Khi tạo SOP, chúng tôi tập hợp tất cả những gì cần tuân theo trong mục "Quy tắc biên soạn" của Từ điển / Mẫu. Đây bao gồm ba điều: Quy định, Cách viết, và Định dạng xuất. Vì ba điều này có tham chiếu lẫn nhau, chúng tôi hiển thị chúng trên cùng một màn hình.

Bài viết này giải thích mối quan hệ giữa ba điều này và khi nào nên thiết lập từng điều. Để biết hướng dẫn về cách thiết lập từng điều, hãy xem các bài viết riêng lẻ.

Tab Quy tắc biên soạn trong Từ điển / Mẫu. Ba phần: Quy định / Cách viết / Định dạng xuất

Mối quan hệ của ba điều

Phần đầu của màn hình cũng giải thích điều này.

Tuân theo những gì được nêu trong quy định, căn chỉnh cách viết, và xuất trong định dạng xuất.

Phần	Câu hỏi được trả lời	Nội dung
Quy định	Theo cái gì	Tệp quy định nội bộ công ty và từ đó: Loại SOP, Ô bắt buộc phải viết, Điều cấm, và Độ chi tiết
Cách viết	Viết như thế nào	Cách diễn đạt / Cách viết, Điều cấm, Cách diễn đạt thông thường
Định dạng xuất	Xuất theo biểu mẫu nào	Mẫu để chuyển sang định dạng của riêng bạn (Excel / Word / PowerPoint)

Quy định có nghĩa là "những gì phải được viết", Cách viết có nghĩa là "cách viết", và Định dạng xuất có nghĩa là "giao diện khi xuất". Khi quy định chỉ định "tiêu chuẩn công việc phải ở định dạng này", định dạng đó đề cập đến những gì đã được đăng ký trong định dạng xuất. Bởi vì nếu ba cái này ở trên các màn hình riêng biệt, bạn sẽ mất khía cạnh tương ứng này, chúng tôi đặt chúng ở cùng một vị trí.

Cách mở

Từ thanh bên, chọn Từ điển / Mẫu → và nhấp vào tab "Quy tắc biên soạn". Ba phần có thể được thu gọn hoặc mở rộng, và trạng thái sẽ được duy trì khi bạn mở lại lần tới.

Thiết lập những cái này yêu cầu quyền Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn. Hãy thực hiện từ trình duyệt máy tính.

Từng cái nào nên thiết lập trước

Bạn không cần phải thiết lập cả ba để sử dụng chúng. Thậm chí chỉ một cái cũng hoạt động.

●Khi bạn có tệp quy định nội bộ công ty

Bắt đầu với "Quy định". Khi tệp được nhập, AI sẽ sắp xếp và đăng ký các Loại SOP, Ô bắt buộc phải viết, Điều cấm, và Độ chi tiết. Từ các kết quả được trích xuất, "các quy tắc về cách viết" có thể được thêm vào mục Cách viết bằng cách sử dụng "Nạp vào Viết như thế nào". Chỉ các dòng mới được thêm; các dòng hiện có không bị ghi đè.

●Khi bạn không có quy định nhưng muốn căn chỉnh cách viết

Chỉ thiết lập "Cách viết". Khi khó viết ra thành chữ, bạn cũng có thể đăng ký SOP mẫu hoặc tệp hướng dẫn sử dụng làm tài liệu tham khảo và để AI tạo bản nháp.

●Khi bạn cần xuất theo định dạng của riêng công ty

Đăng ký "Định dạng xuất". Nếu quy định chỉ định một định dạng cho từng loại, sự tương ứng giữa loại được trích xuất và định dạng đã đăng ký được hiển thị là "Có biểu mẫu" hoặc "Không gắn biểu mẫu".

Nơi các thiết lập có hiệu lực

Tư vấn AI trước khi làm: Được sử dụng làm lựa chọn cho các loại, ứng cử viên định dạng, và lý do xuất bản
Phân tích AI (Kiểu văn bản): Khi bạn chọn "Tuân theo chính sách", các bước được sắp xếp bằng cách sử dụng cách diễn đạt và độ chi tiết được xác định trong cách viết
Kiểm tra trước khi công bố: Quy định, Cách viết, và Định dạng xuất mỗi cái trở thành mục kiểm tra. Quy định được xác minh trong khi đọc văn bản nguồn từng trang, với nguồn (tên quy định và trang) và trích dẫn văn bản gốc trong báo cáo
Xuất SOP: Bạn có thể chuyển sang và xuất theo định dạng đã đăng ký

Phạm vi áp dụng

Cả Quy định và Cách viết có thể được thiết lập riêng biệt ở cấp công ty và cấp cơ sở. Nếu một cơ sở không có cài đặt riêng, cài đặt toàn công ty sẽ được sử dụng như cũ. Sử dụng cài đặt riêng biệt khi, ví dụ, một cơ sở nước ngoài có các quy tắc khác nhau.

Để thiết lập cách viết theo từng cơ sở, hãy điều hướng từ "Cách viết theo từng cơ sở" trong mục Cách viết đến cài đặt nhóm của cơ sở đó và chỉnh sửa. Bạn có thể xem những gì bạn đang thừa kế từ cấp độ trên trong khi bạn viết.

Lịch sử cập nhật và quay lại trạng thái trước đó

Cả Quy định và Cách viết đều có lịch sử cập nhật. Mỗi dòng hiển thị khi nào, ai và những gì đã thay đổi, và bạn có thể xem lại nội dung tại thời điểm đó và hoàn nguyên nếu cần.

Lưu thủ công: Được lưu bởi một người
Tự động tạo: Cập nhật hàng ngày từ "Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường". Người cập nhật được hiển thị là "Hệ thống"
Khôi phục: Quay lại phiên bản trước đó
Thời điểm bắt đầu: Nội dung trước khi bắt đầu theo dõi lịch sử

Khi bạn hoàn nguyên Quy định, các tệp quy định tại thời điểm đó sẽ được hoàn nguyên cùng nhau. Khi bạn hoàn nguyên Cách viết, SOP mẫu sẽ được hoàn nguyên cùng nhau.

Gói khả dụng

Cả ba Quy tắc biên soạn là các tính năng của gói Enterprise. Đối với các gói nơi chúng không khả dụng, tiêu đề phần sẽ hiển thị tên gói.

Lưu ý rằng ngay cả khi bạn chưa định cấu hình Quy tắc biên soạn, "Tư vấn AI trước khi làm" có sẵn cho gói Core và cao hơn. Mục đích, đối tượng và phạm vi được quyết định trong tư vấn sẽ tự động được kế thừa đến trường "Mô tả" trong phân tích AI.

Các câu hỏi thường gặp

●Cái nào được ưu tiên: Quy định hay Cách viết?

Chúng có các vai trò khác nhau và không xung đột. Quy định quyết định "những gì phải được viết", Cách viết quyết định "cách viết". Kiểm tra trước khi công bố cũng xác minh chúng như các mục riêng biệt.

●Nếu tôi đăng ký Quy định, tôi có cần Cách viết không?

Nếu Quy định bao gồm các quy tắc về cách viết, hãy thêm chúng vào mục Cách viết bằng cách sử dụng "Nạp vào Viết như thế nào". Lý do AI đọc Quy định như cũ là để xác minh trong kiểm tra trước khi công bố; những gì ảnh hưởng đến việc tạo văn bản là Cách viết.

●Tôi có cần thiết lập cả ba để sử dụng chúng không?

Không. Thậm chí chỉ một cái cũng hoạt động. Các phần chưa được cấu hình sẽ hiển thị "Không có" trong kiểm tra trước khi công bố.