Tính năng Thẻ cho phép bạn thêm dấu hiệu dùng chung toàn nhóm (thẻ) vào SOP và thư mục để phân loại, tìm kiếm và trực quan hóa. Chỉ cần đăng ký một lần các từ ngữ mà nhóm đã thống nhất, chẳng hạn như "Quan trọng", "Đang cập nhật" và "Dành cho máy mới". Sau đó, bạn chỉ cần chọn và thêm thẻ. (Không thể nhập tự do, nên cùng một nội dung sẽ không bị viết theo nhiều cách khác nhau.)
Thẻ có thể dùng trên tất cả các gói. Việc thêm và sửa danh sách thẻ do Quản trị viên Nhóm trở lên thực hiện, còn thêm thẻ vào SOP và thư mục có thể do người dùng có quyền chỉnh sửa thực hiện.
Đăng ký danh sách thẻ (Quản trị viên Nhóm trở lên)
Trước tiên, hãy đăng ký danh sách thẻ mà nhóm sẽ dùng.
- Mở [Từ điển / Mẫu] trên thanh bên
- Chọn tab [Thẻ] ở phía trên
- Nhấp vào [Thêm thẻ] ở góc trên bên phải, rồi thêm dòng
- Thiết lập các mục sau:
- Tên thẻ: Ví dụ "Quan trọng", "Đang cập nhật", "Dành cho máy mới A", v.v.
- Màu: Chọn màu nền bằng bộ chọn màu (có thể để trống). Bạn có thể dùng cùng bảng màu Đề xuất như trong trình chỉnh sửa Hình khối
- In đậm (nhấn mạnh): Khi bật ON, thẻ sẽ hiển thị in đậm trong danh sách và trên các chip, nên dễ nổi bật hơn
- Thứ tự sắp xếp: Kéo để sắp xếp (được phản ánh vào thứ tự các lựa chọn trên màn hình thêm thẻ)
- Nhấp vào [Lưu] ở góc trên bên phải
- Thêm, sửa, xóa và lưu thẻ trong danh sách thẻ chỉ có thể do Quản trị viên Nhóm trở lên thực hiện
- Các vai trò khác có thể xem các thẻ đã đăng ký (cũng có thể chọn thẻ trên màn hình thêm thẻ)
- Tên thẻ không thể trùng nhau trong nhóm (khi lưu sẽ xuất hiện lỗi)
Thêm thẻ vào SOP
Thêm từ tab Thông tin cơ bản (khi đang chỉnh sửa)
- Mở SOP mà bạn muốn thêm thẻ trên màn hình chỉnh sửa
- Mở tab [Thông tin cơ bản]
- Trong ô "Thẻ", bạn có thể Chọn nhiều từ danh sách thẻ dùng chung toàn nhóm
- Sau khi chọn, thay đổi sẽ được áp dụng ngay (không cần sửa đổi)
Thêm từ menu "…" trong danh sách (không cần mở SOP)
Tiện lợi khi bạn muốn thêm thẻ cho SOP đối tượng trong Danh sách SOP của thư mục mà không cần mở SOP đó.
- Trên màn hình thư mục, mở menu [⋯ (Khác)] ở góc trên bên phải của ô hoặc dòng SOP
- Nhấp vào [Đặt thẻ]
- Hộp thoại sẽ mở ra, bạn hãy chọn từ danh sách thẻ dùng chung toàn nhóm (áp dụng ngay)
Thêm thẻ vào thư mục
Bạn cũng có thể thêm thẻ vào thư mục theo cách tương tự. Từ menu [⋯] ở góc trên bên phải danh sách thư mục, chọn [Đặt thẻ], hoặc thêm thẻ từ màn hình cài đặt thư mục.
- Thẻ đã thêm vào thư mục có thể dùng để tìm kiếm và phân loại chính thư mục đó
- Nếu bạn chỉ định thẻ thư mục trong Điều kiện lọc khi tìm kiếm SOP, bạn có thể tìm kiếm chỉ các SOP nằm trong thư mục đó (xem chi tiết ở phần "Lọc khi tìm kiếm" bên dưới)
Lọc khi tìm kiếm
Thẻ cũng có thể dùng để lọc kết quả tìm kiếm.
- Trong bộ lọc nâng cao của tìm kiếm SOP, nếu bạn chỉ định thẻ SOP, bạn có thể lọc chỉ còn các SOP có thẻ đó
- Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉ định thẻ thư mục. Khi lọc theo thẻ thư mục, chỉ các SOP nằm trong thư mục có thẻ đó mới là đối tượng tìm kiếm
- Về cách hoạt động khi chỉ định nhiều thẻ và các chi tiết khác, vui lòng xem phần giải thích về bộ lọc nâng cao
Ai có thể thêm thẻ
- Thẻ SOP: Người có thể chỉnh sửa SOP (Người khởi tạo và người dùng có quyền chỉnh sửa)
- Thẻ thư mục: Người có thể chỉnh sửa thư mục đó (Quản trị viên, Quản trị viên Nhóm, v.v.)
- Người không có quyền thêm thẻ chỉ có thể xem thẻ (Chỉ đọc)
Mẹo dùng thẻ hiệu quả
- Bắt đầu với danh sách thẻ ngắn: Trước hết hãy bắt đầu với 3 đến 5 tiêu chí vận hành (ví dụ: "Quan trọng", "Đang cập nhật", "Theo dòng máy"), bạn sẽ không bị lúng túng
- Chỉ nhấn mạnh những thứ quan trọng nhất: In đậm kết hợp màu đậm sẽ hiệu quả nhất khi chỉ dùng cho những thứ cần nổi bật ngay khi nhìn, như "Quan trọng" hoặc "Khẩn cấp"
- Phân biệt màu theo từng tiêu chí vận hành: Nếu dùng các màu khác nhau cho trạng thái (Đang làm / Hoàn thành) và phân loại (Theo dòng máy / Theo công đoạn), bạn có thể hiểu ý nghĩa ngay trong danh sách
- Thẻ thư mục × Thẻ SOP: Nếu thêm phân loại lớn vào thư mục và phân loại nhỏ vào SOP, bạn có thể lọc kết quả tìm kiếm theo "công đoạn này × trạng thái"