เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์ข้อกำหนดของบริษัทของคุณ AI จะอ่านและลงทะเบียนเนื้อหา ข้อกำหนดที่ลงทะเบียนกลายเป็นพื้นฐานเพื่อจัดระเบียบก่อนที่คุณจะ สร้าง SOP และเพื่อตัดสินใจในการ ตรวจสอบก่อนเผยแพร่
คุณสามารถลงทะเบียนเอกสารได้สองประเภท:
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับวิธีการเขียน SOP — เอกสารที่กำหนด "เอกสารใดที่จะ สร้าง ในรูปแบบใด" และ "ต้องเขียนอะไรเสมอ" (มาตรฐานการทำงาน แนวทางการ สร้าง/ดำเนินการ ฯลฯ)
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับการทำงานเอง — เช่น คู่มือคุณภาพ ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและสุขอนามัย เอกสาร ISO และมาตรฐานกฎหมาย
จากข้อกำหนดเกี่ยวกับการทำงานเอง ระบบจะหาเห็นข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบหรือประเภท แต่ไม่เป็นไร ในระหว่างการ ตรวจสอบก่อนเผยแพร่ AI จะอ่านข้อความต้นฉบับทีละหน้าและเปรียบเทียบกับสิ่งที่คุณเขียน
พร้อมใช้งานสำหรับลูกค้า Enterprise สามารถเข้าถึงได้จากเบราว์เซอร์เว็บบน PC ของคุณ
วิธีการเปิด
ในแถบด้านข้าง คลิก "พจนานุกรม / เทมเพลต" → แท็บ "กฎการสร้าง" จากนั้นเปิดส่วน "ข้อกำหนด" ภายใต้ "กฎการสร้าง" คุณจะเห็นสามรายการ: ข้อกำหนด (ปฏิบัติตามอะไร) วิธีการเขียน (วิธีเขียน) และ รูปแบบการส่งออก (ส่งออกในรูปแบบใด)
การอ่านและลงทะเบียน
หน้าจอแบ่งออกเป็นสามส่วน แต่ละส่วนมีการควบคุมของตัวเอง: "ไฟล์ข้อกำหนด" "ความขัดแย้งระหว่างข้อกำหนด" และ "ประเภท SOP"
- ใช้ "เพิ่มไฟล์" เพื่อ เพิ่ม ไฟล์ข้อกำหนดไปยังส่วน "ไฟล์ข้อกำหนด" ระบบสามารถอ่านไฟล์ PDF Word และ Excel ได้ คุณสามารถ เพิ่ม ไฟล์ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน — ไม่จำเป็นต้องอยู่ในเอกสารเดียว
- ภายใต้ "ประเภท SOP" คลิก "สกัดจากไฟล์ข้อกำหนด N ไฟล์" AI ดึง ประเภท SOP และแนวทางการเขียนที่ข้อกำหนดของคุณกำหนด (ใช้เวลาประมาณ 30 วินาที)
- หากคุณมีข้อกำหนดหลายข้อ คลิก "ตรวจสอบ" ภายใต้ "ความขัดแย้งระหว่างข้อกำหนด" สิ่งนี้ตรวจสอบว่ามีการกำหนดใดจากข้อกำหนดต่างๆ ที่ไม่สามารถใช้ได้ทั้งคู่หรือไม่
- ตรวจสอบเนื้อหา จากนั้นยืนยันด้วย "บันทึก"
หากผลลัพธ์ AI ค้นหาคำพูดธรรมชาติหรือข้อห้ามที่เกี่ยวข้องกับวิธีการเขียน คุณจะถูกถาม ก่อนบันทึก: "คุณต้องการทำอย่างไรกับข้อกำหนดด้านการแสดงออก?" หากคุณเลือก "นำเข้าไปยัง 'วิธีการเขียน'" คุณสามารถเลือก เป้าหมายการนำเข้า (ทั่วบริษัท หรือเฉพาะเว็บไซต์) และ เพิ่ม ลงในแนวทางการเขียนของคุณ หากคุณเลือก "ยืนยันโดยไม่นำเข้า" ข้อกำหนดนั้นจะไม่ถูก บันทึก (จะยังคงอยู่เฉพาะในไฟล์ข้อกำหนด)
การเปลี่ยนแปลงจะยืนยันเฉพาะเมื่อคุณกด "บันทึก" การ เพิ่ม หรือ ลบ ไฟล์ออกจากรายการไม่ยืนยันสิ่งใดทันที ไฟล์ เนื้อหาที่ดึง และความขัดแย้งจะถูกส่งมอบเข้าด้วยกันเป็นเวอร์ชัน คุณสามารถกลับไปยังสถานะที่ บันทึก แล้ว ด้วย "เลิกทำ"
เวอร์ชันปัจจุบันและประวัติการอัปเดตปรากฏที่ด้านบนของหน้าจอ ซึ่งคุณยังสามารถ เลิกทำ เป็นเวอร์ชันก่อนหน้าได้
นอกเหนือจากข้อกำหนดทั่วบริษัท คุณยังสามารถลงทะเบียน ข้อเพิ่มเติมของสถานที่ ที่เฉพาะสำหรับแต่ละสถานที่ได้ เลือก "ข้อกำหนดทั่วบริษัท" หรือ "(ชื่อสถานที่) (ข้อเพิ่มเติมของสถานที่)" ที่ด้านบนของหน้าจอ จากนั้น ทำตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อลงทะเบียน
สิ่งที่ได้รับการสกัด
ภายใต้ "ประเภท SOP" คุณจะเห็นข้อมูลต่อไปนี้สำหรับแต่ละประเภท:
- ประเภท: ประเภท SOP ใดบ้างที่องค์กรของคุณมี
- รูปแบบการส่งออก: รูปแบบการส่งออก ที่ลงทะเบียนไว้ซึ่งตรงกับประเภทนั้น หากมีการจับคู่ ชื่อรูปแบบจะแสดง
- ฟิลด์ที่ต้องเขียน: ฟิลด์ที่จำเป็นสำหรับประเภทนั้น
- ขนาดเม็ด: ขนาดที่แต่ละขั้นตอนควรเขียน
การใช้ข้อกำหนดใด ๆ และข้อห้ามใด ๆ ที่พบนั้นมีให้นำเข้าไปยังแนวทางการเขียนของคุณเช่นเดียวกับที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้า
ความขัดแย้งระหว่างข้อกำหนด
เมื่อข้อกำหนดหลายข้อบอกสิ่งต่างๆ AI จะไม่ทำให้กลมไปด้านใดด้านหนึ่ง แต่จะระบุความขัดแย้งไว้ภายใต้ "ความขัดแย้งระหว่างข้อกำหนด" แสดงว่าไฟล์ใดและตำแหน่งใดแต่ละเวอร์ชันมาจาก เมื่อคุณกด "ใช้รูปแบบนี้" เวอร์ชันที่คุณต้องการนำมาใช้ จะถูกทำเครื่องหมายว่า "ตัดสินใจแล้ว"
คุณไม่ต้องตัดสินใจทั้งหมดก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ ความขัดแย้งที่ยังไม่ตัดสินใจยังคงมองเห็นได้ แต่คุณสามารถเลือกระหว่างความขัดแย้งได้ทันทีเมื่อ สร้าง SOP
วิธีการใช้เนื้อหาที่ดึงออกมา
- ปรึกษา AI ก่อนสร้าง: ใช้เป็นตัวเลือกในการเลือก ประเภท SOP และเป็นตัวเลือกรูปแบบสำหรับประเภทนั้น
- การตรวจสอบก่อนเผยแพร่: ใช้เพื่อ ตัดสินใจ ว่าฟิลด์ที่จำเป็นมีการเติมเต็มหรือไม่ AI ยังอ่านข้อความต้นฉบับทีละหน้าและเปรียบเทียบ อ้างอิงแหล่งที่มา (ชื่อข้อกำหนดและหน้า) และอ้างถึงข้อความที่เกี่ยวข้อง
- นำเข้าไปยังแนวทางการเขียน: คำพูดที่พบในข้อกำหนดสามารถ เพิ่ม ไปยังแนวทางการเขียนของคุณด้วย "นำเข้าไปยัง 'วิธีการเขียน'" ซึ่งเพิ่มไปยังแนวทางที่มีอยู่เท่านั้น — ไม่ได้เขียนใหม่สิ่งใด เลือก เป้าหมายการนำเข้า (ทั่วบริษัท หรือเฉพาะสถานที่) และ ยืนยัน สิ่งที่จะเป็น เพิ่ม เข้าก่อนจึง
คำถามที่พบบ่อย
●ข้อกำหนดของบริษัทของฉันไม่ได้รวมอยู่ในเอกสารเดียว
ไม่เป็นไร มันสามารถกระจายไปยังไฟล์หลายไฟล์ได้ เพียงแค่ เพิ่ม ไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าด้วยกัน ระบบอ่านไฟล์หลายไฟล์พร้อมกันและแสดงความขัดแย้ง
●ฉันสามารถ แก้ไข สิ่งที่ถูกสกัดได้หรือไม่
ใช่ คุณสามารถ แก้ไข แล้ว ยืนยัน ด้วย "บันทึก" แม้หลังจากยืนยันแล้ว คุณยังสามารถ แก้ไข และ บันทึก ใหม่ได้จากหน้าจอเดียวกัน
●ฉันสามารถกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้หรือไม่
ใช่ ใช้ประวัติการอัปเดตที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อ เลิกทำ เป็นเวอร์ชันก่อนหน้า ไฟล์ข้อกำหนดจะ เลิกทำ ด้วย
ที่เกี่ยวข้อง
ส่งออก SOP ในรูปแบบของบริษัท (รูปแบบการส่งออก)
กำหนด วิธีการเขียน SOP (ปฏิบัติตามด้านการแสดงออกและมาตรฐานขององค์กรใน AI)