辞書・テンプレに登録する規程・書き方・出力フォーマット（3つをまとめて「作成ルール」と呼びます）と専門用語集が、手順書を作ってから現場で使われるまでのどこで効くかを、図と表にまとめた記事です。登録のしかたは、それぞれの記事をご覧ください。
作成ルールは Enterprise プランのお客様がご利用いただけます。作る前のAI相談は Core プラン以上でご利用いただけます。専門用語集は、プランによって使える範囲が異なります（各記事に記載しています）。
全体の流れ
作成ルールと専門用語集は、チーム全体（とグループ）に効く決まりです。作る前のAI相談では、その決まりを読んだ上で、手順書1本ごとの決めごと（目的・読む人・種別・範囲・様式など）を決めます。そのあと、作る・確かめる・出す・現場で使うの各場面で決まりが効き、現場の記録から決まりが育ちます。
4つの設定の役割
| 設定 | 決めること | 主に効く場面 |
|---|---|---|
| 規程 | 手順書が従う決まりの原文と、そこから読み取った手順書の種別・記載項目・必ず書く欄・粒度 | 作る前のAI相談、記載項目の入力、編集中の気づき、公開前チェック |
| 書き方 | 言い回し・粒度・禁止事項（規程から取り込んだ決まりを含む） | AI解析・AI整理、作る前のAI相談、公開前チェック |
| 出力フォーマット | 自社の様式（Excel・Word・PowerPoint） | 作る前のAI相談、公開前チェック、出力 |
| 専門用語集 | 正式な表記・別名・表記ゆれ・説明・対訳・グループ別呼称 | AI解析、表記をそろえる、翻訳、検索 |
規程の原文は、動画・ファイル・写真の AI 解析には渡しません。規程のうち表現の決まり（言い回し・禁止事項）を AI 解析にも効かせたい時は、規程の画面の［書き方に取り込む］で書き方へ足してください。
場面ごとの一覧
○ は効くもの、— は使わないものです。
| 場面 | 規程 | 書き方 | 出力フォーマット | 専門用語集 |
|---|---|---|---|---|
| 作る前のAI相談 | ○ 種別の選択肢 | ○ 読んだ上で質問する | ○ 様式の候補 | — |
| 動画・ファイル・写真から作る（AI解析） | — | ○ 文章スタイルで［書き方］を選んだ時。動画の字幕には言い回し・禁止事項がいつも効く | — | ○ 正式な表記・説明・グループ別呼称で書く |
| 編集中の AI（AI整理・生成AIで校正） | — | ○ 文章スタイルで［書き方］を選んだ時 | — | — |
| 表記をそろえる（編集画面・動画エディター） | — | — | — | ○ 別名・表記ゆれを正式な表記に |
| 記載項目の入力・AI の下書き | ○ 種別ごとの記載項目 | — | — | — |
| 編集中の気づき | ○ 必ず書く欄・種別の未決・規程の改訂 | — | — | — |
| 公開前チェック | ○ 原文と照合（手順と、記載項目・使用物の値。ファイル手順書はファイルの本文も）・必ず書く欄・記載項目の空き | ○ 書き方に合うか | ○ 様式に合うか | — |
| 承認（承認先は確認区分で決めます） | — | — | — | — |
| 出力（自社の様式） | ○ 記載項目の値を差し込める | — | ○ 様式に転記する | — |
| 閲覧時の翻訳・ファイル手順書の翻訳 | — | — | — | ○ 対訳を優先する |
| 検索 | — | — | — | ○ 別名・各言語の表記でも当たる |
| 毎晩の見直し（現場の記録から育てる） | ○ 必ず書く欄・粒度の更新案 | ○ 行を足す更新案 | — | ○ 用語候補・別名と説明の自動追加 |
読み上げの読み方は、専門用語集ではなく読み上げ辞書で決めます。
作る前のAI相談との役割分担
| 作成ルール・専門用語集 | 作る前のAI相談 | |
|---|---|---|
| 決める範囲 | チーム全体（とグループ）の決まり | 手順書1本ごとの決めごと |
| 決めること | 従う決まり・書きぶり・様式・言葉 | 目的・読む人・種別・含める範囲・格納フォルダ・出力フォーマット・公開の理由 |
| 決める時 | 最初に1回。現場の記録から育てる | 手順書を作る前に毎回 |
| 効き方 | すべての手順書の作成・確認・出力・閲覧に効く | 選んだ種別で、記載項目と必ず書く欄が決まる。公開前チェックの「決めたこと」の確認と、規程の照合（目的・読む人・範囲で分かれる定めの当てはめ）に使う |
作る前のAI相談は、登録済みの規程の種別・書き方・出力フォーマット・公開の理由を読んだ状態で始まるため、白紙から質問されることはありません。決めた内容は手順書に残り、作る方法の選択へそのまま進みます。
現場の記録から育つ
作成ルールと専門用語集は、手順書を作り、確かめ、直した記録から育ちます。
- 書き方・規程：公開前チェックで指摘を採用したか・見送ったか・対応不要としたか、承認で差し戻された理由を記録し、1日1回、書き方と規程の読み取りの更新案を作ります。自動で入るのは増える向き（書き方に行を足す・規程の必須の欄を足す・粒度を見直す）だけで、外す見直しと既存の行の書き換えは人が決めます。手で直した種別には自動では書き足さず、人の確認に回します。
- 専門用語集：公開の前に直した文・一括編集の置き換え・AI 検索の言い換えから、毎晩［用語候補］を作ります。同じ直しが3か所以上・手順書2本以上にある別名・説明は、自動で足されます（設定で止められます）。公開前チェックの翻訳の確認から、訳語を専門用語集に足すこともできます。
- 記録はそのチームの中にだけ保存し、AI のモデルを学習させることはありません。
関連
規程に入れるファイルを選ぶ（入れるもの・入れないもの・本数の目安）