Mọi thứ cần tuân theo khi tạo SOP được gom về một chỗ, trong “Quy tắc biên soạn” thuộc Từ điển / Mẫu. Quy định, Viết như thế nào và Định dạng xuất liên quan đến nhau nên được xếp cạnh nhau trên cùng một màn hình.

Bài viết này giải thích mối quan hệ giữa ba phần và phần nào được thiết lập trong trường hợp nào. Cách thiết lập từng phần xin xem trong bài viết riêng của phần đó.

辞書・テンプレートの「作成ルール」タブ。規程／書き方／出力フォーマットの3つ

Ba mối quan hệ

Cùng nội dung này cũng được ghi ở đầu màn hình.

Làm theo những gì quy định ghi, giữ cách viết thống nhất theo Viết như thế nào, rồi xuất ra theo dạng của Định dạng xuất.

Mục	Câu hỏi giải đáp	Nội dung
Quy định	Theo cái gì	Các tệp quy định nội bộ của công ty, cùng với loại SOP, các ô bắt buộc phải viết, điều cấm và mức độ chi tiết được đọc từ đó
Viết như thế nào	Viết như thế nào	Cách diễn đạt / Cách viết, Điều cấm, Cách diễn đạt thông thường
Định dạng xuất	Xuất theo biểu mẫu nào	Mẫu để chép vào các biểu mẫu riêng của công ty (Excel / Word / PowerPoint)

Quy định cho biết “điều phải tuân theo”, Viết như thế nào cho biết “cách diễn đạt”, và Định dạng xuất cho biết “diện mạo của bản xuất ra”. Nếu quy định ghi “Tài liệu tiêu chuẩn thao tác dùng biểu mẫu này”, thì biểu mẫu đó là biểu mẫu đã đăng ký trong Định dạng xuất. Ba phần được đặt trên cùng một màn hình vì nếu để ở các màn hình riêng thì khó thấy sự tương ứng giữa chúng.

Cách mở

Ở thanh bên, mở [Từ điển / Mẫu] → tab [Quy tắc biên soạn]. Ba mục có thể mở và đóng. Trạng thái mở hoặc đóng sẽ được giữ lại cho lần mở tiếp theo.

Thiết lập các mục này cần quyền Quản trị viên Nhóm trở lên. Thực hiện từ trình duyệt trên PC.

Nên thiết lập cái nào trước

Không bắt buộc phải thiết lập cả ba. Chỉ một mục cũng đã có tác dụng.

● Nếu có tệp quy định nội bộ của công ty

Bắt đầu từ Quy định. Khi tải tệp lên, AI sẽ sắp xếp và đăng ký các thông tin gồm loại SOP, ô bắt buộc phải viết, điều cấm và mức độ chi tiết. Trong số kết quả đọc được, “các quy tắc về cách viết” có thể được thêm vào mục Viết như thế nào bằng [Nạp vào “Viết như thế nào”]. Thao tác này chỉ thêm vào, không bao giờ viết lại các dòng đã được ghi sẵn.

● Nếu không có quy định nhưng muốn thống nhất cách diễn đạt

Chỉ cần thiết lập Viết như thế nào. Nếu việc viết ra thành văn bản khó khăn, bạn cũng có thể đăng ký một SOP mẫu hoặc tệp hướng dẫn sử dụng, rồi để AI tạo bản nháp.

● Nếu cần xuất theo biểu mẫu riêng của công ty

Đăng ký Định dạng xuất. Nếu quy định có ghi biểu mẫu theo từng loại SOP, thì sự tương ứng giữa loại đã đọc được và biểu mẫu đã đăng ký sẽ hiển thị là “Có biểu mẫu” hoặc “Không gắn biểu mẫu”.

Cài đặt được áp dụng ở đâu

Tư vấn AI trước khi làm: được dùng làm lựa chọn loại SOP, gợi ý biểu mẫu và gợi ý lý do xuất bản
Phân tích AI (Kiểu văn bản): khi chọn [Viết như thế nào], các bước sẽ được chỉnh lại theo cách diễn đạt và mức độ chi tiết đã định trong Viết như thế nào
Kiểm tra trước khi công bố: Quy định, Viết như thế nào và Định dạng xuất mỗi mục sẽ thành một hạng mục cần kiểm tra. Quy định được đối chiếu với bản gốc khi đọc lần lượt từng trang, và các điểm cần lưu ý được chỉ ra kèm nguồn (tên quy định và trang) cùng phần trích dẫn nguyên văn
Xuất SOP: có thể xuất bằng cách chép sang biểu mẫu đã đăng ký

Phạm vi áp dụng

Quy định và Viết như thế nào đều có thể được giữ riêng cho toàn công ty (Nhóm) và cho từng cơ sở (Nhóm). Nếu một cơ sở không có thiết lập riêng, thì thiết lập của toàn công ty sẽ được dùng nguyên như vậy. Hãy tách ra khi, chẳng hạn, một cơ sở ở nước ngoài có quy tắc riêng.

Thiết lập riêng của từng cơ sở được chỉnh sửa bằng cách chuyển từ “Cách viết theo từng cơ sở” trong mục Viết như thế nào sang thiết lập nhóm của cơ sở đó. Bạn có thể vừa viết vừa xem từng cơ sở đang kế thừa những gì từ cấp trên.

Lịch sử cập nhật và khôi phục trạng thái trước đó

Quy định và Viết như thế nào đều có lịch sử cập nhật riêng. Mỗi dòng hiển thị thời điểm, người thực hiện và nội dung đã thay đổi, và bạn có thể kiểm tra nội dung tại thời điểm đó rồi mới khôi phục.

Lưu thủ công: do người dùng lưu
Tự động tạo: cập nhật hằng ngày từ “Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường”. Người cập nhật hiển thị là “Hệ thống”
Khôi phục: đã đưa về phiên bản trước đó
Thời điểm bắt đầu: nội dung trước khi bắt đầu ghi lại lịch sử

Khi khôi phục Quy định, tệp quy định của thời điểm đó cũng được khôi phục cùng. Khi khôi phục Viết như thế nào, SOP mẫu cũng được khôi phục cùng.

Các gói có thể sử dụng

Cả ba phần của Quy tắc biên soạn đều là tính năng của gói Enterprise. Với các gói không thể dùng, tên gói sẽ hiển thị ở tiêu đề mục.

Ngoài ra, ngay cả khi chưa thiết lập Quy tắc biên soạn, “Tư vấn AI trước khi làm” vẫn dùng được với gói Core trở lên. Mục đích, người đọc và phạm vi đã quyết định trong buổi tư vấn sẽ được tự động chuyển sang ô “Mô tả” của Phân tích AI.

Câu hỏi thường gặp

● Quy định và Viết như thế nào, cái nào được ưu tiên?

Hai bên không xung đột vì vai trò khác nhau. Quy định quyết định điều gì phải được viết, còn Viết như thế nào quyết định cách viết. Kiểm tra trước khi công bố cũng xác minh chúng như những hạng mục riêng.

● Đã đăng ký Quy định thì có cần Viết như thế nào nữa không?

Nếu Quy định có bao gồm các quy tắc về cách diễn đạt, hãy thêm chúng vào Viết như thế nào bằng [Nạp vào “Viết như thế nào”]. Việc AI đọc nguyên văn Quy định chỉ là để đối chiếu khi Kiểm tra trước khi công bố; còn khi viết văn bản thì Viết như thế nào mới là phần có tác dụng.

● Có bắt buộc phải thiết lập cả ba thì mới dùng được không?

Không. Chỉ một mục cũng đã có tác dụng. Các mục chưa thiết lập sẽ hiển thị “Không có” trong Kiểm tra trước khi công bố.