Tính năng này cho phép bạn nhập các tệp có sẵn từ Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) hoặc Google Drive (kể cả ổ đĩa dùng chung) vào Dive làm tư liệu mà không cần tải tệp về máy tính. Sau khi nhập, bạn có thể dùng tư liệu này để phân tích bằng AI, tạo SOP và liên kết với các tệp liên quan, giống hệt tư liệu được tải lên từ máy tính.
Việc nhập và kết nối có sẵn trên các gói Lite, Core, Pro và Enterprise. Chỉ những người có quyền Người tạo trở lên mới có thể kết nối. Bạn có thể thực hiện từ trình duyệt trên máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, hoặc từ ứng dụng Dive trên iPhone hoặc Android.
Bài viết này trước hết giải thích các thao tác chung cho mọi dịch vụ. Sự khác nhau của từng dịch vụ được giải thích trong các mục “Trường hợp Microsoft 365” và “Trường hợp Google Drive” ở phần sau.
Những việc bạn có thể làm khi nhập tệp
Khi chọn tệp trên màn hình chọn tệp của dịch vụ, các tệp đó sẽ được đăng ký làm tư liệu trong Dive. Bạn có thể nhập mọi tệp có định dạng mà Dive hỗ trợ tải lên. Video, hình ảnh, PDF và các tệp khác đều được hỗ trợ, và giới hạn về định dạng, dung lượng và độ dài giống với khi tải lên từ máy tính.
Video được máy chủ của Dive nhận trực tiếp từ dịch vụ. Vì nội dung tệp không đi qua trình duyệt đang dùng, nên không tốn băng thông đường truyền của bạn. Nếu bạn tải một video 5 GB về rồi tải lên lại, 10 GB dữ liệu sẽ đi qua đường truyền của bạn. Bước này không còn cần thiết nữa.
Thứ được lưu trong Dive là một bản sao của tệp tại thời điểm nhập. Bản gốc vẫn nằm ở dịch vụ, và Dive không bao giờ ghi đè lên bản gốc, ngoại trừ khi bạn thêm liên kết SOP vào bản gốc như được nêu bên dưới.
Kết nối với dịch vụ
Mỗi người kết nối một lần trên mỗi thiết bị mình sử dụng. Ngay cả khi Chủ sở hữu kết nối, kết nối đó cũng không được chuyển sang người khác. Mọi người sử dụng tính năng nhập tệp đều cần tự kết nối.
- Mở menu người dùng ở góc trên bên phải màn hình, rồi nhấp [Tích hợp dịch vụ bên ngoài]
- Trong ô của dịch vụ bạn muốn dùng, nhấp [Kết nối Microsoft 365] hoặc [Kết nối với Google Drive]
- Màn hình đăng nhập của dịch vụ sẽ mở ra. Đăng nhập bằng tài khoản bạn muốn dùng
- Khi màn hình xác nhận quyền truy cập hiện ra, hãy kiểm tra nội dung và chấp nhận
- Quay lại màn hình ban đầu. Khi [Đã kết nối] hiển thị, bạn đã hoàn tất
Tài khoản dùng để kết nối không nhất thiết phải giống tài khoản bạn dùng để đăng nhập Dive. Tài khoản đã dùng cho mỗi lần kết nối được ghi lại trong nhật ký kiểm toán.
Trong ứng dụng Dive, việc đăng nhập và xác nhận quyền có thể diễn ra trên trình duyệt của thiết bị (Safari trên iPhone, Chrome trên Android). Khi hoàn tất, bạn sẽ quay lại màn hình ban đầu của ứng dụng.
Nhập tệp
- Mở [Tư liệu] ở thanh bên
- Chọn tab loại tệp bạn muốn nhập (Video / Hình ảnh / PDF / Khác)
- Nhấp vào thẻ thêm tư liệu, rồi nhấp [Teams / SharePoint] hoặc [Google Drive] trong mục “Lấy từ trên mây”
- Màn hình chọn tệp của dịch vụ sẽ mở ra. Chọn tệp bạn muốn nhập (có thể chọn nhiều tệp cùng lúc)
- Sau khi chọn xong, màn hình xác nhận giống như khi tải lên từ máy tính sẽ hiện ra (tùy chọn xử lý AI, phạm vi chia sẻ, v.v.)
- Kiểm tra nội dung, rồi thực hiện nhập để bắt đầu
Bạn không thể chọn tệp thuộc loại khác với tab đang mở. Ở tab Video, chỉ hiện các tệp video. Tab “Khác” không lọc theo loại tệp.
Thời gian nhập
Video do máy chủ của Dive nhận, nên quá trình nhập vẫn tiếp tục ngay cả khi bạn đóng trình duyệt sau khi bắt đầu. Tiến trình được hiển thị trong danh sách tư liệu. Các tệp không phải video đi qua trình duyệt, nên hãy để màn hình Dive mở cho đến khi nhập xong.
Tư liệu đã nhập cũng được tính vào giới hạn số lần tải lên mỗi ngày. Việc nhập từ dịch vụ không có giới hạn riêng.
Khi bản gốc được cập nhật sau khi nhập
Tư liệu nhập từ dịch vụ được đánh dấu để cho biết nguồn gốc. Khi bạn chọn một tư liệu, Dive sẽ kiểm tra trạng thái của bản gốc. Nếu bản gốc được cập nhật sau khi nhập, dấu này sẽ đổi thành dấu cảnh báo.
Nhấp vào dấu cảnh báo để nhập nội dung mới nhất thành một tư liệu bổ sung. Tư liệu đã nhập trước đó vẫn giữ nguyên, vì vậy các SOP được tạo từ phiên bản cũ sẽ không bị hỏng.
Dive chỉ kiểm tra bản gốc cho đúng một tư liệu bạn chọn. Chỉ mở danh sách thì không kích hoạt kiểm tra. Nếu chưa kết nối, bản gốc đã bị xóa, hoặc bạn không có quyền, thì không thể kiểm tra, nên dấu sẽ không thay đổi.
Thêm liên kết SOP vào tệp gốc
Với tệp nhập từ dịch vụ, bạn có thể chọn chính tệp ở vị trí gốc làm nơi xuất cho Tự động thêm liên kết SOP vào các tệp Excel, Word, PowerPoint và PDF có sẵn. Không cần tải tệp xuống rồi phân phát lại, người dùng có thể mở bảng kiểm tra trên dịch vụ và chuyển thẳng đến SOP từ đó.
- Trên màn hình chỉnh sửa SOP, mở tab [Thông tin cơ bản] rồi mở bảng “Tệp liên quan”
- Nhấp [Thêm liên kết Dive] ở dòng của tệp đích
- Kiểm tra kết quả đối chiếu, rồi bỏ chọn các bước bạn không muốn thêm liên kết
- Nhấp [Thêm vào tệp Microsoft 365] hoặc [Thêm vào tệp trên Google Drive]
Tính năng này có sẵn trên các gói Pro và Enterprise. Các định dạng được hỗ trợ là Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm) và PDF (.pdf). Với Google Drive, Google Tài liệu, Google Trang tính và Google Trang trình bày cũng được hỗ trợ. Video và hình ảnh không được hỗ trợ.
Nếu bản gốc đã thay đổi kể từ lần Dive kiểm tra gần nhất, Dive sẽ không thực hiện cập nhật. Điều này nhằm tránh ghi đè lên chỉnh sửa của người khác. Các lưu ý riêng cho từng dịch vụ xem trong các mục ở phần sau của bài viết.
Ngắt kết nối với dịch vụ
Mở menu người dùng ở góc trên bên phải màn hình → [Tích hợp dịch vụ bên ngoài], rồi nhấp [Ngắt kết nối] ở dịch vụ bạn muốn ngắt. Thông tin kết nối được lưu trên thiết bị sẽ bị xóa và trạng thái trở về chưa kết nối. Tư liệu đã nhập vẫn được giữ lại.
Nếu bạn dùng máy tính dùng chung, hãy ngắt kết nối khi làm xong việc. Thông tin kết nối cũng sẽ bị hủy khi bạn đăng xuất khỏi Dive.
Tắt tích hợp cho toàn bộ Nhóm
Trong Cài đặt của Nhóm, ở tab [Tích hợp], bạn có thể đặt cho từng dịch vụ việc có cho phép “Tích hợp với tệp trong Microsoft 365 cho nhóm này” và “Tích hợp với tệp trong Google Drive cho nhóm này” hay không. Nếu bỏ chọn ô, nhóm đó sẽ không thể kết nối hoặc nhập từ dịch vụ đó nữa. Mặc định là “Dùng”.
Chỉ chủ sở hữu của gói Enterprise mới có thể thay đổi cài đặt này. Ở các gói khác, cài đặt giữ nguyên ở mức mặc định “Dùng”.
Trường hợp Microsoft 365
Bạn có thể nhập tệp từ Teams, SharePoint và OneDrive. Khi thêm tư liệu, hãy dùng [Teams / SharePoint].
- Tài khoản có thể dùng: Tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học (OneDrive for Business / SharePoint). Không hỗ trợ tài khoản Microsoft cá nhân
- Phạm vi Dive có thể truy cập: Chỉ những tệp mà người đã đăng nhập vốn có quyền xem. Dive không bao giờ truy cập các tệp mà người dùng không có quyền xem
- Quyền yêu cầu khi kết nối: Chỉ quyền đọc. Quyền ghi vào tệp gốc sẽ được yêu cầu riêng, ngay khi bạn thêm liên kết SOP vào tệp gốc. Nếu bạn chấp nhận trên màn hình cấp quyền hiện ra lần đầu tiên, màn hình đó sẽ không hiện lại. Nếu bạn không thêm liên kết SOP vào các tệp gốc, Dive sẽ không bao giờ giữ quyền ghi
Ngay sau khi kết nối, [Còn 1 bước] có thể hiện ra. Điều này có nghĩa là quyền duyệt tệp SharePoint và OneDrive chưa được cấp. Nhấp [Cho phép duyệt tệp] trên màn hình để hoàn tất trước, nhờ đó màn hình xác nhận quyền sẽ không xuất hiện khi bạn đang chỉnh sửa SOP.
Khi thêm liên kết SOP vào tệp gốc, không thể cập nhật nếu tệp đang mở trong Excel, Word, PowerPoint hoặc SharePoint. Hãy đóng tệp, chờ một lúc, rồi hãy thử lại. Nếu tệp đang được check out, bạn cần check in lại.
“Bạn không thể tự phê duyệt” hiển thị
Microsoft 365 của bạn được thiết lập để việc sử dụng ứng dụng cần sự phê duyệt của quản trị viên. Vui lòng nhờ người phụ trách bộ phận CNTT phê duyệt kết nối tới Dive (nhà phát hành: Episotech Ltd.). Chúng tôi có thể cung cấp hướng dẫn phê duyệt, vậy nên vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ.
“Có thể đã bị chặn bởi chính sách của Microsoft 365” hiển thị
Kết nối đang bị chặn bởi chính sách phía Microsoft 365, chẳng hạn như truy cập có điều kiện. Vui lòng kiểm tra với người phụ trách tại bộ phận CNTT.
Trường hợp Google Drive
Ngoài các tệp trong Drive của tôi và ổ đĩa dùng chung, bạn cũng có thể nhập các tệp mà người khác đã chia sẻ với bạn. Khi thêm tư liệu, hãy dùng [Google Drive].
- Tài khoản có thể dùng: Có thể kết nối bằng tài khoản Google Workspace cũng như tài khoản Google cá nhân
- Phạm vi Dive có thể truy cập: Chỉ những tệp mà người dùng chọn trên màn hình chọn tệp. Dive không truy cập bất kỳ tệp nào khác
- Quyền yêu cầu khi kết nối: Quyền xem và chỉnh sửa các tệp đã chọn được yêu cầu cùng lúc. Lý do là cách Google Drive hoạt động nên không thể yêu cầu riêng quyền chỉ xem. Nếu bạn bỏ chọn mục “Google Drive” trên màn hình xác nhận, bạn sẽ không thể kết nối
Google Tài liệu, Google Trang tính và Google Trang trình bày
Nếu chọn trên tab PDF, các tệp sẽ được nhập dưới dạng PDF. Nếu chọn trên tab “Khác”, các tệp sẽ được nhập dưới dạng Word, Excel hoặc PowerPoint. Do thông số kỹ thuật của Google Drive, các tệp lớn hơn 10 MB không thể xuất được. Trong trường hợp đó, hãy tải tệp từ Google Drive dưới dạng PDF hoặc định dạng Office, rồi nhập tệp đó.
Khi thêm liên kết SOP, liên kết sẽ được thêm trực tiếp vào tệp Google Tài liệu, Google Trang tính hoặc Google Trang trình bày gốc. Vì tệp không được chuyển sang định dạng Office rồi tải lên lại, nên bình luận, đề xuất và định dạng vẫn được giữ nguyên.
Khi kiểm tra bản gốc sau khi nhập các tệp này, thông báo “Có thể đã được cập nhật” vẫn hiển thị ngay cả khi bạn chỉ đổi tên hoặc thay đổi cài đặt chia sẻ.
Chỉ có thể kết nối bằng tài khoản đã chọn tệp
Việc thêm liên kết SOP và nhập bản mới nhất phải được thực hiện bằng tài khoản Google đã chọn tệp đó. Nếu thành viên khác trong cùng nhóm thực hiện thao tác, hoặc nếu kết nối lại bằng một tài khoản Google khác, thông báo “Vui lòng cấp quyền truy cập tệp này” sẽ hiển thị. Nếu bạn chọn tệp đó bằng [Chọn tệp và cấp quyền], bạn có thể tiếp tục như bình thường mà không cần nhập lại.
Khi dùng ứng dụng Dive
Màn hình chọn tệp mở trên trình duyệt của thiết bị (Safari trên iPhone, Chrome trên Android). Khi chọn xong tệp, hãy nhấn [Quay lại ứng dụng Dive] để trở về màn hình ban đầu của ứng dụng và tiếp tục nhập. Trên iPhone, khi mở màn hình chọn tệp, có thể xuất hiện màn hình đăng nhập Google hoặc thông báo “Vui lòng cho phép cookie”. Hãy làm theo hướng dẫn trên màn hình.
Tính năng này không dùng được trong ứng dụng kính thông minh. Hãy mở Dive trên trình duyệt của máy tính hoặc điện thoại thông minh rồi nhập tệp ở đó. Tư liệu đã nhập vẫn có thể dùng như bình thường trong ứng dụng kính thông minh.
Khi ngắt kết nối
Quyền truy cập đã cấp cho Dive ở phía Google cũng sẽ được thu hồi cùng lúc. Nếu không thu hồi được, hãy chọn Dive trong mục “Bảo mật → Ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba” trong Tài khoản Google của bạn (myaccount.google.com/connections) rồi thu hồi quyền.
“Cần được quản trị viên của tổ chức cho phép” hiển thị
Quản trị viên Google Workspace đang hạn chế việc sử dụng ứng dụng của bên thứ ba. Vui lòng nhờ người phụ trách bộ phận CNTT đặt Dive là ứng dụng đáng tin cậy trong “Bảo mật → Kiểm soát API → Kiểm soát truy cập ứng dụng” trên bảng điều khiển quản trị. Chúng tôi có thể cung cấp hướng dẫn cài đặt, vậy nên vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ.
“Không được cấp quyền truy cập Google Drive” hiển thị
Trên màn hình xác nhận kết nối, mục “Google Drive” đã bị bỏ chọn. Hãy nhấn [Kết nối với Google Drive] lần nữa, rồi tiếp tục khi ô đó đã được chọn.
“Không thể nhập vì việc tải xuống bị hạn chế” hiển thị
Tệp này đã tắt tải xuống đối với người xem trong Google Drive. Vui lòng kiểm tra cài đặt chia sẻ của tệp.
Khi gặp sự cố (chung cho mọi dịch vụ)
Khi nhấn [Teams / SharePoint] hoặc [Google Drive], màn hình yêu cầu kết nối xuất hiện
Bạn chưa kết nối trên thiết bị này. Hãy kết nối từ [Tới cài đặt tích hợp] hiển thị trên màn hình. Nếu có nội dung đang chỉnh sửa, hãy lưu lại trước khi chuyển sang chỗ khác.
“Cài đặt của Nhóm … không cho phép” hiển thị
Trên tab [Tích hợp] trong Cài đặt của Nhóm, dịch vụ này đang được đặt ở chế độ không dùng. Chủ sở hữu của gói Enterprise có thể thay đổi cài đặt. Nếu thông báo này xuất hiện trên gói khác, bạn không thể thay đổi cài đặt, vậy nên vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ.
“Gói hiện tại của bạn không dùng được chức năng này” hiển thị
Gói Free không thể sử dụng tích hợp. Tính năng này có sẵn trên gói Lite trở lên.