Chúng tôi đã thiết kế lại quy trình từ "Quyết định trước khi tạo" SOP đến "Xác nhận những điều đã quyết định và xác minh chống lại các chính sách của tổ chức bạn" ngay trước khi công bố như một luồng làm việc liên tục. Đồng thời, chúng tôi đã hợp nhất chính sách, cách viết SOP và định dạng xuất ở một nơi trong phần "Quy tắc biên soạn" của từ điển, thêm một cơ chế trong đó cách viết SOP và diễn giải chính sách phát triển từ những gì thực sự xảy ra tại hiện trường.

① Chúng tôi đã thiết kế lại "Kiểm tra tính nhất quán" thành "Kiểm tra trước khi công bố"

Trước đây, "Kiểm tra tính nhất quán" là một màn hình để kiểm tra xem các quyết định và chính sách có phù hợp hay không. Lần này, ngoài xác minh chống lại các chính sách, chúng tôi hiện có thể xuất bản các bản nháp về lý do công bố, bản tóm tắt và thẻ, vì vậy chúng tôi đã đổi tên màn hình thành "Kiểm tra trước khi công bố". Bạn có thể mở nó từ phía trên cùng của màn hình biên tập SOP.

Bạn có thể xác nhận những mục sau đây: 7 mục. Khi bạn chọn một trục ở bên trái, bạn chỉ xác nhận trục đó. Các trục không mở không chạy.

Những điều đã quyết định: mục đích, người đọc, loại và phạm vi được quyết định trước khi tạo
Chính sách: liệu có vi phạm văn bản chính sách nội bộ đã đăng ký của bạn hay không
Cách viết SOP: liệu có tuân theo cách viết, độ chi tiết và các quy tắc cấm mà tổ chức bạn đã quyết định hay không
Định dạng xuất: liệu có bất kỳ trường nào vẫn còn trống khi chuyển đổi sang định dạng riêng của công ty bạn hay không
Thư mục chứa: liệu vị trí có phù hợp với những gì đã quyết định hay không. Bạn có thể thay đổi nó tại chỗ nếu có các gợi ý
Lý do công bố và bản tóm tắt: bản nháp của lý do và bản tóm tắt bạn nhập trong một yêu cầu công bố
Thẻ: gợi ý cho các thẻ cần thêm và các thẻ cần xóa

Bên trái là một danh sách, với kết quả, ngày giờ thực hiện và thời gian hoàn thành được xếp chồng lên nhau cho mỗi mục. Trước khi bạn mở nó, bạn có thể thấy có bao nhiêu kết quả hoặc "Không có vấn đề", các trục không áp dụng cho SOP này và các trục có sẵn trong các gói cao hơn. Bạn cũng có thể chạy tất cả chúng cùng nhau với "Kiểm tra tất cả".

● Chúng tôi đã sắp xếp một số tên màn hình

Chúng tôi đã thống nhất các khu vực trong đó điều tương tự được gọi bằng các từ khác nhau trên các màn hình khác nhau như sau. Chính bản thân chức năng không thay đổi.

Kiểm tra tính nhất quán → Kiểm tra trước khi công bố
Chính sách nội bộ → Chính sách
Phương châm biên soạn SOP → Cách viết SOP
Vị trí lưu trữ → Thư mục chứa
Tuyến phê duyệt → Quy trình phê duyệt
Quyết định trước khi tạo → Tư vấn AI trước khi làm

Màn hình kiểm tra trước khi công bố. Bảy mục ở bên trái, kết quả xem xét thẻ ở bên phải

② Bây giờ bạn có thể xác minh SOP chống lại văn bản chính sách nội bộ của bạn

Cho đến nay, liệu "SOP của bạn có tuân theo chính sách nội bộ hay không" phụ thuộc vào ký ức của tác giả. Các chính sách thường là các tệp PDF nhiều trang và không thực tế là đọc lại chúng mỗi khi bạn tạo SOP.

Chúng tôi đã làm cho SOP bạn đang chỉnh sửa có thể được xác minh trong khi AI đọc văn bản chính sách gốc theo từng trang trong số các chính sách đã đăng ký. Mỗi kết quả đều được kèm theo nguồn (tên chính sách và số trang) và trích dẫn từ văn bản gốc hỗ trợ nó. Các kết quả không có nguồn hoặc các kết quả trong đó không thể tìm thấy trích dẫn trong văn bản gốc sẽ bị xóa trước khi chúng xuất hiện trên màn hình của bạn.

Bạn có thể mở chính sách được đề cập trong một kết quả ngay tại đó và kiểm tra văn bản gốc.

● Gợi ý để sửa chữa đi kèm với các kết quả

Các kết quả bao gồm trường nào của bước (tên bước / nội dung công việc / mẹo / cảnh báo / an toàn) cần sửa, cộng với một gợi ý sửa chữa. Đối với mỗi trường, bạn có thể bật "Đưa vào ô này" và phản ánh các gợi ý vào văn bản chính tất cả cùng một lúc. Đối với các trường trong đó không thể cung cấp gợi ý nào, chúng tôi chỉ ra điều đó và cho phép bạn viết và áp dụng các sửa chữa bạn từ "Sửa ở đây".

Không có giới hạn về số lượng kết quả. Ngay cả đối với các SOP có nhiều bước, chúng tôi xuất bản tất cả các vi phạm được tìm thấy.

● Bạn cũng có thể đăng ký các chính sách xác định công việc

Các tài liệu xác định bản thân công việc, chẳng hạn như hướng dẫn chất lượng, các quy định về an toàn và sức khỏe, tài liệu ISO và tiêu chuẩn pháp lý, có thể được sử dụng trực tiếp để xác minh. Không chỉ các tài liệu xác định cách tạo SOP, chẳng hạn như "Chính sách Tạo và Quản lý Tiêu chuẩn Công việc".

Khi diễn giải một chính sách xác định công việc, loại và định dạng có thể không được đọc, nhưng điều đó không phải là vấn đề. Nó vẫn có thể được sử dụng để xác minh SOP.

● Chính sách được xác nhận bằng "Lưu"

Thêm hoặc xóa tệp không được hoàn thành ngay lập tức. Khi bạn nhấn "Lưu" cùng với kết quả đọc, chúng được hoàn thành dưới dạng một phiên bản. Lịch sử cập nhật được hiển thị ở phía trên cùng của màn hình và bạn có thể hoàn nguyên các phiên bản trước đó.

Kết quả trục chính sách. Nguồn (tên chính sách và trang), trích dẫn từ văn bản gốc, 'Đưa vào ô này' cho mỗi trường

③ Giải quyết các kết quả một cách riêng lẻ và đánh dấu mục hoàn tất

Đối với mỗi kết quả xuất hiện, chọn "Đã sửa" hoặc "Không cần xử lý". Bạn cũng có thể chọn tất cả chúng cùng một lúc. Khi bạn đã điền tất cả chúng, bạn có thể nhấp "Đánh dấu đã kiểm tra xong" cho mục đó. Khi bạn đánh dấu hoàn thành, bạn có thể để lại một ghi chú ngắn về lý do của bạn (tùy chọn).

Sau khi bạn đã hoàn thành việc nhập 'Đã sửa' hoặc 'Không cần xử lý' cho tất cả các kết quả, 'Đánh dấu đã kiểm tra xong' có thể được nhấn

Danh sách ở bên trái cho thấy kết quả, ngày giờ thực hiện và thời gian hoàn thành cho mỗi mục. Bạn có thể thấy một cách sơ bộ bạn đã đi được bao xa. Hoàn tất có thể bị hủy bất kỳ lúc nào.

● Kết quả xác minh được lưu

Các kết quả không biến mất khi bạn đóng màn hình. Bạn có thể đọc chúng như cũ nếu bạn mở lại, vì vậy bạn không cần phải chạy xác minh nhiều lần cho cùng một SOP. Các kết quả được mang theo khi bạn sửa đổi, nhưng không khi bạn sao chép dưới dạng SOP riêng biệt.

Nếu bạn chỉnh sửa SOP sau khi xác minh nó, mục sẽ hiển thị "SOP đã được chỉnh sửa sau điều này" và trạng thái hoàn thành sẽ bị xóa. Vui lòng xác minh lại với nội dung đã cập nhật.

● Những người phê duyệt có thể thấy danh sách tương tự

Ngay cả khi bạn không thể chỉnh sửa SOP, bạn có thể đọc các kết quả kiểm tra do người tạo để lại. Bạn chỉ có thể mở chi tiết cho những mục mà người tạo đã đánh dấu là "Đã kiểm tra xong". Cho đến nay, không có cách nào để xác minh từ màn hình phê duyệt liệu "nó có được kiểm tra chống lại chính sách hay không".

Danh sách kiểm tra trước khi công bố ở bên trái. Kết quả cho mỗi mục, ngày giờ thực hiện, thời gian hoàn thành và trạng thái đã kiểm tra xong

④ Cách viết SOP và diễn giải chính sách phát triển từ những gì xảy ra tại hiện trường

Khi các kết quả được bỏ qua, khi chúng được coi là không cần hành động, hoặc khi chúng bị gửi lại ở phê duyệt — chúng tôi ghi lại những gì thực sự xảy ra tại hiện trường và sử dụng nó để xây dựng lại cách viết SOP và diễn giải chính sách (khớp các loại và định dạng). Hồ sơ được lưu trữ chỉ trong đội đó và không ảnh hưởng đến các đội khác. Điều này không phải là học tập hoặc huấn luyện lại mô hình AI.

● Cập nhật tự động và quyết định của mọi người

Tiêu chí phân chia chúng là "liệu bạn có thể nhận thấy nếu có điều gì đó không ổn hay không".

Cập nhật tự động: thêm các trường bắt buộc / xem xét lại độ chi tiết / thêm hàng để cách viết SOP (nếu bạn mắc lỗi, sẽ xuất hiện thêm các kết quả trên màn hình)
Phải được quyết định bởi mọi người: xóa các trường bắt buộc / viết lại các hàng hiện có cách viết SOP (nếu bạn mắc lỗi, các kết quả sẽ biến mất một cách yên tĩnh)

● Chỉ một cài đặt

Trong cài đặt đội, dưới "Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường", chọn Cập nhật tự động / Không cập nhật tự động. Ngay cả khi bạn chọn "không cập nhật tự động", các gợi ý sẽ tích lũy, vì vậy bạn có thể xem xét nội dung và áp dụng chúng theo cách thủ công.

Cài đặt đội 'Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường'. Cập nhật tự động / Không cập nhật tự động (chỉ gợi ý)

⑤ Các nhận thức tích lũy trong khi bạn chỉnh sửa

Chúng tôi đã thêm một bảng điều khiển vào màn hình biên tập SOP để tích lũy các nhận thức. Nó giữ im lặng trong khi bạn viết và chỉ hiển thị một badge với số lượng khi bạn hoàn thành viết một bước. Bạn có thể quyết định xem có mở nó hay không.

Bảng điều khiển chỉ hiển thị những gì có thể được xác định mà không gọi AI.

Các bước với các trường bắt buộc được bỏ trống
Loại SOP chưa được quyết định
Các chính sách đã đăng ký đã được sửa đổi (các kết quả xác minh trước đó không đáng tin cậy)
Có những điểm chưa giải quyết trong chính sách
Các mục chưa được xác minh trong kiểm tra trước khi công bố
Các mục trong SOP được chỉnh sửa sau xác minh

Bảng điều khiển 'Nhận thức' mở trên màn hình biên tập. Các mục chưa được xác minh trong kiểm tra trước khi công bố

⑥ Chúng tôi đã đổi tên "Quyết định trước khi tạo" thành "Tư vấn AI trước khi làm" và hiện có sẵn trong gói Core trở lên

"Quyết định trước khi tạo", mà bạn có thể mở từ màn hình tạo SOP, đã được đổi tên thành "Tư vấn AI trước khi làm". Tên này hiện làm cho nó rõ ràng một cách sơ bộ rằng đây là một tính năng để quyết định thông qua cuộc trò chuyện với AI. Tên của các kết quả đã quyết định, "Những điều đã quyết định", vẫn như cũ.

Đồng thời, nó hiện có sẵn trong các gói Core, Pro và Enterprise (trước đây Pro trở lên). Mục đích, người đọc và phạm vi được quyết định trong tư vấn sẽ tự động được chuyển sang trường "Mô tả" khi sau đó phân tích tài liệu bằng AI. Mô tả này là đầu vào ảnh hưởng lớn nhất đến độ chính xác của các phân chia bước và câu hỏi mà AI tạo ra.

Trên màn hình tạo, chúng tôi đã đặt lối vào ở phía dưới bên trái của thẻ với một lời giải thích một dòng về lý do nhấp vào nó. Trên smartphone, cuộc trò chuyện mở rộng để lấp đầy màn hình và những điều được quyết định được tóm tắt trong một dải ở cuối.

Dưới thẻ 'Vui lòng chọn cách tạo' là lối vào 'Tư vấn AI trước khi làm'

⑦ Chúng tôi đã tạo một tab "Quy tắc biên soạn" mới trong từ điển

Chúng tôi đã hợp nhất những gì cần tuân theo khi tạo SOP ở một nơi dưới tab "Quy tắc biên soạn" trong từ điển. Những gì trước đây được xếp chồng lên nhau trong các mẫu đã được sắp xếp lại để hiển thị các mối quan hệ.

Chính sách — Theo cái gì
Cách viết SOP — Viết như thế nào
Định dạng xuất — Xuất theo biểu mẫu nào

Khi bạn xác định "các quy tắc về cách viết SOP" từ việc đọc các chính sách, bạn có thể thêm chúng vào cách viết SOP với "Nạp vào 'Viết như thế nào'". Chúng tôi chỉ thêm; chúng tôi không viết lại các hàng hiện có. Chúng tôi không thêm các hàng trùng lặp có nội dung tương tự. Bạn chọn đích nhập (toàn công ty / vị trí), xác nhận những gì sẽ được thêm và sau đó hoàn thành. Lịch sử về những gì đã được nhập được lưu trong lịch sử cập nhật của cách viết SOP với nguồn của nó.

Tab từ điển/Mẫu 'Quy tắc biên soạn'. Chính sách / Cách viết SOP / Định dạng xuất

⑧ Các gói có sẵn

Tính năng	Free	Lite	Core	Pro	Enterprise
Kiểm tra thư mục chứa	○	○	○	○	○
Tư vấn AI trước khi làm	–	–	○	○	○
Đề xuất thẻ của AI	–	–	○	○	○
Lý do công bố và bản tóm tắt	–	–	–	○	○
Chính sách, Cách viết SOP	–	–	–	–	○
Định dạng xuất	–	–	–	–	○
Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường	–	–	–	–	○

Bản thân tính năng thẻ có sẵn trên tất cả các gói như trước. Bảng trên cho thấy phần trong đó AI đề xuất các thẻ từ kiểm tra trước khi công bố.

Tác động đối với các khách hàng hiện tại

Tên màn hình sẽ thay đổi, nhưng các chính sách, chính sách biên soạn, định dạng xuất và những gì đã được quyết định đã được đăng ký cho đến nay được mang theo. Cấu hình lại cài đặt không cần thiết.