ในรายชื่อผู้ใช้ คุณสามารถลงทะเบียนแผนกและตำแหน่งตามโครงสร้างองค์กรของบริษัท พร้อมคำอ่าน (ฟุริงานะ) ของชื่อแต่ละคนได้ แผนกและตำแหน่งที่ลงทะเบียนไว้จะใช้สำหรับการแสดงผล การเรียงลำดับ และการกรองในรายชื่อผู้ใช้และ Skill Map แผนกสามารถจัดเป็นลำดับชั้นได้ เช่น "สำนักงานใหญ่ / ฝ่าย / ทีม" และนอกจากแผนกหลักแล้ว คุณยังลงทะเบียนแผนกที่ควบได้ด้วย
ขอบเขตที่ใครจะดู อนุมัติ และจัดการ SOP ได้ ถูกกำหนดด้วยกลุ่มและสิทธิ์ การลงทะเบียนแผนกและตำแหน่งจะไม่เปลี่ยนขอบเขตการดูหรือสิทธิ์ของใคร
ใช้ได้ในทุกแพ็กเกจ เฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลทีมเท่านั้นที่สร้างรายการแผนกและตำแหน่งได้ ดำเนินการผ่านเว็บเบราว์เซอร์บนพีซี
ความแตกต่างระหว่างแผนก・ตำแหน่ง กับกลุ่มและสิทธิ์
| รายการ | สิ่งที่แสดง | ใช้ที่ไหน |
|---|---|---|
| แผนก・ตำแหน่ง | สังกัดและตำแหน่งของคนนั้นในองค์กร | การแสดงผล การเรียงลำดับ และการกรองในรายชื่อผู้ใช้และ Skill Map |
| กลุ่ม | หน่วยที่ใช้ส่ง SOP ภายใน Dive | ขอบเขตการดูโฟลเดอร์ ขั้นตอนการอนุมัติ Skill Map และการฝึกอบรม |
| สิทธิ์ | การทำงานที่ทำได้ใน Dive | การสร้างและอนุมัติ SOP การจัดการผู้ใช้ ฯลฯ |
วิธีสร้างกลุ่มดูได้ที่ Step 5 ตั้งค่ากลุ่ม (สำหรับผู้ดูแล) ส่วนสิทธิ์ดูได้ที่ สิทธิ์ของผู้ใช้และจำนวนบัญชี
สร้างรายการแผนกและตำแหน่ง
เจ้าของและผู้ดูแลทีมเป็นผู้สร้างรายการแผนกและตำแหน่งที่ทีมใช้งาน
- เปิด [การจัดการผู้ใช้] ที่แถบด้านข้าง
- คลิก [แผนก・ตำแหน่ง] ที่ด้านบนของหน้าจอ
- ในแท็บ [แผนก] ให้กรอกชื่อแผนก เลือก [แผนกระดับบน (ถ้าไม่มีจะเป็นระดับบนสุด)] แล้วคลิก [เพิ่ม] ถ้าไม่เลือกแผนกระดับบน แผนกนั้นจะเป็นแผนกระดับบนสุด
- ในแท็บ [ตำแหน่ง] ให้กรอกในช่อง "ชื่อตำแหน่ง (เช่น ผู้จัดการร้าน)" แล้วคลิก [เพิ่ม]
ตำแหน่งที่อยู่ด้านบนของรายการจะถือว่ามีระดับสูงกว่า ใน Skill Map ตำแหน่งจะถูกเรียงตามลำดับนี้เมื่อคุณเลือก [ตำแหน่ง จากบนลงล่าง] หรือ [ตำแหน่ง จากล่างขึ้นบน]
ไอคอนทางขวาของแต่ละแถวใช้ทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- ไอคอนดินสอ: เปลี่ยนชื่อ เมื่อเปลี่ยนชื่อแผนก การแสดงผลของทุกคนในแผนกนั้นจะเปลี่ยนตาม
- ไอคอนลูกศรขึ้นและลง: เปลี่ยนลำดับ
- ไอคอนลำดับชั้น (เฉพาะแผนก): เปลี่ยนแผนกระดับบน
- ไอคอนห้าม: เปลี่ยนเป็น "ไม่ใช้งาน" รายการนั้นจะไม่ปรากฏเป็นตัวเลือกอีก แต่ค่าของคนที่อยู่ในแผนกหรือตำแหน่งนั้นในตอนนี้จะคงไว้ แผนกที่อยู่ด้านล่างยังเลือกได้ตามเดิม
- ไอคอนถังขยะ: ลบ ไม่สามารถลบได้เมื่อมีคนใช้งานอยู่ เมื่อมีแผนกอยู่ด้านล่าง หรือเมื่อใช้สำหรับการจับคู่ ในกรณีนั้นให้เปลี่ยนเป็น "ไม่ใช้งาน"
แผนกและตำแหน่งที่ตั้งเป็น "ไม่ใช้งาน" จะแสดงในรายการเมื่อคุณเปิด [แสดงรายการที่ไม่ใช้งานด้วย] และคุณสามารถเปลี่ยนกลับได้
ตั้งค่าแผนก ตำแหน่ง และคำอ่าน (ฟุริงานะ) ของแต่ละคน
- เปิด [การจัดการผู้ใช้] ที่แถบด้านข้าง
- คลิกผู้ใช้เป้าหมายแล้วเปิด [รายละเอียดผู้ใช้]
- ใน [แผนกและตำแหน่ง] ให้คลิกไอคอนดินสอที่อยู่ทางขวาของ [แผนก] หรือ [ตำแหน่ง]
- เลือก [แผนก (หลัก)], [แผนกที่ควบ (ไม่บังคับ)] และ [ตำแหน่ง] แล้วคลิก [บันทึก]
ให้กรอกคำอ่าน (ฟุริงานะ) จากไอคอนดินสอที่อยู่ข้าง [คำอ่าน (ฟุริงานะ)] ในส่วนเดียวกัน คำอ่าน (ฟุริงานะ) ใช้สำหรับค้นหาในรายชื่อผู้ใช้ และใช้เรียงชื่อใน Skill Map ตามลำดับโกจูออน (อักษรญี่ปุ่นห้าสิบเสียง)
ขอบเขตการเปลี่ยนแผนกและตำแหน่งเหมือนกับการเปลี่ยนสิทธิ์ เจ้าของและผู้ดูแลทีมเปลี่ยนแปลงผู้ใช้ทุกคนได้ ส่วนผู้ดูแลกลุ่มเปลี่ยนแปลงผู้ใช้ในกลุ่มที่ดูแลได้ เฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลทีมเท่านั้นที่เปลี่ยนแผนกและตำแหน่งของตนเองได้ ผู้ใช้เองก็เปลี่ยนคำอ่าน (ฟุริงานะ) ของตัวเองได้
ลงทะเบียนพร้อมกันด้วย Excel
เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถลงทะเบียนและเปลี่ยนแปลงแผนก ตำแหน่ง และคำอ่าน (ฟุริงานะ) พร้อมกันด้วย Excel ได้จาก [การจัดการผู้ใช้] ภายใต้ [เปลี่ยนแปลงแบบกลุ่ม] ขั้นตอนเหมือนกับใน การเพิ่มผู้ใช้ (ส่งคำเชิญทางอีเมลและออกบัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล) ในส่วน "ขั้นสูง: การนำเข้า Excel เพื่อตั้งค่ากลุ่มและผู้ใช้"
- ในคอลัมน์ Q ถึง T ของชีต "รายชื่อผู้ใช้" ให้กรอกคำอ่าน (ฟุริงานะ) แผนก แผนกที่ควบ และตำแหน่ง
- กรอกแผนกโดยใช้เส้นทางเต็ม (full path) จากชีต "แผนก" (เช่น สำนักงานใหญ่ฝ่ายขาย / ฝ่ายขายภาคตะวันออกของญี่ปุ่น) สำหรับแผนกที่ควบ ให้คั่นเส้นทางเต็มแต่ละอันด้วย ";"
- กรอกตำแหน่งตามชื่อตำแหน่งในชีต "ตำแหน่ง"
- หากเพิ่มแถวในชีต "แผนก" แผนกนั้นจะถูกสร้างขึ้นแม้ยังไม่มีคนอยู่ในแผนกนั้น ชีต "ตำแหน่ง" กำหนดลำดับตำแหน่งจากบนลงล่าง (ยิ่งอยู่บนยิ่งมีระดับสูง)
- แผนกและตำแหน่งที่ไม่มีในรายการจะถูกสร้างขึ้นระหว่างการนำเข้า หน้าจอยืนยันการนำเข้าจะแสดงแผนกและตำแหน่งที่จะถูกสร้างใหม่
- หากนำเข้าโดยเว้นคอลัมน์ Q ถึง T ว่างไว้ คำอ่าน (ฟุริงานะ) แผนก และตำแหน่งของคนนั้นจะถูกลบออก
หากนำเข้าไฟล์ที่ดาวน์โหลดไว้ก่อนหน้า ซึ่งไม่มีคอลัมน์ Q ถึง T คำอ่าน (ฟุริงานะ) แผนก และตำแหน่งจะไม่เปลี่ยนแปลง
กรองและค้นหาในรายชื่อผู้ใช้
เมื่อทีมลงทะเบียนแผนกหรือตำแหน่งไว้อย่างน้อยหนึ่งรายการ รายชื่อใน [การจัดการผู้ใช้] จะแสดงคอลัมน์ [แผนก] และ [ตำแหน่ง]
- บน PC คุณสามารถกรองตามแผนกและตำแหน่งได้จากไอคอนกรองที่หัวคอลัมน์ คลิกหัวคอลัมน์เพื่อเรียงลำดับ สำหรับคนที่สังกัดแผนกนั้นโดยตรงซึ่งมีแผนกอยู่ด้านล่าง ให้เลือก "(สังกัดโดยตรงของแผนกนี้)" สำหรับคนที่ไม่มีแผนกหรือตำแหน่ง ให้เลือก "ยังไม่ตั้งค่า"
- บนสมาร์ตโฟน ให้กรองจาก [กรองตามแผนก/ตำแหน่ง]
- เมื่อค้นหาในรายชื่อผู้ใช้ คุณสามารถค้นหาด้วยคำอ่าน (ฟุริงานะ) ได้ นอกเหนือจากชื่อและที่อยู่อีเมล
ใช้งานใน Skill Map
ใน Skill Map คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้จาก [ลำดับ / การแสดงผล] ที่มุมบนขวาของตาราง (ปลายขวาของแถวหัวตารางที่แสดงชื่อสมาชิก) รายการนี้จะปรากฏเมื่อทีมได้ลงทะเบียนแผนกหรือตำแหน่งไว้
- แท็กหัวข้อ: เลือกสิ่งที่จะแสดงใต้ชื่อสมาชิกแต่ละคนจาก [ตำแหน่ง], [สิทธิ์] หรือ [ไม่แสดง] สำหรับทีมที่ลงทะเบียนตำแหน่งไว้อย่างน้อยหนึ่งรายการ ค่าเริ่มต้นจะแสดงตำแหน่ง ผู้เยี่ยมชมจะแสดงเป็น "ผู้เยี่ยมชม" เสมอ
- ลำดับ: เรียงตาม [ตำแหน่ง จากบนลงล่าง], [ตำแหน่ง จากล่างขึ้นบน] หรือ [ลำดับแผนก] [ชื่อ จากน้อยไปมาก] และ [ชื่อ จากมากไปน้อย] จะเรียงคนที่ลงทะเบียนคำอ่าน (ฟุริงานะ) ไว้ตามคำอ่านของพวกเขา
- [กรองตามแผนก/ตำแหน่ง]: จำกัดว่าใครจะแสดงในตารางตามแผนกและตำแหน่ง เมื่อเลือกแผนกระดับบน ผู้ที่อยู่ในแผนกระดับล่างก็จะถูกรวมด้วย
ลำดับ แท็กหัวข้อ และการกรอง เปลี่ยนแค่วิธีการแสดงผลเท่านั้น ไม่ได้เปลี่ยนการตั้งค่า Skill Map แม้ขณะที่กำลังกรองอยู่ จำนวนเป้าหมาย จำนวนที่บรรลุแล้ว และช่องว่าง ก็ยังนับจากสมาชิกทั้งหมดของกลุ่มก่อนการกรอง
หน้าส่วนตัว รายชื่อลูกศิษย์ของผู้รับผิดชอบการพัฒนา และสถานะการบรรลุตามทักษะ ก็แสดงตำแหน่งสำหรับคนที่ลงทะเบียนตำแหน่งไว้เช่นกัน (นำเคอร์เซอร์ไปที่ตำแหน่งเพื่อดูแผนก) เมื่อใช้ ส่งออก Excel ใน Skill Map คอลัมน์แผนกและตำแหน่งจะถูกเพิ่มที่ปลายขวาของชีต "รายละเอียดการประเมิน" และ "สมาชิก" (ไม่รวมอยู่ในไฟล์ Excel ที่นำออกมาจากคลังจัดเก็บ)
รายการข้อมูลฝ่ายบุคคล (รหัสพนักงาน วันเข้าทำงาน รูปแบบการจ้างงาน วันลาออก)
ใน [รายละเอียดผู้ใช้] ที่ [รายการข้อมูลฝ่ายบุคคล] คุณสามารถบันทึกรหัสพนักงาน วันเข้าทำงาน รูปแบบการจ้างงาน และวันลาออกได้ คลิก [แก้ไข] เพื่อกรอกข้อมูล แล้วคลิก [บันทึก]
เฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลทีมเท่านั้นที่ดูและเปลี่ยนแปลงรายการข้อมูลฝ่ายบุคคลได้ ผู้ใช้อื่นจะไม่เห็นรายการเหล่านี้ รายการนี้แยกจาก "รหัสพนักงาน/ID" ที่ใช้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล
ซิงก์อัตโนมัติจากระบบฝ่ายบุคคล (Enterprise)
แพ็กเกจ Enterprise สามารถซิงก์รายชื่อผู้ใช้ที่มีแผนก ตำแหน่ง และรายการข้อมูลฝ่ายบุคคลโดยอัตโนมัติจากระบบฝ่ายบุคคลหรือ Microsoft Entra ID ได้ คุณยังกำหนดกลุ่มที่สังกัดและสิทธิ์ตามแผนกและตำแหน่งจากฝ่ายบุคคลได้ด้วย (ใน [แผนก・ตำแหน่ง] ที่แท็บ [การจับคู่]) รายละเอียดดูได้ที่ การซิงก์รายชื่อผู้ใช้จากระบบฝ่ายบุคคลโดยอัตโนมัติ (SCIM)
ระหว่างใช้การซิงก์ แผนก ตำแหน่ง และรายการข้อมูลฝ่ายบุคคลที่ส่งมาจากฝ่ายบุคคลจะมีเครื่องหมาย [การซิงก์ข้อมูลฝ่ายบุคคล] กำกับ และจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้จากหน้าจอรายชื่อผู้ใช้หรือจาก Excel อีก รายการที่ฝ่ายบุคคลไม่ได้ส่งมา ยังเปลี่ยนแปลงได้บนหน้าจอหรือใน Excel
ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
การเพิ่มผู้ใช้ (ส่งคำเชิญทางอีเมลและออกบัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล)