Ada beberapa cara untuk menggunakan Excel, Word, PowerPoint, PDF, dan file lain yang sudah Anda miliki di Dive. Artikel ini menjelaskan cara mana yang sebaiknya dipilih berdasarkan format file dan cara penggunaan masing-masing.

取り込み方法の選び方フロー

Mulai dari format file

AI dapat membaca isi dan memecahnya menjadi langkah untuk format berikut:

PDF
Excel (.xlsx / .xlsm / .xls)
Word (.docx / .doc)
PowerPoint (.pptx / .ppt)
OpenDocument (.odt / .ods / .odp)
Gambar (JPEG / PNG / WebP / HEIC). Satu gambar menjadi satu langkah. Anda juga dapat menyusun foto kerja menjadi satu SOP.

Jika Anda ingin memecah isi file dengan format ini menjadi langkah dan menjadikannya SOP di Dive, gunakan cara memecah menjadi langkah dengan AI ([Daftarkan SOP yang sudah ada] → [Pilih dari materi]). AI akan membuat judul, ringkasan, dan langkah secara otomatis, lalu Anda dapat menyunting dan membagikannya di layar yang sama dengan SOP video.

Jika Anda ingin membagikan file dalam bentuk aslinya tanpa memecahnya menjadi langkah, atau file berada di luar format di atas (misalnya file terkompresi seperti zip, file CAD, atau URL portal internal), daftarkan sebagai SOP berbasis file. Dengan begitu, file dapat ditangani sebagai SOP Dive dalam bentuk aslinya.

Memecah menjadi langkah dengan AI (untuk format yang didukung)

Saat Anda mengunggah file, AI akan membuat judul, ringkasan, dan langkah secara otomatis. Karena sudah dipecah menjadi langkah, nanti Anda dapat menyisipkan video atau gambar ke setiap langkah, menambahkan pertanyaan, atau mengekspor dalam format lain. Pilih cara ini jika Anda ingin memulai dari materi yang sudah ada dan mengembangkannya menjadi SOP.

Cara menemukannya: di bilah samping, klik [+] → [Daftarkan SOP yang sudah ada] → [Pilih dari materi] → pilih file, lalu pilih cara impor (di bawah “Lihat sebagai SOP Dive”: Seluruhnya jadi 1 langkah / 1 langkah per slide / Pilih slide). Ketiga pilihan ini hanya tersedia untuk file yang pemrosesan AI-nya sudah selesai.

Untuk cara mengimpor isi teks, Anda dapat memilih antara “Format ulang (ringkas)” dan “Salin (sesuai aslinya)”. Jika ingin mempertahankan ungkapan internal perusahaan apa adanya, gunakan “Salin”.

Untuk detail, lihat Membuat SOP dari file (mendukung Excel / Word / PowerPoint). Detail untuk mengimpor PDF saja ada di Membuat SOP dari PDF.

Daftar sebagai SOP berbasis file (menggunakan file apa adanya)

Ini adalah SOP yang tidak memecah file menjadi langkah, melainkan langsung membuka dan menampilkan file yang didaftarkan apa adanya. Pengelolaan folder, pengaturan izin lihat, pencarian (termasuk teks file), persetujuan dan revisi, catatan lihat, serta laporan penyelesaian dapat digunakan sama seperti SOP biasa.

Cara menemukannya: di bilah samping, klik [+] → [Daftarkan SOP yang sudah ada] → seret file untuk memilihnya (PDF, Word, Excel, PowerPoint. Beberapa file dapat dipilih sekaligus. Anda juga dapat memilih dari [Teams / SharePoint] atau [Google Drive].). Untuk URL, file zip, dan sejenisnya, daftarkan dari tab [Detail langkah] di layar penyuntingan SOP → [Pengaturan SOP berbasis file] → [Pilih dari materi].

Yang ditampilkan langsung di layar adalah PDF dan URL, serta Excel, Word, dan PowerPoint (saat didaftarkan, dibuat PDF untuk tampilan; saat diunduh, file asli yang diambil). File zip dan sejenisnya diunduh lalu dibuka saat dilihat.

Untuk detail, lihat Mendaftarkan SOP yang sudah ada apa adanya sebagai file (SOP berbasis file).

Saat SOP berbasis file lebih cocok, meskipun formatnya didukung

Meskipun formatnya didukung, SOP berbasis file lebih cocok untuk kasus berikut.

Anda ingin membagikan formulir atau tata letak ke lapangan dalam bentuk aslinya tanpa mengubah tampilannya
Anda ingin lebih dulu mengumpulkan materi yang ada di Dive dan membagikannya, lalu menjadikan materi yang penting sebagai SOP satu per satu, dimulai dari yang paling penting
Anda ingin mengelola materi referensi yang tidak perlu dipecah menjadi langkah (seperti peraturan atau kumpulan gambar teknik) di tempat yang sama dengan SOP

Namun, pada SOP berbasis file, fitur berikut tidak tersedia: ekspor SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4), pertanyaan per langkah, serta subtitle dan suara pembacaan. (Terjemahan tersedia dengan cara menerjemahkan file secara mesin pada paket Pro, Enterprise.) Jika membutuhkan fitur tersebut, pilih cara memecah menjadi langkah dengan AI.

Cara menggunakan file sebagai materi tanpa menjadikannya SOP

Ada juga cara menggunakan file yang sudah ada sebagai materi pendukung SOP, alih-alih menjadikan file itu sendiri sebagai SOP.

Melampirkan ke SOP sebagai file terkait

Anda dapat melampirkan standar kerja, gambar teknik, lembar periksa, dan sejenisnya ke SOP. AI juga dapat mengekstrak “Tips kerja”, “Peringatan Kualitas”, dan “Informasi keselamatan penting” dari materi yang dilampirkan, lalu menerapkannya ke langkah yang sesuai.

Ekstraksi AI dari file terkait dan menerapkannya ke SOP

Menambahkan tautan langkah ke file yang sudah ada secara otomatis

Tetap gunakan file Excel, Word, PowerPoint, dan PDF yang sudah ada seperti biasa, lalu sematkan tautan ke langkah-langkah Dive di dalamnya. Cocok jika Anda ingin langsung menuju langkah video hanya saat dibutuhkan tanpa mengubah formulir yang sudah ada.

Menambahkan tautan langkah secara otomatis ke Excel, Word, PowerPoint, dan PDF yang sudah ada

Menentukan SOP referensi untuk analisis video (beta)

Saat membuat SOP dari video, Anda dapat menentukan materi yang sudah disiapkan sebagai referensi, sehingga analisis mengikuti pembagian dan ungkapan dari materi tersebut.

Menentukan SOP referensi dalam analisis video (beta)

Menggunakan file di cloud (Microsoft 365, Google Drive)

File di cloud, seperti Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) atau Google Drive (termasuk drive bersama), dapat langsung diimpor ke Dive tanpa perlu diunduh lalu diunggah ulang. Pilih sumber impor di “Ambil dari cloud” pada layar penambahan materi. Setelah diimpor, penanganannya sama untuk semua cara di atas. Jika mendaftarkan sebagai SOP berbasis file, Anda juga dapat langsung memilih dari [Teams / SharePoint] atau [Google Drive] di layar [Daftarkan SOP yang sudah ada].

Untuk file yang sudah diimpor, Anda juga dapat menambahkan tautan langkah langsung ke file asli di lokasi asalnya (paket Pro, Enterprise).

Mengimpor file dari cloud (Microsoft 365, Google Drive)

Panduan saat ragu

Ingin menampilkan isi materi sebagai langkah dan nanti ingin menambahkan video → Memecah menjadi langkah dengan AI ([Daftarkan SOP yang sudah ada] → [Pilih dari materi])
Format yang tidak dapat dibaca AI (zip, CAD, URL, dll.) → Daftarkan sebagai SOP berbasis file
Ingin membagikan formulir dalam tampilan aslinya → Daftarkan sebagai SOP berbasis file
Ingin tetap menyimpan materi di tempat asalnya dan mengarahkan orang ke Dive dari sana → Menambahkan tautan langkah secara otomatis ke file yang sudah ada
Materi berada di cloud, seperti Microsoft 365 atau Google Drive → Impor dari cloud, lalu pilih salah satu cara di atas
Ingin menggunakan materi sebagai dasar SOP → Lampirkan sebagai file terkait

Pertanyaan yang sering diajukan

Q. Bisakah cara diubah nanti?
A. Bisa. Meskipun sudah didaftarkan sebagai SOP berbasis file, Anda tetap dapat mengunggah file yang sama ke [Materi] dan menjalankan pemrosesan AI. Setelah itu, Anda dapat membuat SOP yang sudah dipecah menjadi langkah dari [Daftarkan SOP yang sudah ada] → [Pilih dari materi]. (File yang didaftarkan langsung dari [Daftarkan SOP yang sudah ada] tidak muncul di [Materi].)

Q. Bisakah satu file digunakan dengan lebih dari satu cara?
A. Bisa. Misalnya, Anda dapat memecah standar kerja menjadi langkah dengan AI untuk membuat SOP, sekaligus melampirkan file yang sama sebagai file terkait ke SOP yang lain.

Halaman terkait