Một tính năng để quản lý tập trung định nghĩa kỹ năng tiêu chuẩn của nhóm (danh mục, danh mục con, kỹ năng, tiêu chí đánh giá) và nhập chúng vào từng nhóm để chia sẻ. Sử dụng tính năng này khi bạn muốn căn chỉnh định nghĩa kỹ năng trên các nhóm thay vì để mỗi nhóm tạo riêng của họ.

Thêm, chỉnh sửa và lưu "Kỹ năng chung của nhóm" (danh mục kỹ năng) chỉ sẵn có trên gói Enterprise. Bạn có thể mở màn hình và xem nội dung trên các gói khác. Để biết thông tin về những gì xảy ra nếu bạn chuyển từ Enterprise sang gói khác, hãy xem "Nếu bạn chuyển sang gói khác không phải Enterprise" ở cuối bài viết này. Các tab "Tiêu chí đánh giá" và "Đánh giá tự động" trên cùng một màn hình có thể được cấu hình trên các gói hỗ trợ "Bản đồ kỹ năng" (Core, Pro, Enterprise). Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm mới có thể chỉnh sửa.

Tính năng "Bản đồ kỹ năng" (Phát triển), là điểm vào của danh mục kỹ năng, sẵn có trên các gói Core, Pro và Enterprise. Hoạt động từ trình duyệt PC.

Vì danh mục kỹ năng là cài đặt cấp nhóm, bạn có thể tạo nó ngay cả đối với các nhóm chưa tạo nhóm con (nhập vào từng nhóm được thực hiện sau khi nhóm được tạo).

Về Danh mục Kỹ năng

Một "danh mục" lưu trữ định nghĩa kỹ năng tiêu chuẩn của nhóm của bạn. Để sử dụng kỹ năng được đăng ký ở đây, hãy nhập chúng từ màn hình chỉnh sửa định nghĩa "Bản đồ kỹ năng" của mỗi nhóm bằng cách sử dụng "Nhập" → "Từ kỹ năng chung của nhóm".

Các mục bạn có thể đăng ký trong danh mục như sau.

Hệ thống phân cấp của danh mục, danh mục con và kỹ năng
Mô tả và mục tiêu cấp độ cho mỗi kỹ năng
Tiêu chí đánh giá (Lv1-Lv4) cho mỗi kỹ năng
SOP có liên quan đến mỗi kỹ năng
Khóa học giúp đạt được kỹ năng này và chứng chỉ chứng minh kỹ năng này

Bạn cũng có thể đặt tiêu chí đánh giá tiêu chuẩn nhóm (Lv1-Lv4) áp dụng cho tất cả các kỹ năng chung.

Cách mở trang

Mở "Quản lý Phát triển" → "Phát triển" trong thanh bên, sau đó nhấp vào nút "Cài đặt chung". Điều này chỉ hiển thị cho Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm; nhấp vào nó sẽ mở "Cài đặt chung của Bản đồ kỹ năng" ngay tại chỗ. Có ba tab: "Kỹ năng chung của nhóm" (danh mục kỹ năng), "Tiêu chí đánh giá" và "Đánh giá tự động".

Chỉnh sửa danh mục

Thêm danh mục, danh mục con và kỹ năng

Trong màn hình chỉnh sửa của tab "Kỹ năng chung của nhóm", hãy xây dựng hệ thống phân cấp theo cách tương tự như "Bản đồ kỹ năng" của nhóm.

Thêm danh mục (ví dụ: An toàn)
Thêm danh mục con dưới danh mục (ví dụ: An toàn cơ bản)
Thêm kỹ năng dưới danh mục con (ví dụ: Hoạt động 5S)
Đối với mỗi kỹ năng, đặt mô tả, mức mục tiêu, tiêu chí đánh giá và SOP liên quan khi cần
Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa, hãy nhấp vào "Lưu và đồng bộ"

Khi bạn nhấn "Lưu và đồng bộ", những thay đổi sẽ được lưu vào danh mục và đồng thời được phản ánh trong tất cả các nhóm sử dụng danh mục này (đồng bộ tự động, được mô tả bên dưới).

Nhập từ mẫu theo ngành

Nếu bạn không cần phải định nghĩa kỹ năng từ đầu, việc sử dụng mẫu theo ngành cụ thể sẽ giúp bạn thiết lập nhanh hơn.

Nhấp "Nhập" → "Từ mẫu theo ngành"
Chọn ngành và ngành con, sau đó chọn mẫu cần áp dụng
Xác minh kỹ năng sẽ được nhập trong bản xem trước và chọn hoặc bỏ chọn các mục khi cần
Thực thi nhập

Sau khi nhập, bạn có thể chỉnh sửa tự do để phù hợp với thuật ngữ của công ty bạn.

Nhập từ Excel

Bạn cũng có thể nhập bảng quản lý kỹ năng Excel hiện có như cách làm hiện tại.

Nhấp "Nhập" → "Từ Excel"
Chọn tệp Excel
Trên màn hình "Xem trước nhập", hãy xác minh sự phân chia của "Thêm", "Khôi phục", "Thay thế", "Bỏ qua" và "Xóa" (nếu các kỹ năng đã được đăng ký, bạn có thể chọn hành vi hợp nhất từ "Thêm vào cái hiện có (bỏ qua trùng tên)" và "Xóa nội dung hiện có và thay thế")
Thực thi nhập

Bảng Excel được đọc tự động từ tên cột trong hàng đầu. Cần có các cột cho "Danh mục" và "Kỹ năng"; hệ thống cũng nhận biết "Danh mục con", "Thành viên mục tiêu", "Mức mục tiêu" và "Mô tả". Thứ tự cột không quan trọng và các cột không được nhận biết sẽ bị bỏ qua. Nếu một hàng trong cột Danh mục/Danh mục con để trống, nó sẽ kế thừa giá trị từ hàng trước đó, do đó ngay cả các bảng có ô được hợp nhất theo chiều dọc cũng có thể được nhập như cách làm hiện tại.

Những biến thể nhỏ trong tên cột được xử lý. Danh mục được nhận biết là "Danh mục", "Phân loại chính"; Danh mục con là "Danh mục con", "Phân loại phụ"; Kỹ năng là "Tên kỹ năng", "Mục".

Những gì được nhập là định nghĩa kỹ năng (hệ thống phân cấp, mô tả, mức mục tiêu, thành viên mục tiêu). Văn bản tiêu chí đánh giá (Lv1-Lv4) và mức đánh giá của mỗi thành viên không được nhập từ Excel. Đặt tiêu chí đánh giá theo các bước sau. Mức đánh giá của mỗi thành viên được nhập trực tiếp trong "Bản đồ kỹ năng" của nhóm hoặc được nhập vào cột thành viên của tệp từ "Xuất ra Excel" bằng cách nhập 1-4 và sử dụng "Nhập cấp độ" để viết lại ("Xuất ra Excel" sẵn có trên các gói Pro và Enterprise).

Lưu ý rằng nhập từ cùng một Excel cũng có thể được thực hiện từ màn hình chỉnh sửa định nghĩa của "Bản đồ kỹ năng" của mỗi nhóm ("Nhập" → "Từ Excel"). Điều này sẵn có trên bất kỳ gói nào hỗ trợ "Bản đồ kỹ năng".

Đặt tiêu chí đánh giá chung của nhóm

Đặt tiêu chí đánh giá (Lv1-Lv4) áp dụng theo mặc định cho tất cả các kỹ năng từ tab "Tiêu chí đánh giá".

Mở tab "Tiêu chí đánh giá"
Nhập mô tả cho mỗi Lv1-Lv4
Nhấp "Lưu"

Lưu trên tab "Tiêu chí đánh giá" sẵn có trên các gói hỗ trợ "Bản đồ kỹ năng" (Core, Pro, Enterprise).

Nếu bạn chưa đặt tiêu chí đánh giá riêng cho mỗi kỹ năng, nội dung được đặt ở đây sẽ được sử dụng làm mặc định. Nếu bạn muốn ghi đè tiêu chí đánh giá cho kỹ năng cụ thể, hãy đặt chúng riêng lẻ trong màn hình chỉnh sửa của mỗi kỹ năng.

Tự động cập nhật cấp độ kỹ năng từ kết quả (Đánh giá tự động)

Sử dụng tab "Đánh giá tự động" để đặt cách cập nhật cấp độ kỹ năng tự động từ kết quả. Cài đặt áp dụng cho toàn bộ nhóm. Giá trị mặc định là BẬT. Tab được chia thành hai phần: "Nâng khi hoàn thành khóa học hoặc đạt chứng chỉ" và "Nâng theo kết quả SOP liên quan".

Khi nâng cấp độ dựa trên hoàn thành khóa học hoặc đạt được chứng chỉ, bạn có hai lựa chọn:

Tự động xác định luôn cả cấp độ (mặc định): "Bản đồ kỹ năng" được cập nhật mà không cần xác nhận của con người. Nó được ghi lại dưới dạng đánh giá tự động trong lịch sử thay đổi
Chỉ lưu hồ sơ đào tạo, còn cấp độ do con người xác định: Chọn điều này nếu bạn muốn "ai đánh giá" luôn là một người. Thực tế về hoàn thành hoặc đạt được được ghi lại tự động trong hồ sơ đào tạo

Đánh giá tự động chạy khi tất cả các điều kiện sau đều được đáp ứng:

Khóa học có "Kỹ năng đạt được" được đặt và chứng chỉ có "Chứng chỉ chứng minh kỹ năng này" được đặt
Người mục tiêu thuộc nhóm có kỹ năng này
Những người đã đặt kỹ năng này thành "Ngoài phạm vi" sẽ không thay đổi
Nếu một người đã đặt mức kỹ năng sau kết quả đó, mức không thay đổi nhưng hồ sơ đào tạo vẫn còn (áp dụng cho những người đã thêm, thay đổi hoặc hoàn lại trạng thái chưa được đánh giá. Nhập Excel không được áp dụng)
Những người đã có cùng cấp độ hoặc cao hơn sẽ không giảm (đánh giá tự động không hạ cấp độ)

Khi nâng cấp dựa trên kết quả SOP liên quan, hãy chọn điều gì được coi là hoàn thành từ "Chỉ khi hoàn thành ở chế độ Tự làm độc lập" (mặc định), "Nếu đã thực hiện đến cuối" hoặc "Không nâng theo kết quả SOP". Mức để nâng cấp được đặt cho mỗi kỹ năng trong tab "Liên kết chứng chỉ" của màn hình chỉnh sửa định nghĩa, dưới "Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả". Mức tăng khi tất cả SOP được liên kết đều đáp ứng các điều kiện.

Trong cùng phần, tùy chọn "Số lần để được coi là tự làm độc lập" cho phép bạn chọn bao nhiêu lần hoàn thành độc lập được công nhận ("Một lần là đủ" (mặc định), hoặc 2-5 lần vào những ngày khác nhau liên tiếp). Số lần cũng được sử dụng trong chi tiết kỹ năng và hiển thị "Tự làm độc lập" trong hồ sơ sử dụng SOP. Để biết thêm chi tiết, hãy xem Tự động cập nhật cấp độ kỹ năng từ hoàn thành khóa học, chứng chỉ và kết quả SOP.

Khi bạn muốn áp dụng lại toàn bộ nhóm mà không thay đổi cài đặt, hãy nhấp vào "Áp dụng lại theo thiết lập hiện tại" trên tab. Những người đã đáp ứng các điều kiện sẽ được áp dụng lại trên máy chủ (điều này tiếp tục ngay cả khi bạn đóng màn hình).

Để biết hướng dẫn thiết lập chi tiết cho cả ba đường dẫn, hãy xem Tự động cập nhật cấp độ kỹ năng từ hoàn thành khóa học, chứng chỉ và kết quả SOP.

Liên kết có thể được đặt từ "Kỹ năng đạt được" trên phía khóa học hoặc "Chứng chỉ chứng minh kỹ năng này" trên phía chứng chỉ, hoặc từ "Khóa học giúp đạt được kỹ năng này" hoặc "Chứng chỉ chứng minh kỹ năng này" trên phía kỹ năng. Liên kết được đặt từ bất kỳ phía nào cũng giống nhau. Liên kết được đặt trên kỹ năng trong danh mục ảnh hưởng đến tất cả các nhóm đã nhập chúng.

Thêm và chỉnh sửa kỹ năng chung của nhóm dành cho các gói Enterprise, nhưng cài đặt "Đánh giá tự động" và "Tiêu chí đánh giá" có thể được thay đổi trên bất kỳ gói nào hỗ trợ "Bản đồ kỹ năng" (Core, Pro, Enterprise). Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm mới có thể thực hiện các thay đổi.

Sử dụng danh mục trong các nhóm

Nhập kỹ năng được đăng ký trong danh mục từ "Bản đồ kỹ năng" của mỗi nhóm.

Bạn cần một nhóm để nhập vào. Nếu bạn chưa tạo nhóm, trước tiên hãy tạo một nhóm bằng cách làm theo các bước trong Bước 5: Thiết lập các nhóm của bạn (dành cho quản trị viên) và gán các thành viên.

Mở "Bản đồ kỹ năng" của nhóm mục tiêu và mở màn hình chỉnh sửa định nghĩa từ "Chỉnh sửa bản đồ kỹ năng"
Nhấp "Nhập" → "Từ kỹ năng chung của nhóm"
Hãy kiểm tra các kỹ năng bạn muốn nhập từ danh sách kỹ năng danh mục
Thực thi nhập

Các kỹ năng được nhập tự động tạo hệ thống phân cấp trong nhóm có tên tương tự như danh mục/danh mục con từ danh mục và đặt các kỹ năng dưới nó. Nếu hệ thống phân cấp cùng tên đã tồn tại, nó sẽ được thêm vào đó.

Thay đổi danh mục và đồng bộ tự động nhóm

Khi bạn thay đổi kỹ năng được đăng ký trong danh mục, chúng sẽ tự động được phản ánh trong tất cả các nhóm sử dụng những kỹ năng đó (khi "Lưu và đồng bộ" được nhấn). Nội dung được đồng bộ như sau:

Thay đổi tên kỹ năng, mô tả, mục tiêu cấp độ, tiêu chí đánh giá và SOP liên quan
Liên kết đến khóa học giúp đạt được kỹ năng này và chứng chỉ chứng minh kỹ năng này (vì chúng được gắn vào kỹ năng danh mục, chúng ảnh hưởng đến tất cả các nhóm đã nhập chúng)
Thay đổi tên danh mục hoặc danh mục con mà họ thuộc về (vị trí theo dõi)
Kỹ năng bị xóa khỏi danh mục (tự động hủy liên kết khỏi các nhóm áp dụng)

Số lượng nhóm áp dụng mỗi kỹ năng có thể được xác nhận trong cột "Nhóm áp dụng" trong danh sách mở khi bạn truy cập "Nhập" → "Từ kỹ năng chung của nhóm" trên phía nhóm.

Đăng ký kỹ năng dành riêng cho nhóm vào danh mục

Bạn cũng có thể đăng ký kỹ năng được định nghĩa duy nhất trong mỗi nhóm vào danh mục dưới dạng kỹ năng chung của nhóm. Đăng ký được thực hiện từ màn hình định nghĩa "Bản đồ kỹ năng" của nhóm mục tiêu. Để biết chi tiết, hãy xem bài viết quản lý "Bản đồ kỹ năng" cho nhóm đó.

Nếu bạn chuyển sang gói khác không phải Enterprise

Ngay cả khi bạn chuyển sang gói khác không phải Enterprise do kết thúc dùng thử hoặc lý do khác, danh mục kỹ năng, kỹ năng được nhập vào mỗi nhóm, đánh giá thành viên, hồ sơ phát triển và kế hoạch phát triển không bị xóa.

Trên các gói Core và Pro, bạn có thể sử dụng chúng như sau:

Trong "Cài đặt chung", tab "Kỹ năng chung của nhóm" có thể được mở và nội dung được xem. Bạn không thể thêm, chỉnh sửa hoặc lưu kỹ năng, nhập từ mẫu ngành hoặc Excel, hoặc đăng ký kỹ năng dành riêng cho nhóm vào danh mục
"Kỹ năng chung của nhóm" đã được nhập vào mỗi nhóm vẫn còn trong "Bản đồ kỹ năng". Bạn có thể tiếp tục nhập đánh giá, hồ sơ phát triển và kế hoạch phát triển
Từ "Nhập" → "Từ kỹ năng chung của nhóm" trong "Bản đồ kỹ năng" của nhóm, bạn có thể nhập kỹ năng trong danh mục
Khi bạn chọn kỹ năng chung của nhóm trong "Phân tích kỹ năng", bạn có thể kiểm tra trạng thái đạt được trên tất cả các nhóm
"Tiêu chí đánh giá" và "Đánh giá tự động" có thể được cấu hình như trước

Đối với "nhóm nguồn" đã đăng ký kỹ năng riêng cho nhóm dưới dạng kỹ năng chung của nhóm, chỉ gói Enterprise mới cho phép chỉnh sửa tên, mô tả và tiêu chí đánh giá của kỹ năng chung của nhóm. Trên các gói Core và Pro, nếu bạn muốn thay đổi nội dung của kỹ năng đó, Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên Nhóm nên hoàn lại kỹ năng đó thành kỹ năng riêng cho nhóm bằng cách truy cập "Chuyển thành kỹ năng chung của nhóm" → "Hủy bỏ" trong màn hình định nghĩa "Bản đồ kỹ năng" của nhóm, rồi chỉnh sửa.

Ngay cả khi bạn hủy bỏ, đánh giá, hồ sơ phát triển và kế hoạch phát triển của nhóm vẫn còn như cũ
Sau đó, nếu bạn nhập lại cùng một kỹ năng chung của nhóm từ "Nhập" → "Từ kỹ năng chung của nhóm", không có kỹ năng mới nào được tạo; thay vào đó, hồ sơ được liên kết lại với kỹ năng ban đầu (tên, mô tả và tiêu chí đánh giá hoàn lại thành nội dung kỹ năng chung của nhóm)
Trong khi bị hủy bỏ, SOP liên quan, khóa học và chứng chỉ được liên kết trên phía chung của nhóm không áp dụng cho nhóm đó
Nội dung được nhập bởi các nhóm khác không bị ảnh hưởng bởi việc hủy bỏ

Trên các gói Free và Lite, "Bản đồ kỹ năng" không sẵn có. Dữ liệu vẫn còn, và khi bạn chuyển sang Core hoặc cao hơn, nó sẽ hiển thị như cách làm trước đây. Khi bạn quay lại gói Enterprise, chỉnh sửa danh mục sẽ sẵn có lại.