Khi bạn đã hoàn thành mọi thứ, hãy thực hiện [Bản lưu] của Bản đồ kỹ năng. Khi bạn thực hiện bản lưu, nội dung của Bản đồ kỹ năng tại thời điểm đó được chuyển đổi thành định dạng Excel và lưu vào cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể kiểm tra các trạng thái quá khứ và cũng giữ nó như một bản ghi phê duyệt, mà bạn có thể sử dụng để tuân thủ kiểm toán. Bạn nên vận hành theo lịch phù hợp với tình hình của bạn, chẳng hạn như một lần mỗi quý.
Để tìm hiểu tổng quan về Bản đồ kỹ năng, xem Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách đọc Kỹ năng Marks.
Các bước bản lưu
Thực hiện từ [Khác] → [Bản lưu] trên màn hình Bản đồ kỹ năng. Bạn có thể kiểm tra và tải xuống các bản lưu quá khứ từ [Khác] → [Lịch sử ảnh chụp].
Từ danh sách lịch sử ảnh chụp quá khứ, bạn có thể kiểm tra và tải xuống Bản đồ kỹ năng đã lưu dưới dạng Excel.
Nội dung bản lưu
Những gì được lưu là các định nghĩa kỹ năng tại thời điểm đó, mức đánh giá của thành viên và kế hoạch phát triển, cộng với các liên kết kỹ năng (các khóa học xây dựng kỹ năng, chứng chỉ chứng minh nó và mức đạt được khi tất cả hoàn thành). Vì lý do cho việc tăng mức độ được bảo toàn, bạn có thể kiểm tra trạng thái tại thời điểm bản lưu được thực hiện, ngay cả khi bạn thay đổi liên kết sau này.
Tệp được xuất từ [Khác] → [Xuất ra Excel] trên màn hình Bản đồ kỹ năng chứa một trang "Liên kết kỹ năng", nơi bạn có thể xem danh sách các khóa học xây dựng từng kỹ năng, chứng chỉ chứng minh nó, chứng chỉ cần thiết, số lượng SOP liên quan và mức đạt được khi hoàn thành SOP (Xuất ra Excel là dành cho các gói Pro / Enterprise).
Hữu ích trong những tình huống như thế này
- Tuân thủ kiểm toán: Lưu ảnh chụp hàng quý làm bằng chứng quản lý năng lực (7.2) theo ISO 9001
- Bản ghi phê duyệt: Giữ trạng thái kỹ năng tại thời điểm khi được phê duyệt quản lý
- Xem xét lại những thay đổi: So sánh cách tình trạng kỹ năng thay đổi theo các khoảng thời gian như sáu tháng hoặc một năm
Mẹo sử dụng hiệu quả
- Thực hiện thường xuyên: Thiết lập lịch biểu cố định chẳng hạn như đóng quý hoặc cuối năm tài chính giúp thiết lập thực hành
- Chỉ định người phụ trách: Làm rõ ai thực hiện bản lưu giúp ngăn chặn mất bản ghi
- Lưu lại tại các mốc thay đổi: Thực hiện ảnh chụp trước và sau những thay đổi tổ chức lớn hoặc rà soát định nghĩa kỹ năng cho phép bạn xem xét tác động của những thay đổi