Dokumen ini menguraikan desain izin dan tugas administratif rutin yang harus dilakukan administrator (Pemilik / Admin Tim) saat menggunakan Dive di beberapa perusahaan, pabrik, atau departemen.

Untuk panduan tentang apakah akan menggabungkan atau memisahkan kontrak (tim), lihat Kelebihan dan kekurangan menggabungkan beberapa perusahaan dan organisasi ke dalam satu tim (unit kontrak). Untuk penyiapan awal saat menggabungkan ke dalam satu tim, lihat Penyiapan awal dan catatan untuk operasi multi-departemen.

Prasyarat: hubungan antara proyek, grup, dan folder

Operasi multi-organisasi ditentukan oleh kombinasi tiga unit organisasi.

Proyek: Unit kontrak Anda. Mewakili seluruh perusahaan Anda dan hanya ada satu di dalam Dive. Jika proyek berbeda, prosedur, pengguna, izin, paket, pengaturan keamanan, dan laporan penggunaan semuanya benar-benar terpisah.
Grup: Mewakili departemen, bagian, atau proyek dalam sebuah tim. Anda dapat membuat hierarki (misalnya: Departemen Produksi → Bagian Produksi 2) dan pengguna tunggal dapat menjadi anggota beberapa grup. Jumlah grup dan tingkat penyaranggan yang dapat Anda buat bergantung pada paket Anda (lihat di bawah).
Folder: Lokasi tempat prosedur disimpan. Untuk setiap folder, Anda menentukan grup mana yang memiliki izin akses. Anggota grup yang ditentukan dan subgrupnya dapat mengakses folder. Anda juga dapat menentukan grup terpisah yang "Grup yang juga dapat mengedit" folder, memungkinkan Anda menampilkan prosedur kepada beberapa orang sambil membatasi pengeditan untuk orang lain.

Dengan kata lain, Anda menggunakan grup untuk menentukan "siapa" dan folder untuk menentukan "apa". Saat mencakup beberapa perusahaan atau lokasi, Anda menggunakan dua dimensi ini untuk merancang siapa yang dapat melihat apa.

Batasan paket

Operasi multi-perusahaan dan multi-pabrik dipengaruhi oleh jumlah grup yang dapat Anda buat dan tingkat penyaranggan mereka. Konfirmasi batasan ini sebelum Anda mulai merancang.

Grup: Anda tidak dapat membuat grup di paket Gratis atau Lite. Paket Core memungkinkan hingga 5 grup; paket Pro dan Enterprise memiliki grup tanpa batas.
Subgrup (hierarki grup): Paket Core dan Pro memungkinkan satu tingkat (misalnya: Departemen Produksi → Bagian Produksi 2). Hierarki yang lebih dalam hanya tersedia di paket Enterprise.
Undangan tamu: Tersedia di paket Core dan di atas. Anda dapat mengundang hingga tiga kali "Batas jumlah akun" dan undangan ini dihitung terpisah dari akun pengguna reguler Anda.
Alur persetujuan: Tersedia di paket Pro dan di atas.
Masuk sekali dan autentikasi dua faktor wajib untuk semua pengguna: Hanya paket Enterprise.
Pembatasan alamat IP dan kebijakan kata sandi: Tersedia di semua paket.

Anda juga dapat memeriksa batas kontrak saat ini Anda dari ikon Profil di sudut kanan atas → Kontrak・penawaran・pemesanan → tab Informasi Kontrak.

Penempatan izin

Saat mencakup beberapa perusahaan atau lokasi, hal pertama yang perlu Anda putuskan adalah "siapa yang memegang peran Pemilik".

Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua folder dalam tim terlepas dari pembatasan akses. Saat menggabungkan beberapa perusahaan ke dalam satu tim, perwakilan dari satu perusahaan akan dapat melihat semua prosedur dari perusahaan lain. Jika Anda memiliki prosedur yang tidak ingin ditunjukkan ke perusahaan lain, Anda harus memisahkan tim.

Saat beroperasi dengan tim tunggal, mengelola izin lebih mudah dengan struktur dua level berikut:

Pemilik / Admin Tim: Konsolidasikan dalam satu departemen seperti jaminan kualitas atau teknologi produksi. Level izin ini diperlukan untuk pengaturan keamanan, akses log audit, dan operasi terkait kontrak.
Admin grup: Tempatkan satu di setiap lokasi atau departemen. Mereka menangani penambahan pengguna ke grup mereka, membuat folder, dan persetujuan.

Pembatasan akses folder mengikuti hierarki grup ke atas (ke grup induk), jadi sekadar menjadi anggota grup atas tidak memberikan akses ke folder yang hanya terbuka untuk subgrup. Jika Anda ingin memiliki seseorang meninjau beberapa lokasi, tambahkan mereka secara terpisah ke setiap subgrup atau aktifkan "Cakupan tampilan folder" di Fungsi Pemilik → Aturan kerja (awalnya dinonaktifkan). Saat diaktifkan, pengguna di peran pilihan Anda (Admin grup dan di atas, Pengguna pembuat dan di atas, atau Pengguna hanya-lihat dan di atas) juga dapat mengakses folder untuk subgrup. Untuk detail, lihat Tampilkan prosedur dari subgrup (cakupan tampilan folder).

Sebaliknya, jika Anda ingin mencegah orang di lokasi bawahan melihat prosedur dalam folder yang disaring oleh grup atas (seperti kantor pusat), aktifkan "Jangan tampilkan prosedur dalam folder yang disaring oleh grup atas ke orang dalam grup bawah" di bagian yang sama. Pengguna bawahan dapat menavigasi melalui folder atas untuk mencapai folder lokasi mereka, tetapi prosedur yang ditempatkan di sana tidak akan ditampilkan.

Tetapkan orang yang membuat prosedur sebagai "Pengguna pembuat" dan orang yang hanya melihat sebagai "Pengguna hanya-lihat", dan hindari memberikan izin yang lebih tinggi kepada terlalu banyak orang. Untuk operasi yang tersedia di setiap level izin, lihat Izin pengguna dan jumlah akun.

Praktik umum saat mencakup beberapa lokasi atau perusahaan adalah menentukan "Grup yang juga dapat mengedit" dalam pembatasan akses folder. Ini memungkinkan Anda untuk lebih membatasi grup mana dari mereka yang diberi akses yang sebenarnya dapat mengedit. Misalnya, Anda dapat menampilkan prosedur dari lokasi lain sebagai materi referensi sambil membatasi pengeditan hanya ke staf lokasi itu (Pemilik dan Admin Tim selalu dapat mengedit).

Operasi saat tim terpisah

Ketika Anda memiliki tim (kontrak) terpisah berdasarkan pabrik, departemen, atau perusahaan, setiap tim sepenuhnya independen. Perhatikan hal berikut saat beroperasi:

Apa yang dapat Anda lakukan

Izinkan pandangan bersama: Dengan mengundang tim lain sebagai tamu, Anda dapat terus melihat folder dari tim lain. Tersedia di paket Core dan di atas. Untuk detail, lihat Apa itu undangan tamu.
Bagikan satu prosedur: Dengan mengeluarkan URL berbagi eksternal, siapa pun dapat melihat satu prosedur tanpa login. Berbagi prosedur eksternal: panduan penggunaan menjelaskan perbedaannya.
Pengguna multi-tim: Akun yang sama dapat menjadi anggota beberapa tim dan beralih di antara mereka. Ini juga berlaku saat admin kantor pusat perlu melihat tim dari setiap perusahaan. Untuk langkah-langkahnya, lihat Alihkan tim (saat menjadi anggota beberapa tim).

Apa yang tidak dapat Anda lakukan

Anda tidak dapat mengedit prosedur dari tim berbeda secara kolaboratif. Orang yang diundang sebagai tamu hanya memiliki akses tampilan.
Anda tidak dapat memindahkan prosedur atau materi video ke tim lain. Jika Anda perlu memisahkan atau menggabungkan tim nanti, prosedur yang ada tidak dapat ditransfer, jadi putuskan struktur sebelum Anda mulai beroperasi.
Anda tidak dapat melihat pengguna dan penggunaan dari beberapa tim di satu tempat. Inventaris dan ulasan laporan penggunaan harus dilakukan untuk setiap tim secara terpisah.

Tugas administratif rutin

Seiring meningkatnya jumlah pengguna, memastikan "apakah pengaturan cocok dengan kondisi saat ini" menjadi lebih penting daripada pengaturan itu sendiri. Kami telah mengorganisir tugas yang dilakukan pelanggan nyata, dikelompokkan berdasarkan frekuensi.

Bulanan

Tambahkan pengguna baru dan yang ditransfer dan tetapkan kembali mereka ke grup baru mereka. Jika Anda memiliki banyak pengguna, Anda juga dapat menggunakan impor massal melalui Excel.
"Nonaktifkan pengguna" untuk orang yang telah pensiun atau ditransfer. Menonaktifkan menciptakan slot akun kosong untuk orang berikutnya. Riwayat penggunaan tetap ada dan dapat dipulihkan nanti.
Tinjau URL berbagi eksternal yang dikeluarkan dan nonaktifkan apa pun yang tidak lagi diperlukan.

Triwulanan

Referensi silang "Daftar pengguna" Anda dengan data HR untuk mengonfirmasi tidak ada pengguna yang masih ada dalam sistem yang tidak lagi bekerja di sana.
Ekspor log audit ke CSV dan simpan sebagai catatan operasi internal. Masuk, penambahan/penghapusan pengguna/perubahan izin, perubahan pengaturan keamanan, penerbitan/penonaktifan URL berbagi eksternal, dan acara lainnya dicatat. Hanya Pemilik yang dapat mengekspor. Untuk langkah-langkahnya, lihat Ekspor log audit sebagai CSV.
Tinjau apakah pembatasan akses folder sesuai dengan perubahan organisasi.
Dalam laporan penggunaan, identifikasi prosedur dengan jumlah tampilan yang sangat rendah. Tentukan apakah konten sudah ketinggalan zaman atau pengguna target belum diinformasikan dengan benar.

Tahunan

Tinjau prosedur dalam urutan pembaruan terakhir paling lama dan konfirmasi masih cocok dengan operasi lantai.
Periksa penggunaan akun Anda dan perkirakan jumlah pengguna untuk periode berikutnya. Anda dapat meningkatkan batas dengan membeli opsi tambahan.
Konfirmasi kembali pengaturan keamanan Anda. Daftar item konfigurasi dirangkum dalam Ringkasan pengaturan keamanan (Fungsi Pemilik).

Keputusan yang harus dibuat sebelum penggelaran

Item-item ini sulit diubah setelah pengguna mulai menggunakan sistem. Memutuskan tentang mereka sebelum menambahkan lokasi atau perusahaan akan meminimalkan pekerjaan di masa depan.

Hierarki grup: Pertama tentukan struktur organisasi saat ini Anda, kemudian tambahkan grup terpisah untuk proyek lintas organisasi apa pun.
Struktur folder: Jika Anda berpikir dalam tiga level—"Bersama seluruh perusahaan", "Lokasi/departemen bersama", dan "hanya bagian ini"—Anda meminimalkan pekerjaan penugasan ulang saat orang pindah. Menyalin bagan organisasi Anda secara langsung menciptakan pekerjaan ulang setiap kali organisasi Anda berubah. Juga, jika Anda menetapkan pembatasan akses pada folder atas dan bawah, hanya anggota yang berada di kedua grup terbatas yang dapat mengakses konten. Terapkan pembatasan hanya ke level tempat mereka diperlukan.
Konvensi penamaan: Aturan sederhana seperti kode lokasi atau nama proses sudah cukup. Mengganti nama ratusan prosedur setelah dibuat adalah pekerjaan berat.
Tinjauan pra-publikasi: Alur persetujuan (paket Pro dan di atas) dapat diatur di tingkat perusahaan atau berdasarkan grup. Ketika dikonfigurasi, persetujuan dari persetuju yang ditentukan diperlukan saat mengeluarkan atau merevisi. Persetuju dapat ditentukan dengan kriteria seperti posisi hierarki mereka relatif terhadap pengaju, manajer grup tertentu seperti kualitas atau keselamatan, atau pemegang kualifikasi tertentu. Anda juga dapat menggunakan Berbagi Draf jika ingin menunjukkan prosedur kepada orang-orang yang relevan dan mengumpulkan komentar sebelum publikasi.
Pemicu transfer/pengunduran diri: Operasi yang bergantung pada pemberitahuan dari lapangan akan memiliki celah. Membangun proses di mana HR mengirim daftar bulanan kepada administrator memastikan keandalan.
Pengaturan keamanan: Pembatasan alamat IP, kebijakan kata sandi, dan pengaturan larangan berbagi eksternal tersedia di semua paket. Masuk sekali (Microsoft Entra ID / SAML 2.0) dan autentikasi dua faktor wajib untuk semua pengguna adalah paket Enterprise saja. Karena menerapkan ini setelah memperluas jumlah pengguna memerlukan kerja keras, kami merekomendasikan untuk memutuskan tentang mereka sebelum penggelaran.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya membagi jangkauan pandangan untuk administrator menurut perusahaan dalam satu tim?
Tidak. Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua folder dalam tim. Jika Anda menginginkan manajemen ditutup menurut perusahaan, Anda harus mempertahankan tim terpisah untuk setiap perusahaan.

Bisakah saya memisahkan atau menggabungkan tim nanti?
Anda dapat menambahkan tim tambahan, tetapi Anda tidak dapat memindahkan prosedur atau materi video yang ada ke tim lain. Jika migrasi diperlukan, Anda harus membuatnya lagi.

Saat mengundang perwakilan perusahaan grup, apakah itu menggunakan slot akun?
Jika mereka hanya perlu melihat, gunakan undangan tamu. Undangan tamu memungkinkan Anda mengundang hingga tiga kali "Batas jumlah akun" dan dihitung terpisah dari "Jumlah akun" Anda. Jika mereka juga perlu membuat atau mengedit prosedur, Anda harus menambahkan mereka sebagai pengguna reguler.

Orang-orang di lokasi kami tidak memiliki alamat email.
Anda dapat mengeluarkan "Akun tanpa email" yang menggunakan ID Login sebagai gantinya.

Informasi terkait