Hal-hal yang perlu diikuti saat membuat SOP dikumpulkan di satu tempat, yaitu “Aturan penyusunan” di Kamus / Templat. Peraturan, Bagaimana menulisnya, dan Format ekspor saling merujuk satu sama lain sehingga ditampilkan berdampingan di layar yang sama.

Artikel ini menjelaskan hubungan ketiga bagian tersebut serta kapan masing-masing perlu diatur. Untuk cara mengatur setiap bagian, silakan lihat artikel masing-masing.

Hubungan antara ketiga bagian

Hal yang sama juga tertulis di bagian atas layar.

Ikuti apa yang tertulis di peraturan, sesuaikan cara penulisan dengan Bagaimana menulisnya, dan ekspor dalam bentuk Format ekspor.

Peraturan menentukan “apa yang wajib diikuti”, Bagaimana menulisnya menentukan “gaya penulisan”, dan Format ekspor menentukan “tampilan keluaran di tempat tujuannya”. Jika peraturan menyebutkan “dokumen standar kerja menggunakan formulir ini”, maka formulir itu adalah formulir yang didaftarkan di Format ekspor. Ketiga bagian ditempatkan di layar yang sama karena jika berada di layar terpisah, hubungan di antara keduanya akan sulit terlihat.

Cara membukanya

Di bilah samping, buka [Kamus / Template] → tab [Aturan penyusunan]. Ketiga bagian dapat dibuka dan ditutup, dan status terbuka atau tertutup akan dipertahankan saat dibuka lagi berikutnya.

Pengaturan ini memerlukan izin Admin Tim atau yang lebih tinggi. Lakukan dari browser di PC.

Mana yang diatur dulu

Tidak harus mengatur ketiganya. Satu saja sudah berpengaruh.

● Jika ada file peraturan internal perusahaan

Mulailah dari Peraturan. Saat file dibaca, AI akan merapikan dan mendaftarkan jenis SOP, kolom yang wajib diisi, hal yang dilarang, dan tingkat detail. Di antara hasil yang dibaca, “aturan terkait penulisan” dapat dimasukkan ke bagian Bagaimana menulisnya dengan [Masukkan ke “Bagaimana menulisnya”]. Pemasukan hanya menambah; baris yang sudah tertulis tidak akan ditulis ulang.

● Jika tidak ada peraturan, tetapi ingin menyeragamkan gaya penulisan

Cukup atur Bagaimana menulisnya. Jika sulit menuliskannya dari awal, Anda juga dapat mendaftarkan SOP contoh atau file manual sebagai acuan, lalu meminta AI membuat draf.

● Jika perlu mengekspor dalam formulir perusahaan sendiri

Daftarkan Format ekspor. Jika peraturan menentukan formulir untuk setiap jenis SOP, kecocokan antara jenis yang dibaca dan formulir yang terdaftar ditampilkan sebagai “Ada formulir” atau “Tanpa kaitan formulir”.

Di mana pengaturan berlaku

• Konsultasi AI sebelum membuat: digunakan sebagai pilihan jenis SOP, kandidat formulir, dan kandidat alasan penerbitan
• Analisis AI (Gaya teks): saat memilih [Bagaimana menulisnya], langkah-langkah akan disusun menggunakan kalimat dan tingkat detail yang ditetapkan di Bagaimana menulisnya
• Pemeriksaan sebelum publikasi: Peraturan, Bagaimana menulisnya, dan Format ekspor masing-masing menjadi item pemeriksaan. Peraturan dicocokkan dengan teks asli sambil dibaca per halaman, dan masalahnya ditunjukkan beserta sumber (nama peraturan dan halaman) serta kutipan teks asli
• Ekspor SOP: dapat diekspor dengan menyalin ke formulir yang terdaftar

Cakupan penerapan

Peraturan dan Bagaimana menulisnya dapat disimpan secara terpisah untuk seluruh perusahaan (Tim) dan untuk setiap lokasi (Grup). Jika suatu lokasi tidak memiliki pengaturan sendiri, pengaturan seluruh perusahaan akan dipakai apa adanya. Pisahkan jika, misalnya, lokasi di luar negeri memiliki aturan tersendiri.

Pengaturan tiap lokasi diedit dengan berpindah dari “Cara penulisan per lokasi” di bagian Bagaimana menulisnya ke pengaturan grup lokasi tersebut. Anda dapat menulis sambil melihat apa yang diwarisi dari tingkat di atasnya.

Riwayat pembaruan dan mengembalikan keadaan sebelumnya

Peraturan dan Bagaimana menulisnya masing-masing memiliki riwayat pembaruan. Kapan, siapa, dan apa yang diubah tercantum satu baris per baris, dan Anda dapat memeriksa isinya pada saat itu sebelum mengembalikannya.

• Simpan manual: disimpan oleh seseorang
• Buat otomatis: pembaruan harian dari “Tumbuhkan dari catatan di lapangan”. Diperbarui oleh ditampilkan sebagai “Sistem”
• Pulihkan: dikembalikan ke versi lama
• Titik awal: isi sebelum riwayat mulai dicatat

Mengembalikan Peraturan juga mengembalikan file peraturan pada saat itu. Mengembalikan Bagaimana menulisnya juga mengembalikan SOP contoh.

Paket yang tersedia

Ketiga bagian Aturan penyusunan semuanya adalah fitur paket Enterprise. Pada paket yang tidak dapat menggunakannya, nama paket akan ditampilkan di judul bagian.

Selain itu, meskipun Aturan penyusunan belum diatur, “Konsultasi AI sebelum membuat” dapat digunakan pada paket Core ke atas. Tujuan, pembaca, dan cakupan yang diputuskan dalam konsultasi akan otomatis dibawa ke kolom “Deskripsi” pada Analisis AI.

Pertanyaan yang sering diajukan

● Mana yang lebih diutamakan, Peraturan atau Bagaimana menulisnya?

Keduanya tidak bertentangan karena perannya berbeda. Peraturan menentukan “apa yang harus ditulis”, sedangkan Bagaimana menulisnya menentukan cara penulisannya. Pemeriksaan sebelum publikasi juga memeriksa keduanya sebagai item yang terpisah.

● Jika Peraturan sudah didaftarkan, apakah Bagaimana menulisnya masih diperlukan?

Jika Peraturan memuat aturan tentang gaya penulisan, tambahkan ke Bagaimana menulisnya dengan [Masukkan ke “Bagaimana menulisnya”]. Peraturan dibaca AI apa adanya hanya untuk pencocokan dalam pemeriksaan sebelum publikasi; saat menyusun teks, yang berlaku adalah Bagaimana menulisnya.

● Apakah harus mengatur ketiganya dulu baru bisa digunakan?

Tidak. Satu saja sudah berpengaruh. Bagian yang belum diatur akan ditampilkan sebagai “Tidak ada” dalam pemeriksaan sebelum publikasi.

Terkait

Membaca peraturan internal perusahaan yang menjadi dasar penilaian SOP (Peraturan)

Menentukan cara penulisan SOP (mencerminkan gaya bahasa dan standar organisasi ke dalam AI)

Mengekspor SOP apa adanya dalam formulir perusahaan sendiri (Format ekspor)

Memeriksa SOP yang sedang diedit berdasarkan 7 aspek (Pemeriksaan sebelum publikasi)

Menentukan tujuan dan formulir sebelum membuat SOP (Konsultasi AI sebelum membuat)