Khi bạn tải lên các tệp quy định của công ty, AI sẽ đọc chúng và đăng ký nội dung. Các quy định đã đăng ký trở thành cơ sở để tổ chức trước khi bạn tạo SOP và để đưa ra quyết định trong các Kiểm tra trước khi công bố.
Bạn có thể đăng ký hai loại tài liệu:
• Quy định cách viết SOP — tài liệu xác định "những tài liệu nào cần tạo ở định dạng nào" và "phải luôn viết gì" (tiêu chuẩn công việc, hướng dẫn tạo/vận hành, v.v.)
• Quy định về công việc chính nó — như hướng dẫn chất lượng, quy định an toàn và sức khỏe, tài liệu ISO và tiêu chuẩn pháp lý
Từ các quy định về công việc chính nó, hệ thống hiếm khi đọc được thông tin về định dạng hoặc loại, nhưng điều đó không sao. Trong quá trình Kiểm tra trước khi công bố, AI sẽ đọc văn bản gốc từng trang một và so sánh với nội dung bạn đã viết.
Có sẵn cho khách hàng Gói Enterprise. Bạn sẽ thực hiện việc này từ trình duyệt web trên PC của bạn.
Cách mở
Trong thanh bên, nhấp vào "Từ điển / Mẫu" → tab "Quy tắc biên soạn", sau đó mở phần "Quy định". Dưới "Quy tắc biên soạn", bạn sẽ thấy ba mục: Quy định (Theo cái gì), Viết như thế nào (Viết như thế nào) và Định dạng xuất (Xuất theo biểu mẫu nào).
Đọc và đăng ký
Màn hình được chia thành ba phần, mỗi phần có các điều khiển riêng: "Tệp quy định", "Mâu thuẫn giữa các quy định" và "Loại SOP".
- Sử dụng "Thêm tệp" để thêm các tệp quy định vào phần "Tệp quy định". Hệ thống có thể đọc các tệp PDF, Word và Excel. Bạn có thể thêm các tệp liên quan cùng nhau — chúng không phải ở trong một tài liệu.
- Dưới "Loại SOP", nhấp vào "Trích xuất từ N tệp Quy định". AI trích xuất các loại SOP và hướng dẫn viết mà quy định của bạn xác định (mất khoảng 30 giây).
- Nếu bạn có nhiều quy định, nhấp vào "Tìm xem" dưới "Mâu thuẫn giữa các quy định". Điều này kiểm tra xem có bất kỳ quy định nào từ các quy định khác nhau không thể cả hai áp dụng hay không.
- Xem xét nội dung, sau đó xác nhận bằng "Lưu".
Nếu AI tìm thấy các quy ước từ ngữ hoặc lệnh cấm liên quan đến cách viết, bạn sẽ được hỏi trước khi lưu: "Bạn muốn xử lý quy ước diễn đạt thế nào?". Nếu bạn chọn "Nạp vào 'Viết như thế nào'", bạn có thể chọn nơi nạp vào (toàn công ty hoặc dành riêng cho từng địa điểm) và thêm nó vào các hướng dẫn viết của bạn. Nếu bạn chọn "Xác nhận mà không nạp vào", quy ước đó sẽ không được lưu (nó vẫn chỉ ở trong tệp quy định).
Các thay đổi được xác nhận chỉ khi bạn nhấn "Lưu". Thêm hoặc xóa tệp khỏi danh sách không xác nhận bất cứ điều gì ngay lập tức. Tệp, nội dung đã trích xuất và mâu thuẫn đều được cam kết cùng nhau dưới dạng một phiên bản. Bạn có thể quay lại trạng thái đã lưu bằng "Hoàn tác".
Phiên bản hiện tại và lịch sử cập nhật xuất hiện ở đầu màn hình, nơi bạn cũng có thể khôi phục các phiên bản trước đó.
Ngoài quy định toàn công ty, bạn cũng có thể đăng ký các phụ lục dành riêng cho từng địa điểm. Chọn "Quy định toàn công ty" hoặc "(tên địa điểm) (phụ lục của cơ sở)" ở đầu màn hình, sau đó làm theo các bước tương tự để đăng ký.
Nội dung được trích xuất
Dưới "Loại SOP", bạn sẽ thấy thông tin sau cho mỗi loại:
- Loại: Những loại SOP nào mà tổ chức của bạn có
- Định dạng xuất: Định dạng xuất đã đăng ký phù hợp với loại đó. Nếu có sự phù hợp, tên định dạng sẽ được hiển thị
- Ô bắt buộc phải viết: Các trường bắt buộc cho loại đó
- Hạt độ: Kích thước mà mỗi bước nên được viết
Bất kỳ quy ước diễn đạt và lệnh cấm nào tìm thấy cũng có sẵn để nhập vào các hướng dẫn viết của bạn, như mô tả trong phần trước.
Mâu thuẫn giữa các quy định
Khi nhiều quy định nói những điều khác nhau, AI không làm tròn theo một phía này hay phía khác. Thay vào đó, nó liệt kê các mâu thuẫn dưới "Mâu thuẫn giữa các quy định", cho biết tệp nào và vị trí nào từng phiên bản đến. Khi bạn nhấp vào "Chọn cái này" trên phiên bản bạn muốn áp dụng, nó được đánh dấu là "Đã quyết".
Bạn không phải quyết định mọi thứ trước khi bắt đầu vận hành. Các mâu thuẫn chưa quyết vẫn hiển thị, nhưng bạn cũng có thể lựa chọn giữa chúng ngay lập tức khi tạo SOP.
Cách sử dụng nội dung được trích xuất
- Tư vấn AI trước khi làm: Được sử dụng làm lựa chọn để chọn loại SOP và làm ứng viên định dạng cho loại đó
- Kiểm tra trước khi công bố: Được sử dụng để xác định xem các trường bắt buộc có được điền hay không. AI cũng đọc văn bản gốc từng trang một và so sánh, trích dẫn các nguồn (tên quy định và trang) và trích dẫn các đoạn liên quan.
- Nạp vào hướng dẫn viết: Các quy ước diễn đạt tìm thấy trong quy định có thể được thêm vào hướng dẫn viết của bạn bằng "Nạp vào 'Viết như thế nào'". Điều này chỉ thêm vào hướng dẫn hiện có — nó không viết lại bất cứ điều gì. Chọn nơi nạp vào (toàn công ty hoặc dành riêng cho từng địa điểm) và xác nhận những gì sẽ được thêm trước khi hoàn tất.
Các câu hỏi thường gặp
●Quy định công ty của tôi không ở trong một tài liệu
Điều đó không sao, chúng có thể nằm rải rác trong nhiều tệp. Chỉ cần thêm tất cả các tệp liên quan cùng nhau. Hệ thống đọc nhiều tệp cùng một lúc và cờ các mâu thuẫn như mâu thuẫn.
●Tôi có thể chỉnh sửa những gì được trích xuất không?
Có thể. Bạn có thể chỉnh sửa nó, sau đó xác nhận bằng "Lưu". Ngay cả sau khi xác nhận, bạn cũng có thể chỉnh sửa và lưu lại từ cùng một màn hình.
●Tôi có thể quay lại phiên bản trước đó không?
Có thể. Sử dụng lịch sử cập nhật ở đầu màn hình để khôi phục một phiên bản trước đó. Các tệp quy định cũng sẽ khôi phục.
Liên quan
Xuất SOP ở định dạng công ty của bạn (Định dạng xuất)
Xác định cách viết SOP (Phản ánh diễn đạt và tiêu chuẩn của tổ chức trong AI)
Từ điển thuật ngữ chuyên môn (các thuật ngữ và bản dịch đa ngôn ngữ)