Nếu bạn đã quản lý bảng kiểm soát kỹ năng trong Excel, bạn có thể nhập và chuyển dữ liệu đó sang Dive.

Quy trình nhập gồm bốn phần: thành viên (danh sách), kỹ năng, mức kỹ năng và chứng chỉ, thực hiện theo thứ tự đó. Mức độ và chứng chỉ được ghi lại cho các thành viên cụ thể và kỹ năng của họ, vì vậy thành viên và kỹ năng phải được đăng ký trước.

Để tìm hiểu tổng quan về bản đồ kỹ năng, hãy xem Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách đọc các dấu kỹ năng.

Trước khi bắt đầu: Những điều cần xác nhận

Bản đồ kỹ năng và chứng chỉ có sẵn trên các gói Core, Pro và Enterprise
Xuất ra Excel và Nhập cấp độ dành cho các gói Pro và Enterprise
Chủ sở hữu và quản trị viên nhóm thực hiện đăng ký người dùng hàng loạt. Quản trị viên nhóm cũng có thể quản lý các kỹ năng và mức độ cho nhóm được chỉ định
Tất cả hoạt động được thực hiện từ trình duyệt PC

Nếu bảng kiểm soát kỹ năng của bạn chia thành các tờ theo phòng ban, việc tạo các nhóm trong Dive theo cùng cấu trúc sẽ làm cho quá trình chuyển dễ dàng hơn.

Bước 1: Đăng ký thành viên (danh sách)

Các thành viên xuất hiện trên bản đồ kỹ năng là những người dùng được đăng ký trong Dive và được chỉ định cho nhóm đó. Trước tiên, hãy đăng ký danh sách của bạn dưới dạng người dùng trong Dive.

Mở "Quản lý người dùng" ở thanh bên và nhấp vào "Thay đổi hàng loạt" ở góc trên cùng bên phải
Nhấp vào "Tải cài đặt hiện tại" để lấy tệp Excel (nó chứa ba tờ: "Danh sách người dùng", "Phân cấp nhóm" và "Cách dùng")
Điền các phòng ban và quy trình vào tờ "Phân cấp nhóm". Các nhóm bạn nhập ở đây sẽ được tạo trong quá trình nhập
Trong tờ "Danh sách người dùng", nhập một thành viên trên mỗi hàng với tên của họ và chỉ định nhóm trực thuộc
Chọn tệp, xác minh nội dung trong bản xem trước và thực hiện nhập

Các cột trong tờ "Danh sách người dùng" được đọc theo vị trí, vì vậy hãy chỉnh sửa tệp đã tải xuống nguyên trạng. Thứ tự cột là: Địa chỉ email / ID đăng nhập, Tên, Quyền, Tài khoản không cần email, Số nhân viên / ID, Email thông báo, Nhóm trực thuộc 1–10.

Người dùng có địa chỉ email sẽ nhận được email mời, và việc đăng ký hoàn tất sau khi họ đặt mật khẩu
Đối với nhân viên tại chỗ không có địa chỉ email, nhập "○" trong cột "Tài khoản không cần email", và ID đăng nhập cùng mật khẩu ban đầu sẽ được cấp
Có hai chế độ nhập: "Thêm phần chênh lệch (khuyến nghị)" và "Ghi đè (thay thế toàn bộ)". Với tùy chọn ghi đè, những người dùng hiện có không có trong tờ sẽ bị vô hiệu hóa, vì vậy chúng tôi khuyến nghị sử dụng chế độ thêm phần chênh lệch cho mục đích thông thường
Mỗi thành viên đăng ký sẽ tiêu thụ một tài khoản từ hạn ngạch tài khoản hợp đồng của bạn. Nếu bạn vượt quá giới hạn, lỗi sẽ được hiển thị trong bản xem trước trước khi nhập

Để tìm hiểu chi tiết về các hoạt động, hãy xem Thêm người dùng (lời mời email, cấp tài khoản không cần email).

Bước 2: Đăng ký kỹ năng

Nhập phần kỹ năng (danh mục và tên kỹ năng) từ tệp Excel của bạn.

Đi tới "Quản lý giáo dục" → "Phát triển" để mở bản đồ kỹ năng và chỉ chọn một nhóm mục tiêu
Nhấp vào "Chỉnh sửa bản đồ kỹ năng"
Chọn "Nhập" → "Từ Excel" và tải tệp
Xác minh những gì sẽ được thêm hoặc cập nhật trong bản xem trước và xác nhận
Các thay đổi không được áp dụng cho đến khi bạn nhấp vào "Lưu" trên màn hình chỉnh sửa định nghĩa

Các cột được đọc là: Danh mục, Danh mục con, Kỹ năng, Thành viên mục tiêu, Mức mục tiêu và Mô tả. Hệ thống có thể hấp thụ các biến thể trong cách ghi tiêu đề, vì vậy nó có thể đọc các định dạng như "Danh mục chính", "Danh mục phụ" hoặc "Mục". Tối thiểu, hai cột (Danh mục và Kỹ năng) là bắt buộc để nhập.

Thứ tự cột không quan trọng. Các cột không khớp (chẳng hạn như thành viên đã đạt hoặc tên thành viên) sẽ bị bỏ qua
Hệ thống tìm kiếm hàng tiêu đề trong năm hàng đầu tiên, vì vậy các bảng có hàng tiêu đề ở trên cùng có thể được nhập nguyên trạng
Các hàng có danh mục hoặc danh mục con trống sẽ kế thừa giá trị từ hàng ở trên (các bảng có ô được hợp nhất cũng có thể được nhập nguyên trạng)

Nếu bạn không có định nghĩa, bạn cũng có thể tạo một từ mẫu theo ngành. Hãy xem Tạo bản đồ kỹ năng từ mẫu theo ngành.

Bước 3: Đăng ký mức kỹ năng

Sau khi thành viên và kỹ năng được đăng ký, hãy nhập mức độ của từng thành viên. Việc nhập được thực hiện bằng cách ghi lại tệp xuất từ Dive.

Trên màn hình bản đồ kỹ năng, chỉ chọn một nhóm mục tiêu và nhấp vào "Khác" → "Xuất ra Excel"
Trong tờ "Bản đồ kỹ năng" của tệp đã xuất, nhập các số nửa chiều 1–4 trong các cột thành viên
Trên màn hình bản đồ kỹ năng, chọn "Khác" → "Nhập cấp độ" và tải tệp bạn điền
Chọn cách xử lý các mức độ hiện có: "Chỉ điền vào chỗ trống (giữ nguyên hiện có)" hoặc "Ghi đè giá trị hiện có"
Kiểm tra phân tích của "Nhập", "Bỏ qua", "Thành viên không khớp", "Kỹ năng không khớp" và "Giá trị không hợp lệ", sau đó thực hiện nhập

Chỉ các số nửa chiều 1–4 được nhận dạng là mức độ. Nếu bảng của bạn sử dụng các ký hiệu như o, tam giác hoặc x, hãy sử dụng tính năng tìm và thay thế của Excel để chuyển đổi chúng thành số 1–4 trước khi dán
Các ô trống được coi là "không thay đổi"
Để xác định các thành viên, hãy sử dụng tờ "Thành viên" trong tệp đã xuất (một bảng khớp tên hiển thị và địa chỉ email với cột). Không xóa tờ hoặc sắp xếp lại các cột
Nếu nhiều người chia sẻ cùng một tên hiển thị, việc nhập sẽ bị bỏ qua để tránh nhầm lẫn. Khách không được bao gồm

Các mức độ đã nhập được giữ lại trong lịch sử đánh giá dưới dạng các mức độ chính thức. Để tìm hiểu chi tiết, hãy xem Đặt mức kỹ năng của thành viên.

Bước 4: Đăng ký chứng chỉ

Các bản ghi chứng chỉ có thể được nhập trực tiếp từ sổ đăng ký chứng chỉ của bạn.

Đi tới "Quản lý giáo dục" → "Chứng chỉ" và nhấp vào "Nhập hàng loạt" ở góc trên cùng bên phải
Tải xuống "Mẫu" hoặc kéo và thả tệp Excel hoặc CSV hiện có của bạn
Trong bản xem trước từng hàng, hãy kiểm tra các hàng mà người dùng đích không được tìm thấy hoặc ngày có được không thể đọc
Nhấp vào "Nhập ◯ bản ghi" để xác nhận

Các thành viên được khớp bằng cột "Họ tên" hoặc "Email"; chứng chỉ được khớp bằng cột "Tên chứng chỉ". Nếu cột email tồn tại, nó được ưu tiên
Các cột bắt buộc là: Tên chứng chỉ, ngày có được và Họ tên hoặc Email. Ngày hết hạn, đào tạo lại lần tới, số chứng chỉ, tổ chức cấp và ghi chú là tùy chọn; nếu ngày hết hạn để trống, nó sẽ được tự động tính từ danh mục chứng chỉ
Các hàng có những người cùng tên sẽ không được nhập. Sử dụng cột email để chỉ định
Nếu chứng chỉ trong sổ đăng ký chưa được đăng ký, bạn có thể chọn "Tạo mới chứng chỉ chưa đăng ký vào danh mục"

Để tìm hiểu tổng quan về tính năng chứng chỉ, hãy xem Quản lý hết hạn chứng chỉ (giấy phép, chứng thực nội bộ, kiểm tra sức khỏe).

Các câu hỏi thường gặp

Tôi có cần đăng ký tất cả mọi người trên danh sách không?

Đăng ký tiêu thụ một tài khoản cho mỗi người, vì vậy bạn có thể chọn chỉ đăng ký những người là mục tiêu đánh giá ban đầu. Nếu bạn muốn ẩn các thành viên đã đăng ký khỏi bản đồ kỹ năng, bạn có thể làm như vậy từ menu "Thứ tự / Hiển thị" → "Hiển thị thành viên" ở góc trên cùng bên phải của bảng bản đồ kỹ năng (ở cuối hàng tiêu đề nơi tên thành viên xuất hiện). Các thành viên bị ẩn cũng bị loại trừ khỏi các tính toán (thành viên đã đạt, tổng thành viên và khoảng cách).

Tôi có thể chuyển hướng dẫn phát âm và vị trí công việc không?

Không có các trường chuyên dụng cho hướng dẫn phát âm hoặc vị trí công việc. Bạn có thể bao gồm chúng với tên hiển thị (ví dụ: "Taro Yamada [タロウヤマダ]"). Tên hiển thị có thể được thay đổi hàng loạt từ tệp Excel trong Bước 1.

Tôi có thể nhập các mức độ dưới dạng các ký hiệu như o, tam giác, x không?

Các ký hiệu không thể được nhập nguyên trạng. Sử dụng tính năng tìm và thay thế của Excel để chuyển đổi chúng thành các số nửa chiều 1–4 trước khi nhập.

Tôi có thể sắp xếp lại các nhóm sau khi nhập không?

Bạn có thể thay đổi các nhóm sau này. Các hạn chế truy cập bản đồ kỹ năng và thư mục phụ thuộc vào nhóm nguồn, vì vậy khi thực hiện các thay đổi tổ chức, hãy xem thêm Những điểm chính để phản ánh các thay đổi tổ chức trong Dive.

Liên quan