Tính năng Thẻ cho phép bạn gắn thẻ dùng chung toàn nhóm cho SOP và Thư mục để phân loại, tìm kiếm và trực quan hóa. Ghi lại từ vựng thống nhất một lần—chẳng hạn "Quan trọng", "Đang cập nhật", "Dành cho mô hình mới"—rồi chỉ cần chọn và gắn thẻ (không thể nhập tự do, để tránh sự không nhất quán trong cách viết).
Thẻ có sẵn trên tất cả các gói. Quản trị viên Nhóm và những người cấp cao hơn thêm và chỉnh sửa từ vựng thẻ, trong khi những người dùng có quyền chỉnh sửa có thể gắn thẻ cho SOP và Thư mục.
Ghi lại từ vựng thẻ (Quản trị viên Nhóm trở lên)
Trước tiên, ghi lại từ vựng thẻ mà nhóm của bạn sẽ sử dụng.
- Mở Từ điển / Mẫu trong thanh bên
- Chọn tab Thẻ ở phía trên
- Nhấp vào Thêm thẻ ở góc trên cùng bên phải để thêm một dòng
- Đặt những nội dung sau
- Tên thẻ: Các ví dụ bao gồm "Quan trọng", "Đang cập nhật", "Dành cho mô hình A mới"
- Màu: Chọn màu nền bằng trình chọn màu (tùy chọn). Bạn có thể sử dụng cùng một bảng màu được đề xuất như trình chỉnh sửa Hình khối
- In đậm (Nhấn mạnh): Khi bật, thẻ sẽ hiển thị in đậm trong danh sách và chip, tăng mức nhấn mạnh
- Thứ tự sắp xếp: Kéo để sắp xếp lại (được phản ánh theo thứ tự ứng viên trong giao diện gắn thẻ)
- Nhấp vào Lưu ở góc trên cùng bên phải
- Thêm, chỉnh sửa, xóa và lưu từ vựng thẻ chỉ dành cho Quản trị viên Nhóm trở lên
- Các vai trò khác có thể xem thẻ đã đăng ký (và cũng có thể chọn chúng trong giao diện gắn thẻ)
- Tên thẻ không thể trùng lặp trong một nhóm (một lỗi xảy ra khi lưu)
Gắn thẻ cho SOP
Gắn từ tab Thông tin cơ bản (trong khi chỉnh sửa)
- Mở SOP bạn muốn gắn thẻ ở chế độ chỉnh sửa
- Mở tab Thông tin cơ bản
- Trong trường "Thẻ", bạn có thể chọn nhiều thẻ từ từ vựng của nhóm
- Lựa chọn được áp dụng ngay lập tức (không cần sửa đổi)
Gắn từ menu "…" trong danh sách (gắn mà không cần mở)
Điều này rất tiện lợi khi bạn muốn gắn thẻ từ danh sách SOP của thư mục mà không cần mở SOP.
- Mở menu ⋯ (Khác) ở góc trên cùng bên phải của thẻ SOP hoặc dòng trên màn hình thư mục
- Nhấp vào Đặt thẻ
- Một hộp thoại xuất hiện; chọn từ từ vựng của nhóm (áp dụng ngay lập tức)
Gắn thẻ cho Thư mục
Bạn có thể gắn thẻ cho thư mục bằng cơ chế tương tự. Chọn Đặt thẻ từ menu ⋯ ở góc trên cùng bên phải của danh sách thư mục, hoặc gắn từ màn hình cài đặt thư mục.
- Thẻ được gắn cho một thư mục có thể được sử dụng để tìm kiếm và phân loại bản thân thư mục
- Khi bạn chỉ định thẻ thư mục làm điều kiện lọc trong tìm kiếm SOP, bạn có thể tìm kiếm chỉ SOP dưới thư mục đó (để biết chi tiết, hãy xem "Lọc bằng tìm kiếm" bên dưới)
Lọc bằng tìm kiếm
Thẻ cũng có thể được sử dụng để lọc tìm kiếm.
- Khi bạn chỉ định thẻ SOP trong bộ lọc chi tiết của tìm kiếm SOP, bạn có thể thu hẹp chỉ đến SOP có thẻ đó
- Bạn cũng có thể chỉ định thẻ thư mục cùng một lúc. Lọc theo thẻ thư mục sẽ hạn chế mục tiêu tìm kiếm chỉ đến SOP dưới thư mục được gắn thẻ
- Để biết chi tiết về hành vi khi chỉ định nhiều thẻ và những chi tiết khác, vui lòng tham khảo mô tả bộ lọc chi tiết
Ai có thể gắn thẻ
- Thẻ SOP: Những người dùng có thể chỉnh sửa SOP (Người khởi tạo và những người dùng có quyền chỉnh sửa)
- Thẻ Thư mục: Những người dùng có thể chỉnh sửa thư mục đó (Quản trị viên, Quản trị viên Nhóm, v.v.)
- Những người dùng không có quyền gắn chỉ có thể xem thẻ (chỉ đọc)
Mẹo sử dụng hiệu quả
- Bắt đầu với ít từ vựng hơn: Bắt đầu với 3-5 trục hoạt động (ví dụ: "Quan trọng", "Đang cập nhật", "Theo mô hình") để tránh bối rối
- Dành nhấn mạnh cho những mục quan trọng nhất: Sử dụng in đậm + màu đậm hơn chỉ cho những mục như "Quan trọng" hoặc "Khẩn cấp" mà bạn muốn nổi bật một cái nhìn—nó hiệu quả hơn như vậy
- Tách màu theo trục hoạt động: Sử dụng các sắc độ màu khác nhau cho trạng thái (đang tiến hành / hoàn thành) và phân loại (theo mô hình / theo công đoạn)—điều này làm cho ý nghĩa có thể đọc được một cái nhìn trong danh sách
- Thẻ Thư mục × Thẻ SOP: Gắn các danh mục rộng cho thư mục và các danh mục chi tiết cho SOP—điều này cho phép bạn lọc tìm kiếm theo "công đoạn này × trạng thái"