規程には、手順書の中身が従う決まりと、手順書の作り方の決まりを入れます。入れたファイルは、作る前のAI相談、公開前チェックの照合、手順書の種別と記載項目の読み取りに使われます。
関係の薄いファイルまで入れると、公開前チェックが必要な条文を読みにくくなります。この記事の目安で、入れるファイルを選んでください。登録のしかたは手順書の判断根拠になる社内の規程を読み取る（規程）をご覧ください。
Enterpriseプランのお客様がご利用いただけます。規程の登録はチーム管理者以上が、PCブラウザから行います。
入れるもの
手順書を作る人が守らなければならない決まりを入れます。
- 手順書の中身が従う決まり：作業標準、安全衛生規程、品質マニュアル、設備の点検基準、化学物質の取り扱い基準、法令にもとづく社内基準 など。公開前チェックが、手順の中身をこれらの原文と照らします。
- 手順書の作り方の決まり：手順書の作成要領、様式の定め、用語や表記の決まり など。手順書の種別・記載項目・書き方として読み取ります。
- 手順書の種別と記載項目を決めた表：種別ごとに、書く項目と「必須・該当する時だけ・推奨・対象外」を決めた表です。表だけのファイルにして入れると、表の行と列の位置まで読み取って、種別ごとの記載項目にします。
入れないもの
- 手順書の中身と関係しない規程：就業規則、人事評価、経費精算、会議の運営 など。公開前チェックの根拠にならず、必要な条文を読む邪魔になります。一部の手順書にだけ当たる場合は、次の「一部の手順書にだけ当たる規程」をご覧ください。
- 決まりではない資料：研修資料、過去の手順書、議事録、計画表 など。手本にしたい手順書は、書き方の見本や、作成時の参考手順書に使います。
- どの内容をどの部署が確認するかを決めた表：規程ではなく、承認フローの確認区分に登録します。
一部の手順書にだけ当たる規程
規程は、全社の規程と、拠点（グループ）ごとの付則に分けて入れられます。手順書に効くのは、全社の規程と、格納フォルダのアクセス制限に設定したすべてのグループ（設定が無い時は、公開前チェックを開いている人の最初の所属グループ）とその上位のグループの付則を合わせたものです。どの付則を当てるかは、公開前チェックの「対象規程」の下の「照らす範囲」に出ます。
総務・経理・人事など、一部の部署の業務の手順書にだけ当たる規程は、全社ではなく、その手順書を置くグループの付則に入れてください。ほかの手順書の公開前チェックに混ざらなくなります。画面上部で「（拠点名）（拠点の付則）」を選んでから追加します。
本数と長さの目安
- 1つの手順書に効く規程は、全社の規程と付則を合わせて50ファイルまでです。超えると、その手順書の公開前チェックで規程の照合ができません。
- 公開前チェックは、手順の内容に関わる言葉で規程を検索し、当たった箇所を読みながら照合します。1回のチェックで読める箇所には限りがあるため、関係の薄いファイルが多いほど、必要な条文を読み落としやすくなります。
- 公開前チェックで読めるのは、1ファイルあたり1,000ページまでです。長いマニュアルも分けずに入れられます。
- ［規程ファイル N件から抽出］で読むのは、1ファイルあたり先頭の約2万字です。種別や記載項目を決めた表は、長いマニュアルの途中に入れたままにせず、表だけのファイルにしてください。
Excel の規程
Excel は、追加する時に PDF にします。PDF の作り方は「Excel を PDF にする時のページ設定」で選びます。横に広い表は「横1ページ幅」を選ぶと、列が切れません。公開前チェックの出典のページは、この PDF のページです。
種別や記載項目を決めた表は、その表だけのファイルにしてください。表の行と列の位置まで読み取ります。ほかのシートも入っていてセルの文字の合計が約2万字を超えると、表の位置を使わずに PDF の文字で読むため、読み違いが増えます。
新しい版にする
社内で版を管理している規程は、ファイル手順書にしてから［ファイル手順書から選ぶ］で選ぶと、新しい公開版ができた時に「新しい版あり」と出ます。［新しい版を取り込む］を押して［保存］すると差し替わります。ファイルを直接追加した規程は、一覧から外してから新しいファイルを追加し、［保存］します。
よくある質問
●迷ったファイルは入れたほうがよいですか
手順書の中身がその決まりに従う必要があるかで決めてください。従う必要が無いファイルは、入れても公開前チェックの根拠にならず、必要な条文を読む邪魔になります。一部の手順書にだけ当たるものは、そのグループの付則に入れてください。
●現場の方にも規程を読んでほしい
規程の原本を開けるのは作成ユーザー以上です。現場の方にも読んでほしい規程は、ファイル手順書にしてから［ファイル手順書から選ぶ］で選んでください。手順書として開くので、格納フォルダの閲覧制限がそのまま効きます。
●入れすぎたファイルを外したい
一覧から外して［保存］します。外す前の状態には、画面上部の更新履歴から戻せます。