Anda dapat mendaftarkan SOP yang sedang digunakan, yang dibuat dengan Word, Excel, PowerPoint, PDF, dan format serupa, sebagai SOP Dive dengan tata letak aslinya tanpa dipecah menjadi langkah-langkah (SOP berbasis file). Fitur pengelolaan SOP seperti pengorganisasian dengan folder, pengaturan izin lihat, pencarian, persetujuan dan revisi, serta catatan tampilan tetap berfungsi seperti biasa. Gunakan ini saat Anda ingin mendistribusikan berkas yang sudah digunakan ke lapangan tanpa mengubah tampilannya.

Pendaftaran dan penggantian berkas dilakukan dari peramban PC oleh pengguna yang dapat mengedit SOP. Tersedia di semua paket. Pengeditan langsung di Office pada Windows, pembukaan dalam mode baca-saja (Buka di desktop), dan terjemahan berkas, tersedia di paket Pro dan Enterprise.

Apa itu SOP berbasis file?

SOP biasa dibuat dengan menetapkan video, gambar, dan teks ke setiap langkah. SOP berbasis file tidak memiliki langkah. SOP ini adalah format SOP yang membuka dan menampilkan satu berkas yang telah didaftarkan.

Jika Anda ingin membagi isi berkas menjadi langkah-langkah menggunakan AI, gunakan Buat SOP dari berkas (mendukung Excel, Word, dan PowerPoint). Untuk cara memilih di antara keduanya, lihat "Membedakan Ini dengan Membuat Langkah dengan AI" di artikel ini.

Berkas yang dapat didaftarkan

Dari layar [Daftarkan SOP yang sudah ada], serta dari [Unggah dari komputer], [Teams / SharePoint], dan [Google Drive] di [Pengaturan SOP berbasis file], Anda dapat mendaftarkan berkas PDF, Word, Excel, dan PowerPoint (Google Docs, Sheets, dan Slides diimpor sebagai berkas Word, Excel, dan PowerPoint). URL, berkas zip, dan format lainnya didaftarkan dari [Pilih dari materi] di [Pengaturan SOP berbasis file]. Tampilan berkas saat dilihat bergantung pada formatnya.

PDF

Berkas PDF ditampilkan apa adanya langsung di dalam layar Dive.

Word, Excel, dan PowerPoint

Saat berkas didaftarkan, PDF untuk ditampilkan dibuat supaya bisa ditampilkan di layar. Pemrosesan AI tidak digunakan. Saat diunduh, Anda akan mendapatkan berkas asli (misalnya .xlsx).

Untuk Excel (.xlsx dan .xlsm), Anda dapat memilih cara membuat PDF untuk ditampilkan di [Metode konversi] pada [Pengaturan SOP berbasis file]. Jika Anda mengubah pilihan, PDF akan dibuat ulang langsung dari berkas asli.

[Pengaturan cetak] (Bawaan): Mengikuti pengaturan cetak berkas asli (area cetak, pemisah halaman, dan skala). Jika pengaturan cetak sudah benar, tampilannya paling mendekati aslinya.
[Sesuaikan lebar ke 1 halaman]: Hanya menyesuaikan lebar agar muat dalam satu halaman sehingga kolom tidak terpotong (tinggi akan terbagi menjadi beberapa halaman). Cocok untuk tabel yang lebar.
[1 lembar = 1 halaman]: Menyesuaikan setiap lembar agar muat dalam satu halaman.

Jika PDF untuk ditampilkan tidak dapat dibuat, "Tidak ada PDF untuk ditampilkan" akan muncul di [Pengaturan SOP berbasis file]. Tekan [Buat PDF untuk ditampilkan] untuk membuatnya ulang dari berkas asli. Anda juga bisa membuatnya dengan cara yang sama untuk berkas Word, Excel, dan PowerPoint yang belum melalui pemrosesan AI dan dipilih dari [Pilih dari materi]. (Berkas yang sudah melalui pemrosesan AI menggunakan PDF hasil pemrosesan AI apa adanya.)

URL

Anda dapat mendaftarkan halaman seperti portal perusahaan. Pilih dari tab [URL] di bawah [Pilih dari materi]. Jika halaman tersebut mengizinkan penyematan, halaman akan ditampilkan di layar. Jika tidak, halaman akan ditampilkan dengan [Buka di jendela baru].

Excel, dll., Lainnya

Berkas terkompresi seperti zip, berkas CAD, dan berkas teks (txt, csv, md, dll.) juga dapat didaftarkan dari tab [Excel, dll., Lainnya] di bawah [Pilih dari materi].

Namun, video, gambar, PDF, dan model 3D (fbx) ditangani di tab khusus masing-masing, sehingga tidak dapat diunggah ke [Lainnya]. (Pesan "Jenis berkas ini tidak dapat diunggah sebagai 'Lainnya'" akan ditampilkan.) Jika ingin menggunakan video atau gambar dalam SOP, buatlah SOP biasa.

Berkas di [Lainnya] tidak dapat ditampilkan di peramban, sehingga saat dilihat akan muncul tombol "Unduh" dan berkas dibuka setelah diunduh (berkas teks seperti txt dan csv kadang dapat ditampilkan di layar).

Apakah berkas dapat diunduh bergantung pada pengaturan izin untuk setiap peran. Untuk detailnya, lihat Peran pengguna yang diizinkan per fitur (pembatasan peran untuk unduh, ekspor, dan berbagi).

Cara mendaftar

Ada dua cara untuk mendaftar. Untuk pendaftaran baru, ikuti langkah-langkah di "Daftar dari layar Daftarkan SOP yang sudah ada". Untuk mengubah SOP yang sudah dibuat menjadi SOP berbasis file, ikuti langkah-langkah di "Daftar dari tab Informasi dasar".

Daftar dari layar Daftarkan SOP yang sudah ada

Di bilah sisi, pilih [+] → [Daftarkan SOP yang sudah ada]
Seret berkas yang akan didaftarkan (PDF, Word, Excel, PowerPoint) ke layar, atau klik untuk memilih. Jika memilih beberapa berkas sekaligus, draf dibuat untuk setiap berkas. Untuk berkas yang ada di Teams, SharePoint, OneDrive, atau Google Drive, pilih [Teams / SharePoint] atau [Google Drive] di bawah [Ambil dari cloud]
Jika hanya memilih satu berkas, draf yang dibuat akan langsung terbuka. Jika memilih dua berkas atau lebih, bukalah dari daftar draf yang dibuat dengan [Buka]. Berkas yang tidak dapat dibuat akan menampilkan alasannya, dan Anda dapat mencoba lagi dengan [Coba lagi]
Judul diatur sesuai nama berkas, dan sampul adalah halaman pertama berkas. Periksa isinya lalu terbitkan. Untuk membukanya nanti, gunakan [Daftar Draf / Persetujuan]

Berkas yang didaftarkan dengan cara ini tidak muncul di daftar [Materi]. Karena AI tidak digunakan, berkas ini tidak menghabiskan kuota pemrosesan AI.

Untuk menggunakan berkas di [Materi], pilih dari [Pilih dari materi] pada layar yang sama, lalu pilih [File apa adanya] di bagian atas [Bagaimana Anda ingin mengimpor file?]. Berkas PDF, Word, Excel, dan PowerPoint yang belum melalui pemrosesan AI juga dapat dipilih.

今ある手順書を登録の画面

Daftar dari tab Informasi dasar

Buka layar pengeditan SOP. Untuk membuat yang baru, pilih [Buat dari nol] pada pilihan metode pembuatan. Untuk mengubah SOP yang sudah diterbitkan, buat revisi dan buka drafnya
Buka tab [Informasi dasar]
Buka [Pengaturan SOP berbasis file] dan aktifkan [Gunakan sebagai SOP berbasis file]
Buka tab [Detail langkah] (juga dapat dibuka dari [Buka detail langkah]), lalu atur berkas menggunakan salah satu dari [Unggah dari komputer], [Teams / SharePoint], [Google Drive], atau [Pilih dari materi] di bawah [Pengaturan SOP berbasis file]. Dengan [Pilih dari materi], Anda dapat memilih dari tab [PDF], [URL], dan [Excel, dll., Lainnya]
Masukkan judul, ringkasan, Thumbnail, dan lainnya, lalu simpan dan terbitkan

手順内容タブのファイル手順書の設定と表示用のPDF

Saat [Gunakan sebagai SOP berbasis file] diaktifkan, tab [Detail langkah] menampilkan isi PDF untuk ditampilkan alih-alih langkah. Pengguna yang dapat mengedit juga akan melihat [Pengaturan SOP berbasis file], sehingga dapat mengatur sambil melihat berkas (lebar panel kiri dan kanan dapat diubah dengan menyeret). Layar pengeditan SOP selalu dibuka dari tab [Detail langkah]. Untuk berkas tanpa PDF untuk ditampilkan (seperti URL), tab [Detail langkah] bagi pengguna yang hanya dapat melihat akan menampilkan "SOP ini diatur sebagai 'SOP berbasis file'". Untuk kembali ke format yang membuat langkah, matikan [Gunakan sebagai SOP berbasis file].

Ganti atau hapus berkas yang sudah didaftarkan

Penggantian berkas dilakukan di layar pengeditan draf. Untuk SOP yang sudah diterbitkan, buat revisi untuk membuat draf, lalu ganti berkasnya, kemudian setujui dan terbitkan.

Dari [Ganti] di [Pengaturan SOP berbasis file] pada tab [Detail langkah], pilih [Unggah dari komputer], [Teams / SharePoint], [Google Drive], atau [Pilih dari materi] untuk mengganti berkas. Berkas yang diunggah dengan [Unggah dari komputer] atau cara serupa akan langsung menggantikan berkas draf (tidak muncul di daftar [Materi]). Untuk mengeluarkan berkas dari draf ini, gunakan ikon tempat sampah di sebelah kanan nama berkas (berkas itu sendiri tidak dihapus).

Saat memilih dari [Pilih dari materi], [Terapkan isi berkas ke SOP juga?] akan ditampilkan. Item yang dicentang akan diganti dengan isi berkas yang dipilih (pada awalnya semua item dicentang).

Gambar Thumbnail
Judul
Ringkasan
Barang yang digunakan (ditambahkan ke barang yang digunakan saat ini)
File terkait (berkas asli akan ditambahkan)

Item yang tidak memiliki konten yang dapat dibaca dari berkas tidak akan ditampilkan. Tekan [Terapkan] untuk mengganti, atau tekan [Biarkan apa adanya] untuk hanya mengganti berkasnya.

Ambil berkas dari Rev sebelumnya

Meskipun berkas diganti, berkas dari Rev sebelumnya tetap tersimpan. Buka [Lihat riwayat revisi] di informasi penerbitan pada layar pengeditan SOP, lalu dari [Unduh file untuk Rev ini] di setiap baris Rev, Anda dapat mengambil berkas asli Rev tersebut (nama berkas menjadi "Nomor Rev_nama berkas asli").

Ini hanya ditampilkan kepada pengguna yang diizinkan untuk Unduh SOP berbasis berkas. Pengguna yang tidak dapat mengedit SOP hanya melihat Rev yang sudah diterbitkan.

Edit langsung di Office pada Windows

Di PC Windows, dari [Edit di desktop] pada [Pengaturan SOP berbasis file], Anda dapat membuka berkas Word, Excel, dan PowerPoint di Office, mengeditnya, lalu menyimpannya (Ctrl+S) langsung ke draf (paket Pro dan Enterprise). Untuk detailnya, lihat Edit SOP berbasis file langsung di Office pada Windows (Edit di desktop).

Tampilan di lapangan

Saat membuka SOP dari folder atau pencarian, berkas yang didaftarkan ditampilkan dalam layar penuh. Di bagian atas layar terdapat operasi berikut. (Pada layar sempit seperti smartphone, File lampiran dan Unduh hanya ditampilkan sebagai ikon.)

Terjemahan: Saat memilih bahasa, berkas ditampilkan sebagai terjemahan mesin (paket Pro dan Enterprise. Lihat SOP berbasis file dan PDF langkah dalam terjemahan (terjemahan mesin))
File lampiran: Membuka daftar berkas terkait yang ditautkan ke SOP ini (hanya ditampilkan jika ada berkas terkait)
Unduh / Buka di jendela baru: Mengambil berkas. Saat Excel, Word, atau PowerPoint ditampilkan dengan dikonversi ke PDF, yang diambil adalah berkas asli (misalnya .xlsx) (saat offline, yang diambil adalah PDF yang sedang ditampilkan). Saat melihat terjemahan, yang diambil adalah berkas hasil terjemahan. Jika URL didaftarkan, halaman akan dibuka di jendela baru
Laporan selesai: Mencatat bahwa pekerjaan sudah selesai, dengan komentar yang dilampirkan

Catatan saat membuka disimpan sama seperti SOP biasa, sehingga Anda dapat memeriksa siapa yang membuka dan kapan. SOP berbasis file yang sudah dibuka juga muncul di [Riwayat tampilan] pada beranda dan bilah sisi. SOP ini juga dapat dilihat dari kacamata pintar dan perangkat seluler. (Di kacamata pintar, tombol File lampiran dan Unduh tidak ditampilkan.)

SOP berbasis file yang pernah dibuka akan tetap tersimpan di perangkat dan dapat dibuka secara offline (kecuali untuk tim yang diatur agar tidak menyimpan Data tampilan di perangkat, dan PDF yang lebih besar dari 50 MB). Untuk menggunakan SOP berbasis file yang belum pernah dibuka saat offline, lakukan pramuat terlebih dahulu.

Cara membedakannya di folder dan pencarian

Di daftar folder, SOP berbasis file memiliki label "SOP berbasis file" (atau "File" saat daftar ditampilkan dalam bentuk tabel), dan ikon jenis berkas asli (Word, Excel, PowerPoint, PDF, dll.) ditampilkan. Di penyaringan daftar folder dan [Fitur] pada layar pencarian, terdapat [SOP berbasis file] sehingga Anda dapat menampilkan hanya SOP berbasis file.

Teks di dalam berkas juga menjadi objek pencarian. Saat cocok dengan teks di dalam isi, halaman yang cocok akan ditampilkan, dan saat diklik, halaman tersebut akan dibuka. PDF hasil pindai tanpa teks tidak dapat dicari berdasarkan teks isi (tetapi dapat dicari berdasarkan nama SOP, dll.). Untuk detailnya, lihat Pencarian teks lengkap.

Perbedaan fitur yang tersedia dibanding SOP biasa

Karena tidak memiliki langkah, fitur-fitur berikut tidak tersedia.

Ekspor SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4)
Pertanyaan dan centang per langkah
Subtitel dan pembacaan keras (terjemahan tersedia sebagai terjemahan mesin atas berkas, untuk paket Pro dan Enterprise)
Pencarian di dalam SOP, dan URL lompat per langkah

Fitur berikut dapat digunakan dengan cara yang sama seperti SOP biasa.

Pengorganisasian dengan folder dan pembatasan akses
Alur persetujuan dan revisi
Berbagi ke luar perusahaan melalui URL berbagi dan undangan tamu
Catatan lihat dan laporan selesai
Melampirkan berkas terkait
Pencarian (termasuk teks di dalam berkas)

Membedakan Ini dengan Membuat Langkah dengan AI

Ingin mendistribusikan dan mengelola berkas saat ini apa adanya, tanpa mengubah tata letaknya → Daftarkan sebagai SOP berbasis file
Ingin memecah isi berkas menjadi langkah-langkah dan menambahkan video atau pertanyaan nanti → Buat SOP dari berkas
Ingin tetap menyimpan berkas saat ini dan menautkan dari berkas tersebut ke langkah Dive → Tambahkan tautan langkah secara otomatis ke Excel, Word, PowerPoint, dan PDF yang sudah ada

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Saya sudah mendaftarkan berkas Excel, tetapi berkas tidak ditampilkan di layar dan malah diunduh.
J: Jika tidak ada PDF untuk ditampilkan, berkas tidak dapat ditampilkan di peramban sehingga disediakan sebagai unduhan. Jika "Tidak ada PDF untuk ditampilkan" muncul di [Pengaturan SOP berbasis file] pada tab [Informasi dasar], tekan [Buat PDF untuk ditampilkan]. Jika tetap tidak dapat dibuat, alasannya akan ditampilkan.

T: Bisakah diubah kembali menjadi SOP biasa nanti?
J: Jika Anda mematikan [Gunakan sebagai SOP berbasis file] di [Pengaturan SOP berbasis file], tab [Detail langkah] dapat diedit. Namun, langkah tidak dibuat otomatis, jadi buatlah langkah sendiri, atau buat ulang SOP dengan Buat SOP dari berkas.

T: Bisakah berkas yang sudah didaftarkan diganti dengan versi baru?
J: Buat revisi, lalu ganti berkas dari [Ganti] di [Pengaturan SOP berbasis file] pada tab [Informasi dasar]. URL SOP tidak berubah. Berkas dari Rev sebelumnya tetap ada dan dapat diambil dari [Lihat riwayat revisi].

T: Bisakah berkas zip didaftarkan?
J: Bisa. Di [Pengaturan SOP berbasis file], pilih [Pilih dari materi], lalu unggah dari tab [Excel, dll., Lainnya]. Saat dilihat, berkas tidak ditampilkan di layar, melainkan dibuka setelah diunduh. Perlu diketahui, berkas zip tidak termasuk dalam cakupan Buat SOP dari berkas.

T: Bisakah halaman di portal perusahaan didaftarkan?
J: Di [Pengaturan SOP berbasis file], pilih [Pilih dari materi] dan daftarkan dari tab [URL]. Tergantung pengaturan halaman tersebut, halaman mungkin tidak dapat disematkan di layar. Dalam kasus itu, halaman akan ditampilkan dengan [Buka di jendela baru].

Halaman terkait