Dive secara otomatis memperbarui level keterampilan seseorang saat mereka menyelesaikan kursus pelatihan, saat kualifikasi menjadi berlaku, atau saat mereka menyelesaikan semua SOP yang ditautkan ke keterampilan. Peta Keterampilan tetap mutakhir tanpa perlu seseorang mengatur ulang level setiap orang.

Tersedia pada paket Core / Pro / Enterprise. Pengaturan tautan dapat dilakukan oleh Pemilik / Admin Tim / Admin Grup, dan pengaturan penilaian otomatis untuk seluruh tim dapat dilakukan oleh Pemilik / Admin Tim.

Untuk cara mengatur level secara manual, lihat Atur level keterampilan anggota. Meskipun pembaruan otomatis digunakan, perubahan manual tetap dapat dilakukan seperti sebelumnya.

Untuk panduan apakah akan menilai dengan pertanyaan SOP atau dengan tes verifikasi di Pelatihan (Kursus), lihat Nilai keterampilan dengan memilih antara pertanyaan SOP dan tes verifikasi.

Cara kerja pembaruan otomatis

Jika Anda menautkan "Kursus tempat keterampilan ini diperoleh" dan "Kualifikasi yang membuktikan keterampilan ini" ke sebuah keterampilan, level keterampilan akan naik ke level yang dicapai yang telah ditetapkan sebelumnya saat orang tersebut menyelesaikan kursus atau saat kualifikasi menjadi berlaku.

Tautan disimpan sebagai satu relasi, jadi baik Anda mengaturnya dari sisi kursus maupun sisi keterampilan, Anda mengedit tautan yang sama. Anda tidak perlu mendaftarkannya lagi di sisi lainnya.

Pembaruan otomatis aktif secara default. Jika belum ada tautan yang diatur, tidak akan terjadi apa-apa, sehingga level tidak akan berubah sendiri di tim yang tidak menggunakan fitur ini.

Ada satu jalur lain untuk menaikkan level: saat seseorang telah menyelesaikan semua SOP terkait yang ditautkan ke keterampilan. Jalur ini dapat digunakan tanpa membuat kursus atau kualifikasi apa pun (lihat "Naikkan level saat semua SOP terkait selesai" di bawah).

Tautkan kursus dan keterampilan

Ada dua pintu masuk, dan hasilnya sama apa pun yang Anda pilih.

Atur dari kursus pelatihan

1. Dari [Manajemen Pelatihan] di sidebar, buka [Pelatihan] dan edit kursus yang dituju.
2. Di bawah [Keterampilan yang diperoleh], pilih keterampilannya.
3. Untuk setiap keterampilan, pilih [Level yang dicapai] (Lv1 sampai Lv4). Keterampilan akan naik ke level ini saat kursus diselesaikan.
4. Simpan.

Atur dari keterampilan

1. Di sidebar, buka [Manajemen Pelatihan] → [Pengembangan], buka Peta Keterampilan untuk grup sasaran, lalu klik [Edit peta keterampilan].
2. Pilih keterampilan yang dituju dan buka tab [Tautan].
3. Di bawah [Kursus tempat keterampilan ini diperoleh], pilih kursus dan level yang dicapai, lalu simpan.

Untuk cara membuat dan menugaskan kursus, lihat Fitur pelatihan: Cara membuat kursus, menugaskan, dan melihat status pencapaian.

Tautkan kualifikasi dan keterampilan

Ini mendaftarkan relasi "Jika seseorang memiliki kualifikasi ini, mereka dianggap telah mencapai keterampilan ini." Gunakan saat lisensi atau sertifikasi internal itu sendiri menjadi bukti keterampilan.

1. Dari [Manajemen Pelatihan] di sidebar, buka [Kualifikasi] dan edit kualifikasi yang dituju.
2. Di bawah [Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini], pilih keterampilan dan level yang dicapai, lalu simpan.

Dari sisi keterampilan, Anda dapat membuat pengaturan yang sama di bawah [Kualifikasi yang membuktikan keterampilan ini] pada tab [Tautan] di Edit definisi keterampilan.

[Kualifikasi yang ditautkan] pada tab [Tautan] yang sama bekerja dalam arah sebaliknya. Ini adalah prasyarat: "Untuk melaksanakan keterampilan ini, kualifikasi ini diperlukan." Pengaturan ini tidak mengubah level; hanya menampilkan status kepemilikan kualifikasi orang tersebut. Untuk mendaftarkan kualifikasi dan mengelola tanggal kedaluwarsanya, lihat Kelola masa berlaku kualifikasi (lisensi, sertifikasi internal, pemeriksaan kesehatan).

Naikkan level saat semua SOP terkait selesai

Pengaturan ini menaikkan level saat seseorang telah menyelesaikan semua SOP terkait yang ditautkan ke keterampilan. Anda dapat menjalankannya hanya dengan catatan SOP, tanpa menyiapkan kursus atau kualifikasi.

Pengaturan ada di dua tempat. Jika salah satunya belum diatur, fitur ini tidak akan berjalan.

1. Naik ke level berapa (per keterampilan): Di Edit definisi keterampilan, buka tab [Tautan] dan pilih [Level yang dicapai saat semua selesai], yang muncul di bawah SOP terkait. Keterampilan yang tidak dipilih levelnya tidak akan naik.
2. Apa yang dihitung sebagai selesai (umum tim): Pilih di [Pengembangan] → [Pengaturan umum] → [Penilaian otomatis], pada pengaturan "Naikkan dari capaian SOP terkait".

• Hanya jika diselesaikan secara Mandiri (default): SOP telah dijalankan sampai akhir tanpa kesalahan pada pertanyaannya. Ini paling mendekati penilaian bahwa orang tersebut dapat melakukan pekerjaan secara mandiri. Untuk SOP tanpa pertanyaan yang sudah diatur jawaban benarnya, versi terbaru dihitung setelah dijalankan sampai akhir. Pelaksanaan yang dilaporkan selesai tanpa menjawab pertanyaan tidak dihitung.
• Jika dijalankan sampai akhir: SOP dihitung meskipun ada kesalahan pada pertanyaannya, selama dijalankan sampai akhir.
• Jangan naikkan dari capaian SOP: Pilih ini jika Anda tidak ingin menggunakan jalur ini.

Jumlah kali untuk dianggap mandiri

Di bagian yang sama, gunakan [Jumlah kali untuk dianggap mandiri] untuk mengatur berapa kali seseorang harus menyelesaikan SOP sebelum dihitung sebagai "Mandiri" di bawah "Hanya jika diselesaikan secara Mandiri".

• Cukup 1 kali (default): Satu pelaksanaan saat orang tersebut menjalankan SOP sampai akhir tanpa satu pun kesalahan pada pertanyaan yang sudah diatur jawaban benarnya, dihitung sebagai mandiri.
• 2 sampai 5 kali berturut-turut di hari yang berbeda: Jika ada pelaksanaan sampai akhir tanpa kesalahan sebanyak jumlah tersebut pada hari-hari berbeda yang berurutan, dihitung sebagai mandiri. Menjalankan beberapa kali dalam sehari dihitung sebagai satu hari. Jika terjadi kesalahan di tengah jalan, hitungan dimulai ulang (kesalahan dalam mode referensi, termasuk pertanyaan yang dilewati, juga dihitung). Hari-harinya tidak harus berurutan selama tidak ada kesalahan di antaranya. Untuk SOP tanpa percabangan, pelaksanaan yang diselesaikan dengan melewati pertanyaan tanpa menjawab tidak dihitung.

Untuk SOP yang tidak memiliki pertanyaan dengan jawaban benar yang diatur, orang tersebut mencapai status mandiri terlepas dari jumlahnya, setelah menjawab semua pertanyaan pada versi saat ini dan menjalankannya sampai akhir.

Jumlah ini juga digunakan untuk tampilan "Mandiri" di Detail Skill dan catatan lihat SOP. (Tampilan ini tetap menggunakan jumlah ini meskipun kondisi lain dipilih di bawah "Naikkan dari capaian SOP terkait", atau saat penilaian otomatis dimatikan.) Jika Anda menurunkan jumlah saat "Hanya jika diselesaikan secara Mandiri" dipilih, konfirmasi akan muncul sebelum menyimpan, sama seperti saat Anda melonggarkan kondisi, dan perubahan diterapkan ke seluruh tim. Menaikkan jumlah tidak menurunkan level yang sudah naik.

Jika bahkan satu SOP yang ditautkan tidak memenuhi kondisinya, level tidak akan naik. Jika penyelesaian sebagian dihitung sebagai mencapai level, standarnya akan semakin longgar seiring bertambahnya SOP.

Penilaian dilakukan saat orang yang dituju menyelesaikan SOP. Jika penyelesaian tidak dapat dikirim pada saat itu, misalnya karena masalah komunikasi, penilaian dilakukan saat halaman keterampilan orang yang dituju dibuka (layar yang dibuka dari [Pengembangan] dengan memilih orang tersebut). Catatan pengembangan menyimpan dasarnya, seperti "Semua ◯ SOP terkait ..."

Orang yang disembunyikan di Peta Keterampilan tidak dinilai berdasarkan catatan SOP terkait.

Pilih cara memperbarui

Untuk setiap tim, Anda dapat memilih apakah level dikonfirmasi secara otomatis, atau apakah hanya catatan yang disimpan dan seseorang mengonfirmasi level.

1. Dari [Manajemen Pelatihan] di sidebar, buka [Pengembangan] dan klik [Pengaturan umum].
   
2. Buka tab [Penilaian otomatis].
   

Pilih di bawah [Cara memperbarui] pada tab [Penilaian otomatis]. Pengaturan ini berlaku baik level naik karena penyelesaian kursus, perolehan kualifikasi, atau catatan SOP terkait.

Memilih [Tetapkan levelnya secara otomatis juga] (default) akan memperbarui level keterampilan tanpa perlu ada yang memeriksa. Riwayat perubahan mencatatnya sebagai pembaruan otomatis.

Memilih [Simpan hanya catatan pengembangan dan biarkan manusia menetapkan levelnya] akan mencatat penyelesaian kursus, perolehan kualifikasi, dan penyelesaian SOP terkait secara otomatis di catatan pengembangan, dan admin yang mengonfirmasi level. Pilih opsi ini jika Anda ingin memastikan bahwa orang yang menilai keterampilan adalah manusia.

Untuk menghentikan pembaruan otomatis sepenuhnya, matikan [Gunakan penilaian otomatis] di layar yang sama.

Kondisi agar pembaruan otomatis berjalan

Level diperbarui saat semua kondisi berikut terpenuhi.

• Kursus telah mengatur "Keterampilan yang diperoleh", dan kualifikasi telah mengatur "Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini".
• Jika level dinaikkan dari catatan SOP terkait, keterampilan telah mengatur "Level yang dicapai saat semua selesai", dan semua SOP yang ditautkan memenuhi kondisinya.
• Untuk kursus yang memiliki tes verifikasi, orang tersebut telah lulus tes. Untuk kursus tanpa tes, orang tersebut telah menyelesaikan semua SOP yang termasuk dalam kursus.
• Untuk kualifikasi, orang tersebut saat ini memiliki kepemilikan yang masih berlaku (termasuk yang mendekati kedaluwarsa). Pembaruan tidak terjadi untuk kepemilikan yang menunggu persetujuan setelah permintaan orang itu sendiri, atau untuk kepemilikan yang tanggal kedaluwarsanya sudah lewat.
• Orang yang dituju termasuk dalam grup yang memiliki keterampilan tersebut.
• Keterampilan tersebut diatur sebagai sasaran penilaian. Level orang yang dikecualikan dari penilaian tidak diubah.
• Orang tersebut belum mengatur, mengubah, atau mengembalikan ke belum dinilai level keterampilan tersebut setelah catatan tersebut (level yang dimasukkan melalui impor Excel dikecualikan). Jika sudah, level tidak diubah dan hanya catatan pengembangan yang disimpan.

Jika level sudah sama dengan atau lebih tinggi dari target, level tidak akan pernah diturunkan. Pembaruan otomatis hanya bekerja ke arah menaikkan level.

Pembaruan otomatis untuk catatan yang sama (kursus, kualifikasi, atau SOP terkait yang sama) hanya berjalan sekali. Level yang diturunkan oleh seseorang atau dikembalikan ke belum dinilai tidak akan dinaikkan lagi berdasarkan catatan yang sama. Waktu yang dipakai untuk pembandingan adalah: untuk kursus, saat orang tersebut lulus atau menyelesaikannya; untuk SOP terkait, saat semua SOP yang ditautkan telah lengkap; untuk kualifikasi, saat kepemilikan didaftarkan atau disetujui (bukan tanggal perolehan).

Saat Anda menambahkan tautan nanti atau mengubah pengaturan

Saat Anda menyimpan salah satu pengaturan berikut, pembaruan juga diterapkan kepada orang yang sudah memenuhi kondisi pada saat itu. Jumlah orang yang diperbarui ditampilkan setelah menyimpan. Untuk orang yang mengatur levelnya setelah catatan tersebut, level tidak diubah dan hanya catatan pengembangan yang disimpan.

• Saat Anda mengubah [Level yang dicapai saat semua selesai] sebuah keterampilan, atau SOP terkaitnya
• Saat Anda mengubah [Keterampilan yang diperoleh] sebuah kursus, atau kondisi penyelesaiannya (apakah ada SOP atau tes verifikasi, dan pemeriksaan penyelesaian yang ketat)
• Saat Anda mengubah [Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini] sebuah kualifikasi
• Saat Anda menyalakan penilaian otomatis, atau melonggarkan kondisi di bawah "Naikkan dari capaian SOP terkait" (termasuk saat mengurangi jumlah kali yang diperlukan untuk mandiri)

Saat Anda menyalakan penilaian otomatis atau melonggarkan kondisi, seluruh tim terdampak, sehingga konfirmasi akan muncul sebelum Anda menyimpan. Penilaian otomatis hanya bekerja untuk menaikkan level, sehingga meskipun nanti Anda mengembalikan pengaturan sebelumnya, level yang sudah naik tidak akan turun kembali secara otomatis.

Perubahan yang disimpan untuk setiap keterampilan, kursus, atau kualifikasi diterapkan di layar tempat Anda menyimpannya. Saat seluruh tim terdampak (saat Anda menyalakan penilaian otomatis atau melonggarkan kondisi), perubahan diterapkan secara berurutan di server, sehingga tetap berjalan meskipun Anda menutup layar. Kemajuan dan hasilnya ditampilkan di atas tab [Penilaian otomatis]. Jika berhenti di tengah jalan, tekan [Lanjutkan penerapan] untuk menerapkan sisanya.

Untuk menerapkan ulang pengaturan seluruh tim tanpa mengubah apa pun, tekan [Terapkan ulang dengan pengaturan saat ini] pada tab [Penilaian otomatis] (Pemilik / Admin Tim). Jika setelah beberapa kali percobaan masih ada orang yang belum dapat diperbarui, pesan "Sebagian orang tidak dapat diterapkan meskipun sudah dicoba beberapa kali" akan ditampilkan. Dalam hal itu, Anda dapat mencoba lagi dengan [Terapkan ulang dengan pengaturan saat ini].

Jika pembaruan seluruh tim selesai saat Peta Keterampilan sedang terbuka, pemberitahuan akan muncul di pojok kanan atas layar. Tekan [Segarkan ke terbaru] untuk menampilkan perubahan yang diterapkan dalam tabel.

Untuk kualifikasi, hanya kepemilikan yang masih berlaku (termasuk yang mendekati kedaluwarsa) yang diterapkan.

Pastikan pembaruan sudah diterapkan

1. Dari [Pengembangan] di sidebar, buka halaman keterampilan orang yang dituju.
2. Klik keterampilan dan periksa riwayat perubahan di bawah [Ubah level]. Untuk pembaruan yang dilakukan secara otomatis, orang yang melakukan perubahan ditampilkan sebagai Dive (penilaian otomatis).
3. Tab [Catatan pengembangan] menyimpan entri terpisah untuk setiap kursus, kualifikasi, atau kumpulan SOP terkait yang menjadi dasar pembaruan.

Meskipun Anda memilih [Simpan hanya catatan pengembangan dan biarkan manusia menetapkan levelnya] pada Cara memperbarui, catatan pengembangan tetap disimpan dengan cara yang sama. Setelah memeriksa catatan, konfirmasi level dengan [Ubah level].

Jika level tidak diubah karena seseorang telah mengaturnya nanti, catatan "(Level yang ditetapkan orang setelahnya diprioritaskan, sehingga level tidak diubah.)" ditampilkan di akhir catatan pengembangan.

Tunjukkan kepada staf lapangan cara naik level

Buka Detail Skill untuk melihat [Cara memperoleh keterampilan ini]. Daftar ini menampilkan kursus tempat keterampilan diperoleh dan kualifikasi yang membuktikannya, beserta level yang dicapai dan status saat ini (selesai atau belum selesai; kualifikasi berlaku atau sudah tidak berlaku).

Tidak ditampilkan untuk keterampilan yang belum memiliki tautan.

Jika pengaturan "Naikkan dari capaian SOP terkait" digunakan, daftar SOP terkait di layar yang sama memungkinkan Anda memeriksa status setiap SOP satu per satu (penilaian mandiri). Saat jumlah kali yang diperlukan untuk mandiri 2 atau lebih, orang yang masih dalam proses ditampilkan misalnya sebagai "Dalam proses Mandiri 1/3 hari". SOP yang dilaporkan selesai tanpa menjawab pertanyaan ditampilkan sebagai "Selesai (ada pertanyaan belum dijawab)" dan tidak dihitung sebagai mandiri. Menekan label [Mandiri] akan membuka peta kendala orang tersebut. Menekan [Catatan lihat] akan membuka catatan lihat SOP yang dibatasi untuk orang tersebut (catatan pelaksanaan dan peta kendala). Ini ditampilkan kepada Pemilik, Admin Tim, Admin Grup yang sedang melihat orang di grup yang mereka kelola, dan orang tersebut sendiri.

Tanda perlu diperiksa ulang

Penilaian otomatis tidak menurunkan level. Sebagai gantinya, ia memberi tanda "Perlu diperiksa ulang" kepada orang yang sebaiknya ditinjau setelah level mereka naik.

• Kendala setelah mandiri: Setelah mandiri, pelaksanaan terbaru orang tersebut memiliki kesalahan pada pertanyaan. Tanda akan hilang setelah orang tersebut menjalankan SOP sampai akhir tanpa kesalahan. Kesalahan pada pelaksanaan mode referensi ditampilkan dengan cara yang sama. (Pelaksanaan mode referensi tidak dihitung dalam jumlah kendala dan peta kendala. Anda dapat memeriksanya di baris "Referensi" pada [Catatan pelaksanaan] di catatan lihat SOP.)
• Belum dilaksanakan setelah revisi: Orang tersebut telah menjalankan versi sebelumnya sampai akhir, tetapi belum menjalankan versi setelah SOP direvisi sampai akhir. Tanda akan hilang setelah versi saat ini dijalankan sampai akhir. Versi yang hanya dihapus untuk kembali ke versi sebelumnya, dan versi yang ditandai "Tidak perlu diperiksa ulang", tidak dihitung sebagai revisi. Batas waktu dapat diatur untuk pemeriksaan ulang setelah revisi; setelah batas waktu lewat, "Kedaluwarsa" ditampilkan. Saat seseorang telah dilatih ulang melalui membaca bersama atau OJT, pelatih atau admin dapat membiarkan "Selesai" di bawah [Tindak lanjut pemeriksaan ulang] untuk menghapus tanda (paket Core, Pro, dan Enterprise. Kelola pemeriksaan ulang setelah revisi SOP (batas waktu, catatan tindak lanjut, tidak perlu diperiksa ulang, ekspor catatan)).

Tanda-tanda ini muncul di daftar SOP terkait pada Detail Skill; pada keterampilan di bawah [Pengembangan] di halaman pribadi (menekan salah satunya akan membuka catatan pengembangan keterampilan itu); sebagai titik di pojok kanan atas setiap sel di Peta Keterampilan (oranye: Kendala setelah mandiri; biru: Belum dilaksanakan setelah revisi; merah: Belum dilaksanakan setelah revisi dan kedaluwarsa); di daftar peserta pengembangan (jumlah [Perlu diperiksa ulang] dan filter; jumlah yang melewati batas waktu ditampilkan sebagai "Di antaranya kedaluwarsa"); dan di kolom "Mandiri" pada catatan lihat SOP. Tanda tidak ditampilkan untuk keterampilan yang dikecualikan dari penilaian.

Hanya Pemilik, Admin Tim, Admin Grup (untuk orang di grup mereka dan untuk diri mereka sendiri), orang tersebut sendiri, dan staf pengembangan orang tersebut yang dapat melihat tanda-tanda ini. Di Peta Keterampilan, titik tidak ditampilkan saat jumlah orang yang ditampilkan lebih dari 60. Periksa tanda-tanda tersebut di halaman pribadi atau di daftar peserta pengembangan sebagai gantinya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Jika kualifikasi tidak berlaku lagi, apakah level keterampilan turun?

Tidak. Pembaruan otomatis hanya bekerja ke arah menaikkan level. Periksa status tidak berlaku dan kedaluwarsa di layar kualifikasi, dan biarkan admin memutuskan apakah akan menurunkan level.

Kami menggunakan keterampilan yang sama di beberapa grup. Apakah perlu diatur untuk setiap grup?

Jika keterampilan didefinisikan sebagai keterampilan umum tim (katalog keterampilan), tautan cukup diatur sekali dan berlaku untuk setiap grup yang mengimpor keterampilan tersebut. Untuk keterampilan yang dibuat khusus di dalam grup, atur tautan pada keterampilan grup tersebut. Untuk cara mendefinisikan keterampilan umum tim, lihat Definisikan keterampilan umum tim (Pengaturan umum Peta Keterampilan).

Jika orang yang sama mengulang kursus yang sama, apakah catatan terus bertambah?

Tidak. Jika catatan otomatis ke level yang sama dari kursus yang sama sudah ada, tidak dibuat catatan baru dan level juga tidak diperbarui.

Apakah level tidak akan naik jika bahkan satu SOP terkait belum dilaksanakan?

Tidak akan naik. Level hanya naik saat semua SOP terkait yang ditautkan memenuhi pengaturan "Apa yang dihitung sebagai selesai" yang dipilih tim Anda.

Apakah level yang saya atur secara manual akan tertimpa?

Jika level sudah sama atau lebih tinggi, level tidak diperbarui. Level juga tidak pernah ditulis ulang menjadi lebih rendah. Selain itu, setelah seseorang mengatur, mengubah, atau mengembalikan level ke belum dinilai, catatan sebelumnya tidak akan mengubah level; hanya catatan pengembangan yang disimpan. (Level yang diturunkan seseorang tidak akan dinaikkan lagi berdasarkan catatan yang sama.) Level yang dimasukkan melalui impor Excel tidak diperlakukan sebagai level yang ditetapkan oleh seseorang. Riwayat perubahan menunjukkan apakah setiap perubahan dilakukan secara manual atau otomatis.

Jika saya menaikkan jumlah kali yang diperlukan untuk mandiri, apakah level yang sudah naik akan turun?

Tidak. Pembaruan otomatis hanya bekerja ke arah menaikkan level. Karena tampilan "Mandiri" ditentukan oleh jumlah yang baru, orang yang naik di bawah jumlah sebelumnya juga mungkin ditampilkan sebagai "Dalam proses Mandiri" atau "Selesai dengan kendala".