Khi tạo SOP từ video hoặc tệp, bạn có thể chỉ định cách AI phân tích trong “Tùy chọn xử lý AI”. Ngay cả khi nhấn [Chạy] với cài đặt mặc định, SOP vẫn sẽ được tạo. Trang này giải thích từng mục sẽ thay đổi điều gì và nên chọn thế nào.
Tùy chọn xử lý AI có sẵn trong tất cả các gói. Số lần chạy phân tích AI tùy thuộc vào gói của bạn.
Mở Tùy chọn xử lý AI
Màn hình này sẽ mở ra theo một trong các cách sau.
- Màn hình tự động hiện khi bạn tải video hoặc tệp lên
- Với tư liệu chưa được phân tích bằng AI, hãy mở từ [Chạy xử lý AI] trong cửa sổ chi tiết tư liệu (Chạy phân tích AI cho tư liệu video chưa được phân tích)
- Với tư liệu đã phân tích và muốn làm lại, hãy mở từ [Xem kết quả phân tích AI] rồi chọn [Chạy lại AI] (Cách chạy lại xử lý AI đã thất bại)
Màn hình được chia thành ba phần: [Hướng dẫn phân tích], [Tùy chọn phân tích] và [Cài đặt nâng cao]. Thông thường bạn chỉnh hai phần đầu. Cách tạo câu hỏi (loại câu hỏi), số bước mục tiêu và các mục khác nằm trong [Cài đặt nâng cao].
Hướng dẫn phân tích
Đây là nơi bạn cho AI biết điều bạn muốn nói về video này. Ghi rõ thiết bị mục tiêu, mục đích công việc, công cụ sử dụng, v.v. sẽ giúp nâng cao độ chính xác của phân tích.
Ngoài nội dung công việc, bạn cũng có thể chỉ thị cho AI biết những cảnh nào cần giữ lại, cách viết nội dung và cách tạo câu hỏi (Hướng dẫn phân tích nâng cao: giữ lại trường hợp NG và làm lại để làm tài liệu đào tạo (ví dụ nhập vai phục vụ khách hàng)). Với các mục bạn có thể chọn trong [Tùy chọn phân tích] hoặc [Cài đặt nâng cao], như số bước mục tiêu, kiểu văn bản và loại câu hỏi, vui lòng chọn ở đó.
Bạn chỉ cần ghi những điều riêng của video này. Các tiền đề chung cho mọi video, như thuật ngữ nội bộ và tên thiết bị, chỉ cần đăng ký một lần trong Từ điển thuật ngữ chuyên môn thì sẽ được phản ánh vào phân tích AI mà không cần nhập lại mỗi lần.
Bạn cũng có thể chèn mẫu đã lưu từ biểu tượng ở góc trên bên phải của ô.
Tùy chọn phân tích
Độ chi tiết chia nhỏ
Chỉ định mức độ chi tiết để chia video thành các bước.
| Lựa chọn | Đơn vị được chia |
|---|---|
| Công đoạn | Chia theo các đơn vị lớn như chuẩn bị, thực hiện, dọn dẹp |
| Bước | Chia theo đơn vị bước công việc tiêu chuẩn. Nên chọn mục này khi phát hành dưới dạng SOP |
| Thao tác | Chia chi tiết theo từng thao tác riêng lẻ, như thao tác nút bấm, sử dụng dụng cụ |
| Một khối | Không chia. Xử lý toàn bộ video như một bước |
Mặc định là [Bước]. Chọn [Một khối] nếu bạn muốn dùng video như một video đã cắt dựng mà không chia thành bước (Cách tạo một video đã cắt dựng mà không chia bước).
Kiểu văn bản
Chỉ định cách kết thúc câu và cách diễn đạt của nội dung bước.
| Lựa chọn | Nội dung |
|---|---|
| Mệnh lệnh | Thể thường, dạng mệnh lệnh. Đây là chuẩn của SOP |
| Kính ngữ | Thể lịch sự. Dùng cho đào tạo nhân viên mới, hoặc SOP nộp cho đối tác kinh doanh hoặc kiểm toán |
| Mời gọi | Giọng điệu mềm mại, mời gọi. Dùng cho giáo dục và đào tạo |
Mặc định là [Mệnh lệnh]. Nếu bạn đã đăng ký Cách viết SOP, mục [Cách viết SOP] sẽ được thêm vào các lựa chọn và trở thành mặc định.
Kiểu phụ đề
Chỉ định cách kết thúc câu và cách diễn đạt của phụ đề thao tác hiển thị trên video. Có thể đặt riêng với nội dung bước. Các lựa chọn gồm 3 kiểu giống kiểu văn bản, cộng thêm [Giống với văn bản]. Mặc định là [Mệnh lệnh].
Nếu chọn [Giống với văn bản], phụ đề sẽ theo kiểu văn bản của nội dung bước. Tuy nhiên, khi kiểu văn bản là [Cách viết SOP], không thể chọn [Giống với văn bản], vì vậy hãy chọn kiểu phụ đề riêng.
Video không có thuyết minh (phân tích chỉ bằng hình ảnh)
Khi đánh dấu, AI bỏ qua âm thanh và chỉ phân tích hình ảnh. Việc chia bước và mô tả thao tác vẫn được tạo như trước, nhưng không tạo bản ghi lời nói.
Dùng cho video không có thuyết minh, video chỉ có nhạc nền hoặc tiếng máy, hoặc video có lời nói không rõ. Cũng hữu ích khi chạy lại một video mà phân tích AI không tốt do âm thanh.
Nếu video không có phần giải thích công việc và bạn phân tích mà không bật tùy chọn này, các điểm chia bước có thể bị chia máy móc thành các đoạn thời gian bằng nhau thay vì tại các điểm ngắt của công việc. AI dùng sự thay đổi chủ đề trong thuyết minh như một gợi ý để xác định điểm chia. Nếu lời nói không liên quan đến công việc thì không có gợi ý, nên AI chỉ nhắm đến số bước mục tiêu.
Nếu kết quả phân tích ở trạng thái này, một thông báo “Các điểm phân đoạn trông máy móc” sẽ hiện ngay trước khi bạn tạo SOP.
- Việc tạo không bị dừng. Với quy trình làm việc đều đặn, cố định nhịp độ, việc chia đều có thể đúng với thực tế, nên bạn có thể chọn [Tạo như hiện tại]
- Nhấn [Phân tích lại] sẽ mở tùy chọn phân tích AI, với [Video không có thuyết minh (phân tích chỉ bằng hình ảnh)] hiển thị ở vị trí dễ thấy. Hãy tự quyết định có đánh dấu hay không
- Phân tích lại bắt đầu từ thông báo này không được tính vào số lần chạy xử lý AI
Cài đặt nâng cao
Tạo câu hỏi (khi tạo SOP từ tệp)
Mục này hiển thị khi bạn tạo SOP từ tệp (PDF hoặc tệp Office). Khi đánh dấu, AI sẽ tạo câu hỏi cho người thao tác từ nội dung tài liệu. Mặc định là BẬT.
Khi TẮT, chỉ những câu hỏi được viết sẵn trong tài liệu gốc mới được nhập (hành vi cũ). Không tạo câu hỏi cho các trang không có nội dung công việc, như trang bìa, mục lục hoặc lịch sử sửa đổi. Các câu hỏi đã tạo cũng có thể loại bỏ bằng [Áp dụng Câu hỏi vào các Bước] trong [Cài đặt chuyển thành bước] khi bạn tạo SOP.
Khi [Cách viết nội dung] là [Chép nguyên văn], tùy chọn này không thể chọn, vì chế độ đó sao chép nguyên văn gốc. Trong trường hợp này, chỉ các câu hỏi có trong tài liệu gốc được nhập.
Loại câu hỏi
Chỉ định cách AI tạo câu hỏi. Mục này luôn hiển thị khi tạo SOP từ video. Khi tạo SOP từ tệp, mục này chỉ hiển thị khi [Tạo câu hỏi] được đánh dấu.
| Lựa chọn | Nội dung |
| Kiểm tra tại chỗ | Tạo câu hỏi để người thao tác tự kiểm tra công việc của mình ngay tại chỗ. Các lựa chọn chỉ gồm những gì thực sự có thể xảy ra trong công đoạn đó, không tạo các lựa chọn sai không thể xảy ra. Có thể dùng như phiên bản số của phương pháp chỉ tay xướng tên (shisa-kanko) |
| Bài kiểm tra mức độ hiểu | Để kiểm tra trí nhớ, cũng trộn thêm các lựa chọn sai không thực sự xảy ra. Chọn mục này khi dùng để giáo dục hoặc kiểm tra mức độ thành thạo |
Mặc định là [Kiểm tra tại chỗ]. Trình phát SOP không cho điểm hay đậu/rớt, và được thiết kế để “không thể tiếp tục khi chưa trả lời.” Vì vậy, để tránh tình trạng người dùng bị kẹt giữa chừng các bước vì không nhớ được, nên đặt mặc định là mục này.
Lựa chọn ở đây cũng được chuyển sang cài đặt câu hỏi khi bạn tạo SOP. Với tư liệu được phân tích bằng [Kiểm tra tại chỗ], [Đi tiếp dù khác dự kiến] trong [Cài đặt chuyển thành bước] sẽ được BẬT ngay từ đầu.
Số bước mục tiêu
Chỉ định mức ước lượng số bước. Mặc định là [Tự động], và AI sẽ quyết định mức độ chi tiết dựa trên độ chi tiết chia nhỏ.
| Lựa chọn | Nội dung |
|---|---|
| Tự động | AI quyết định dựa trên độ chi tiết chia nhỏ (mặc định) |
| Chỉ định số bước | Chỉ định khoảng bao nhiêu bước cho toàn bộ video |
| Chỉ định số giây | Chỉ định khoảng bao nhiêu giây cho mỗi bước |
Việc chỉ định các mục này không thay đổi cách chia bước (tại các điểm ngắt có ý nghĩa của công việc). Mục tiêu chỉ ảnh hưởng đến số bước. Ngoài ra, đây là mục tiêu, không đảm bảo số bước chính xác đúng bằng con số đó.
Khi độ chi tiết chia nhỏ là [Một khối], mục này không hiển thị vì mâu thuẫn với việc coi toàn bộ video là một bước. Khi bạn muốn khớp các điểm ngắt của tài liệu với [SOP tham khảo], số bước của tài liệu được ưu tiên, nên cài đặt này không được dùng.
Ngôn ngữ nhận dạng
Đây là ngôn ngữ của người nói trong video. Đặt đúng sẽ nâng cao độ chính xác của bản ghi lời thoại. Các ngôn ngữ không có trong danh sách cũng có thể tìm bằng cách gõ trực tiếp vào ô nhập.
Chủ động cắt các đoạn không có lời nói
Cài đặt này loại bỏ rộng rãi các đoạn không có lời nói (thuyết minh) khỏi SOP đang được tạo. Mặc định là TẮT.
Ngay cả khi TẮT, những chỗ rõ ràng không cần thiết như từ đệm và khoảng im lặng dài vẫn được cắt một cách thận trọng, nhưng các khoảng nghỉ ngắn tự nhiên trong lúc làm việc được giữ lại. Nếu bật cho video mà công việc diễn ra trong im lặng, bản thân công việc có thể bị cắt, nên mặc định là TẮT.
Bật khi bạn muốn rút gọn các đoạn lê thê trong video quay vừa làm vừa giải thích, hoặc trong video có lời nói liên tục như bài giảng hay thuyết trình. Các đoạn đã cắt có thể khôi phục trong trình biên tập video.
Nếu [Video không có thuyết minh (phân tích chỉ bằng hình ảnh)] được đánh dấu, cài đặt này không thể chọn, vì nó giả định không có lời nói.
SOP tham khảo (beta)
Bạn có thể chỉ định một tệp SOP có sẵn (PDF, Excel, Word hoặc hình ảnh), và video sẽ được chia để khớp với các điểm ngắt, số bước và thứ tự của tệp đó. Dùng khi bạn muốn chuyển cấu trúc và thuật ngữ của SOP đã chuẩn bị sẵn sang sách hướng dẫn bằng video.
Khi chỉ định SOP tham khảo, độ chi tiết chia nhỏ và số bước mục tiêu không được sử dụng. Để biết chi tiết, xem Chỉ định SOP tham khảo để phân tích video (beta).
Cách chọn giữa độ chi tiết chia nhỏ và số bước mục tiêu
| Điều bạn muốn làm | Cài đặt |
|---|---|
| Để AI tạo SOP | Độ chi tiết chia nhỏ = Bước, Số bước mục tiêu = Tự động |
| Muốn chia chi tiết hơn hoặc thô hơn | Đổi độ chi tiết chia nhỏ sang Thao tác hoặc Công đoạn |
| Muốn số bước đều nhau | Chỉ định số bước hoặc số giây trong Số bước mục tiêu |
| Muốn khớp với các điểm ngắt của SOP có sẵn | Chỉ định SOP tham khảo |
| Không muốn chia thành bước | Độ chi tiết chia nhỏ = Một khối |
Tạo SOP từ tệp
Khi tạo SOP từ tệp (PDF, Excel, Word hoặc PowerPoint), các mục khác với video. Độ chi tiết chia nhỏ, kiểu phụ đề, số bước mục tiêu và SOP tham khảo không hiển thị.
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Phương thức chuyển đổi | Đây là cài đặt trang của tệp Office. Chọn từ [1 trang tính = 1 trang], [Vừa chiều rộng 1 trang] hoặc [Cài đặt in]. Nếu cài đặt in của tệp gốc đã được thiết lập tốt, nên chọn [Cài đặt in] |
| Cách chia bước | Chọn số bước được tạo từ một trang. [Theo từng nội dung] chia các dòng bảng và gạch đầu dòng trong một trang thành các bước. [Theo từng trang] biến một trang thành một bước. Trong cả hai trường hợp, mỗi bước nằm gọn trong một trang và không vắt sang trang khác |
| Cách viết nội dung | [Chỉnh lý] sẽ đọc nội dung và sắp xếp thành nội dung công việc, mẹo, lưu ý và an toàn. [Chép nguyên văn] sao chép nguyên văn lời gốc. Dùng [Chép nguyên văn] cho các tài liệu coi trọng nguyên văn như quy định hoặc bảng kiểm tra |
| Tạo câu hỏi | AI tạo câu hỏi cho người thao tác từ nội dung tài liệu. Mặc định là BẬT. Khi TẮT, chỉ các câu hỏi được viết sẵn trong tài liệu gốc mới được nhập (hành vi cũ). Không thể chọn khi [Cách viết nội dung] là [Chép nguyên văn] |
| Loại câu hỏi | Chỉ hiển thị khi [Tạo câu hỏi] được đánh dấu. Nội dung giống như với video (Kiểm tra tại chỗ / Bài kiểm tra mức độ hiểu) |
Để biết chi tiết, xem Tạo SOP từ tệp (hỗ trợ Excel, Word và PowerPoint).
Ghi nhớ cài đặt
Các lựa chọn của bạn được ghi nhớ và trở thành giá trị ban đầu lần sau khi bạn mở tùy chọn này. Khi bạn [Chạy lại AI] trên một tư liệu đã phân tích, các điều kiện của lần phân tích trước đó (như SOP tham khảo và số bước mục tiêu) sẽ được khôi phục.
Bạn có thể xem tư liệu đã phân tích theo các điều kiện nào từ [Xem kết quả phân tích AI] của tư liệu đó.
Câu hỏi thường gặp
Q. Phân tích mất bao lâu?
A. Khoảng bằng độ dài của video (video 10 phút mất khoảng 10 phút). Phân tích vẫn tiếp tục ngay cả khi bạn đóng ứng dụng, và bạn sẽ được thông báo qua email khi hoàn tất. Mỗi video có thể dài tối đa 1 giờ.
Q. Có cài đặt nào không tạo phụ đề không?
A. Không. Phụ đề luôn được tạo. Nếu bạn không muốn tạo bản ghi lời thoại, hãy đánh dấu [Video không có thuyết minh (phân tích chỉ bằng hình ảnh)].
Q. Tôi có thể thay đổi tùy chọn và phân tích lại không?
A. Có. Từ [Xem kết quả phân tích AI], bạn có thể thay đổi tùy chọn và phân tích lại bằng [Chạy lại AI]. Kết quả phân tích trước đó sẽ bị ghi đè.
Q. Các điểm chia bước không như tôi mong đợi.
A. Trước tiên, hãy đổi độ chi tiết chia nhỏ và phân tích lại. Nếu muốn số bước đều nhau, hãy chỉ định số bước mục tiêu. Nếu muốn khớp với các điểm ngắt của SOP có sẵn, hãy chỉ định SOP tham khảo. Nếu vẫn không khớp, bạn có thể chỉnh sửa thủ công các bước trong trình biên tập video.
Thông tin liên quan
- Bước 1: Tải video lên
- Chạy phân tích AI cho tư liệu video chưa được phân tích (áp dụng xử lý AI sau)
- Chỉ định SOP tham khảo để phân tích video (beta)
- Định nghĩa cách viết SOP (đưa cách diễn đạt và tiêu chuẩn của tổ chức vào AI)
- Từ điển thuật ngữ chuyên môn (thuật ngữ và bản dịch đa ngôn ngữ)
- Thống nhất các cách viết khác nhau (Tên khác trong Từ điển thuật ngữ chuyên môn)
- Cách chạy lại xử lý AI đã thất bại