Ketika menggunakan Dive di beberapa perusahaan, pabrik, dan departemen, kami telah merangkum desain izin yang dilakukan oleh admin (Pemilik / Admin Tim) dan tugas yang dilakukan secara berkala untuk melanjutkan operasi.

Untuk memutuskan apakah akan menggabungkan atau memisahkan kontrak (Tim), lihat Keuntungan/Kerugian Menggabungkan Beberapa Perusahaan dan Organisasi Menjadi Satu Tim (Unit Kontrak), dan untuk pengaturan awal ketika menggabungkan menjadi satu tim, lihat Pengaturan Awal dan Catatan Tambahan untuk Pengoperasian Departemen Ganda.

Prasyarat: Hubungan antara Tim, Grup, dan Folder

Pengoperasian beberapa organisasi ditentukan oleh kombinasi tiga unit berikut:

Tim: Ini adalah unit kontrak. Ini sesuai dengan seluruh perusahaan dan hanya ada satu di Dive. Jika Tim berbeda, panduan, pengguna, izin, rencana, pengaturan keamanan, dan laporan pemanfaatan semuanya independen.
Grup: Ini adalah unit departemen, divisi, atau proyek dalam Tim. Dapat memiliki hierarki (misalnya: Departemen Produksi → Departemen Produksi ke-2) dan seorang pengguna dapat menjadi anggota beberapa Grup. Jumlah Grup yang dapat dibuat dan kedalaman Subgrup tergantung pada rencana (lihat bagian berikutnya).
Folder: Ini adalah tempat penyimpanan panduan. Anda menentukan Grup yang diizinkan mengakses untuk setiap Folder. Orang yang menjadi anggota Grup yang ditentukan dan Subgrup-nya dapat mengakses. Selain itu, Anda dapat menentukan Grup terpisah "Grup yang juga dapat mengedit" di dalamnya, jadi Anda dapat membagi sedemikian rupa sehingga Anda dapat melihat tetapi tidak dapat mengedit.

Dengan kata lain, "siapa" ditentukan oleh Grup, dan "apa" ditentukan oleh Folder. Ketika melintasi perusahaan atau lokasi, ruang lingkup tampilan dirancang berdasarkan dua sumbu ini.

Pembatasan menurut Rencana

Pengoperasian di beberapa perusahaan dan pabrik dipengaruhi oleh jumlah dan kedalaman Grup yang dapat dibuat. Silakan periksa sebelum memulai desain.

Grup: Tidak dapat membuat Grup dalam rencana Gratis dan Lite. Rencana Inti memungkinkan maksimal 5 Grup, rencana Pro dan Enterprise tidak terbatas.
Subgrup (Hierarki Grup): Rencana Inti dan Pro memungkinkan 1 tingkat (misalnya: Departemen Produksi → Departemen Produksi ke-2). Hierarki yang lebih dalam hanya tersedia dalam rencana Enterprise.
Undangan Tamu: Tersedia dalam rencana Inti dan lebih tinggi. Anda dapat mengundang hingga 3 kali jumlah akun dan dihitung terpisah dari kerangka izin dari Pemilik hingga Pengguna Hanya-Lihat.
Alur Persetujuan: Tersedia dalam rencana Pro dan lebih tinggi.
Masuk Tunggal, Wajibkan Autentikasi Dua Faktor untuk Semua Orang: Hanya tersedia dalam rencana Enterprise.
Pembatasan Alamat IP, Kebijakan Kata Sandi: Tersedia dalam semua rencana.

Anda juga dapat memeriksa batas yang tersedia dengan kontrak saat ini dari Informasi Kontrak dalam Fungsi Pemilik.

Cara Mengatur Izin

Ketika melintasi perusahaan atau lokasi, hal pertama yang perlu Anda putuskan adalah "Siapa yang memiliki Pemilik".

Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua Folder di Tim terlepas dari pengaturan pembatasan akses. Ketika menggabungkan beberapa perusahaan menjadi satu Tim, perwakilan dari salah satu perusahaan dapat melihat semua panduan perusahaan lain. Jika ada panduan yang tidak ingin Anda tampilkan kepada perusahaan lain, Anda perlu memisahkan Tim.

Ketika beroperasi dalam satu Tim, manajemen akan lebih mudah dengan model dua tingkat berikut:

Pemilik / Admin Tim: Disatukan dalam satu departemen seperti jaminan kualitas atau teknik produksi. Izin ini diperlukan untuk operasi yang terkait dengan pengaturan keamanan, log audit, dan kontrak.
Admin Grup: Ditetapkan untuk setiap lokasi, departemen. Mereka bertanggung jawab untuk menambahkan pengguna ke Grup mereka, membuat Folder, dan menyetujui.

Orang yang membuat panduan akan menjadi "Pengguna Pembuat" dan orang yang hanya melihat akan menjadi "Pengguna Hanya-Lihat", coba jangan terlalu banyak orang dengan izin yang lebih tinggi. Untuk tindakan yang dapat dilakukan dengan setiap izin, lihat Izin Pengguna dan Kerangka Izin.

Ketika melintasi lokasi atau perusahaan, yang sering digunakan adalah menentukan "Grup yang juga dapat mengedit" dalam pembatasan akses Folder. Anda dapat membatasi lebih lanjut Grup yang benar-benar dapat mengedit di antara Grup yang diizinkan untuk mengakses. Anda dapat beroperasi sedemikian rupa sehingga Anda menunjukkan panduan dari lokasi lain kepada perwakilan lokasi itu sebagai referensi dan izinkan mengedit (Pemilik dan Admin Tim selalu dapat mengedit).

Operasi Saat Memisahkan Tim

Ketika Anda memisahkan Tim (kontrak) untuk setiap pabrik, departemen, atau perusahaan, setiap Tim sepenuhnya independen. Perhatikan poin-poin berikut dalam operasi:

Hal-Hal Yang Dapat Anda Lakukan

Izinkan untuk Melihat Satu Sama Lain: Dengan mengundang orang itu sebagai tamu di Tim mereka, Anda dapat melihat secara berkelanjutan per Folder. Tersedia dalam rencana Inti dan lebih tinggi. Lihat Apa itu Undangan Tamu untuk detail lebih lanjut.
Tunjukkan Hanya Satu Panduan: Ketika Anda menerbitkan URL berbagi eksternal, Anda dapat melihat satu panduan tanpa login. Lihat Berbagi Panduan Eksternal: Panduan Diferensiasi untuk melihat perbedaannya.
Orang dengan Posisi Ganda Menggunakan Keduanya: Anda dapat menjadi anggota beberapa Tim dengan akun yang sama dan beralih untuk menggunakan. Ini juga terjadi ketika admin kantor pusat melihat Tim setiap perusahaan. Lihat Beralih Tim (Ketika Menjadi Anggota Beberapa Tim) untuk langkah-langkahnya.

Hal-Hal Yang Tidak Dapat Anda Lakukan

Anda tidak dapat mengedit panduan dari Tim yang berbeda bersama-sama. Orang yang diundang sebagai tamu hanya dapat melihat.
Anda tidak dapat memindahkan panduan atau materi video ke Tim lain. Ketika memisahkan atau menggabungkan Tim nanti, panduan yang telah dibuat tidak dapat ditransfer, jadi putuskan unit sebelum mulai beroperasi.
Anda tidak dapat mengonfirmasi pengguna atau status penggunaan dari beberapa Tim di satu tempat. Inventaris dan pemeriksaan laporan pemanfaatan dilakukan per Tim.

Hal-Hal Yang Dilakukan Admin Secara Berkala

Semakin banyak pengguna, semakin penting untuk mengkonfirmasi "Apakah pengaturan sesuai dengan status saat ini". Kami telah menyusun pekerjaan yang dilakukan oleh pelanggan yang beroperasi menurut frekuensi.

Bulanan

Tambahkan pengguna baru, orang yang telah ditransfer, dan tetapkan ulang Grup yang mereka miliki. Jika banyak orang, Anda juga dapat menggunakan impor massal Excel.
Nonaktifkan pengguna yang telah pensiun atau ditransfer. Ketika dinonaktifkan, kerangka izin menjadi kosong dan dapat ditugaskan ke orang berikutnya. Riwayat penggunaan tetap ada dan dapat dipulihkan kemudian.
Periksa URL berbagi eksternal yang telah diterbitkan dan nonaktifkan yang tidak diperlukan lagi.

Kuartalan

Bandingkan daftar pengguna dengan data sumber daya manusia untuk mengkonfirmasi bahwa tidak ada orang yang tidak lagi bekerja.
Ekspor log audit sebagai CSV dan simpan sebagai catatan operasi internal. Tindakan seperti login, penambahan/penghapusan/pengeditan/perubahan izin pengguna, perubahan pengaturan keamanan, penerbitan/penonaktifan URL berbagi eksternal dicatat. Hanya Pemilik yang dapat ekspor. Lihat Ekspor Log Audit sebagai CSV untuk langkah-langkahnya.
Tinjau apakah pembatasan akses Folder mengikuti perubahan organisasi.
Periksa laporan pemanfaatan untuk panduan dengan jumlah tampilan yang sangat kecil. Tentukan apakah konten sudah ketinggalan zaman atau belum diumumkan kepada pengguna.

Tahunan

Periksa panduan dalam urutan pembaruan terakhir untuk meninjau apakah mereka cocok dengan pekerjaan di lokasi.
Konfirmasi status penggunaan kerangka izin dan perkirakan jumlah pengguna untuk periode berikutnya. Anda juga dapat meningkatkan batas dengan menambahkan Opsi.
Konfirmasi ulang pengaturan keamanan. Daftar item pengaturan dirangkum dalam Gambaran Umum Pengaturan Keamanan (Fungsi Pemilik).

Putuskan Sebelum Penerapan

Ini adalah item yang sulit diubah setelah banyak pengguna. Jika Anda memutuskan sebelum menambahkan lokasi atau perusahaan, akan ada lebih sedikit pekerjaan kemudian.

Hierarki Grup: Pertama-tama tentukan dengan struktur organisasi saat ini, dan jika ada proyek lintas organisasi, tambahkan sebagai Grup terpisah.
Struktur Folder: Jika Anda berpikir tentang tiga tingkat "Perusahaan Umum", "Lokasi / Departemen Umum", dan "Hanya Departemen Ini", perubahan posisi akan diminimalkan. Jika Anda menyalin diagram organisasi secara langsung, Anda akan perlu membuat ulang setiap kali ada perubahan organisasi. Perhatikan bahwa ketika Anda menetapkan pembatasan akses pada Folder induk dan Folder anak, hanya orang yang merupakan anggota kedua Grup yang dapat mengakses. Tetapkan pembatasan hanya pada level yang diperlukan.
Konvensi Penamaan: Konvensi apa pun yang sederhana, seperti kode lokasi atau nama proses. Memperbaiki nama setelah memiliki ratusan panduan adalah pekerjaan yang berat.
Konfirmasi Sebelum Publikasi: Alur Persetujuan (Rencana Pro atau lebih tinggi) dapat diatur untuk setiap Grup. Ketika diatur, persetujuan dari penyetuju yang ditentukan diperlukan saat penerbitan atau revisi. Jika Anda ingin menunjukkan kepada pihak yang terlibat dan mendapatkan komentar sebelum publikasi, Anda juga dapat menggunakan Berbagi Draf.
Titik Awal Transfer/Pengunduran Diri: Jika Anda menunggu laporan dari lokasi, Anda akan melewatkan. Cara yang pasti adalah memutar daftar bulanan departemen Sumber Daya Manusia ke admin.
Pengaturan Keamanan: Pembatasan alamat IP, Kebijakan kata sandi, dan Pengaturan pembatasan berbagi eksternal tersedia di semua rencana. Masuk Tunggal (Microsoft Entra ID / SAML 2.0) dan Wajibkan Autentikasi Dua Faktor untuk Semua Orang hanya tersedia dalam rencana Enterprise. Aplikasi apa pun setelah pengguna meningkat juga akan memakan waktu, jadi kami merekomendasikan untuk memutuskan sebelum penerapan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah mungkin untuk membagi jangkauan visibilitas admin menurut perusahaan dalam satu Tim?
Tidak. Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua Folder di Tim. Jika Anda ingin menutup manajemen menurut perusahaan, Anda perlu memisahkan Tim dan menandatangani kontrak.

Apakah mungkin untuk memisahkan (atau menggabungkan) Tim nanti?
Anda dapat menambahkan Tim itu sendiri, tetapi Anda tidak dapat memindahkan panduan atau materi video yang telah dibuat ke Tim lain. Jika transfer diperlukan, Anda harus membuat ulang.

Jika Anda mengundang perwakilan perusahaan grup, apakah itu mengkonsumsi kerangka izin?
Jika Anda hanya perlu melihat, gunakan Undangan Tamu. Anda dapat mengundang Tamu hingga 3 kali jumlah akun dan dihitung terpisah dari kerangka izin dari Pemilik hingga Pengguna Hanya-Lihat. Jika Anda juga akan membuat dan mengedit panduan, Anda perlu menambahkan mereka sebagai pengguna reguler.

Orang di lokasi tidak memiliki alamat email.
Anda dapat menerbitkan Akun Tanpa Email menggunakan metode ID Login.

Informasi Terkait