Thêm từng thành viên sử dụng Dive làm “Người dùng”. Có hai cách để thêm người dùng.

• ① Mời qua email: Mời người dùng bằng địa chỉ email làm ID của họ. Email mời sẽ được gửi đến địa chỉ đó, và người dùng đặt mật khẩu để hoàn tất đăng ký (đây là cách thường dùng).
• ② Cấp tài khoản không cần email: Dành cho nhân viên hiện trường không có địa chỉ email, cấp ID đăng nhập và mật khẩu ban đầu mà không cần dùng email.

① Mời qua email

1. Từ thanh bên, mở trang bằng [Quản lý người dùng], nhấn [Thêm người dùng], rồi chọn [Mời qua email].
   
2. Nhập đầy đủ thông tin cần thiết, rồi khi hoàn tất, nhấn [Gửi email mời] ở phía dưới.

① Địa chỉ email
Địa chỉ này được dùng làm ID đăng nhập của người dùng. Hãy nhập địa chỉ email của chính người dùng. Email mời sẽ được gửi đến địa chỉ bạn đã nhập.

② Quyền
Chọn quyền cho người dùng. Về sự khác nhau giữa các quyền, vui lòng xem chi tiết tại đây. Quyền vẫn có thể thay đổi sau khi đã mời.
Lưu ý: bạn chỉ có thể cấp quyền ngang bằng hoặc thấp hơn quyền của chính bạn (ví dụ: khi Chủ sở hữu thêm người dùng thì chỉ chọn được đến Chủ sở hữu; khi Quản trị viên Nhóm thêm người dùng thì chỉ chọn được đến Quản trị viên Nhóm).
※ Trong thời gian dùng thử, nhiều người trước tiên đặt tất cả người dùng làm Quản trị viên Nhóm để kiểm tra đầy đủ các tính năng, sau đó đổi quyền cho phù hợp với thực tế khi triển khai chính thức.

③ Nhóm trực thuộc
Chọn nhóm mà người dùng thuộc về. Hãy chọn nhóm vừa tạo ở trên. Nhóm cũng có thể thay đổi sau khi đã mời.

④ Tên
Đây là tên mà người dùng sẽ sử dụng. Nên nhập tên thật. Tên cũng có thể thay đổi sau khi đã mời.

② Cấp tài khoản không cần email

Dành cho nhân viên hiện trường không có địa chỉ email, bạn có thể cấp tài khoản không cần email. Không dùng email; người dùng đăng nhập bằng ID đăng nhập và mật khẩu.

1. Mở [Quản lý người dùng] và nhấn [Thêm người dùng]
2. Chuyển sang [Cấp tài khoản không cần email].
3. Nhập họ tên, quyền và Nhóm trực thuộc (Mã nhân viên và ID đăng nhập không bắt buộc. Nếu để trống, hệ thống sẽ tự động gán.)
4. Nhấn [Cấp].
5. Trao ID đăng nhập và Mật khẩu ban đầu đã hiển thị cho nhân viên hiện trường.

※ Không thể cấp quyền Chủ sở hữu cho tài khoản không cần email.

Nếu quên mật khẩu, Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm có thể cấp lại mật khẩu.

Nâng cao: Thiết lập Nhóm & người dùng bằng nhập Excel

Khi triển khai Dive trên toàn công ty, chẳng hạn với gói Enterprise, nên dùng nhập Excel để thiết lập hàng loạt ngay từ đầu sẽ tiện hơn. Sau khi thiết lập hàng loạt bằng nhập Excel, chúng tôi khuyến nghị điều chỉnh từng người theo cách đã mô tả ở trên. Ở đây chúng tôi giải thích cách dùng chức năng nhập Excel.

1. Nhấn [Thay đổi hàng loạt]
   
2. Nhấn [Tải cài đặt hiện tại]
   

3. Một tệp Excel như bên dưới sẽ được tải xuống. Dựa trên cơ cấu tổ chức của công ty bạn, hãy nhập thông tin vào các ô rồi lưu lại. Mẫu gồm 5 thẻ: “Danh sách người dùng”, “Phân cấp Nhóm”, “Phòng ban”, “Chức vụ” và “Cách dùng”. Các cột trong thẻ “Danh sách người dùng” có thứ tự cố định (được đọc theo vị trí). Thứ tự là: Email / ID đăng nhập, Tên, Quyền, Tài khoản không cần email, Mã nhân viên / ID, Email nhận thông báo, Nhóm trực thuộc 1 đến 10, Furigana, Phòng ban, Phòng ban kiêm nhiệm và Chức vụ. Với dòng dành cho tài khoản không cần email, hãy nhập “○” vào cột “Tài khoản không cần email” và để trống cột email (email sẽ được tự động gán).
   

   ● Địa chỉ email
   Nhập địa chỉ email sẽ dùng làm ID tài khoản Dive của người dùng. Email mời sẽ được gửi đến địa chỉ này.

   ● Tên
   Nhập tên hiển thị.

   ● Quyền
   Nhập một trong các giá trị sau: Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm, Quản trị viên Nhóm, Người tạo, Người dùng chỉ xem hoặc Khách.

   ● Nhóm trực thuộc
   Chọn nhóm đã định nghĩa trên thẻ “Phân cấp Nhóm” theo đường dẫn đầy đủ (ví dụ: Bộ phận Sản xuất / Tổ Sản xuất 2).

   Ở thẻ “Phân cấp Nhóm”, nếu bạn nhập cấu trúc phân cấp bắt đầu từ cấp 1 trở đi, đường dẫn đầy đủ sẽ được tự động tạo ở cột A.

   

   ● Furigana, Phòng ban, Phòng ban kiêm nhiệm và Chức vụ (cột Q đến T; không bắt buộc)
   Furigana dùng để tìm kiếm trong danh sách thành viên và sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Nhật (gojūon). Phòng ban nhập theo đường dẫn đầy đủ lấy từ thẻ “Phòng ban” (ví dụ: Trụ sở Kinh doanh / Phòng Kinh doanh Đông Nhật Bản). Phòng ban kiêm nhiệm nhập đường dẫn đầy đủ của từng phòng, ngăn cách bằng dấu “;”. Chức vụ nhập tên chức vụ lấy từ thẻ “Chức vụ”. Phòng ban và chức vụ chưa có trong danh sách sẽ được tạo khi nhập. Phòng ban và chức vụ chỉ dùng để hiển thị, sắp xếp và lọc; chúng không quyết định phạm vi được xem hay việc phê duyệt. Chi tiết xem tại Đăng ký phòng ban và chức vụ (Phòng ban / Chức vụ, Furigana và Mục nhân sự trong danh sách thành viên).

4. Nhấn [Chọn tệp Excel] rồi chọn tệp đã chỉnh sửa.
   
5. Bạn có thể kiểm tra Xem trước nhập. Hãy xem có lỗi nào không, rồi nhấn [Thực hiện nhập].
   
6. Màn hình hiển thị “Đang xử lý”. Hãy đợi một lúc cho đến khi hoàn tất, khi đó kết quả nhập sẽ được cập nhật vào hệ thống. Email mời sẽ được gửi đến những người được mời bằng email. Mật khẩu ban đầu của tài khoản không cần email có thể xem và tải xuống trên màn hình sau khi nhập.
   

Với gói Enterprise, bạn cũng có thể tự động đồng bộ danh sách thành viên từ hệ thống nhân sự hoặc Microsoft Entra ID, v.v. (Tự động đồng bộ danh sách thành viên từ hệ thống nhân sự (SCIM)).