Trước khi bắt đầu tạo SOP, bạn có thể dùng cuộc trò chuyện với AI để sắp xếp “SOP này dùng để làm gì,” “ai sẽ đọc,” “đặt ở đâu” và “Xuất theo biểu mẫu nào.” Nội dung đã sắp xếp được lưu cùng SOP và trở thành căn cứ để xem “phần khác biệt so với những điều đã quyết định” trong Kiểm tra trước khi công bố sau khi tạo SOP. Ngoài ra, nếu tiếp tục sang phân tích AI cho tài liệu nguồn, mục đích, người đọc và phạm vi đã quyết định sẽ tự động được chuyển sang ô “Mô tả” của phân tích AI.

Khách hàng sử dụng gói Core, Pro và Enterprise có thể dùng tính năng này. Có thể dùng từ trình duyệt trên PC và điện thoại thông minh. Tính năng này đang được thử nghiệm (beta). Tài liệu mà cuộc trò chuyện đọc và các mục được quyết định trong cuộc trò chuyện sẽ khác nhau tùy theo gói bạn đang dùng.

Cách mở

Bắt đầu tạo SOP từ [Tạo mới] ở thanh bên
Ở phía dưới các thẻ chọn cách tạo, nhấp vào [Nếu muốn bắt đầu từ mục đích và người đọc Tư vấn AI trước khi làm].

Màn hình “Tư vấn AI trước khi làm” sẽ mở ra. Lối vào nằm ở phía dưới các thẻ chọn cách tạo. Nếu chọn trước một trong các thẻ chọn cách tạo (Tạo từ video / Đăng ký SOP hiện có / Tạo từ đầu), bạn sẽ không đi qua được màn hình này.

作成方法のカードの下にある「作る前のAI相談」の入口

Những việc có thể quyết định

Khi trò chuyện với AI ở bên trái, các nội dung bạn quyết định sẽ lần lượt được điền vào mục “Những điều đã quyết định” ở bên phải.

Mục đích: SOP này dùng để làm gì
Loại: SOP công việc, SOP kiểm tra, v.v. Nếu đang đọc quy định nội bộ, loại sẽ được chọn từ đó
Người đọc: là người mới được phân công, người có kinh nghiệm, hay người từ bên ngoài công ty
Phạm vi: từ đâu đến đâu sẽ được gộp thành một SOP
Thư mục chứa: lưu vào thư mục nào
Định dạng xuất: nếu đã đăng ký định dạng xuất, thì xuất theo biểu mẫu nào
Lý do xuất bản: được chọn từ các lý do xuất bản đã đăng ký cho nhóm. Quy trình phê duyệt được suy ra từ lý do này, nên AI không bao giờ chỉ định trực tiếp quy trình. Bạn có thể thay đổi khi yêu cầu công bố

Cuộc trò chuyện không bắt đầu từ trang trắng. Nó bắt đầu sau khi đọc các quy định nội bộ, định dạng xuất, “Viết như thế nào” và lý do xuất bản đã đăng ký. Ngay cả nhóm chưa đăng ký một số mục này vẫn có thể trò chuyện, chỉ là không có phần đó. Những mục nào có thể đăng ký tùy thuộc vào gói (xem “Những thay đổi theo gói” bên dưới).

Bạn cũng có thể trả lời bằng giọng nói qua biểu tượng micro ở ô nhập liệu.

作る前のAI相談の会話画面と、右側の決まったこと

Sau khi quyết định

Khi đã quyết định xong mục đích và loại, bạn có thể tiếp tục. Khi đã quyết định xong mọi thứ, sẽ hiển thị “Đã quyết định xong”.

Ở góc dưới bên phải, mục “Việc tiếp theo” hiển thị cách tạo phù hợp với nội dung đã quyết định cùng lý do. Đôi khi cũng có gợi ý về những cảnh nên quay bằng video. Nhấp vào [Tiếp tục tạo với nội dung này] để đi đến cách tạo đó.

Nội dung đã quyết định được lưu theo từng phiên bản của SOP. Kiểm tra trước khi công bố sẽ đánh giá bằng cách đối chiếu nội dung này với nội dung của SOP.

Thử lại hoặc xem lại cuộc trò chuyện

[Lịch sử]: có thể mở lại các cuộc trò chuyện trước đây. Số trong ngoặc là số cuộc trò chuyện còn lại
[Bắt đầu cái mới]: giữ nguyên cuộc trò chuyện hiện tại và bắt đầu một cuộc mới cho SOP khác

Những thay đổi theo gói

Bản thân cuộc trò chuyện có thể dùng trên các gói Core, Pro và Enterprise. Với các gói Free và Lite, lối vào vẫn được hiển thị, nhưng khi nhấp vào sẽ có thông báo cho bạn biết rằng gói đang dùng không sử dụng được tính năng này.

Tài liệu mà cuộc trò chuyện đọc chỉ gồm những mục có thể đăng ký trong gói của bạn. Mục nào chưa đăng ký sẽ bị bỏ qua khỏi cuộc trò chuyện, nên sẽ có nhiều câu hỏi hơn trong cuộc trò chuyện, nhưng bản thân việc tư vấn vẫn thực hiện được.

Quy định nội bộ: gói Enterprise. Nếu đã đăng ký, loại sẽ được chọn từ các loại SOP trích xuất từ quy định nội bộ, và mục bắt buộc cùng mức độ chi tiết cũng được kiểm tra theo quy định đó. Khi gặp điểm mà các quy định nội bộ mâu thuẫn nhau, AI không tự quyết định mà sẽ hỏi bạn muốn tạo SOP theo bên nào
Viết như thế nào: gói Enterprise. Nếu đã đăng ký, sẽ được phản ánh vào cuộc trò chuyện như quy định của tổ chức. Nếu chưa đăng ký, màn hình sẽ hiển thị thông báo “Nếu thiết lập Cách viết SOP, bạn có thể kiểm tra theo quy định nội bộ của công ty.”
Định dạng xuất: gói Enterprise. Nếu chưa đăng ký, màn hình sẽ hiển thị “Chưa có định dạng xuất nào được đăng ký (sẽ xuất theo định dạng tiêu chuẩn của Dive)” và biểu mẫu sẽ không được quyết định
Lý do xuất bản: gói Pro và Enterprise. Quy trình phê duyệt được suy ra từ lý do xuất bản, nên hai mục này thay đổi cùng nhau. Nếu chưa đăng ký, màn hình sẽ hiển thị “Chưa có lý do xuất bản nào được đăng ký (có thể chọn khi yêu cầu công bố)”
Mục đích, người đọc, phạm vi, thư mục chứa: giống nhau trên mọi gói có thể sử dụng tư vấn

Với các loại đã được quy định trong quy định nội bộ, biểu mẫu sẽ được suy ra từ quy định đó. Với nhóm chưa đăng ký quy định nội bộ, AI sẽ chọn trong số định dạng xuất đã đăng ký cái phù hợp nhất với nội dung trò chuyện. Với nhóm chưa đăng ký cả hai, biểu mẫu vẫn chưa được quyết định và quá trình tiếp tục.

Việc chuyển nội dung đã quyết định sang ô “Mô tả” của phân tích AI cho tài liệu nguồn giống nhau trên mọi gói có thể dùng tư vấn. Phần đối chiếu nội dung đã quyết định trong Kiểm tra trước khi công bố thì cần gói khác nhau tùy theo từng góc nhìn. Góc nhìn nào thuộc gói nào, xem Kiểm tra SOP đang chỉnh sửa theo 7 góc nhìn (Kiểm tra trước khi công bố). Việc xem lại những điều đã quyết định trong cuộc trò chuyện (quyết định lại) dùng được trên cùng gói với tư vấn này.

Câu hỏi thường gặp

●Những điều đã quyết định có thể thay đổi sau này không?

Sau khi tạo SOP, bạn vẫn có thể thay đổi Nơi tạo hoặc biểu mẫu mà không gặp vấn đề gì. Kiểm tra trước khi công bố sẽ hiển thị “Khác với nội dung đã quyết định khi tạo”, nên bạn có thể chọn tiếp tục nguyên trạng hoặc điều chỉnh cho khớp với nội dung đã quyết định.

●Có dùng được trên điện thoại thông minh không?

Có thể. Trên điện thoại, cuộc trò chuyện sẽ trải rộng toàn màn hình, còn những nội dung đã quyết định được gom ở thanh phía dưới. Chạm vào thanh sẽ mở một bảng từ phía dưới, và bạn cũng có thể xác nhận từ đó.

●Có thể dừng giữa chừng không?

Những nội dung đã quyết định đến thời điểm đó sẽ được giữ lại như một cuộc trò chuyện. Bạn có thể tiếp tục từ [Lịch sử].

●Lối vào cũng được hiển thị ở gói Free và Lite

Lối vào được hiển thị, nhưng khi nhấp vào sẽ có thông báo cho bạn biết rằng gói đang dùng không sử dụng được tính năng này.