập hiện tại] trên tab [Đánh giá tự động] (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm). Khi áp dụng toàn nhóm kết thúc trong khi bạn có Bản đồ kỹ năng mở, thông báo xuất hiện ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Nhấp [Cập nhật lên trạng thái mới nhất] để hiển thị kết quả áp dụng trong bảng.

Đối với chứng chỉ, chỉ các chứng chỉ có sẵn hiện tại (bao gồm cả những chứng chỉ sắp hết hạn) được áp dụng.

Xác nhận rằng các bản cập nhật đã xảy ra

1. Từ thanh bên, mở [Đào tạo] và mở trang kỹ năng cho người được nhắm mục tiêu.
2. Nhấp vào kỹ năng và kiểm tra lịch sử thay đổi dưới [Thay đổi cấp độ]. Đối với các bản cập nhật tự động, người thay đổi hiển thị là Dive (Đánh giá tự động).
3. Tab [Hồ sơ đào tạo] lưu giữ một bản ghi cho mỗi khóa học, chứng chỉ hoặc SOP liên quan kích hoạt bản cập nhật, hiển thị cơ sở.

Khi bạn chọn [Chỉ lưu hồ sơ đào tạo, còn cấp độ do con người xác định] cho phương pháp cập nhật, bản ghi phát triển được giữ lại theo cách tương tự. Xem lại các bản ghi, sau đó xác nhận trong [Thay đổi cấp độ].

Nếu một người đặt cấp độ theo cách thủ công sau đó nên nó không được thay đổi, cuối cùng của bản ghi phát triển sẽ hiển thị "(Cấp độ được đặt thủ công của người có ưu tiên; cấp độ không được thay đổi)."

Hiển thị nhóm sàn "cách đạt được kỹ năng này"

Mở chi tiết kỹ năng hiển thị [Cách đạt được kỹ năng này]. Các khóa học nơi kỹ năng được đạt được và chứng chỉ chứng minh nó được liệt kê với cấp độ mục tiêu và trạng thái hiện tại (hoàn thành/chưa hoàn thành, chứng chỉ hợp lệ/hết hạn).

Điều này không được hiển thị cho các kỹ năng không có liên kết được cấu hình.

Nếu bạn đang sử dụng cài đặt "Nâng theo kết quả SOP liên quan", trên cùng một màn hình, danh sách các thủ tục liên quan cho thấy trạng thái thực thi cho mỗi thủ tục (phán xét tự làm độc lập). Khi số lần để được coi là tự làm độc lập là 2 hoặc nhiều hơn, những người đang tiến hành được hiển thị dưới dạng "Tự làm độc lập đang tiến hành 1/3 ngày." Các thủ tục được gửi đầy đủ mà không trả lời câu hỏi sẽ hiển thị dưới dạng "Hoàn thành (còn câu hỏi chưa trả lời)" và không được tính vào hoàn thành tự làm độc lập. Nhấp [Tự làm độc lập] để mở bản đồ Vấp ngã của người đó. Nhấp [Bản ghi xem] để mở bản ghi xem của người đó cho thủ tục (bản ghi thực thi, Bản đồ Vấp ngã), được hiển thị cho Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm, Quản trị viên Nhóm xem nhóm quản lý của họ và chính người đó.

Cần kiểm tra lại

Đánh giá tự động không làm giảm các cấp độ. Thay vào đó, nó đánh dấu bằng "Cần kiểm tra lại" những người nên xem lại tiến trình của họ sau khi cấp độ tăng.

• Vấp ngã sau khi tự làm độc lập: Sau khi trở thành tự làm độc lập, lần thực hiện gần đây nhất có câu trả lời sai một câu hỏi. Dấu hiệu biến mất khi hoàn thành lại đến cuối mà không có lỗi. Nếu lỗi ở Chế độ tham khảo, nó sẽ được ghi chú như vậy (các lần thực hiện Chế độ tham khảo không tính vào số lần vấp ngã hoặc Bản đồ Vấp ngã; kiểm tra hàng "Tham chiếu" trong [Bản ghi thực thi] trên bản ghi xem của SOP).
• Chưa thực hiện sau sửa đổi: Phiên bản trước đã hoàn thành đến cuối, nhưng SOP đã được sửa đổi và phiên bản mới chưa được hoàn thành đến cuối. Dấu hiệu biến mất khi phiên bản mới được hoàn thành đến cuối. Một phiên bản đã bị xóa và khôi phục lại chỉ được tính là xóa, không phải sửa đổi.

Dấu hiệu xuất hiện trong danh sách thủ tục liên quan trong Chi tiết kỹ năng, kỹ năng trong [Đào tạo] trên Trang cá nhân (nhấp để mở bản ghi phát triển cho kỹ năng đó), dấu chấm ở góc trên cùng bên phải của ô trên Bản đồ kỹ năng (cam: vấp ngã sau khi tự làm độc lập, xanh: chưa thực hiện sau sửa đổi), danh sách những người dạy ([Cần kiểm tra lại] số lượng và bộ lọc) và cột "Tự làm độc lập" trên bản ghi xem SOP. Dấu hiệu không xuất hiện đối với các kỹ năng nằm ngoài phạm vi.

Dấu hiệu được hiển thị cho Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm, Quản trị viên Nhóm (những người trong các nhóm được quản lý và chính họ), người đó và người hướng dẫn phát triển của họ. Trên Bản đồ kỹ năng, dấu chấm không được hiển thị khi nhiều hơn 60 người được hiển thị. Kiểm tra Trang cá nhân hoặc danh sách những người dạy thay thế.

Câu hỏi thường gặp

Cấp độ kỹ năng có giảm nếu chứng chỉ hết hạn không?

Không. Bản cập nhật tự động chỉ tăng cấp độ. Kiểm tra các hết hạn trên màn hình chứng chỉ và để người quản trị quyết định có nên hạ cấp độ.

Chúng tôi sử dụng cùng một kỹ năng trong nhiều nhóm. Tôi có cần cấu hình từng nhóm riêng biệt không?

Nếu kỹ năng được định nghĩa là một kỹ năng Dùng chung toàn nhóm (Danh mục kỹ năng), liên kết được tạo một lần và áp dụng cho tất cả các nhóm đã áp dụng kỹ năng đó. Các kỹ năng được tạo độc lập bởi một nhóm được cấu hình cho các kỹ năng của nhóm đó. Để định nghĩa kỹ năng Dùng chung toàn nhóm, hãy xem Định nghĩa các kỹ năng dùng chung toàn nhóm (cài đặt chung Bản đồ kỹ năng).

Nếu ai đó tái tham gia khóa học tương tự, bản ghi có tiếp tục phát triển không?

Không. Nếu bản ghi tự động cho cùng khóa học đến cùng cấp độ đã tồn tại, bản ghi mới hoặc bản cập nhật cấp độ sẽ không được tạo.

Cấp độ có chỉ tăng nếu tất cả các thủ tục được liên kết đều được hoàn thành không?

Có. Tất cả SOP liên quan được liên kết phải đáp ứng điều kiện "được tính là hoàn thành" của nhóm để cấp độ tăng lên.

Cấp độ được đặt thủ công có thể bị ghi đè không?

Nếu người đó đã ở cùng cấp độ hoặc cao hơn, không có bản cập nhật xảy ra. Cấp độ sẽ không bao giờ bị hạ thấp. Ngoài ra, sau khi một người đặt, thay đổi hoặc hoàn tác cấp độ thành chưa được đánh giá, bản ghi trước không thay đổi cấp độ—chỉ bản ghi được giữ lại. (Cấp độ được hạ thấp bởi một người không được nâng lại từ cùng một bản ghi.) Các cấp độ được nhập qua Excel không được coi là cấp độ được đặt bởi người. Lịch sử thay đổi cho thấy những thay đổi là thủ công hay tự động.

Nếu tôi tăng số lần để được coi là tự làm độc lập, cấp độ đã nâng lên có giảm không?

Không. Bản cập nhật tự động chỉ tăng cấp độ. Hiển thị hoàn thành tự làm độc lập sử dụng số lần mới, vì vậy những người tăng theo số lần cũ có thể hiện hiển thị dưới dạng "Tự làm độc lập đang tiến hành," "Hoàn thành có vấp ngã," v.v.