สิ่งที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อสร้าง SOP ถูกรวมไว้ที่เดียวใน “กฎการสร้าง” ภายใต้ พจนานุกรม / เทมเพลต ทั้งระเบียบ วิธีการเขียน และรูปแบบการส่งออกอ้างอิงถึงกัน จึงแสดงไว้บนหน้าจอเดียวกัน.

บทความนี้อธิบายความสัมพันธ์ของทั้งสามส่วน และว่าควรตั้งค่าส่วนใดในสถานการณ์ใด วิธีตั้งค่าแต่ละส่วนโปรดดูในบทความของส่วนนั้น ๆ.

ความสัมพันธ์ทั้งสามส่วน

ข้อความเดียวกันนี้ปรากฏอยู่ที่ด้านบนของหน้าจอด้วย

ปฏิบัติตามสิ่งที่ระเบียบกำหนดไว้ ให้ถ้อยคำสอดคล้องกับวิธีการเขียน และส่งออกในรูปแบบที่กำหนดไว้ใน รูปแบบการส่งออก

ระเบียบบอกว่า “สิ่งที่ต้องปฏิบัติตาม” วิธีการเขียนบอกว่า “ถ้อยคำ” และรูปแบบการส่งออกบอกว่า “ลักษณะของผลลัพธ์”. หากระเบียบระบุว่า “เอกสารมาตรฐานการทำงานใช้แบบฟอร์มนี้” แบบฟอร์มนั้นหมายถึงแบบฟอร์มที่ลงทะเบียนไว้ใน รูปแบบการส่งออก ทั้งสามส่วนวางอยู่บนหน้าจอเดียวกันเพราะหากแยกไปคนละหน้าจอ ความสัมพันธ์ระหว่างกันจะมองเห็นได้ยาก.

วิธีเปิด

ในแถบด้านข้าง ให้เปิด [พจนานุกรม / เทมเพลต] → แท็บ [กฎการสร้าง]. ทั้งสามหมวดเปิดและปิดได้ สถานะที่เปิดไว้จะยังคงอยู่เมื่อเปิดครั้งถัดไป.

การตั้งค่าต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลทีมขึ้นไป ทำจากเว็บเบราว์เซอร์บนพีซี.

ควรตั้งค่าอะไรก่อน

ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าครบทั้งสาม แค่ส่วนเดียวก็มีผล.

● หากมีไฟล์ระเบียบภายในขององค์กร

เริ่มจาก ระเบียบ เมื่ออัปโหลดไฟล์แล้ว AI จะจัดระเบียบและบันทึก ประเภท SOP ฟิลด์ที่ต้องเขียน ข้อห้าม และระดับความละเอียด. ในผลที่อ่านได้ “กฎเกี่ยวกับการเขียน” สามารถเพิ่มลงในหมวดวิธีการเขียนได้ด้วย [นำเข้าไปยัง วิธีการเขียน]. การนำเข้าเป็นการเพิ่มอย่างเดียว จะไม่เขียนทับแถวที่เขียนไว้แล้ว.

● หากไม่มีระเบียบ แต่ต้องการให้ถ้อยคำเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

ตั้งค่า วิธีการเขียน อย่างเดียว หากการเขียนออกมาเป็นข้อความทั้งหมดทำได้ยาก คุณสามารถลงทะเบียน SOP ตัวอย่างหรือไฟล์คู่มือ แล้วให้ AI สร้างฉบับร่างให้ได้.

● หากต้องส่งออกตามแบบฟอร์มของบริษัทเอง

ลงทะเบียน รูปแบบการส่งออก หากระเบียบระบุแบบฟอร์มของแต่ละประเภท SOP ความสอดคล้องระหว่างประเภทที่อ่านได้กับแบบฟอร์มที่ลงทะเบียนไว้จะแสดงเป็น “มีแบบฟอร์ม” หรือ “ไม่มีแบบฟอร์มเชื่อมโยง”.

การตั้งค่าที่มีผลในที่ใด

• ปรึกษา AI ก่อนสร้าง: ใช้เป็นตัวเลือกประเภท SOP แบบฟอร์มที่แนะนำ และเหตุผลในการเผยแพร่ที่แนะนำ
• การวิเคราะห์ AI (สไตล์ข้อความ): เมื่อเลือก [วิธีการเขียน] ขั้นตอนจะถูกจัดให้เรียบร้อยตามสำนวนและระดับความละเอียดที่กำหนดไว้ในวิธีการเขียน
• การตรวจสอบก่อนเผยแพร่: ระเบียบ วิธีการเขียน และรูปแบบการส่งออกแต่ละส่วนจะกลายเป็นรายการที่ต้องตรวจสอบ. ระเบียบจะถูกเทียบกับต้นฉบับโดยอ่านทีละหน้า และชี้จุดที่ต้องแก้ไขพร้อมแหล่งที่มา (ชื่อระเบียบและหน้า) และข้อความอ้างอิงจากต้นฉบับ
• การส่งออก SOP: ส่งออกโดยคัดลอกลงในแบบฟอร์มที่ลงทะเบียนไว้

ขอบเขตที่ใช้

ระเบียบและวิธีการเขียนสามารถเก็บแยกกันได้ ทั้งระดับ ทั้งบริษัท (ทีม) และระดับ แต่ละเว็บไซต์ (กลุ่ม). หากเว็บไซต์ไม่มีการตั้งค่าของตนเอง จะใช้การตั้งค่าของทั้งบริษัทตามเดิม. แยกเก็บเมื่อ เช่น เว็บไซต์ต่างประเทศมีกฎเฉพาะของตัวเอง.

การตั้งค่าของแต่ละเว็บไซต์แก้ไขได้โดยไปจาก “วิธีการเขียนตามเว็บไซต์” ในหมวดวิธีการเขียนไปยังการตั้งค่ากลุ่มของเว็บไซต์นั้น. คุณสามารถเขียนไปพร้อมกับดูว่าแต่ละเว็บไซต์รับช่วงอะไรมาจากระดับบน.

ประวัติการอัปเดตและการย้อนกลับไปยังสถานะก่อนหน้า

ทั้งระเบียบและวิธีการเขียนมีประวัติการอัปเดตของตนเอง แต่ละบรรทัดจะแสดงว่าเมื่อไร ใคร และเปลี่ยนอะไร และคุณสามารถตรวจสอบเนื้อหา ณ เวลานั้นก่อนย้อนกลับได้.

• บันทึกด้วยตนเอง: บันทึกโดยผู้ใช้
• สร้างอัตโนมัติ: การอัปเดตรายวันจาก “ปลูกเพาะจากบันทึกในสนาม” ผู้อัปเดตจะแสดงเป็น “ระบบ”
• กู้คืน: ย้อนกลับไปยังฉบับก่อนหน้า
• จุดเริ่มต้น: เนื้อหาก่อนที่จะเริ่มบันทึกประวัติ

เมื่อกู้คืนระเบียบ ไฟล์ระเบียบของเวลานั้นจะถูกกู้คืนไปพร้อมกันด้วย. เมื่อกู้คืนวิธีการเขียน SOP ตัวอย่างจะถูกกู้คืนไปพร้อมกันด้วย.

แพ็กเกจที่ใช้งานได้

ทั้งสามส่วนของกฎการสร้างเป็นฟีเจอร์ของแพ็กเกจ Enterprise ในแพ็กเกจที่ใช้งานไม่ได้ ชื่อแพ็กเกจจะแสดงอยู่ที่หัวข้อของหมวด.

นอกจากนี้ แม้ไม่ได้ตั้งค่ากฎการสร้าง “ปรึกษา AI ก่อนสร้าง” ก็ใช้งานได้ตั้งแต่แพ็กเกจ Core ขึ้นไป. วัตถุประสงค์ ผู้อ่าน และขอบเขตที่รวม ซึ่งตัดสินใจไว้ระหว่างการปรึกษา จะถูกส่งต่อไปยังช่อง “คำอธิบาย” ของการวิเคราะห์ AI โดยอัตโนมัติ.

คำถามที่พบบ่อย

● ระเบียบกับวิธีการเขียน อันไหนมาก่อน?

ทั้งสองไม่ขัดกันเพราะบทบาทต่างกัน ระเบียบกำหนดว่า “ต้องเขียนอะไร” ส่วนวิธีการเขียนกำหนดลักษณะการเขียน. การตรวจสอบก่อนเผยแพร่ก็ตรวจสอบทั้งสองเป็นรายการแยกกันด้วย.

● เมื่อลงทะเบียนระเบียบแล้ว ยังต้องใช้วิธีการเขียนอยู่หรือไม่?

หากระเบียบมีกฎเกี่ยวกับถ้อยคำรวมอยู่ ให้เพิ่มเข้าไปในวิธีการเขียนด้วย [นำเข้าไปยัง วิธีการเขียน]. ระเบียบที่ AI อ่านตามต้นฉบับนั้นใช้เพียงเพื่อการเทียบในการตรวจสอบก่อนเผยแพร่เท่านั้น ส่วนตอนสร้างข้อความ วิธีการเขียนคือสิ่งที่มีผล.

● ต้องตั้งค่าครบทั้งสามก่อนจึงจะใช้งานได้หรือไม่?

ไม่จำเป็น. แค่ส่วนเดียวก็มีผล. หมวดที่ยังไม่ได้ตั้งค่าจะแสดงเป็น “ไม่มี” ในการตรวจสอบก่อนเผยแพร่.

เกี่ยวข้อง

อ่านระเบียบภายในขององค์กรที่เป็นฐานในการตัดสินใจของ SOP (ระเบียบ)

กำหนดวิธีการเขียน SOP (ให้ AI สะท้อนสำนวนและมาตรฐานขององค์กร)

ส่งออก SOP ตามแบบฟอร์มของบริษัทตามเดิม (รูปแบบการส่งออก)

ตรวจสอบ SOP ที่กำลังแก้ไขตาม 7 ด้าน (การตรวจสอบก่อนเผยแพร่)

กำหนดวัตถุประสงค์และแบบฟอร์มก่อนสร้าง SOP (ปรึกษา AI ก่อนสร้าง)