Sebelum mulai membuat SOP, Anda dapat menggunakan percakapan dengan AI untuk merapikan “SOP ini untuk apa,” “siapa yang akan membacanya,” “disimpan di mana,” dan “Dikeluarkan dalam formulir yang mana.” Isi yang sudah dirapikan disimpan bersama SOP dan menjadi acuan untuk melihat “selisih dengan hal yang sudah ditentukan” pada Pemeriksaan sebelum publikasi setelah SOP dibuat. Selain itu, jika Anda lanjut ke analisis AI atas materi, tujuan, pembaca, dan cakupan yang sudah ditentukan akan otomatis diteruskan ke kolom “Deskripsi” pada analisis AI.

Dapat digunakan oleh pelanggan paket Core, Pro, dan Enterprise. Dapat digunakan dari browser PC dan smartphone. Fitur ini sedang dalam uji coba (beta). Materi yang dibaca percakapan dan item yang diputuskan dalam percakapan bergantung pada paket langganan Anda.

Cara membuka

Mulai membuat SOP dari [Buat baru] di bilah samping
Di bawah kartu metode pembuatan, klik [Jika ingin mulai dari tujuan dan pembaca Konsultasi AI sebelum membuat].

Layar “Konsultasi AI sebelum membuat” akan terbuka. Pintu masuknya berada di bawah kartu metode pembuatan. Jika Anda lebih dulu memilih salah satu kartu metode pembuatan (Buat dari video / Daftarkan SOP yang sudah ada / Buat dari nol), Anda tidak akan sampai ke layar ini.

作成方法のカードの下にある「作る前のAI相談」の入口

Yang dapat Anda tentukan

Saat berbincang dengan AI di sisi kiri, isi yang Anda putuskan akan terisi satu per satu di “Hal yang sudah ditentukan” di sisi kanan.

Tujuan: untuk apa SOP ini dibuat
Jenis: SOP kerja, SOP inspeksi, dan sebagainya. Jika sedang membaca peraturan internal, jenis dipilih dari peraturan tersebut
Pembaca: apakah pembacanya karyawan yang baru ditugaskan, karyawan berpengalaman, atau pihak dari luar perusahaan
Cakupan: bagian mana, dari awal sampai akhir, yang dimasukkan ke dalam satu SOP
Folder penyimpanan: disimpan di folder mana
Format ekspor: jika format ekspor sudah didaftarkan, dikeluarkan dalam formulir yang mana
Alasan penerbitan: dipilih dari alasan penerbitan yang sudah didaftarkan untuk tim. Alur persetujuan ditentukan dari alasan tersebut, jadi AI tidak pernah menunjuk alur persetujuan secara langsung. Anda bisa mengubahnya saat mengajukan publikasi

Percakapan tidak dimulai dari halaman kosong. Percakapan dimulai setelah membaca peraturan internal, format ekspor, Bagaimana menulisnya, dan alasan penerbitan yang sudah didaftarkan. Tim yang belum mendaftarkan sebagian dari ini tetap dapat berbincang, hanya saja bagian itu dilewati. Hal apa saja yang dapat didaftarkan bergantung pada paket (lihat “Yang berubah menurut paket” di bawah).

Anda juga dapat menjawab dengan suara melalui ikon mikrofon di kolom input.

作る前のAI相談の会話画面と、右側の決まったこと

Setelah memutuskan

Setelah tujuan dan jenis ditentukan, Anda dapat melanjutkan. Jika semuanya sudah ditentukan, akan ditampilkan “Semuanya sudah ditentukan”.

Di kanan bawah, “Yang dilakukan berikutnya” menampilkan metode pembuatan yang sesuai dengan isi yang sudah diputuskan beserta alasannya. Kadang juga disertai saran tentang adegan yang sebaiknya direkam dengan video. Klik [Lanjut membuat dengan isi ini] untuk melanjutkan ke metode pembuatan tersebut.

Isi yang sudah diputuskan disimpan di setiap versi SOP. Pemeriksaan sebelum publikasi menilai dengan membandingkan isi ini dengan isi SOP.

Coba lagi atau tinjau kembali percakapan

[Riwayat]: dapat membuka kembali percakapan sebelumnya. Angka dalam kurung adalah jumlah percakapan yang tersisa
[Mulai yang baru]: memulai percakapan baru untuk SOP lain sambil tetap menyimpan percakapan yang sekarang

Yang berubah menurut paket

Percakapan itu sendiri dapat digunakan pada paket Core, Pro, dan Enterprise. Pada paket Free dan Lite, pintu masuk tetap ditampilkan, tetapi jika diklik akan diberi tahu bahwa paket yang sedang Anda gunakan tidak dapat memakai fitur ini.

Materi yang dibaca percakapan hanya berisi hal yang dapat didaftarkan pada paket langganan Anda. Yang tidak didaftarkan akan dilewati dari percakapan, sehingga percakapan akan lebih banyak bertanya, tetapi konsultasinya tetap berjalan.

Peraturan internal: paket Enterprise. Jika sudah didaftarkan, jenis dipilih dari jenis SOP yang diekstrak dari peraturan internal, dan item wajib serta tingkat kerincian juga diperiksa berdasarkan ketentuan tersebut. Jika menemukan poin di mana peraturan internal berbeda satu sama lain, AI tidak memutuskan sendiri, melainkan menanyakan mana yang akan dijadikan dasar pembuatan SOP
Bagaimana menulisnya: paket Enterprise. Jika sudah didaftarkan, akan dicerminkan dalam percakapan sebagai aturan organisasi. Jika belum didaftarkan, layar akan menampilkan pesan “Jika Anda mengonfigurasi Cara penulisan SOP, Anda dapat memeriksanya sesuai aturan internal perusahaan.”
Format ekspor: paket Enterprise. Jika belum didaftarkan, layar menampilkan pesan “Belum ada format ekspor yang didaftarkan (akan diekspor dengan format standar Dive)” dan formulir tidak ditentukan
Alasan penerbitan: paket Pro dan Enterprise. Alur persetujuan ditentukan dari alasan penerbitan, jadi keduanya berubah bersamaan. Jika belum didaftarkan, layar menampilkan pesan “Belum ada alasan penerbitan yang didaftarkan (dapat dipilih saat mengajukan penerbitan)”
Tujuan, pembaca, cakupan, folder penyimpanan: sama di semua paket yang dapat menggunakan konsultasi

Untuk jenis yang ditentukan dalam peraturan internal, formulir diambil dari ketentuan tersebut. Untuk tim yang belum mendaftarkan peraturan internal, AI memilih format ekspor yang sesuai dengan isi percakapan dari format ekspor yang sudah didaftarkan. Untuk tim yang belum mendaftarkan keduanya, formulir tidak ditentukan dan proses berlanjut.

Penerusan isi yang sudah diputuskan ke kolom “Deskripsi” pada analisis AI atas materi sama di semua paket yang dapat menggunakan konsultasi. Bagian yang memeriksa isi yang sudah diputuskan di Pemeriksaan sebelum publikasi memerlukan paket yang berbeda untuk setiap aspek. Untuk mengetahui aspek mana berada di paket mana, lihat Periksa SOP yang sedang Anda edit dari 7 sudut pandang (Pemeriksaan sebelum publikasi). Meninjau ulang hal yang sudah diputuskan dalam percakapan (memutuskan ulang) dapat dilakukan dengan paket yang sama dengan konsultasi ini.

Pertanyaan yang sering diajukan

●Apakah yang sudah diputuskan dapat diubah nanti?

Setelah SOP dibuat, Anda tetap boleh mengubah Tujuan pembuatan atau formulirnya. Pemeriksaan sebelum publikasi akan menampilkan “Berbeda dengan yang diputuskan saat dibuat”, sehingga Anda dapat memilih untuk tetap melanjutkan apa adanya atau menyesuaikan dengan isi yang sudah diputuskan.

●Apakah bisa digunakan di smartphone?

Bisa. Di smartphone, percakapan akan memenuhi layar, dan hal yang sudah diputuskan dikumpulkan di bilah bagian bawah. Ketuk bilah itu untuk membuka lembar dari bawah, dan konfirmasi juga dapat dilakukan dari sana.

●Bolehkah berhenti di tengah jalan?

Hal yang sudah diputuskan sampai titik itu tetap tersimpan sebagai percakapan. Anda dapat melanjutkannya dari [Riwayat].

●Pintu masuk juga ditampilkan pada paket Free dan Lite

Pintu masuk ditampilkan, tetapi jika diklik akan diberi tahu bahwa paket yang sedang Anda gunakan tidak dapat memakai fitur ini.