Từ điển thuật ngữ chuyên môn là gì?
Đây là chức năng đăng ký trước các thuật ngữ chuyên môn (tên gọi nội bộ và cách viết chuẩn) dùng trong công ty, chẳng hạn như tên sản phẩm, tên thiết bị và tên công đoạn. Nội dung đã đăng ký được chia sẻ cho toàn bộ nhóm và được sử dụng trong các trường hợp sau.
- ① Ưu tiên cách viết chuẩn khi AI tạo SOP (phân tích video và PDF): Khi SOP được tạo tự động từ video hoặc PDF, AI sẽ ưu tiên nhận diện các thuật ngữ đã đăng ký và phản ánh cách viết chuẩn và tên gọi nội bộ vào tài liệu hướng dẫn. Các tên sản phẩm riêng và thuật ngữ nội bộ khó nghe rõ cũng sẽ được chuyển thành SOP với cách viết đúng. Nếu thêm "Mô tả (cách đọc và ý nghĩa)" cho thuật ngữ, độ chính xác nhận diện sẽ được nâng cao hơn nữa.
- ② Ưu tiên bản dịch đã đăng ký khi tự động dịch lúc xem: Khi xem SOP bằng nhiều ngôn ngữ, bản dịch đã thiết lập sẵn cho từng ngôn ngữ sẽ được ưu tiên sử dụng. Cách này phù hợp khi bạn thấy dịch tự động tiện lợi nhưng muốn tên sản phẩm và thuật ngữ nội bộ được dịch chính xác. Các bản dịch này cũng được dùng khi dịch SOP dạng tệp (gói Pro, Enterprise).
- ③ Tìm kiếm cả bằng tên khác và cách viết ở từng ngôn ngữ: Khi tìm kiếm bằng tên khác, cách viết khác hoặc cách viết của thuật ngữ ở từng ngôn ngữ, hệ thống sẽ hiển thị các SOP có chứa thuật ngữ đó (ví dụ: tìm bằng "bu lông" sẽ ra SOP của thuật ngữ "bolt"). Để biết thêm chi tiết, xem Chức năng tìm kiếm toàn văn.
- ④ Thống nhất các cách viết không nhất quán về cách viết chuẩn: Nếu thêm "Tên khác / cách viết khác" cho thuật ngữ (ví dụ: "bu lông" và "bulông", v.v.), các cách viết do AI phân tích và cách viết trên màn hình chỉnh sửa SOP sẽ được thống nhất về cách viết chuẩn bằng [Thống nhất theo Từ điển thuật ngữ chuyên môn]. Để biết chi tiết, xem Thống nhất cách viết không nhất quán (Tên khác trong Từ điển thuật ngữ chuyên môn).
※ ① sử dụng thuật ngữ tiếng Nhật (cách viết chuẩn, tên khác, cách viết khác) và mô tả của thuật ngữ; ② sử dụng bản dịch của từng ngôn ngữ; ③ sử dụng thuật ngữ tiếng Nhật và bản dịch của từng ngôn ngữ; ④ sử dụng tên khác và cách viết khác. Tùy theo mục đích sử dụng, bạn có thể đăng ký chỉ bằng tiếng Nhật hoặc đăng ký kèm bản dịch.
Cách cài đặt
Bạn có thể cài đặt tại tab [Từ điển thuật ngữ chuyên môn] trong trang mở từ [Từ điển / Mẫu].
Đăng ký Tên khác / cách viết khác
Các cách viết hoặc cách gọi khác nhau của cùng một đối tượng (ví dụ: "bu lông" và "bulông", v.v.) được nhập vào mục [Tên khác / cách viết khác] trên dòng của thuật ngữ. Khi có nhiều cách, hãy ngăn cách bằng dấu phẩy (,) hoặc nhập từng cách rồi nhấn Enter để xác nhận.
- Trong phân tích AI, ngay cả khi được nói hay viết bằng tên khác hoặc cách viết khác, SOP vẫn được viết theo cách viết trong cột [Tiếng Nhật] (cách viết chuẩn).
- Trên màn hình chỉnh sửa SOP và trong trình chỉnh sửa video, bạn có thể dùng [Thống nhất theo Từ điển thuật ngữ chuyên môn] để sửa đồng loạt các tên khác và cách viết khác trong văn bản thành cách viết chuẩn.
- Khi tìm kiếm, kết quả vẫn hiển thị dù bạn tìm bằng cách viết chuẩn hay bằng tên khác hoặc cách viết khác.
- Khi dịch, ngay cả khi văn bản được viết bằng tên khác hoặc cách viết khác, vẫn được dịch bằng bản dịch đã đăng ký.
Cùng một cách viết chỉ có thể đăng ký cho một thuật ngữ trong Từ điển thuật ngữ chuyên môn (dù là cách viết chuẩn, tên khác, cách viết khác hay tên gọi theo nhóm). Nếu có cách viết tương tự của thuật ngữ khác, chỉ khác nhau ở katakana và hiragana, ở ký tự full-width và half-width, hoặc ở việc có hay không dấu kéo dài, hệ thống sẽ hiển thị xác nhận trước khi lưu. Cách thống nhất cách viết trong văn bản, xem Thống nhất cách viết không nhất quán (Tên khác trong Từ điển thuật ngữ chuyên môn).
Với dòng đang chỉnh sửa, bấm [+] ở bên trái để mở, rồi bạn có thể viết [Mô tả chi tiết] (tối đa 1.000 ký tự). Đây là mục để người đọc xem, không được chuyển cho phân tích AI. Mục được chuyển cho phân tích AI là mục [Mô tả].
Đăng ký tên gọi theo nhóm (gói Enterprise)
Khi cách gọi cùng một đối tượng khác nhau tùy theo địa điểm hoặc thương hiệu (ví dụ: ở một địa điểm gọi là "xe rùa", ở địa điểm khác gọi là "xe đẩy"), hãy đăng ký cách gọi cho từng nhóm từ mục [Tên gọi theo nhóm] trên dòng của thuật ngữ.
- Trong phân tích AI, SOP được viết theo cách gọi đã đăng ký cho nhóm mà người tạo thuộc về (bao gồm cả các nhóm cấp trên của nhóm đó). Đối với thuật ngữ có cách gọi khác nhau giữa các nhóm mà người tạo thuộc về, SOP sẽ được viết theo cách viết chuẩn.
- Trong [Thống nhất theo Từ điển thuật ngữ chuyên môn], ở mục "Thống nhất theo", bạn có thể chọn "Tên gọi của nhóm tôi", "Tên nhóm" hoặc "Cách viết chuẩn của toàn Nhóm".
- Khi tìm kiếm và dịch, tên gọi theo nhóm cũng được coi là cách gọi của cùng thuật ngữ đó.
Tên gọi theo nhóm có thể dùng với gói Enterprise.
Đăng ký hàng loạt bằng Excel / CSV
Khi muốn đăng ký hoặc cập nhật một lượng lớn thuật ngữ, bạn có thể nhập từ tệp Excel / CSV bằng nút [Đăng ký hàng loạt]. Nếu công ty bạn quản lý bảng dịch đa ngôn ngữ nội bộ, bạn có thể tải lên nguyên như vậy để áp dụng.
- Nhấp vào [Đăng ký hàng loạt] ở góc trên bên phải của tab [Từ điển thuật ngữ chuyên môn]
- Nhấp vào [Mẫu Excel] ở góc trên bên phải để tải mẫu về. Nếu đã có thuật ngữ được đăng ký, mẫu sẽ được tải về ở trạng thái đã điền sẵn nội dung đó, nên bạn có thể chỉnh sửa rồi tải lên lại
- Nhập bản dịch của thuật ngữ vào mẫu, hoặc chuẩn bị tệp CSV / Excel riêng với tiêu đề ngôn ngữ ở dòng 1 (Tiếng Nhật / English / Tiếng Trung… hoặc mã ngôn ngữ như
ja/en/zhCN…) và bản dịch của từng thuật ngữ trong mỗi dòng - Kéo và thả tệp, hoặc dán nội dung vào
- Xem trước thay đổi sẽ được hiển thị, và bạn có thể kiểm tra nội dung theo 4 nhóm: Thêm / Cập nhật / Bỏ qua / Lỗi
- Nếu không có vấn đề gì, nhấp vào [Đăng ký N mục] để xác nhận
- Định dạng tệp được hỗ trợ: CSV, TSV, Excel (.xlsx / .xlsm). Mã ký tự được tự động nhận diện là UTF-8 hoặc Shift-JIS.
- Cột tiếng Nhật (cột chuẩn) là bắt buộc. Các cột ngôn ngữ khác có thể để trống (ngôn ngữ để trống sẽ không được đăng ký).
- Bạn có thể thêm cả ngôn ngữ không có trong mẫu làm cột (chỉ với các mã mà Dive hỗ trợ)
- Các thuật ngữ có nội dung giống hệt mục đã có sẽ được tự động bỏ qua
- Sau khi đăng ký, việc phản ánh vào bản dịch thực tế cần 1 đến 2 phút
- Cột Tên khác / cách viết khác có thể nhập nhiều mục, ngăn cách bằng dấu phẩy. Khi nhập vào một thuật ngữ đã đăng ký, các mục này sẽ được thêm vào tên khác / cách viết khác hiện có (không bị xóa)
- Cột Mô tả chi tiết (tối đa 1.000 ký tự) cũng có thể nhập vào
- Với gói Enterprise, bạn có thể nhập tên gọi theo nhóm bằng một cột có tiêu đề ở dòng 1 là Tên gọi theo nhóm:Tên nhóm (ví dụ: Tên gọi theo nhóm:Nhà máy phía Đông). Tên nhóm phải giống hệt tên nhóm trong đội (team) của bạn
- Dòng có tên khác / cách viết khác hoặc tên gọi theo nhóm giống hệt cách gọi của thuật ngữ khác sẽ bị lỗi và không được đăng ký
- Khi người dùng từ cấp Quản trị viên Nhóm trở xuống thực hiện đăng ký hàng loạt, cũng giống như thêm thông thường, một yêu cầu phê duyệt dưới dạng đề xuất sẽ được gửi đến Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm
Dịch ô trống hàng loạt
Có thể điền hàng loạt các ô có bản dịch trống bằng dịch máy. Nhấp [Dịch ô trống], chọn phạm vi rồi chạy.
- Ngôn ngữ đang hiển thị: chỉ áp dụng cho các ngôn ngữ đang được hiển thị trong bảng
- Tất cả ngôn ngữ: áp dụng cho tất cả các ngôn ngữ được hỗ trợ
- Chọn ngôn ngữ: chỉ định từng ngôn ngữ cần áp dụng
Kết quả dịch chỉ được đưa vào bảng đang chỉnh sửa và không được lưu ngay. Hãy kiểm tra nội dung trước khi lưu. Nếu số lượng nhiều thì sẽ mất thời gian, nên có thể dừng giữa chừng. Khi dừng, nội dung đã được điền cho đến lúc đó vẫn còn trong bảng.
Các ô đã có bản dịch sẽ không bị ghi đè. Chỉ Quản trị viên Nhóm trở lên mới thực hiện được.
Ngôn ngữ của các SOP tạo từ nay
Bạn có thể đặt ngôn ngữ mặc định để viết các SOP mới được tạo. Đây là ngôn ngữ cơ sở cho dịch và đọc thành tiếng, thường được đặt khi cả nhóm tạo SOP bằng tiếng địa phương, ví dụ như ở các địa điểm hải ngoại.
Các SOP đã tạo trước đó không bị ảnh hưởng. Bạn có thể thay đổi cài đặt cho từng SOP tại mục "Cài đặt phát & hiển thị" trong [Thông tin cơ bản] trên màn hình chỉnh sửa SOP. Chỉ Quản trị viên Nhóm trở lên mới đặt được.
Thao tác mặc định
Tùy thuộc vào quyền của người dùng. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi từ Chức năng dành cho chủ sở hữu.
Trường hợp Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm
Nội dung đã cài đặt sẽ được áp dụng ngay lập tức.
Trường hợp Quản trị viên Nhóm trở xuống (trừ khách)
Nội dung được gửi dưới dạng đề xuất nên không được áp dụng ngay. Yêu cầu phê duyệt sẽ được gửi đến Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm, và nếu được phê duyệt thì sẽ được áp dụng.
Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường (Ứng viên thuật ngữ và Trích từ tài liệu)
Các từ nên thêm vào Từ điển thuật ngữ chuyên môn sẽ được tập hợp vào [Ứng viên thuật ngữ] mỗi đêm, dựa trên ghi nhận các chỗ từ ngữ trong SOP được sửa tại hiện trường (sửa trước khi xuất bản, thay thế khi chỉnh sửa hàng loạt, và diễn đạt lại trong Tìm kiếm AI). Khi xác nhận, từ đó sẽ được đưa vào Từ điển thuật ngữ chuyên môn, và các tên khác, mô tả có căn cứ nhất quán sẽ được thêm tự động (mặc định). Bạn cũng có thể lấy thuật ngữ từ tài liệu nguồn bằng [Trích từ tài liệu (AI)]. Có thể sử dụng từ gói Core trở lên. Để biết chi tiết, xem Nuôi lớn Từ điển thuật ngữ chuyên môn từ ghi nhận tại hiện trường (Ứng viên thuật ngữ và Trích từ tài liệu).
Chức năng từ điển liên quan
Trong [Từ điển / Mẫu] còn có các từ điển sau. Các từ điển này cũng hỗ trợ đăng ký hàng loạt bằng Excel / CSV.
- Từ điển phát âm: chỉ định cách đọc khi đọc thành tiếng bằng TTS (tham khảo: Sửa lỗi đọc sai chữ Hán và đơn vị)
Về cách thống nhất văn bản SOP bằng tên khác và cách viết khác, xem Thống nhất cách viết không nhất quán (Tên khác trong Từ điển thuật ngữ chuyên môn).