Trong danh sách người dùng, bạn có thể đăng ký phòng ban và chức vụ theo tổ chức của công ty, cùng với furigana (cách đọc) của tên từng người. Phòng ban và chức vụ đã đăng ký được dùng để hiển thị, sắp xếp và lọc trong danh sách người dùng và Bản đồ kỹ năng. Phòng ban có thể được tổ chức theo cấp bậc như "Trụ sở chính / Phòng / Tổ", và ngoài phòng ban chính, bạn có thể đăng ký thêm phòng ban kiêm nhiệm.
Ai có thể xem, phê duyệt và quản lý SOP được quyết định bởi nhóm và quyền. Việc đăng ký phòng ban và chức vụ không làm thay đổi phạm vi xem hay quyền của mỗi người.
Tính năng này có sẵn trên tất cả các gói. Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm mới có thể tạo danh sách phòng ban và chức vụ. Thao tác này thực hiện từ trình duyệt web trên PC.
Phòng ban và chức vụ khác với nhóm và quyền như thế nào
| Hạng mục | Ý nghĩa | Được dùng ở đâu |
|---|---|---|
| Phòng ban / Chức vụ | Phòng ban và chức vụ của người đó trong tổ chức công ty | Hiển thị, sắp xếp và lọc trong danh sách người dùng và Bản đồ kỹ năng |
| Nhóm | Đơn vị dùng để gửi SOP trong Dive | Phạm vi xem thư mục, quy trình phê duyệt, Bản đồ kỹ năng và đào tạo |
| Quyền | Những thao tác có thể thực hiện trong Dive | Tạo và phê duyệt SOP, quản lý người dùng, v.v. |
Cách tạo nhóm xem tại Bước 5: Thiết lập nhóm (dành cho quản trị viên), còn về quyền thì xem tại Quyền người dùng và số lượng tài khoản.
Tạo danh sách phòng ban và chức vụ
Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm tạo danh sách phòng ban và chức vụ được dùng trong nhóm.
- Mở [Quản lý người dùng] trên thanh bên
- Nhấp [Phòng ban / Chức vụ] ở phía trên màn hình
- Ở tab [Phòng ban], nhập tên phòng ban, chọn [Phòng ban cha (cấp cao nhất nếu không có)], rồi nhấp [Thêm]. Nếu không chọn phòng ban cha, phòng ban đó sẽ là phòng ban cấp cao nhất
- Ở tab [Chức vụ], nhập vào ô "Tên chức vụ (ví dụ: Cửa hàng trưởng)" rồi nhấp [Thêm]
Chức vụ ở càng trên thì được coi là cấp càng cao. Khi sắp xếp Bản đồ kỹ năng theo [Chức vụ từ trên xuống] hoặc [Chức vụ từ dưới lên], các chức vụ sẽ được xếp theo thứ tự này.
Các biểu tượng bên phải của mỗi dòng cho phép bạn thực hiện các thao tác sau.
- Biểu tượng bút chì: Đổi tên. Nếu đổi tên phòng ban, phần hiển thị của tất cả người trong phòng ban đó sẽ thay đổi
- Biểu tượng mũi tên lên và xuống: Thay đổi thứ tự
- Biểu tượng phân cấp (chỉ với phòng ban): Thay đổi phòng ban cha
- Biểu tượng cấm: Chuyển thành "Không dùng". Mục này sẽ không còn xuất hiện trong danh sách lựa chọn, nhưng giá trị của những người đang thuộc phòng ban hoặc chức vụ đó vẫn được giữ nguyên. Các phòng ban bên dưới vẫn có thể chọn như bình thường
- Biểu tượng thùng rác: Xóa. Không thể xóa khi có người đang dùng, khi bên dưới còn có phòng ban, hoặc khi đang dùng cho việc liên kết. Trong trường hợp đó, hãy chuyển thành "Không dùng"
Các phòng ban và chức vụ đã chuyển thành "Không dùng" sẽ hiển thị trong danh sách khi bạn bật [Hiển thị cả mục không dùng], và có thể khôi phục lại.
Thiết lập phòng ban, chức vụ và furigana cho từng người
- Mở [Quản lý người dùng] trên thanh bên
- Nhấp vào người dùng cần chỉnh sửa rồi mở [Chi tiết người dùng]
- Trong [Phòng ban và chức vụ], nhấp biểu tượng bút chì ở bên phải của [Phòng ban] hoặc [Chức vụ]
- Chọn [Phòng ban (chính)], [Phòng ban kiêm nhiệm (tùy chọn)] và [Chức vụ], rồi nhấp [Lưu]
Để nhập furigana, dùng biểu tượng bút chì bên cạnh [Furigana] trong cùng mục. Furigana được dùng để tìm kiếm trong danh sách người dùng và để sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Nhật (gojūon) trên Bản đồ kỹ năng.
Phạm vi thay đổi phòng ban và chức vụ giống với thao tác Thay đổi quyền. Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể thay đổi tất cả người dùng; Quản trị viên Nhóm có thể thay đổi người dùng trong các nhóm mình quản lý. Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm mới có thể thay đổi phòng ban và chức vụ của chính mình. Bản thân người dùng cũng có thể thay đổi furigana của mình.
Đăng ký hàng loạt bằng Excel
Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể đăng ký và thay đổi phòng ban, chức vụ và furigana cùng lúc bằng Excel, từ [Quản lý người dùng], mục [Thay đổi hàng loạt]. Các bước giống với Thêm người dùng (mời qua email và cấp tài khoản không cần email), trong phần "Nâng cao: Thiết lập Nhóm & người dùng bằng cách nhập Excel".
- Ở các cột Q đến T của sheet "Danh sách người dùng", nhập furigana, phòng ban, phòng ban kiêm nhiệm và chức vụ
- Phòng ban được nhập theo đường dẫn đầy đủ trong sheet "Phòng ban" (ví dụ: Trụ sở Kinh doanh / Phòng Kinh doanh Đông Nhật Bản). Phòng ban kiêm nhiệm thì nhập các đường dẫn đầy đủ, ngăn cách bằng dấu chấm phẩy (;)
- Chức vụ được nhập theo tên chức vụ trong sheet "Chức vụ"
- Thêm một dòng vào sheet "Phòng ban" thì phòng ban đó sẽ được tạo ngay cả khi chưa có ai thuộc phòng ban đó. Sheet "Chức vụ" quyết định thứ tự chức vụ từ trên xuống dưới (càng ở trên càng cao)
- Phòng ban và chức vụ chưa có trong danh sách sẽ được tạo khi nhập. Màn hình xác nhận nhập sẽ hiển thị các phòng ban và chức vụ sẽ được tạo mới
- Nếu nhập với các cột Q đến T để trống, furigana, phòng ban và chức vụ của người đó sẽ được gỡ bỏ
Nếu nhập một tệp đã tải xuống trước đó không có các cột Q đến T, thì furigana, phòng ban và chức vụ sẽ không thay đổi.
Lọc và tìm kiếm trong danh sách người dùng
Khi đã đăng ký ít nhất một phòng ban hoặc chức vụ cho nhóm, danh sách trong [Quản lý người dùng] sẽ hiển thị các cột [Phòng ban] và [Chức vụ].
- Trên PC, bạn có thể lọc theo phòng ban và chức vụ bằng biểu tượng lọc ở tiêu đề cột. Nhấp vào tiêu đề để sắp xếp. Những người thuộc trực tiếp một phòng ban có phòng ban con bên dưới thì chọn "(Người trực thuộc phòng ban này)". Những người chưa có phòng ban hoặc chức vụ thì chọn "Chưa thiết lập"
- Trên điện thoại thông minh, lọc từ [Lọc theo phòng ban/chức vụ]
- Khi tìm kiếm trong danh sách người dùng, ngoài tên và địa chỉ email, bạn cũng có thể tìm bằng furigana
Sử dụng trong Bản đồ kỹ năng
Trên Bản đồ kỹ năng, bạn có thể thực hiện các thao tác sau từ [Thứ tự / Hiển thị] ở góc trên bên phải của bảng (cuối dòng tiêu đề nơi liệt kê tên thành viên). Mục này xuất hiện khi nhóm đã đăng ký phòng ban hoặc chức vụ.
- Thẻ tiêu đề: Chọn thẻ hiển thị dưới tên thành viên từ [Chức vụ], [Quyền] hoặc [Không hiển thị]. Với nhóm đã đăng ký ít nhất một chức vụ, chức vụ được hiển thị theo mặc định. Khách luôn hiển thị "Khách"
- Thứ tự: Sắp xếp theo [Chức vụ từ trên xuống], [Chức vụ từ dưới lên] hoặc [Thứ tự phòng ban]. [Tên tăng dần] và [Tên giảm dần] sắp xếp những người đã đăng ký furigana theo furigana
- [Lọc theo phòng ban/chức vụ]: Lọc những người hiển thị trong bảng theo phòng ban và chức vụ. Khi chọn phòng ban cha, những người thuộc các phòng ban con bên dưới cũng được đưa vào
Thứ tự, thẻ tiêu đề và lọc chỉ thay đổi cách hiển thị. Chúng không thay đổi cài đặt Bản đồ kỹ năng. Ngay cả khi đang lọc, số người mục tiêu, số người đã đạt được và khoảng cách vẫn được tính trên toàn bộ thành viên của nhóm trước khi lọc.
Trang cá nhân, danh sách học viên của người phụ trách đào tạo và tình trạng đạt được theo từng kỹ năng cũng hiển thị chức vụ đối với những người đã đăng ký chức vụ (đưa con trỏ lên chức vụ để xem phòng ban). Khi dùng Xuất Excel trong Bản đồ kỹ năng, các cột phòng ban và chức vụ được thêm vào cuối các sheet "Chi tiết đánh giá" và "Thành viên" (không có trong các tệp Excel lấy ra từ kho lưu trữ).
Mục nhân sự (mã nhân viên, ngày vào công ty, hình thức lao động, ngày nghỉ việc)
Trong [Chi tiết người dùng], ở phần [Mục nhân sự], bạn có thể ghi lại mã nhân viên, ngày vào công ty, hình thức lao động và ngày nghỉ việc. Nhấp [Chỉnh sửa] để nhập, rồi nhấp [Lưu].
Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm mới có thể xem và thay đổi mục nhân sự. Người dùng khác không thấy các mục này. Đây là mục khác với "Mã nhân viên/ID" dùng để đăng nhập bằng tài khoản không cần email.
Tự động đồng bộ từ hệ thống nhân sự (Enterprise)
Với gói Enterprise, bạn có thể tự động đồng bộ danh sách người dùng, gồm phòng ban, chức vụ và mục nhân sự, từ hệ thống nhân sự hoặc Microsoft Entra ID. Bạn cũng có thể quyết định nhóm trực thuộc và quyền dựa trên phòng ban và chức vụ từ nhân sự (trong [Phòng ban / Chức vụ], tab [Liên kết]). Chi tiết xem tại Tự động đồng bộ danh sách người dùng từ hệ thống nhân sự (SCIM).
Trong thời gian dùng đồng bộ, các phòng ban, chức vụ và mục nhân sự do nhân sự gửi đến sẽ được đánh dấu [Đồng bộ nhân sự], và không thể thay đổi trên màn hình danh sách người dùng hoặc từ Excel. Các mục không được nhân sự gửi đến vẫn có thể thay đổi trên màn hình hoặc trong Excel.
Thông tin liên quan
Thêm người dùng (mời qua email và cấp tài khoản không cần email)
Chuyển bảng quản lý năng lực hiện có (Excel) sang Dive
Tự động đồng bộ danh sách người dùng từ hệ thống nhân sự (SCIM)