Có nhiều cách để sử dụng các tài liệu như Excel, Word, PowerPoint, PDF mà bạn đã có trong Dive. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách chọn phương pháp phù hợp dựa trên định dạng tệp và cách sử dụng từng phương pháp.

取り込み方法の選び方フロー

Trước hết, hãy xem định dạng tệp

AI có thể đọc nội dung và chia thành các bước đối với các định dạng sau:

PDF
Excel (.xlsx / .xlsm / .xls)
Word (.docx / .doc)
PowerPoint (.pptx / .ppt)
OpenDocument (.odt / .ods / .odp)
Hình ảnh (JPEG / PNG / WebP / HEIC). Mỗi hình ảnh sẽ thành một bước. Bạn cũng có thể sắp xếp các ảnh chụp công việc thành một SOP.

Nếu bạn muốn chia nội dung của các định dạng này thành các bước và tạo thành SOP trên Dive, hãy dùng Cách chia thành bước bằng AI ([Đăng ký SOP hiện có] → [Chọn từ tư liệu]). AI sẽ tự động tạo tiêu đề, phần tổng quan và các bước, sau đó bạn có thể chỉnh sửa và chia sẻ trên cùng màn hình với SOP video.

Nếu bạn muốn phân phát tệp giữ nguyên hình thức hiện tại mà không chia thành bước, hoặc tệp thuộc định dạng khác với các loại trên (như tệp nén zip, tệp CAD, hoặc URL của cổng thông tin nội bộ), hãy đăng ký dưới dạng SOP dạng tệp. Nhờ vậy, bạn có thể xử lý tệp như một SOP của Dive với hình thức ban đầu.

Chia thành bước bằng AI (định dạng được hỗ trợ)

Khi bạn tải tệp lên, AI sẽ tự động tạo tiêu đề, phần tổng quan và các bước. Vì nội dung đã được chia thành bước, sau này bạn có thể chèn video hoặc hình ảnh vào từng bước, thêm câu hỏi, hoặc xuất ra định dạng khác. Nếu bạn muốn bắt đầu từ các tài liệu hiện có và phát triển thành SOP, hãy chọn cách này.

Cách thực hiện: trên thanh bên, nhấn [+] → [Đăng ký SOP hiện có] → [Chọn từ tư liệu] → chọn tệp, rồi chọn phương thức nhập (trong mục “Xem như SOP của Dive”: Toàn bộ thành 1 bước / 1 bước 1 slide / Chọn slide). Ba tùy chọn này chỉ dùng được với tệp đã hoàn tất xử lý AI.

Về cách nhập nội dung, bạn có thể chọn “Định dạng lại (tóm tắt)” hoặc “Sao chép (nguyên văn)”. Nếu muốn giữ nguyên cách diễn đạt nội bộ của công ty, hãy dùng “Sao chép”.

Chi tiết, xem Tạo SOP từ tệp (hỗ trợ Excel / Word / PowerPoint). Chi tiết khi chỉ nhập tệp PDF, xem Tạo SOP từ PDF.

Đăng ký SOP dạng tệp (sử dụng tệp giữ nguyên)

Đây là dạng SOP không chia tệp thành bước, mà mở và hiển thị trực tiếp tệp đã đăng ký. Việc sắp xếp theo thư mục, cài đặt quyền xem, tìm kiếm (bao gồm nội dung tệp), phê duyệt và sửa đổi, ghi nhận lượt xem và báo cáo hoàn thành đều có thể dùng giống như SOP thông thường.

Cách thực hiện: trên thanh bên, nhấn [+] → [Đăng ký SOP hiện có] → kéo thả tệp để chọn (PDF, Word, Excel, PowerPoint. Có thể chọn nhiều tệp cùng lúc. Cũng có thể chọn từ [Teams / SharePoint] hoặc [Google Drive].). Với URL, tệp zip và các loại tương tự, hãy đăng ký từ tab [Nội dung bước] trên màn hình chỉnh sửa SOP → [Cài đặt SOP dạng tệp] → [Chọn từ tư liệu].

Trên màn hình, PDF và URL được hiển thị nguyên dạng, Excel, Word và PowerPoint cũng vậy (khi đăng ký, hệ thống tạo tệp PDF để hiển thị; khi tải xuống sẽ nhận được tệp gốc). Các tệp zip và tương tự sẽ được tải xuống rồi mở khi xem.

Chi tiết, xem Đăng ký SOP hiện có dưới dạng tệp giữ nguyên (SOP dạng tệp).

Trường hợp nên dùng SOP dạng tệp dù định dạng được hỗ trợ

Ngay cả khi định dạng được hỗ trợ, SOP dạng tệp vẫn phù hợp trong các trường hợp sau:

Bạn muốn phát mẫu biểu hoặc bố cục đến hiện trường đúng như bản gốc, không làm thay đổi hình thức
Trước tiên bạn muốn tập hợp các tài liệu hiện có trên Dive để phân phát, sau đó lần lượt chuyển những tài liệu quan trọng thành SOP
Bạn muốn quản lý các tài liệu tham khảo không cần chia thành bước (như quy định, tập bản vẽ) ở cùng nơi với SOP

Tuy nhiên, với SOP dạng tệp, các chức năng sau không khả dụng: xuất SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4), câu hỏi theo từng bước, phụ đề và giọng đọc. (Có thể dịch tệp bằng máy dịch với gói Pro và Enterprise.) Nếu cần các chức năng này, hãy chọn cách chia thành bước bằng AI.

Cách dùng tệp làm tư liệu tham khảo thay vì làm SOP

Bạn cũng có thể dùng các tệp hiện có làm tư liệu hỗ trợ cho SOP, thay vì biến chính các tệp đó thành SOP.

Đính kèm vào SOP dưới dạng tệp liên quan

Bạn có thể đính kèm tiêu chuẩn công việc, bản vẽ, bảng kiểm tra và các tệp tương tự vào SOP. AI cũng có thể trích xuất “Mẹo làm việc”, “Lưu ý chất lượng” và “Lưu ý quan trọng về an toàn” từ các tệp đính kèm, rồi áp dụng vào các bước phù hợp.

Trích xuất AI từ tệp liên quan và áp dụng vào SOP

Tự động thêm liên kết đến các bước vào tệp hiện có

Vẫn tiếp tục sử dụng các tệp Excel, Word, PowerPoint và PDF hiện có như bình thường, rồi nhúng liên kết đến các bước SOP trên Dive vào trong tệp. Cách này phù hợp khi bạn muốn người xem chuyển đến bước video chỉ khi cần, mà không cần thay đổi các mẫu biểu hiện có.

Tự động thêm liên kết đến các bước vào tệp Excel, Word, PowerPoint, PDF hiện có

Chỉ định SOP tham khảo cho phân tích video (beta)

Khi tạo SOP từ video, bạn có thể chỉ định các tài liệu đã chuẩn bị sẵn làm tham khảo. Khi đó, AI sẽ phân tích theo cách chia bước và cách diễn đạt của tài liệu đó.

Chỉ định SOP tham khảo khi phân tích video (beta)

Dùng tệp trên đám mây (Microsoft 365, Google Drive)

Các tệp trên đám mây, như Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) hoặc Google Drive (bao gồm cả ổ đĩa dùng chung), có thể nhập trực tiếp vào Dive mà không cần tải xuống rồi tải lên lại. Chọn nguồn nhập trong mục “Lấy từ trên mây” ở màn hình thêm tư liệu. Sau khi nhập, các tệp được xử lý giống nhau ở tất cả các cách nêu trên. Khi đăng ký làm SOP dạng tệp, bạn cũng có thể chọn trực tiếp từ [Teams / SharePoint] hoặc [Google Drive] trên màn hình [Đăng ký SOP hiện có].

Với các tệp đã nhập, bạn cũng có thể thêm liên kết đến các bước ngay trong tệp gốc tại vị trí ban đầu (gói Pro và Enterprise).

Nhập tệp từ đám mây (Microsoft 365, Google Drive)

Gợi ý khi bạn phân vân

Muốn hiển thị nội dung tài liệu dưới dạng các bước và sau này muốn thêm video → Chia thành bước bằng AI ([Đăng ký SOP hiện có] → [Chọn từ tư liệu])
Định dạng AI không đọc được (zip, CAD, URL, v.v.) → Đăng ký làm SOP dạng tệp
Muốn phân phát mẫu biểu đúng như hình thức hiện có → Đăng ký làm SOP dạng tệp
Muốn giữ tài liệu ở nơi hiện có và từ đó dẫn người dùng đến Dive → Tự động thêm liên kết đến các bước vào tệp hiện có
Tài liệu nằm trên đám mây như Microsoft 365 hoặc Google Drive → Nhập từ đám mây, rồi chọn một trong các cách trên
Muốn dùng tài liệu làm căn cứ cho SOP → Đính kèm như tệp liên quan

Câu hỏi thường gặp

Q. Sau này có thể đổi cách không?
A. Có thể. Ngay cả sau khi đã đăng ký tệp dưới dạng SOP dạng tệp, bạn vẫn có thể tải cùng tệp đó lên [Tư liệu] và chạy xử lý AI. Sau đó, bạn có thể tạo SOP đã chia thành bước từ [Đăng ký SOP hiện có] → [Chọn từ tư liệu]. (Các tệp đăng ký trực tiếp từ [Đăng ký SOP hiện có] sẽ không hiển thị trong [Tư liệu].)

Q. Có thể dùng một tài liệu theo nhiều cách không?
A. Có thể. Ví dụ, bạn có thể chia tiêu chuẩn công việc thành các bước bằng AI để tạo SOP, đồng thời đính kèm chính tệp đó vào một SOP khác dưới dạng tệp liên quan.

Trang liên quan