Fitur ini mengelola definisi keterampilan bersama untuk seluruh tim (kategori, subkategori, item keterampilan, dan kriteria evaluasi) secara terpusat, lalu mengimpornya ke setiap grup agar dapat dibagikan. Gunakan fitur ini saat Anda ingin menyeragamkan definisi keterampilan yang cenderung dibuat terpisah-pisah di tiap grup, lintas tim.

Penambahan, pengeditan, dan penyimpanan keterampilan umum tim (katalog keterampilan) dapat digunakan pada paket Enterprise. Pada paket lain, Anda tetap dapat membuka layar dan memeriksa isinya. Untuk ketentuan jika paket diubah ke selain Enterprise, lihat "Jika diubah ke paket selain Enterprise" di bagian akhir artikel ini. [Kriteria evaluasi] dan [Evaluasi otomatis] pada layar yang sama dapat diatur pada paket mana pun yang menyertakan Peta Keterampilan (Core / Pro / Enterprise). Semua pengeditan tersebut hanya dapat dilakukan oleh Pemilik / Admin Tim.

Peta Keterampilan (pengembangan), yang menjadi pintu masuk ke katalog keterampilan, tersedia pada paket Core, Pro, dan Enterprise. Semuanya dioperasikan dari browser PC.

Katalog keterampilan adalah pengaturan tingkat tim, sehingga Anda dapat membuatnya terlebih dahulu meskipun tim belum membuat grup apa pun (impor ke tiap grup dilakukan setelah grup dibuat).

Tentang katalog keterampilan

"Katalog" menyimpan definisi keterampilan umum tim. Konten yang didaftarkan di sini dapat diimpor dan digunakan dari layar pengeditan definisi Peta Keterampilan setiap grup melalui [Impor] → [Dari keterampilan umum tim].

Item berikut dapat didaftarkan di katalog:

Hierarki kategori, subkategori, dan keterampilan
Deskripsi dan level target standar tiap keterampilan
Kriteria evaluasi (Lv1 sampai Lv4) tiap keterampilan
SOP terkait tiap keterampilan
Kursus tempat tiap keterampilan diperoleh, dan kualifikasi yang membuktikan tiap keterampilan

Selain itu, Anda juga dapat mengatur secara terpisah kriteria evaluasi (Lv1 sampai Lv4) standar tim yang berlaku untuk semua keterampilan.

Cara membuka halaman

Buka [Manajemen pelatihan] → [Pengembangan] di sidebar, lalu klik tombol [Pengaturan umum]. Tombol ini hanya ditampilkan untuk Pemilik / Admin Tim. Saat diklik, "Pengaturan umum Peta Keterampilan" langsung terbuka. Ada tiga tab: [Keterampilan umum tim] (katalog keterampilan), [Kriteria evaluasi], dan [Evaluasi otomatis].

Mengedit katalog

Menambah kategori, subkategori, dan keterampilan

Pada layar pengeditan tab [Keterampilan umum tim], susun hierarkinya dengan cara yang sama seperti Peta Keterampilan grup.

Tambah kategori (contoh: Keselamatan dan kesehatan kerja)
Tambah subkategori di bawah kategori (contoh: Keselamatan dasar)
Tambah keterampilan di bawah subkategori (contoh: Aktivitas 5S)
Untuk setiap keterampilan, atur deskripsi, level target, kriteria evaluasi, dan SOP terkait sesuai kebutuhan
Setelah selesai mengedit, klik [Simpan dan sinkronkan]

Saat [Simpan dan sinkronkan] diklik, perubahan disimpan ke katalog dan sekaligus diterapkan ke semua grup yang menggunakan katalog ini (sinkronisasi otomatis, dijelaskan di bawah).

Impor dari templat industri

Jika tidak perlu mendefinisikan keterampilan dari nol, Anda dapat memulai lebih cepat dengan menggunakan templat industri.

Klik [Impor] → [Dari templat industri]
Pilih industri dan sub-industri, lalu pilih templat yang akan diterapkan
Periksa keterampilan yang akan diimpor di pratinjau, lalu pilih item mana yang akan dipertahankan atau dibuang sesuai kebutuhan
Jalankan impor

Setelah diimpor pun, Anda tetap bebas mengedit keterampilan agar sesuai dengan istilah yang digunakan di perusahaan Anda.

Impor dari Excel

Anda juga dapat langsung mengimpor tabel pengelolaan keterampilan Excel yang sudah ada.

Klik [Impor] → [Dari Excel]
Pilih file Excel
Di layar [Pratinjau impor], periksa rincian jumlah "Tambah", "Pulihkan", "Ganti", "Lewati", dan "Hapus". (Jika keterampilan sudah terdaftar, Anda dapat memilih cara penggabungan dari [Tambahkan ke yang ada (lewati nama yang sama)] dan [Bersihkan yang ada dan ganti].)
Jalankan impor

Tabel Excel dibaca otomatis dari nama kolom di baris judul. Diperlukan kolom yang sesuai dengan "Kategori" dan "Keterampilan", dan sistem juga mengenali "Subkategori", "Jumlah orang target", "Level target", dan "Deskripsi". Urutan kolom tidak berpengaruh, dan kolom yang tidak dikenali akan diabaikan. Jika sel Kategori atau Subkategori pada suatu baris kosong, baris tersebut akan mewarisi nilai dari baris di atasnya, sehingga tabel dengan sel yang digabung secara vertikal juga dapat diimpor apa adanya.

Variasi penulisan nama kolom diterima. Misalnya, kolom Kategori juga dikenali jika ditulis dengan variasi ejaan lain atau sebagai "klasifikasi utama"; kolom Subkategori dikenali jika ditulis dengan variasi ejaan lain atau sebagai "klasifikasi sub"; dan kolom Keterampilan dikenali sebagai "nama keterampilan" atau "item".

Yang diimpor adalah definisi keterampilan (hierarki, deskripsi, level target, dan jumlah orang target). Teks kriteria evaluasi (Lv1 sampai Lv4) dan level evaluasi setiap anggota tidak diimpor dari Excel. Atur kriteria evaluasi dengan langkah berikut. Masukkan level evaluasi setiap anggota langsung di Peta Keterampilan grup, atau impor dari Excel dengan [Impor level]. Anda juga dapat membaca file yang diekspor dengan [Ekspor ke Excel] yang kolom anggotanya sudah diisi 1 sampai 4, serta tabel pengelolaan kompetensi yang sedang Anda gunakan (tabel dengan orang di baris dan keterampilan di kolom). ([Impor level] tersedia pada paket Core, Pro, dan Enterprise; [Ekspor ke Excel] tersedia pada paket Pro dan Enterprise. Untuk detailnya, lihat Memindahkan tabel pengelolaan kompetensi yang ada (Excel) ke Dive).

Impor dari Excel yang sama ini juga dapat dilakukan di layar pengeditan definisi Peta Keterampilan setiap grup ([Impor] → [Dari Excel]). Fitur ini tersedia pada paket mana pun yang menyertakan Peta Keterampilan.

Mengatur kriteria evaluasi umum tim

Anda dapat mengatur kriteria evaluasi Lv1 sampai Lv4 yang berlaku untuk semua keterampilan secara default dari tab [Kriteria evaluasi].

Buka tab [Kriteria evaluasi]
Masukkan deskripsi untuk masing-masing Lv1 sampai Lv4
Klik [Simpan]

Penyimpanan pada tab [Kriteria evaluasi] ini dapat dilakukan pada paket mana pun yang menyertakan Peta Keterampilan (Core / Pro / Enterprise).

Jika suatu keterampilan tidak memiliki kriteria evaluasi tersendiri, isi yang diatur di sini akan digunakan sebagai default. Jika ingin menimpa kriteria evaluasi untuk keterampilan tertentu, atur secara terpisah di layar pengeditan keterampilan tersebut.

Perbarui level keterampilan otomatis dari capaian (evaluasi otomatis)

Pada tab [Evaluasi otomatis], Anda mengatur cara level keterampilan diperbarui secara otomatis dari capaian. Pengaturan ini berlaku untuk seluruh tim. Defaultnya ON. Tab ini terbagi menjadi dua bagian: "Naikkan saat kursus selesai atau kualifikasi diperoleh" dan "Naikkan dari capaian SOP terkait".

Untuk menaikkan level saat kursus selesai atau kualifikasi diperoleh, ada dua pilihan:

Tetapkan levelnya secara otomatis juga (default): Peta Keterampilan diperbarui tanpa perlu diperiksa orang. Riwayat perubahan mencatatnya sebagai evaluasi otomatis.
Simpan hanya catatan pengembangan dan biarkan manusia menetapkan levelnya: Pilih ini jika Anda selalu ingin orang yang tercatat sebagai pelaku evaluasi. Fakta selesai atau diperolehnya kursus dan kualifikasi tetap tercatat otomatis di catatan pengembangan.

Evaluasi otomatis hanya berjalan jika semua kondisi berikut terpenuhi:

Kursus sudah memiliki "Keterampilan yang diperoleh", dan kualifikasi sudah memiliki "Keterampilan yang dibuktikan"
Orang yang menjadi target termasuk anggota grup yang memiliki keterampilan tersebut
Orang yang keterampilannya diatur sebagai "Bukan target" tidak akan diubah
Untuk orang yang levelnya pada keterampilan tersebut ditetapkan oleh manusia setelah capaian tersebut, level tidak diubah dan hanya catatan pengembangan yang disimpan (berlaku saat level ditetapkan, diubah, atau dikembalikan ke belum dievaluasi; impor Excel dikecualikan)
Orang yang sudah berada di level yang sama atau lebih tinggi tidak akan diturunkan (evaluasi otomatis tidak pernah menurunkan level)

Untuk menaikkan level dari capaian SOP terkait, pilih apa yang dianggap selesai dari "Hanya jika diselesaikan secara Mandiri (default)", "Jika dijalankan sampai akhir", atau "Jangan naikkan dari capaian SOP". Level yang akan dinaikkan ke sana ditetapkan untuk setiap keterampilan dengan [Level yang dicapai saat semua selesai] pada tab [Penautan] di layar pengeditan definisi keterampilan. Level dinaikkan saat semua SOP yang ditautkan memenuhi kondisi.

Pada bagian yang sama, [Jumlah kali untuk dianggap mandiri] memungkinkan Anda memilih berapa kali yang diperlukan agar dianggap mandiri ("Cukup 1 kali" (default) / "2 sampai 5 kali berturut-turut di hari yang berbeda"). Angka ini juga dipakai untuk tampilan "Mandiri" pada detail keterampilan dan pada catatan tampilan SOP. Untuk detailnya, lihat Memperbarui level keterampilan otomatis dari selesainya kursus, kualifikasi, dan capaian SOP.

Untuk menerapkan ulang seluruh tim tanpa mengubah pengaturan, tekan [Terapkan ulang dengan pengaturan saat ini] pada tab. Orang yang sudah memenuhi kondisi akan diterapkan secara berurutan di server. (Proses tetap berjalan meskipun layar ditutup.)

Untuk langkah pengaturan rinci dari ketiga jalur, lihat Memperbarui level keterampilan otomatis dari selesainya kursus, kualifikasi, dan capaian SOP.

Penautan dapat diatur dari [Keterampilan yang diperoleh] di sisi kursus, atau [Keterampilan yang dibuktikan] di sisi kualifikasi, dan juga dari sisi keterampilan melalui [Kursus tempat keterampilan ini diperoleh] atau [Kualifikasi yang membuktikan keterampilan ini]. Apa pun titik awal pengaturannya, hasilnya adalah penautan yang sama. Penautan yang diatur pada keterampilan katalog berlaku untuk semua grup yang mengimpor keterampilan tersebut.

Penambahan dan pengeditan keterampilan umum tim hanya untuk paket Enterprise, tetapi pengaturan [Evaluasi otomatis] dan [Kriteria evaluasi] dapat diubah pada paket mana pun yang menyertakan Peta Keterampilan (Core / Pro / Enterprise). Yang dapat mengubahnya hanya Pemilik / Admin Tim.

Menggunakan katalog di grup

Impor keterampilan yang sudah terdaftar di katalog dari Peta Keterampilan setiap grup.

Anda memerlukan grup sebagai tujuan impor. Jika belum membuat grup, buat grup dan tetapkan anggotanya terlebih dahulu dengan mengikuti langkah di Langkah 5 Atur grup (untuk admin).

Buka Peta Keterampilan grup sasaran, lalu buka layar pengeditan definisi dari [Edit peta keterampilan]
Klik [Impor] → [Dari keterampilan umum tim]
Dari daftar keterampilan katalog, centang keterampilan yang ingin diimpor
Jalankan [Impor]

Keterampilan yang diimpor akan otomatis membuat hierarki di dalam grup dengan nama yang sama seperti kategori dan subkategori di katalog, lalu keterampilan ditempatkan di bawahnya. Jika hierarki dengan nama yang sama sudah ada, keterampilan akan ditambahkan ke sana.

Perubahan katalog dan sinkronisasi otomatis ke grup

Jika Anda mengubah keterampilan yang terdaftar di katalog, perubahan akan otomatis diterapkan ke semua grup yang menggunakan keterampilan tersebut (saat [Simpan dan sinkronkan] ditekan). Konten yang disinkronkan adalah sebagai berikut:

Perubahan nama keterampilan, deskripsi, level target, kriteria evaluasi, dan SOP terkait
Penautan ke kursus tempat keterampilan diperoleh dan kualifikasi yang membuktikannya (karena melekat pada keterampilan katalog, penautan berlaku untuk semua grup yang mengimpornya)
Perubahan nama kategori dan subkategori tempat keterampilan berada (penempatan mengikuti perubahan)
Keterampilan yang dihapus dari katalog (tautannya otomatis dilepas dari grup yang mengadopsinya)

Jumlah grup yang mengadopsi tiap keterampilan dapat dilihat di kolom [Grup yang mengadopsi] pada daftar yang dibuka dari [Impor] → [Dari keterampilan umum tim] di sisi grup.

Mendaftarkan keterampilan mandiri grup ke katalog

Keterampilan yang didefinisikan sendiri oleh tiap grup juga dapat didaftarkan ke katalog nanti sebagai keterampilan umum tim. Pendaftaran dilakukan dari layar definisi Peta Keterampilan grup sasaran. Untuk detailnya, lihat artikel pengelolaan Peta Keterampilan di sisi grup.

Jika diubah ke paket selain Enterprise

Meskipun diubah ke paket selain Enterprise, misalnya saat masa uji coba berakhir, katalog keterampilan, keterampilan yang diimpor ke tiap grup, evaluasi anggota, catatan pengembangan, dan rencana pengembangan tidak akan dihapus.

Pada paket Core / Pro, Anda dapat menggunakan sebagai berikut:

Anda dapat membuka [Keterampilan umum tim] di [Pengaturan umum] dan memeriksa isinya. Anda tidak dapat menambah, mengedit, atau menyimpan keterampilan, mengimpor dari templat industri atau Excel, atau mendaftarkan keterampilan mandiri grup ke katalog.
Keterampilan umum tim yang sudah diimpor ke tiap grup tetap berada di Peta Keterampilan seperti semula. Pencatatan evaluasi, catatan pengembangan, dan rencana pengembangan juga tetap dapat dilanjutkan.
Anda juga dapat mengimpor keterampilan dari katalog dengan [Impor] → [Dari keterampilan umum tim] di Peta Keterampilan grup.
Jika memilih keterampilan umum tim di [Analisis keterampilan], Anda dapat memeriksa status pencapaian lintas semua grup.
[Kriteria evaluasi] dan [Evaluasi otomatis] tetap dapat diatur seperti sebelumnya.

"Grup pendaftar" yang telah mendaftarkan keterampilan mandiri grupnya sebagai keterampilan umum tim pun, hanya paket Enterprise yang dapat mengedit nama, deskripsi, dan kriteria evaluasi keterampilan umum tim tersebut. Jika ingin mengubah isi keterampilan itu pada paket Core / Pro, Pemilik / Admin Tim harus terlebih dahulu mengembalikannya menjadi keterampilan mandiri grup dengan [Jadikan keterampilan umum tim] → [Batalkan] di layar definisi Peta Keterampilan grup, baru kemudian mengeditnya.

Meskipun dibatalkan, evaluasi, catatan pengembangan, dan rencana pengembangan grup tersebut tetap tersimpan seperti semula.
Jika nantinya Anda mengimpor ulang keterampilan umum tim yang sama dengan [Impor] → [Dari keterampilan umum tim], tidak akan dibuat keterampilan baru; keterampilan tersebut akan ditautkan kembali ke keterampilan asal beserta catatannya (nama, deskripsi, dan kriteria evaluasi kembali ke isi keterampilan umum tim).
Selama dibatalkan, SOP, kursus, dan kualifikasi yang ditautkan di sisi keterampilan umum tim tidak berlaku untuk grup tersebut.
Isi yang sudah diimpor oleh grup lain tidak berubah meskipun dibatalkan.

Peta Keterampilan itu sendiri tidak dapat digunakan pada paket Free / Lite. Data tetap tersimpan, dan jika diubah ke paket Core atau yang lebih tinggi, data akan tampil seperti semula. Jika kembali ke paket Enterprise, Anda dapat mengedit katalog lagi.