スキルの関連手順書を改訂して公開すると、前の版を最後まで実施した方のうち、改訂後の版をまだ最後まで実施していない方に「改訂後に未実施」の印が付きます。この印に期限を付け、再教育した記録や再確認が要らない理由を残し、手順書ごとの記録を Excel で出せます。
スキルマップをご利用いただける Core, Pro, Enterprise プランのお客様のみご利用いただけます。記録の Excel 出力は Pro, Enterprise プランでご利用いただけます。
「改訂後に未実施」の印
スキルの関連手順書（スキルの自動評価に使う手順書）を改訂して公開すると、前の版を最後まで実施した方に、改訂後の版での再確認を求めます。改訂後の版をまだ最後まで実施していない方には、次の場所に「改訂後に未実施」の印が付きます。
- スキルマップのセルの右上の青い点（期限を過ぎると赤くなります）
- 個人ページの［育成］のスキル詳細
- 教え子の一覧の［要再確認］
- 手順書の閲覧記録の「ひとり立ち」の列
改訂後の版を最後まで実施すると、印は自動で消えます。スキルのレベルは自動では下げません。関連手順書と自動評価については コース修了・資格取得・手順書の実績でスキルレベルを自動更新する をご参照ください。
期限を決める
- スキルマップの［共通設定］を開き、［自動評価］タブを開きます
- 「関連手順書の実績で上げる」の枠にある「改訂後の再確認の期限」で、日数を選びます（期限なし／公開日から 7・14・30・60・90 日）
- 初めて日数を決めるときは確認が表示されます。内容を確かめて［この日数で決める］を押します
- 期限は、改訂した版を公開した日の翌日から数えます。過ぎると印が赤くなり、「期限切れ」と表示されます
- 日数は改訂ごとに、公開した時の設定で決まります。あとで日数を変えても、すでに公開した改訂の期限は変わりません（変えた日数は、これから公開する改訂に効きます）
- 初めて日数を決めたときだけ、それまでに公開した改訂にも、それぞれの公開日から数えた期限が付きます。過ぎているものはすぐに「期限切れ」になり、あとから日数を変えたり期限なしにしたりしても、この期限は変わりません
- 設定できるのは、オーナー・チーム管理者です
再教育した・再確認の対象外の記録を残す
読み合わせや OJT で変更点を伝えたときや、担当を外れたなどで再確認が要らないときは、育成担当・管理者が人ごとに対応を残せます。残すと、その方のその手順書の「改訂後に未実施」の印がどの画面でも消え、期限のお知らせのメールも止まります。
- 次のどれかの［再確認の対応］を押します
- 教え子の一覧
- スキル詳細の関連手順書の「ひとり立ち」の列（スキルマップのセル・個人ページのスキルの行から開きます）
- 手順書の閲覧記録の「ひとり立ち」の列（管理職）
- 手順書ごとに［済み（読み合わせ・OJT などで再教育した）］か［再確認の対象外］を選び、必要ならコメントを入れます（例：10/20 に変更点を読み合わせ）
- ［記録する］を押します
- 残せるのは、そのスキルの育成担当と、その方の評価を変えられる管理者です。ご本人は自分の分を残せません
- 残した記録は、残した方と管理者が取り消せます。取り消すと印がまた出ます。取り消したことも記録に残ります
- 記録を残しても、スキルのレベルは変わりません
再確認が要らない改訂にする（再確認不要）
誤字直しなど、内容の変わらない改訂は「再確認不要」にできます。再確認不要にした版の公開では、「改訂後に未実施」の印と期限が出ません（それより前の改訂の分は残ります）。
承認の依頼・公開のときに選ぶ
改訂した版の承認を依頼するとき、または承認を経ずに公開するときの画面で、「改訂後の再確認」の［この改訂では再確認を求めない（誤字直しなど）］を選びます。
- 承認フローでは起案者が選び、承認者はその選びを確かめます。違う場合は却下して、起案者に伝えてください
- 承認を経ずにそのまま公開するときは、オーナー・チーム管理者・グループ管理者の選びだけが付きます
公開した後に変える
手順書の編集画面の公開情報にある［改訂履歴を見る］を開き、版の行の「再確認」の列で［再確認不要にする］を押します。外すときも同じ列から外せます。操作できるのは、その手順書を編集できるオーナー・チーム管理者・グループ管理者です。
期限のお知らせをメールで送る
［自動評価］タブの［期限のお知らせをメールで送る］をオンにすると、毎朝8時ごろ、改訂後の版をまだ実施していない方にメールでお知らせします。はじめはオフです。
- ご本人へ：期限の3日前・前日・期限の翌日（過ぎてから7日以内に1回）。同じ日の分は1通にまとめます
- 育成担当へ：期限の翌日に、まだの教え子をまとめて1通
- 期限のある改訂だけが対象です。済み・再確認の対象外を残した方、新しい版を最後まで実施した方、スキルマップで非表示の方、そのスキルを対象外にした方、グループのメンバーでない方には送りません
再確認の記録を Excel で出す
手順書の［閲覧記録］を開き、グループ・ユーザーの表の上にある［再確認の記録］を押します。改訂した版がある手順書で表示されます（管理職。Pro, Enterprise プラン）。
- 「再確認の記録」シート：前の版を最後まで実施した方ごとに、未実施・期限切れ・済み（新しい版の実施／人が残した対応）・再確認の対象外を並べます
- 「対応の記録」シート：この手順書に残した対応を、版をまたいですべて並べます（取り消した記録も含みます）
出せるのは、閲覧記録を見られる範囲の方の分です。出力は、チームの「閲覧記録・点検表の出力」の権限の設定に従います。
よくある質問
Q. 期限を過ぎると、スキルのレベルは下がりますか。
A. 下がりません。印と期限は、改訂後の再確認が済んでいない方を見つけるためのものです。
Q. 期限の日数を変えたのに、前の改訂の期限が変わりません。
A. 期限の日数は、改訂を公開した時の設定で決まります。変えた日数は、これから公開する改訂に効きます。
Q. ゲストの方にも印が付きますか。
A. 今ゲストの方は、改訂後の再確認の対象外です。印・対応・記録の Excel・期限のメールのいずれにも出ません。