Bạn có thể mở các tệp Word, Excel và PowerPoint của SOP dạng tệp bằng Office trên máy tính, chỉnh sửa trực tiếp và lưu thẳng vào bản nháp của Dive. Bạn không cần tải tệp xuống, chỉnh sửa rồi tải lên lại. Tệp đã lưu sẽ trở thành tệp của bản nháp sửa đổi, và quy trình phê duyệt cũng như xuất bản giống với các SOP khác.
Tính năng này chỉ dành cho khách hàng dùng gói Pro và Enterprise. Thao tác được thực hiện từ trình duyệt trên máy tính Windows. Máy tính cần cài đặt Office (Word, Excel và PowerPoint).
Nếu chỉ muốn xem SOP dạng tệp đã xuất bản bằng Office, bạn có thể mở ở chế độ chỉ đọc bằng [Mở trên máy tính] trong trình xem (Tham khảo: Mở ra xem SOP dạng tệp đã xuất bản bằng Office (Mở trên máy tính)).
Điều kiện sử dụng
- Tệp của SOP dạng tệp phải là Word, Excel hoặc PowerPoint (tệp PDF, URL và các loại khác sẽ hiển thị là Ngoài phạm vi)
- Phải là máy tính Windows. [Chỉnh sửa trên máy tính] không hiển thị trên Mac, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng
- Bản nháp sửa đổi phải đang được mở bởi Người tạo của bản nháp đó. Không thể chỉnh sửa các phiên bản đã xuất bản hoặc bản nháp của người dùng khác
- Bản nháp chưa được gửi đi phê duyệt
- Vai trò của bạn phải là Người tạo trở lên
Với gói Free, Lite và Core, khi nhấn [Chỉnh sửa trên máy tính] sẽ hiển thị hướng dẫn về các gói.
Cách chỉnh sửa
- Trên màn hình chỉnh sửa SOP, mở tab [Nội dung bước] rồi nhấn [Chỉnh sửa trên máy tính] trong mục [Cài đặt SOP dạng tệp]. Với SOP đã xuất bản, trước tiên hãy sửa đổi để tạo bản nháp.
- Nếu trình duyệt hiển thị xác nhận có mở Office hay không, hãy chọn Mở. Tệp sẽ được mở bằng Word, Excel hoặc PowerPoint.
- Nếu ở phía trên Office hiển thị “Chế độ xem được bảo vệ” và [Bật chỉnh sửa], hãy nhấn [Bật chỉnh sửa].
- Chỉnh sửa tệp rồi lưu (Ctrl+S). Mỗi lần lưu, tệp trong bản nháp của Dive sẽ được cập nhật.
- Khi chỉnh sửa xong, hãy đóng Office. Khi đóng Office, PDF để hiển thị sẽ được tạo lại, dùng để hiển thị SOP trên màn hình.
- Kiểm tra chi tiết trên màn hình chỉnh sửa của Dive, rồi gửi phê duyệt hoặc xuất bản như với các SOP khác.
Nếu có thay đổi chưa lưu trên màn hình chỉnh sửa, hãy lưu trước rồi mới mở Office.
Hiển thị trong khi chỉnh sửa
Trong khi chỉnh sửa, mục [Cài đặt SOP dạng tệp] sẽ hiển thị “Đang chỉnh sửa trên máy tính (từ [thời gian])”. Trên màn hình của những người dùng khác có thể chỉnh sửa SOP này, sẽ hiển thị “[Tên] đang chỉnh sửa trên máy tính”.
Trong khi đang chỉnh sửa và trong khi đang tạo PDF để hiển thị, bạn không thể thay thế tệp, thay đổi phương thức chuyển đổi, yêu cầu phê duyệt hoặc khôi phục từ lịch sử sửa đổi. Sẽ hiển thị thông báo “Đang chỉnh sửa trên máy tính. Vui lòng đóng Office rồi thực hiện.” Hãy đóng Office và thực hiện các thao tác này sau khi PDF để hiển thị đã sẵn sàng.
Sau khi đóng Office, trong lúc tạo PDF để hiển thị, sẽ hiển thị “Đang tạo PDF để hiển thị”. Nếu không thể tạo, lý do sẽ được hiển thị, vì vậy hãy nhấn [Tạo lại].
Khi Office bị thoát giữa chừng (Kết thúc chỉnh sửa)
Khi Office bị thoát giữa chừng, thông báo “Đang chỉnh sửa trên máy tính” có thể vẫn còn. Trên màn hình của người đang chỉnh sửa sẽ hiển thị [Kết thúc chỉnh sửa]. Trước khi nhấn, hãy chắc chắn rằng tệp không còn mở trong Office. Nếu PDF để hiển thị vẫn chưa được tạo, bạn có thể tạo bằng [Tạo PDF để hiển thị].
Dù không làm gì, thông báo đang chỉnh sửa cũng sẽ tự tắt trong vòng tối đa 10 phút sau khi đóng Office.
Câu hỏi thường gặp
H. [Chỉnh sửa trên máy tính] không hiển thị.
Đ. Nút này hiển thị trên máy tính Windows khi bản nháp của tệp Word, Excel hoặc PowerPoint đang được mở bởi người đã tạo bản nháp đó. Nút không hiển thị trên Mac hay điện thoại thông minh, với tệp PDF, với các phiên bản đã xuất bản, hoặc với bản nháp của người dùng khác.
H. Không mở được tệp từ mục “Gần đây” trong Office.
Đ. Liên kết để mở tệp trong Office có hạn hiệu lực: 1 giờ sau khi đóng Office, hoặc 12 giờ sau lần mở đầu tiên. Vui lòng thử lại từ [Chỉnh sửa trên máy tính] trong Dive.
H. Đã lưu tệp nhưng màn hình xem vẫn hiển thị nội dung cũ.
Đ. PDF để hiển thị sẽ được tạo lại khi bạn đóng Office. Hãy đợi một chút sau khi đóng Office rồi tải lại màn hình. Nội dung của bản nháp sẽ không hiển thị trên màn hình xem của người khác cho đến khi được xuất bản.
H. Muốn quay lại tệp của phiên bản đã xuất bản thì làm thế nào?
Đ. Trên màn hình chỉnh sửa, mở [Xem lịch sử sửa đổi], rồi dùng [Tải xuống tệp của Rev này] ở Rev muốn quay lại để lấy tệp. Sau đó tải lên lại bằng [Thay thế] → [Tải lên từ máy tính] trong mục [Cài đặt SOP dạng tệp].